Auszubildende: Diese Dinge müssen Sie beim Einstellen, Ausbilden oder Kündigen beachten

Von einer guten Ausbildung profitieren beide Seiten: Arbeitgeber:innen und Auszubildende. Verfolgen Azubis ihre Ausbildung aber z. B. nicht mit dem notwendigen Ernst oder stören sie mit ihrem Verhalten den ganzen Betrieb, kann sich das schnell ändern. Welche Sonderregeln bei der Ausbildung gelten und wie Sie Konflikte verhindern und lösen, erfahren Sie im Folgenden.

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Gute Azubis finden und Lehrstellen erfolgreich besetzen

Um zuverlässige und motivierte Auszubildende zu finden, dürfen Sie keine Angst davor haben, selbst aktiv zu werden und sich auf Mitarbeitersuche begeben. Eine ansprechende Stellenanzeige mit individuellen Angaben wirkt auf Azubis einladender als standardisierte Varianten. Lassen Sie sich nicht von schlechten Noten in der Bewerbung abschrecken, sondern laden Sie potenzielle Anwärter:innen ein, um sie durch ein verfeinertes Auswahlverfahren oder einem Probearbeitstag näher kennenzulernen.

Unabhängig davon, ob Sie das erste Mal eine Azubi-Stelle besetzen möchten oder in den vergangen Jahren nicht glücklich mit der Besetzung Ihres Ausbildungsplatzes bzw. dem Ausbildungsverlauf waren: Genauere Informationen rund um das Thema finden Sie in unserem E-Book Mitarbeiter einstellen, welches Ihnen einen ausführlichen Leitfaden für die Suche nach Auszubildenden an die Hand gibt.

Betriebliche Voraussetzungen für Auszubildende

Unternehmen dürfen Auszubildende laut Definition nur einstellen, wenn sie zur Ausbildung geeignet sind und die Anzahl der Auszubildenden in einem angemessenen Verhältnis zur Anzahl der Fachkräfte steht. Dies trifft zum Beispiel zu, wenn auf ein:e Auszubildende:r ein bis zwei Fachkräfte kommen. Für Auszubildende gestaltet sich zudem die Lohnabrechnung etwas anders als bei bereits ausgelernten Arbeitnehmer:innen. Mit unserem Programm „lexoffice Lohn und Gehalt“ gehen Ihnen selbst komplexere bürokratische Aufgaben einfach von der Hand. Das Erstellen von Gehaltsabrechnungen ist damit für jede Person in Ihrem Betrieb gleich schnell erledigt.

Tipp: Vorab beraten lassen

Lassen Sie sich bei der zuständigen Industrie –und Handelskammer (IHK) bzw. Handwerkskammer (HWK) von Ausbildungsberatern alles erklären, wenn Sie zum ersten Mal einen Auszubildenden einstellen möchten. Sie erfahren dort, wie Sie die Voraussetzungen für eine Ausbildung erreichen, in welchen Berufen Sie ausbilden dürfen und welche Ausbildungsinhalte für Ihre Branche vorgesehen sind.

Können Sie zum Beispiel nicht alle für die Ausbildung vorgeschriebenen Fertigkeiten vermitteln, weil Ihr Betrieb sehr spezialisiert tätig ist, besteht die Möglichkeit, gemeinsam mit einem oder mehreren anderen Betrieben auszubilden und sich Themen- und Fachgebiete entsprechend aufzuteilen.

Gesetzliche Grundlage

Die Berufsausbildung jedes Ausbildungsberufs ist für alle Länder im Berufsbildungsgesetz (BBiG) geregelt. Daneben gelten Gesetze wie:

Achtung

Minderjährige Auszubildende beachten

Bei minderjährigen Auszubildenden ist zusätzlich das Jugendarbeitsschutzgesetz zu beachten.

Info

Aktuelle Regelungen zu Homeoffice und Kurzarbeit für Auszubildende während Corona

Um potenzielle Ausbildungsbetriebe während der Pandemie zu unterstützen, bietet die Regierung eine Corona-Ausbildungsprämie an. Dazu gehört zum Beispiel auch ein Zuschuss für den Fall, dass Ihre Mitarbeiter:innen Kurzarbeitergeld erhalten, Sie aber dennoch weiterhin Azubis beschäftigen, die rein rechtlich nicht in Kurzarbeit gehen können.

Normalerweise sollen Mitarbeiter:innen während der Ausbildung nicht im Homeoffice arbeiten, doch aufgrund der aktuellen Lage ist dies zeitweise unumgänglich. Jedoch sollten Sie dabei darauf achten, Ihre Azubis bestmöglich zu betreuen.

Achtung: Schwangerschaft oder Behinderung

Ist einer Ihrer Auszubildenden schwanger oder schwerbehindert, gibt es die gleichen Sonderrechte - z. B. beim Kündigungsschutz – die auch für bereits ausgebildete schwangere oder schwerbehinderte Mitarbeiter:innen gelten.

Auszubildende haben eine besondere Kündigungsmöglichkeit

In der Probezeit können sowohl Sie als auch die Azubis jederzeit und ohne Frist die Ausbildung kündigen. Anders als Sie dürfen diese auch nach der Probezeit fristgerecht kündigen, wenn sie die Berufsausbildung beenden oder eine andere Ausbildung beginnen möchten. Die Azubis müssen dann eine Kündigungsfrist von vier Wochen einhalten. Ihnen als Arbeitgeber:in bleibt nach der Probezeit nur eine fristlose Kündigung aus wichtigem Grund oder ein Aufhebungsvertrag der Ausbildung.

Sonderregeln beim Ausbildungsvertrag

Die wesentlichen Vertragspunkte sind vor Ausbildungsbeginn schriftlich zu regeln. Die zuständigen Kammern stellen entsprechende Vertragsmuster zur Verfügung. Dennoch müssen Sie auf wichtige Besonderheiten beim Ausbildungsvertrag achten wie:

  • Die Probezeit in einer Ausbildung muss einen bishöchstens vier Monate betragen und nicht wie bei Festangestellten häufig sechs Monate.
  • Die Ausbildungsvergütung muss angemessen und nach Ausbildungsjahren gestaffelt sein. Ist Ihr Betrieb tarifgebunden, ergibt sich die Ausbildungsvergütung aus dem Tarifvertrag. Ansonsten orientieren Sie sich am besten an der Empfehlung Ihrer Innung bzw. der zuständigen Kammer.
  • Der Ausbildungsvertrag sowie der Ausbildungsplan sind an die zuständige IHK bzw. HWK zu schicken, um die Anmeldung der Azubis vorzunehmen. Dort wird der Ausbildungsvertrag geprüft und in ein Verzeichnis eingetragen.

Achtung: Minderjährige Auszubildende

Bei minderjährigen Auszubildenden muss der Ausbildungsvertrag auch von den erziehungsberechtigten Eltern unterschrieben werden. Zudem gelten für jugendliche Auszubildende einige Vergünstigungen im Vergleich mit älteren Azubis, wie zum Beispiel:

  • besondere Pausenregelungen.
  • einen (nach Alter gestaffelten) höheren gesetzlichen Urlaubsanspruch.

Jedoch zahlen selbst minderjährige Mitarbeiter:innen während der Ausbildung ganz normal in die gesetzliche Krankenversicherung ein und sind nicht mehr familienversichert.

Tipp

Mindestvergütung für Auszubildende

Seit Januar 2020 gilt in Unternehmen ohne Tarifbindung eine Untergrenze für Gehälter während der Ausbildung, was die jungen Menschen finanziell unterstützen soll. Denn die Beiträge sind häufig gering und werden nicht auf die Rente angerechnet.
Dabei beziehen sich die Zahlen auf den Brutto-Lohn und nicht dem tatsächlichen Netto-Gehalt der Azubis, da die Kranken- sowie die Sozialversicherung ebenso zu den Abzügen in einer Ausbildung gehören:

  • Im ersten Lehrjahr beträgt die Mindestvergütung für das Jahr 2022 585 Euro im Monat.
  • Im Jahr 2023 liegt der Betrag bei monatlich 620 Euro.

Der Mindestlohn für Azubis soll ab 2024 automatisch an die durchschnittliche Entwicklung aller Ausbildungsvergütungen angepasst werden. 

Besondere Pflichten des Ausbildungsbetriebs

Während der Ausbildung gibt es einige Grundlagen, an die Sie sich halten müssen: 

  • Stellen Sie die für die Ausbildung und Prüfung nötigen Arbeitsmittel wie z. B. Werkzeuge und Werkstoffe kostenlos zur Verfügung.
  • Melden Sie den Auszubildenden in der Berufsschule sowie zu den Prüfungen an und sorgen Sie dafür, dass die Schüler:innen den Unterricht auch besuchen.
  • Sehen Sie sich regelmäßig die Ausbildungsnachweise wie die Berichtshefte Ihrer Azubis durch.
  • Existiert in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat, müssen Sie für eine Jugend- und Auszubildendenvertretung sorgen, wenn Sie mindestens fünf Auszubildende unter 26 Jahren beschäftigen. 

Welche Rechte und Pflichten haben Azubis?

  • Die Auszubildenden müssen nur Aufgaben wahrnehmen, die zur Ausbildung beitragen und sie körperlich nicht überfordern.
  • Werden ihnen unerlaubte Aufgaben übertragen, dürfen sie diese verweigern.
  • Für Azubis sind keine Überstunden vorgesehen. Diese können zwar anfallen, aber nur im absoluten Notfall.
  • Zudem müssen Sie die Ausbildungsvergütung für den Besuch der Berufsschule sowie für die notwendigen Wegezeiten weiterzahlen, da diese der Arbeitszeit angerechnet werden.
  • Eine Fahrtkostenerstattung in der Ausbildung müssen Sie in der Regel nur leisten, wenn es sich um externe Schulungen handelt, auf die Sie bestehen.
  • Sie dürfen Azubis einen Minijob oder einen Nebenjob neben der Ausbildung nicht verweigern, wenn Sie das nicht explizit im Ausbildungsvertrag festgehalten haben. Allerdings müssen die Auszubildenden Sie darüber in Kenntnis setzen.

Achtung

Bei nichtbestandener Abschlussprüfung müssen Sie verlängern

Bestehen Auszubildende die Abschlussprüfung nicht, können Sie von Ihnen verlangen, dass Sie die Ausbildung bis zum Wiederholungstermin verlängern. Allerdings gilt das höchstens ein Jahr lang.

Konflikte mit Auszubildenden

Nicht jede geschäftliche Beziehung läuft ohne Reibungen ab, weshalb es verständlicherweise auch zwischen Auszubildenden und Ausbilder:innen immer wieder zu Herausforderungen kommen kann. Häufig betreten die Azubis das erste Mal in ihrem Leben ein berufliches Umfeld, sodass verschiedene Welten aufeinandertreffen. Mit einer umsichtigen und weitsichtigen Einstellung können Sie dem entgegenwirken.

Konflikte gar nicht erst aufkommen lassen: Tipps

Um Konflikte mit Ihren Auszubildenden gar nicht erst aufkommen zu lassen, sollten Sie von Anfang an regelmäßig mit ihnen sprechen:

  • Fragen Sie diese, was ihnen gefällt und was nicht.
  • Im Gegenzug sollten Sie ihnen offen mitteilen, was Sie von ihnen erwarten bzw. was Sie gerne anders hätten. Vermitteln Sie dabei die Pflichten der Auszubildenden.
  • Damit können Sie gemeinsam mit Ihren Azubis nach Lösungen suchen.

Im Ernstfall kann eine Abmahnung in der Ausbildung helfen

Sind Auszubildende uneinsichtig, kann eine schriftliche Abmahnung helfen, ihnen den Ernst der Lage deutlich zu machen. In der Abmahnung sollten zwei wichtige Punkte enthalten sein:

  • Erläutern Sie genau, was die Auszubildenden falsch gemacht haben. Führen Sie z. B. akribisch auf, an welchen Tagen sie zu spät gekommen sind, wie viel zu spät sie da waren und wann der eigentliche Arbeitsbeginn ist.
  • Drohen Sie Konsequenzen wie eine Kündigung für den Fall an, dass die Auszubildenden ihr falsches Verhalten wiederholen.

Kündigung von Auszubildenden

Sehen Sie trotz aller Bemühungen keine Chance auf Besserungen, sollten Sie als letzte Möglichkeit eine Entlassung in Betracht ziehen. Möchten Sie das Ausbildungsverhältnis beenden, sollten Sie das schon in der Probezeit tun. Nur in der Probezeit können Sie den Ausbildungsvertrag von Mitarbeiter:innen kündigen, ohne dafür eine Kündigungsfrist einzuhalten oder eine Begründung angeben zu müssen. 

Achtung

Rechtzeitig kündigen

Achten Sie auf die Kündigungsfrist in der Ausbildung. Die Kündigung ist noch am letzten Tag der Probezeit möglich. Jedoch müssen die Auszubildenden die schriftliche Kündigung spätestens an diesem Tag erhalten. Sind Auszubildende minderjährig, muss die Kündigung dafür den sorgeberechtigten Eltern bis spätestens zum letzten Tag der Probezeit zugehen.

Kündigung nach der Probezeit nur mit wichtigem Kündigungsgrund

Nach der Probezeit können Sie den Ausbildungsvertrag Ihrer Auszubildenden nur noch fristlos kündigen, wenn Sie einen sogenannten wichtigen Grund haben. Diese setzt voraus, dass:

  • sie alle anderen Möglichkeiten ausgeschöpft haben.
  • sie Ihre Auszubildenden erfolglos abgemahnt haben.
  • es Ihnen beim besten Willen nicht zumutbar ist, das Ausbildungsverhältnis fortzusetzen.

Auf die Abmahnung darf nur in ganz gravierenden Fällen, z. B. bei Straftaten im Betrieb verzichtet werden. Ihr Kündigungsgrund muss umso schwerer wiegen, je jünger Ihre Auszubildenden sind und je länger das Ausbildungsverhältnis schon dauert.

Kurz vor der Abschlussprüfung ist eine Kündigung nur noch in ganz außergewöhnlichen Fällen möglich:

  • Ihre Azubis kommen trotz mehrerer Gespräche und Abmahnungen häufig viel zu spät oder gar nicht.
  • Jemand schwänzt trotz Abmahnung wiederholt die Schule und gefährdet damit den Abschluss.
  • Jemand äußert sich gegenüber ausländischen Kolleg:innen mit üblen rassistischen Parolen.

Mit unserem Lohnabrechnungsprogramm haben Sie die einfache Möglichkeit, jederzeit Fehlzeiten einzutragen, damit Sie diese im Falle einer Kündigung vollständig nachweisen können.

Die Kündigung muss immer schriftlich erfolgen. Bei der Kündigung von Auszubildenden nach der Probezeit müssen Sie den Kündigungsgrund im Kündigungsschreiben genau und nachvollziehbar angeben. Fehlt er, ist die Kündigung unwirksam. Allgemeine Formulierungen wie z. B. „schlechtes Benehmen“ oder „Zuspätkommen“ reichen nicht aus. Ebenso ungenügend ist es, auf die mündlich genannten Kündigungsgründe hinzuweisen.

Achtung

Achtung bei minderjährigen Auszubildenden

Ist der Auszubildende noch minderjährig, müssen die Abmahnungen und die Kündigung an den gesetzlichen Vertreter wie die Eltern gerichtet sein.

Beispiel: Kündigung eines minderjährigen Auszubildenden

Sachverhalt:

Sie entschließen sich, Auszubildenden zu kündigen, die noch minderjährig sind. Da die Probezeit noch nicht ganz abgelaufen ist, braucht es keinen besonderen Grund. Sie adressieren das Schreiben an die Eltern und lassen es aus Zeitdruck am letzten Tag der Probezeit frühmorgens in den Hausbriefkasten der Eltern einwerfen. Die Eltern, die zu diesem Zeitpunkt verreist sind, erfahren erst zwei Tage später durch ihr Kind von der Kündigung. Haben Sie alles richtig gemacht?

Antwort:

Ja, Sie haben noch rechtzeitig in der Probezeit gekündigt. Wenn Auszubildende noch minderjährig sind, müssen Sie die Kündigung an die Eltern richten. Die Kündigung war frühmorgens auch rechtzeitig im Hausbriefkasten der Eltern. Die Eltern mussten an diesem Tag noch mit der üblichen Postzustellung rechnen. Dass sie im Urlaub waren, spielt keine Rolle, auch wenn Sie davon wussten.

Übernahme von Auszubildenden

Noch während der Ausbildungszeit stellt sich die Frage der Übernahme. Wenn diese nicht in einem Tarifvertrag geregelt ist, liegt die Wahl frei bei Ihnen:

  • Haben Sie nach der Ausbildung keine Übernahme vorgesehen, müssen Sie Ihre Entscheidung den Auszubildenden drei Monate vor Ende der Ausbildung schriftlich mitteilen.
  • Sind Sie zufrieden mit der Leistung der Auszubildenden und möchten diese übernehmen, können Sie dies rein rechtlich erst sechs Monate vor dem Ende der Ausbildung vereinbaren.

Im Rahmen eines Übernahmegespräches geht es um die bisherige Zusammenarbeit mit den Azubis, bei welchem Sie die Entwicklung bewerten können. Dieses Gespräch findet in der Regel zu Beginn des dritten Lehrjahres, spätestens jedoch drei Monate vor Ausbildungsende statt. 
In diesem können Sie beispielsweise Hindernisse oder Bedenken Ihrerseits ansprechen, auf welche die Auszubildenden Bezug nehmen können. Im besten Fall hilft Ihnen das Übernahmegespräch dabei, Ihre Entscheidung zu festigen, ob Sie der Person, die Ihnen gegenübersitzt, einen Einstellungsvertrag für die Übernahmeanbieten möchten.