Mitarbeiter finden & einstellen – Leitfaden für Arbeitgeber

Es war schon einmal einfacher, qualifizierte Mitarbeiter zu finden. In Zeiten des Fachkräftemangels ist es aber gerade für kleine Betriebe eine noch größere Herausforderung. Denn hier gibt es oftmals keine Personalabteilung, die sich um die Mitarbeitergewinnung kümmert. Häufig ist die Suche nach neuen Mitarbeitern genauso Chefsache wie das Aufsetzen des Arbeitsvertrags oder die Anmeldung der Arbeitnehmer bei den Behörden. Dabei haben Sie als Chef ja eigentlich ganz andere Aufgaben zu erledigen. Um Sie beim Finden und Einstellen neuer Mitarbeiter zu unterstützen, haben wir auf dieser Seite alle wichtigen Informationen und nützliche Arbeitshilfen für Sie zusammengestellt – von der Stellenausschreibung über das Vorstellungsgespräch bis hin zur Einarbeitung. So haben Sie alles Wichtige auf einen Blick und sparen sich künftig eine Menge Zeit!

Wie finde ich Mitarbeiter, die zu meinem Unternehmen passen?

Wenn Sie als Arbeitgeber auf der Suche nach einem neuen Mitarbeiter für Ihre Firma sind, stehen Sie in der Regel vor zwei großen Herausforderungen:

  1. Sie müssen möglichst viele potenzielle Kandidaten auf die zu besetzende Stelle aufmerksam machen.
  2. Sie müssen aus allen Bewerbern genau denjenigen herausfiltern, der am besten zur ausgeschriebenen Stelle und zu Ihrem Unternehmen passt.

Das mag zunächst einfach klingen. Doch wer schon einmal versucht hat, ebenso qualifizierte wie gute Mitarbeiter zu finden und diese auch langfristig an sich zu binden, weiß, dass es ein sehr komplexer Vorgang ist. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie die Aufgabe, Bewerber und zukünftige Angestellte finden, erfolgreich meistern. Den Anfang macht die Tatsache, dass Sie Personal auf sich aufmerksam machen müssen, um es zu finden.

So machen Sie Fachkräfte auf Ihr Unternehmen aufmerksam

Der Mangel an Fachkräften führt dazu, dass sich gut ausgebildete Arbeitnehmer oft vor Angeboten kaum retten können. Sie sind schließlich nicht der einzige, der sie finden will. Hier als kleines Unternehmen bei der Mitarbeitersuche herauszustechen, ist nicht ganz einfach. Umso wichtiger ist es für Sie, eine gewisse Kreativität an den Tag zu legen, wenn Sie neue Mitarbeiter suchen und finden wollen. Neben altbewährten Recruiting-Wegen sollten Sie daher unbedingt auch neue Methoden testen, um erfolgreich Arbeitnehmer zu suchen.

  • Mitarbeiter suchen und finden über Jobbörsen: Die größte Reichweite bekommen Sie natürlich, wenn Sie Ihre Stellenanzeige in einer Online-Jobbörse wie Stepstone, Monster oder Indeed veröffentlichen. Allerdings haben Sie hier auch den höchsten Streuverlust.
  • Branchenzeitschriften: Noch gezielter als über eine Jobbörse können Sie potenzielles Personal über Branchenzeitschriften, Verbands-Newsletter oder Tageszeitungen suchen. Eine gute Möglichkeit wäre zum Beispiel die Zeitschrift des Bildungszentrums WILA. Dieses gibt regelmäßig ein Paper mit Stellenausschreibungen für Akademiker raus (sowohl als Print als auch online). Wenn Sie Angestellte suchen und langfristige Mitarbeiter finden wollen, eignen sich solche Plattformen immer, um Anzeigen zu schalten.
  • Messen & Veranstaltungen: Um direkt mit möglichen Kandidaten ins Gespräch zu kommen, bieten sich Job-Messen oder Firmenkontaktbörsen an. Beziehen Sie doch auch mal Ihre Mitarbeiter in das Recruiting mit ein!
  • Agentur für Arbeit: Oft unterschätzt wird es, Mitarbeiter über das Arbeitsamt zu finden. Dieses bietet potenziellen Bewerbern, die einen Job suchen, eine umfangreiche Plattform mit Stellenausschreibungen an.

Geeignete Mitarbeiter im Internet rekrutieren

Sie können aber auch andersherum vorgehen. Anstatt darauf zu hoffen, dass Ihr Wunsch-Mitarbeiter Sie findet, können Sie selbst nach ihm suchen. Seit vielen Jahren dienen Websites wie Xing oder LinkedIn nicht nur dazu, sich selbst zu präsentieren. Sie bieten auch Unternehmen die Chance, sich zu vernetzen, auszutauschen und über Xing oder LinkedIn Mitarbeiter zu suchen. Dafür können Sie entweder professionelle, externe Headhunter auf die Suche schicken oder Ihre eigenen Angestellten alle vorhandenen Kanäle nutzen lassen.

Tipp

Nutzen Sie die Vorteile der Online-Netzwerke

Auf LinkedIn können Sie mit Ihrem Profil nicht nur selbst Mitarbeiter suchen, sondern sich gleichzeitig von potenziellen Mitarbeitern über Xing finden lassen! Probieren Sie es ruhig einmal aus. Ein Basis-Konto ist kostenlos und Sie können sich in Ruhe mit beiden Plattformen auseinandersetzen. Ein weiterer Vorteil: Präsentieren Sie Ihr Unternehmen ansprechend und wecken Sie das Interesse potenzieller Geschäftspartner.

Rekrutierungsmöglichkeiten im Überblick: Eine Checkliste, um Mitarbeiter zu finden

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

Bindungsmöglichkeit
BindungsmöglichkeitGeeignetNicht geeignetBemerkungen
Extreme Flexibilisierung der Arbeitszeiten, z. B. 10-45 Stunden pro Woche, abhängig von Mitarbeiterbedürfnissen und Auslastung des Betriebs
Konsequente Delegieren von Aufgaben an Mitarbeiter, um deren Zufriedenheit zu steigern
Unterstützung der Mitarbeiter bei der Suche nach Kinderbetreuung, ggf. Beteiligung an Betreuungskosten
Möglichkeit, Beschäftigte im Homeoffice arbeiten zu lassen
Aktives Bekenntnis zu Werten und Mitarbeitern, z. B. Vertrauen, fairer Umgang miteinander
Regelmäßige und gezielte Aus- und Weiterbildung
Als Kompensationsmöglichkeit zur „klassischen“ Karriere: Einbindung in wichtige Entscheidungen, abwechslungsreicher Aufgaben
Nach der Probezeit Übernahme in unbefristetes Arbeitsverhältnis
Bekenntnis zur Belegschaft abgeben, verbunden mit dem Versprechen, jeden Mitarbeiter auch in der Krise halten zu wollen

Mit der richtigen Stellenanzeige den Wunschkandidaten erreichen

Gutes Personal zu finden, ist gerade für Kleinunternehmer und Selbstständige oft nicht leicht. Wir von Lexware stellen Ihnen hilfreiche Informationen und Arbeitsmittel zur Verfügung, damit auch Sie neue Mitarbeiter oder Azubis mit den notwendigen Qualifikationen finden.

Eine relevante Voraussetzung für die Stellensuche ist zunächst die Ausschreibung an sich. Formulieren Sie keinen 08/15-Text. Das erwarten Sie bei einer Bewerbung ja schließlich auch. Werden Sie ruhig kreativ. Schließlich wollen Sie die Aufmerksamkeit des Mitarbeiters wecken, sonst finden Sie auch keinen. Sie haben Schwierigkeiten, die richtigen Worte zu finden? Oder wissen Sie nicht, was eine gute Ausschreibung ausmacht? In unserem Artikel erfahren Sie, wie Sie Stellenanzeigen schreiben.

Tipp

10 Tipps für die Erstellung von Stellenanzeigen

Wir zeigen Ihnen, was wichtig ist bei der Erstellung und Gestaltung einer aussagekräftigen Stellenanzeige. Mit der Checkliste Tipps für Ihre Stellenanzeige schaffen Sie perfekte Voraussetzungen, um einen geeigneten Mitarbeiter zu finden.

Mitarbeitergewinnung ist außerdem keine Einbahnstraße, sondern bedarf einiger Maßnahmen. Eine wichtige Voraussetzung, um die Aufmerksamkeit potenzieller Mitarbeiter zu gewinnen, ist die Platzierung der Stellenausschreibung an geeigneter Stelle. Nehmen wir zum Beispiel eine Fachzeitschrift für die Handwerksbranche. Wenn Sie Mitarbeiter mit handwerklichen Fähigkeiten finden wollen, sind Sie hier genau richtig. Suchen Sie hingegen eine Servicekraft für Ihr Modehaus, werden Sie definitiv nicht fündig. Wichtig ist demnach immer, dass Sie Ihre Stellenanzeigen dort unterbringen, wo Sie die höchsten Erfolgsaussichten haben, einen Mitarbeiter zu finden. Wecken Sie mit Ihrer Ausschreibung außerdem die Neugierde Ihrer Zielgruppe.

Das Vorstellungsgespräch: Ist der Bewerber wirklich der Richtige?

Das Vorstellungsgespräch ist der nächste wichtige Schritt im Einstellungsprozess neuer Mitarbeiter. Hier trennt sich die Spreu vom Weizen: Ein guter Kandidat beeindruckt schließlich nicht nur durch entscheidende Stationen in seinem Lebenslauf, sondern sollte auch bei einem persönlichen Gespräch überzeugen.

Bedenken Sie: Bei einem Vorstellungsgespräch ist die Vorbereitung das A und O. Das gilt ebenso für den Bewerber wie für Sie. Gehen Sie niemals unvorbereitet in ein solches Gespräch, wenn Sie wirklich den richtigen Mitarbeiter finden wollen. Stellen Sie sich im Vorfeld Fragen über die Gesprächsdauer und den Teilnehmerkreis. Bedenken Sie außerdem, dass Sie nicht alle Fragen stellen dürfen, die Ihnen auf der Zunge brennen. Ein Beispiel: Auch wenn Sie wissen wollen, ob eine Bewerberin in naher Zukunft Nachwuchs plant, dürfen Sie diese Frage nicht stellen. Und Ihr Gegenüber muss sie auch nicht wahrheitsgemäß beantworten.

Heutzutage sind die harten Fakten aber nicht mehr allein ausschlaggebend für die Qualifikation eines Bewerbers. Die sogenannten Soft Skills müssen auch passen. Ist der angebotene Job anstrengend, mit vielen Überstunden verbunden und auch Wochenendarbeit ist nicht auszuschließen? Dann muss der Bewerber flexibel und belastbar sein. Lassen Sie sich dennoch nicht von derlei Floskeln beeindrucken. Denn wie jeder weiß, schmücken beide Seiten ihre Alleinstellungsmerkmale bei einem Vorstellungsgespräch aus. Wollen Sie einen Mitarbeiter finden, dann beziehen Sie alle Faktoren mit ein: Lebenslauf, Soft Skills und vor allem Ihr persönliches Bauchgefühl.

Sie wollen weitere Anregungen? Tipps zur Vorbereitung und Durchführung eines Vorstellungsgesprächs haben wir für Sie zusammengestellt:

Was muss ich bei der Einstellung neuer Mitarbeiter beachten?

Wenn Sie Ihre Personalauswahl getroffen haben und Personal einstellen wollen, folgen die nächsten Schritte: die Erstellung des Arbeitsvertrags und die Anmeldung des Mitarbeiters bei Ämtern und Behörden. Auch hierbei lauern einige Risiken, die im schlimmsten Fall teuer werden können. Nämlich dann, wenn der neue Mitarbeiter mit Erfolg gegen einen unkorrekten Arbeitsvertrag klagt oder wenn Sie als Arbeitgeber versäumen, ihn rechtzeitig bei der Sozialversicherung anzumelden. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen, nachdem Sie erfolgreich einen Mitarbeiter finden konnten.

Tipp

Mitarbeiter einstellen – Alle wichtigen Fakten in einem E-Book

Birgit Bohnert zeigt Ihnen, wie es richtig geht. Wenn Sie Mitarbeiter nicht nur erfolgreich finden, sondern ebenso vernünftig einstellen wollen, gibt es einige Dinge zu beachten. Wir haben Checklisten und Tipps, was Sie über Arbeitsverträge und Einarbeitungen wissen müssen, im E-Book „Mitarbeiter einstellen“ für Sie zusammengetragen.

Darauf müssen Sie beim Arbeitsvertrag achten

Sie haben mit einer guten Stellenanzeige den passenden Bewerber gefunden? Sehr schön, dann müssen Sie nur noch den Arbeitsvertrag aufsetzen. Nur noch? Ganz so einfach ist es leider nicht, denn es gibt auch hierbei einige Fallstricke. Bei der Gestaltung des Arbeitsvertrags müssen Sie zunächst entscheiden, ob der Vertrag befristet oder unbefristet gelten soll.

  • Der unbefristete Arbeitsvertrag ist in den meisten Unternehmen der Normalfall. Doch es gibt ein paar tückische Formulierungen und die Rechtsprechung ändert sich regelmäßig. Ihre Gestaltungsfreiheit ist beim Arbeitsvertrag durch zahlreiche Gesetze eingeschränkt.
  • Gerade kleinere Unternehmen benötigen häufig zusätzliches Personal für einen begrenzten Zeitraum. Mit einem befristeten Arbeitsvertrag können Sie z. B. Auftragsspitzen einfach überbrücken. Für die Befristung gelten jedoch bestimmte Voraussetzungen und Regeln.

Generell sollten Sie die Erstellung eines Arbeitsvertrages nicht auf die leichte Schulter nehmen. Schließlich gibt es Rechte und Pflichten für beide Seiten – also Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Wenn Sie das Vorhaben, erfolgreich einen Mitarbeiter zu finden, nicht später an einem unkorrekten Arbeitsvertrag scheitern lassen wollen, sollten Sie sich unbedingt unseren Artikel zum Thema Arbeitsvertrag erstellen genauer ansehen.

So melden Sie neue Mitarbeiter korrekt und mühelos an

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie ihn aus steuerlichen oder versicherungstechnischen Gründen bei unterschiedlichen Institutionen anmelden:

  • Finanzamt
  • Krankenkasse
  • Weitere Sozialversicherungen
  • etc.

Es ist enorm wichtig, dass Sie den Mitarbeiter überall dort anmelden, wo es notwendig ist, wenn Sie keine rechtlichen Konsequenzen fürchten wollen. Schließlich haben Sie sich so viel Mühe gegeben, einen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen zu finden. Doch wie funktioniert das mit der Anmeldung genau? Egal, ob Sie Azubis, Minijobber oder vollzeitbeschäftigte Angestellte einstellen – in unserem Artikel erfahren Sie, welche Anmeldungen bei der Einstellung eines Mitarbeiters wichtig sind. So ist alles schnell erledigt.

Was passiert nach der Mitarbeitersuche?

Sie haben Ihren neuen Wunschmitarbeiter gefunden und eingestellt? Herzlichen Glückwunsch! Der nächste Schritt ist aber mindestens genauso wichtig: die Einarbeitung. Nur wenn Sie für eine reibungslose Einarbeitung sorgen, wird der neue Kollege schnell seine volle Arbeitsleistung einbringen.

Tipp

Vorlage für einen Einarbeitungsplan

Mit dieser Vorlage sind Sie optimal auf den ersten Arbeitstag Ihres neuen Mitarbeiters vorbereitet und legen den Grundstein für eine langfristige Bindung an Ihren Betrieb.

Das ist jedoch nicht der einzige Faktor, der für eine vernünftige Einarbeitung spricht. Mitarbeiterbindung ist das Zauberwort. Fühlt sich Ihr Angestellter bei Ihnen nicht wohl oder bekommt das Gefühl, dass Sie ihn nicht wertschätzen, sucht er sich vielleicht einen neuen Job. Und dann müssen Sie erneut damit beginnen, qualifizierte Mitarbeiter zu finden.

Damit sich Ihr neuer Arbeitnehmer in Ihrem Betrieb rundum wohlfühlt, spielen natürlich auch andere Faktoren eine Rolle. Ein wichtiger Punkt dabei ist, dass er für seine Arbeit angemessen entlohnt wird. Denn qualifizierte Fachkräfte (gerade Führungskräfte) haben mittlerweile die Qual der Wahl im Pool der Arbeitgeber. Stimmt das Geld nicht, gehen sie woanders hin. Wenn Sie also einen Mitarbeiter finden, der zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt, dann binden Sie ihn auch durch das Gehalt an Ihre Firma.

Tipp

Die perfekte Hilfe bei der Lohnbuchhaltung

Ein absolutes No go für Arbeitnehmer ist es, wenn das Gehalt falsch oder gar nicht überwiesen wird. Erleichtern Sie sich die Arbeit und sorgen Sie für maximale Zuverlässigkeit mit unserem Lohnabrechnungsprogramm Lexware lohn+gehalt.