Mitarbeiter anmelden: Diese Anmeldungen sind bei der Einstellung eines Mitarbeiters erforderlich

Wurde ein neuer Mitarbeiter eingestellt, sind Meldungen ans Finanzamt und die Sozialversicherung zu erstatten. Die dazu nötigen Daten finden sich in seinen Unterlagen. Aufwendig wird es, wenn sie nicht vollständig sind. Welche Daten der Arbeitgeber braucht, wo er sie wenn nötig erfragen kann und welche Meldungen im Einzelnen anstehen, erfahren Sie hier.

Hinweis: Gendergerechte Sprache ist uns wichtig. Daher verwenden wir auf diesem Portal, wann immer möglich, genderneutrale Bezeichnungen. Daneben weichen wir auf das generische Maskulinum aus. Hiermit sind ausdrücklich alle Geschlechter (m/w/d) mitgemeint. Diese Vorgehensweise hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.

Zwei Menschen schauen gemeinsam auf Unterlagen
©bnenin – stock.adobe.com

Anmeldung neuer Mitarbeiter: Diese Unterlagen brauchen Sie

Neue Beschäftigte müssen der Personalverwaltung eine Vielzahl von Unterlagen und Daten vorlegen. Einige davon werden zur Meldung beim Finanzamt und der Krankenkasse benötigt, und zwar:

  • die Steueridentifikationsnummer,
  • der Sozialversicherungsausweis mit der Versicherungsnummer,
  • die Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse sowie
  • den Nachweis der Elternschaft, wenn nicht aus Kinderfreibetrag ersichtlich – wegen dem Pflegeversicherungszuschlag für Kinderlose.

Hier müssen Sie den neuen Mitarbeiter anmelden

Anmeldung beim Finanzamt

Um die elektronischen Lohnsteuermerkmale Ihres neuen Mitarbeiters, z. B. seine Lohnsteuerklasse, beim Finanzamt abfragen zu können, müssen Sie ihn über Ihre Lohnabrechnungssoftware oder das Programm ELSTER beim Finanzamt für das sogenannte ELStAM-Verfahren anmelden. Dazu benötigen Sie folgende Daten von ihm:

  • das Geburtsdatum,
  • seine Steueridentifikationsnummer und
  • Sie müssen wissen, ob es sich um das Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklasse 1 bis 5) oder um ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse 6) handelt

Ausnahme: Ein Minijobber, dessen Lohnsteuer pauschal berechnet und an die Minijob-Zentrale abgeführt wird, muss nicht beim Finanzamt angemeldet werden.

Tipp

Steueridentifikationsnummer unbekannt?

Der neue Mitarbeiter findet seine Steueridentifikationsnummer z. B. auch auf der Lohnsteuerbescheinigung des alten Arbeitgebers. Ist sie nicht auffindbar, kann er sie beim Bundeszentralamt für Steuern unter www.identifikationsmerkmal.de erfragen.

Hat der z. B. aus dem Ausland zugezogene Arbeitnehmer noch keine Steueridentifikationsnummer erhalten, können Sie übergangsweise für bis zu 3 Monate die Lohnsteuer nach den Ihnen bekannten voraussichtlichen Steuermerkmalen berechnen. Alternativ kann beim zuständigen Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug zur Vorlage beim Arbeitgeber angefordert werden.

Anmeldung zur Sozialversicherung

Auch bei der Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) ist eine Meldung zu erstatten.

Angemeldet werden müssen dort z. B. 

  • Arbeitnehmer, die in der Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung pflichtversichert sind. Das ist der Regelfall.
  • Arbeitnehmer, die wegen des Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze in der Krankenversicherung versicherungsfrei sind.
  • Arbeitnehmer, die eine geringfügige Beschäftigung ausüben (Minijobber).

Bei Rentnern gelten je nach Sachlage unterschiedliche Regelungen. Dasselbe gilt für Studenten. Auskünfte erteilt die zuständige Krankenkasse.

Zentrale Meldestellen für die Anmeldung zur Sozialversicherung sind die Krankenkassen. Sie ziehen die gesamten Sozialversicherungsbeiträge ein und leiten sie an die zuständigen Stellen wie z. B. die Rentenversicherung weiter.

Die Anmeldung des neuen Mitarbeiters muss mit der 1. Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung erfolgen. Die Meldungen zur Sozialversicherung und das Anfertigen der Beitragsnachweise sind nur elektronisch über Ihr Lohnabrechnungsprogramm oder die maschinelle Ausfüllhilfe „sv-net“ möglich.

Tipp

eBook: Mitarbeiter einstellen

Im praktischen eBook Mitarbeiter einstellen erfahren Sie alles, was Sie als Arbeitgeber zum Thema Mitarbeiter wissen müssen.

Für Minijobber ist die Minijob-Zentrale zuständig

Bevor Sie einen Minijobber einstellen, müssen Sie klären, ob ein Minijob überhaupt möglich ist. Zur Beurteilung des Verhältnisses hilft ein Personalfragebogen, der die Angaben des Arbeitnehmers erfasst. Der Fragebogen kann bei der Minijob-Zentrale heruntergeladen werden.

Die Meldungen und Beiträge für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) gehen an die Minijob-Zentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Die Anmeldung des Minijobbers dort muss mit der 1. Entgeltabrechnung, spätestens 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung erfolgen. Bei der Anmeldung des Minijobbers ist auch anzugeben, ob er Eigenbeiträge zur Rentenversicherung abführt oder ob er Ihnen einen Befreiungsantrag übergeben hat.

In bestimmten Branchen ist eine Sofortmeldung vorgeschrieben

In bestimmten Branchen ist der Beginn der Beschäftigung durch eine sogenannte Sofortmeldung an die Datenstelle des Rentenversicherungsträgers bzw. die Minijob-Zentrale zu melden. Damit sollen Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung bekämpft werden. Die Sofortmeldung ist spätestens am Tag der Arbeitsaufnahme zu erstatten. Auch sie erfolgt über das Lohnabrechnungsprogramm oder die Software sv-net.

Sofortmeldungen sind in folgenden Betrieben zu erstatten:

  • Baugewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Messeauf- und abbau
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
  • Fleischwirtschaft
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • im Wach- und Sicherheitsgewerbe
  • Prostitutionsgewerbe

Achtung

„Normale“ Anmeldung ist trotzdem nötig

Die Sofortmeldung ersetzt nicht die Anmeldung neuer Mitarbeiter bei der Krankenkasse. Diese muss zusätzlich erfolgen.

Wenn Sie zum ersten Mal Mitarbeiter einstellen

Bevor Sie den allerersten Mitarbeiter einstellen, müssen Sie eine sogenannte Betriebsnummer beantragen. Sie erhalten sie beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Sie kann unkompliziert online beantragt werden: https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/betriebsnummern-service

Die Betriebsnummer benötigen Sie, um Beschäftigte bei der Sozialversicherung anzumelden und für alle Beitragszahlungen und zukünftigen Meldungen.

Tipp

Postweg einplanen

Beantragen Sie die Betriebsnummer frühzeitig. Sie erhalten sie aus Datenschutzgründen nur auf dem Postweg.

Sie müssen Ihren Betrieb beim Finanzamt anmelden

Beim 1. Mitarbeiter ist zu unterscheiden: Möchten Sie die Entgeltabrechnung selbst durchführen, müssen Sie zuerst Ihren Betrieb beim Finanzamt in Mein Elster registrieren. Sie benötigen die Registrierung, um Arbeitnehmer anzumelden und die Lohnsteuerdaten abfragen zu können. Diese Registrierung ist nicht erforderlich, wenn

  • Ihr 1. Mitarbeiter Minijobber ist und die Lohnsteuer pauschal abgerechnet wird oder
  • die Lohnabrechnung von einem Dritten, z. B. Ihrem Steuerberater durchgeführt wird.

Lassen Sie die Entgeltabrechnung von einem Dritten durchführen, reicht dessen Registrierung beim Finanzamt. Er führt dann auch die Anmeldung des Mitarbeiters beim Finanzamt durch. Beim Minijobber entfällt die Anmeldung, weil die pauschale Lohnsteuer an die Minijob-Zentrale und nicht ans Finanzamt abzuführen ist.

Nach erfolgter Registrierung erhalten Sie ein Zertifikat, mit dem Sie sich zum Abfragen der Lohnsteuerdaten authentifizieren müssen.

Alle Meldungen müssen elektronisch erfolgen

Wenn Sie die Entgeltabrechnung selbst machen möchten, brauchen Sie auch ein Programm für die Sozialversicherungsmeldungen. Sie haben zwei Möglichkeiten: Sie erstatten die Meldungen über ein gängiges Lohnabrechnungsprogramm oder nutzen die kostenlose Ausfüllhilfe „sv-net“ der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH.

Bei der Berufsgenossenschaft erfolgt anders als in den anderen Sozialversicherungszweigen keine namentliche Anmeldung des Mitarbeiters. Diese Meldung erfolgt einmal jährlich für alle Mitarbeiter gemeinsam durch eine Jahres(entgelt)meldung.

Achtung

Urlaubs- und Lohnausgleichskasse

In Branchen mit Urlaubs- und Lohnausgleichskasse z. B. dem Bauhauptgewerke oder dem Malerhandwerk ist der Arbeitnehmer zusätzlich dort anzumelden.

Falsche Angaben können zu Nachforderungen führen

Falsche Angaben bei der Sozialversicherung können für den Arbeitgeber zu Bußgeldern und hohen Nachforderungen führen. Kreuzt der Arbeitnehmer z. B. bei der Einstellung auf die Frage nach weiteren Beschäftigungen „nein“ an und macht damit falsche Angaben, kann das eine falsche sozialversicherungsrechtliche Einordnung durch den Arbeitgeber zur Folge haben. Vor einer Strafe kann sich der Arbeitgeber aber schützen, indem er den neuen Mitarbeiter einen schriftlichen Fragebogen ausfüllen lässt. Denn dann können ihm weder Vorsatz noch grobe Fahrlässigkeit beim Anmelden des neuen Mitarbeiters vorgeworfen werden.