Rechnung schreiben

Belegversand in Lexware Office mit der eigenen E-Mail-Adresse bedeutet: Die Absenderadresse ist ab jetzt deine eigene! Mit nur wenigen Klicks richtest du den Versand ein.

Versende Belege mit deiner eigenen E-Mail-Adresse an deine Kunden und Geschäftspartner. So erkennen diese auf einen Blick den Absender und können den Beleg einfach und fehlerfrei zuordnen.

Rechnungen schreiben ist schnell erledigt – aber danach lauern Stolperfallen: fehlende Pflichtangaben, verpasste Fristen, nicht konforme Formate. Lexware Office warnt dich rechtzeitig und begleitet dich durch jeden Schritt. Von „alles im grünen Bereich" bis zum Ernstfall bist du bestens abgesichert.

Wie man eine Rechnung schreibt und was auf einer Rechnung unbedingt stehen muss, ist leicht erklärt. Eine vollständige Rechnung erstellst du mit folgenden Angaben:

• deine vollständigen Kontaktdaten
• die Kontaktdaten deines Kunden
• Rechnungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungsdatum
• präzise Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
• die jeweiligen Mengenangaben
• Gesamtbetrag inklusive aufgeschlüsselter Umsatzsteuer

Falls du als Kleinunternehmer steuerbefreit bist, vermerkst du dies entsprechend auf der Rechnung.

Anleitung zur Erstellung von Rechnungen

In Deutschland gilt als Faustregel: Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) musst du spätestens innerhalb von 6 Monaten, nachdem du die Leistung ausgeführt hast, ausstellen.

Bei Rechnungen an Privatpersonen gibt es keine allgemeine Pflichtfrist wie im B2B. Aber: Bei Bauleistungen oder grundstücksbezogenen Leistungen (z. B. Handwerkerarbeiten am Gebäude) musst du auch gegenüber Privatpersonen innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung ausstellen.

Ausnahme: Für bestimmte steuerfreie Umsätze (insb. nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG) kann die 6-Monats-Pflicht entfallen.

Rechnungen mit Rechnungsvorlagen zu erstellen, ist nicht mehr rechtskonform. Seit dem 01.01.2017 gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern), herausgegeben vom Bundesfinanzministerium. Geschäftsvorgänge musst du unveränderbar aufzeichnen. Word- und Excel-Formate (d.h. Rechnungsvorlagen) sind von Grund auf leicht änderbar und stehen im Konflikt mit den GoBD. Wenn du dennoch Vorlagen verwendest, solltest du prüfen, ob sie mit den GoBD übereinstimmen. In der Regel musst du spezielle Maßnahmen ergreifen. Lexware Office hingegen ist GoBD-testiert und erfüllt die Anforderungen automatisch.

Nein, Lexware Office kennt kein Rechnungslimit. Du erstellst so viele Rechnungen, wie du benötigst, ohne mehr zu bezahlen.

Nein, die Lexware-Office-Lizenz ist nicht an ein einzelnes Gerät oder ein Betriebssystem gebunden. Mit deinen Zugangsdaten kannst du dich flexibel von verschiedenen Geräten anmelden. Lexware Office zeigt immer den letzten Arbeitsstand an. Die Synchronisation findet von selbst statt. Um online Rechnungen schreiben zu können, benötigst du:

• ein internetfähiges Gerät wie PC oder Mac Rechner
• ein gängiges Betriebssystem wie Windows, macOS
• eine aktive Internetverbindung
• einen aktuellen Browser (Chrome, Firefox, Safari oder Edge empfohlen)

Eine Unterschrift ist nicht nötig, wenn du online Rechnungen erstellst. PDF-Rechnungen ohne Unterschrift sind rechtlich zulässig und heute gängig. Auch eine elektronische Signatur ist nicht nötig. Mit der Lexware Office iOS App kannst du übrigens Angebote direkt auf dem iPad oder dem iPhone vom Kunden unterschreiben lassen.

Ja. Du kannst entweder an deinem PC/Laptop oder mobil und unterwegs über die Lexware Office App deine Rechnungen online erstellen.

Stellst du als Unternehmer eine Rechnung an ein Unternehmen, das im EU-Ausland ansässig ist, greift das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Bei diesem Verfahren fällt die Umsatzsteuer an. Der Rechnungsempfänger zahlt diese allerdings direkt an das Finanzamt in seinem Land. Als Unternehmer musst du eine zusammenfassende Meldung über alle Transaktionen dieser Art an das Finanzamt schicken.

Du gewährst einen Gesamtrabatt auf Rechnungen, um mehrere Einzelposten über die gesamte Summe hinweg attraktiver zu gestalten. Statt jeden Posten separat zu reduzieren, wendest du einen einheitlichen Preisnachlass auf den Gesamtbetrag an und weist ihn als klaren Rabattbetrag aus.

Typische Gründe für einen Gesamtrabatt:

• Auftragsvolumen erhöhen: Ein Gesamtabschlag wirkt wie ein Mengenrabatt und motiviert Kunden, größere Bestellungen aufzugeben.
• Kundenbindung stärken: Als Treuerabatt fördert er langfristige Geschäftsbeziehungen zu Stammkunden.
• Neukunden gewinnen: Ein zeitlich begrenzter Aktionsrabatt oder Preisvorteil im Schlussverkauf erleichtert die Akquise.
• Verhandlungen vereinfachen: Statt jedem Einzelposten zu rabattieren, wird die gesamte Rechnung einheitlich reduziert.
• Wettbewerbsfähigkeit sichern: Ein reduzierter Gesamtpreis hilft, sich gegen Konkurrenzangebote durchzusetzen. So lassen sich Neukunden gewinnen und langfristig als Bestandskunden halten.
• Lagerbestände abbauen: Hersteller nutzen Gesamtrabatte gezielt zur Absatzsteigerung.
• Projektpreise kalkulieren: Dienstleister vereinbaren mehrere Leistungen in einem Komplettauftrag zu einem attraktiven Gesamtpreis mit Nachlass.

Eine Vorlage für eine Rechnung mit Rabatt kann im Einzelfall hilfreich sein, du musst sie jedoch manuell anpassen, und sie birgt Fehlerquellen – vor allem bei wechselnden Rabattsätzen. Lexware Office bietet dir hingegen eine dynamische Lösung. Du kannst:

• mit wenigen Klicks eine rechtssichere Rechnung mit Rabatt schreiben
• den Rechnungsbetrag flexibel festlegen
• den Preisnachlass automatisch berechnen lassen

Im Gegensatz zu einer statischen Rechnungsvorlage mit Rabatt spart die Software eine Menge Zeit, berücksichtigt alle Pflichtangaben und stellt alles professionell dar – ganz ohne nachträglich zu formatieren oder zu rechnen.

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist du von der Umsatzsteuer befreit und weist auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Seit 2025 gelten neue Umsatzgrenzen: maximal 25.000 € netto im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr.

Deine Rechnung enthält alle üblichen Pflichtangaben, allerdings ohne Umsatzsteuerausweis. Stattdessen ergänzt du einen Hinweis wie: „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG." Achte darauf, nicht versehentlich Umsatzsteuer auszuweisen, denn nach § 14c UStG schuldest du dem Finanzamt dann diesen Betrag. Lexware Office wendet die Kleinunternehmerregelung automatisch an und ergänzt den Hinweistext auf allen Rechnungen.

Bei Rechnungen an Privatpersonen (B2C) besteht grundsätzlich keine Rechnungspflicht. Eine Ausnahme gilt bei Arbeiten im Zusammenhang mit Grundstücken, etwa Renovierungen oder Wartungsarbeiten. Stellst du dennoch eine Rechnung, gelten dieselben Pflichtangaben wie im B2B-Bereich, einschließlich korrektem Umsatzsteuerausweis. Üblich ist es, den Bruttopreis in den Vordergrund zu stellen, da Privatpersonen vor allem der Endpreis interessiert.

Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich im B2B-Bereich, an Privatpersonen versendest du weiterhin per PDF oder auf Papier. In Lexware Office wechselst du per Netto-Brutto-Switch zwischen Geschäfts- und Privatkunden.

Um Rechnungen digital und rechtssicher zu erstellen, brauchst du eine Software, die alle rechtlichen Anforderungen erfüllt. Deine Rechnungen müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar gespeichert sein. Rechnungen in Word oder Excel erfüllen das nicht, da Änderungen nicht protokolliert werden. Seit dem 1. Januar 2025 gilt zudem die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD. Mit Lexware Office erstellst, versendest und empfängst du Rechnungen und E-Rechnungen direkt in einer GoBD-testierten und TÜV-geprüften Software, inklusive automatischer Pflichtangabenprüfung und revisionssicherer Langzeitarchivierung.