XRechnung erstellen mit Lexware Office

Wer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellt, muss diese in der Regel als XRechnung erstellen. Für Rechnungen anBundesbehörden gilt diese Pflicht bereits seit dem 27. November 2020 – und zwar für Rechnungsbeträge über 1.000 Euro. Auf Landes- und Kommunalebene haben inzwischen die meisten Bundesländer nachgezogen und verlangen die XRechnung ebenfalls. Die genauen Vorgaben legt jedes Bundesland selbst fest. Stellst du dagegen ausschließlich Rechnungen an Privatpersonen oder an andere Unternehmen (B2B), musst du keine XRechnung erstellen. Bei Privatpersonen reicht z.B. ein PDF und bei Unternehmen ein anderes E-Rechnungsformat wie ZUGFeRD. Mit Lexware Office erstellst du rechtssichere Rechnungen in jedem Format. 

Eine XRechnung muss alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten: Rechnungsnummer, Datum, vollständige Angaben zu Auftraggeber und Auftragnehmer, Beschreibung der Leistungen oder Produkte, Netto- und Bruttobetrag sowie die Umsatzsteuer. Für Behördenrechnungen kommt die Leitweg-ID und die Lieferantennummer des Auftraggebers dazu. Lexware Office prüft automatisch, ob alles vorhanden ist, und informiert dich, falls noch etwas fehlt.

Sollte Lexware Office das Fehlen einer Information in deiner XRechnung bemerken, die gesetzlich vorgeschrieben ist, erhältst du automatisch einen Hinweis und kannst diese dann noch ergänzen. 

Eine Unterschrift ist nicht nötig, wenn du eine XRechnung erstellst. Die XRechnung ist wie eine PDF-Rechnung ohne Unterschrift gültig. 

Ein bloßes PDF lässt sich nicht einfach in eine gültige XRechnung umwandeln, weil die strukturierten XML-Daten fehlen. Mit Lexware Office umgehst du das: Du erstellst die Rechnung gleich im richtigen Format.

Sobald du deine XRechnung in Lexware Office fertiggestellt hast, kannst du die XML-Datei mit einem Klick herunterladen. Anschließend reichst du die Datei über das Rechnungseingangsportal des jeweiligen Auftraggebers oder direkt per E-Mail ein. Lexware Office unterstützt auch den direkten Versand aus der Software heraus, sodass du die Datei nicht erst manuell speichern musst. 

Für den Empfang von E-Rechnungen steht dir in unserer Software ein digitaler Rechnungseingang zur Verfügung.

Mit Lexware Office schreibst du Rechnungen schnell und einfach online. Eine XRechnung erstellt die Software automatisch im richtigen Format und prüft dabei, ob alle Pflichtangaben enthalten sind. Du füllst die XRechnung einfach wie eine normale Rechnung aus und versendest sie direkt aus dem Programm. 

Anders als eine klassische Rechnung ist eine XRechnung kein hübsch gestaltetes Dokument mit Logo und Layout, das du am Bildschirm einfach ablesen kannst. Es handelt sich um einen reinen XML-Datensatz: Alle Rechnungsangaben – von der Rechnungsnummer über die einzelnen Positionen bis zur Umsatzsteuer – stecken in strukturierten Datenfeldern mit technischen Bezeichnungen und vielen Steuerzeichen. Für das Auge sieht das eher aus wie Programmiercode als wie eine Rechnung und ist für Menschen kaum lesbar. Für die Software der Behörde ist genau dieses Format ideal, weil sie die Daten automatisch einlesen und weiterverarbeiten kann.

Genau deshalb ist eine E-Rechnung-Software wie Lexware Office so hilfreich. Du erstellst deine Rechnung ganz normal: Empfänger auswählen, Positionen eintragen, fertigstellen. Das komplizierte XML-Format baut Lexware Office automatisch und rechtssicher im Hintergrund für dich auf. Du musst dich also nie mit dem Code selbst beschäftigen und behältst deine XRechnung trotzdem jederzeit in einer übersichtlichen Vorschau im Blick. 

Beide sind gültige E-Rechnungsformate, die den Standard EN 16931 erfüllen. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die maschinenlesbar, aber nicht direkt als PDF darstellbar ist. ZUGFeRD kombiniert hingegen eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. 

Für Rechnungen an Behörden ist in Deutschland das XRechnung-Format vorgeschrieben. Das ZUGFeRD-Format ist im B2B-Bereich zulässig, also für Rechnungen, die du an andere Unternehmen und Selbstständige stellst.

Unsere E-Rechnungs-Software versendet XRechnungen sicher und speichert erhaltene XRechnungen GoBD-konform. Deine Daten werden in hochsicheren Rechenzentren in Deutschland gespeichert. 

Mit Lexware Office erstellst du deine XRechnungen im Handumdrehen und bist gesetzlich auf der sicheren Seite. Profitiere von einer schnelleren Rechnungsstellung und spare so Zeit und Kosten.