Reisekosten als Unternehmer richtig abrechnen – so gehen Sie vor

Bei Geschäftsreisen entstehen Kosten – für Fahrt, Übernachtung oder Verpflegung. Schön wäre es, wenn man diese Reisekosten vollständig als Betriebsausgabe abziehen dürfte. Doch leider hat der Gesetzgeber bestimmte Beträge festgelegt und auch der Anlass der Reise spielt eine Rolle. Wenn Sie die Details kennen, holen Sie das Bestmögliche für sich heraus.

Reisekosten: Das Finanzamt redet mit

Allgemeine Infos zum Reisekostenrecht

Wie das Finanzamt die Reisekosten wertet, hängt vom Anlass der Reise ab. Denn Sie dürfen die Aufwendungen als Betriebsausgabe nur dann geltend machen, wenn Sie beruflich unterwegs sind. Sie müssen also vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sein. 

Wichtige Änderungen im Zuge der Reisekostenreform 2014

Im BMF-Schreiben aus dem Jahr 2014 wurde der Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ durch den Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Die“ „erste Tätigkeitsstätte” ist in den meisten Fällen die eigene Firma, kann aber auch eine Zweigestelle, eine Auslandsniederlassung oder der Laden sein, in dem man größtenteils verweilt. Dies kann von Ihnen selbst, aber auch vom zuständigen Finanzamt festgelegt werden und führt vor allem in Zusammenhang mit Arbeitnehmern zu steuerlichen Änderungen. 

Folgende Voraussetzungen muss die erste Tätigkeitsstätte erfüllen, um als solche zu gelten: 

  • Ortsfeste betriebliche Einrichtung 
  • Dauerhafte Zuweisung des Arbeitnehmers 

Im Zuge der Reisekostenreform wurden jedoch noch weitere Regelungen angepasst, darunter: 

  • Die Verpflegungspauschale wurde von einer drei- auf eine zweistufige angepasst. 
  • Der Umgang mit den Übernachtungskosten wurde geändert. 

Die aktuellen Bestimmungen zu allen Reisekosten stellen wir Ihnen auf dieser Seite vor. 

Welche Reisekosten können Sie als Unternehmer geltend machen?

Verpflegungskosten

Sie dürfen nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten geltend machen, sondern nur festgelegte Beträge. Dabei gilt: Jeder Tag ist für sich abzurechnen. Bei mehreren Auswärtstätigkeiten an einem Tag rechnen Sie die Abwesenheitszeiten zusammen.

2021 gelten für Reisekosten im Inland diese Pauschbeträge pro Tag (Tagegeld):

  • Eintägige auswärtige Tätigkeit ohne Übernachtung ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 Euro

  • Mehrtägige auswärtige Tätigkeit, d. h. 24-stündige Abwesenheit: 28 Euro

  • Anreisetag, bei einer mehrtägigen Dienstreise und Übernachtung außerhalb der Wohnung (keine Mindestabwesenheit): 14 Euro

  • Abreisetag, bei einer mehrtägigen Dienstreise und vorhergehender Übernachtung außerhalb der Wohnung (keine Mindestabwesenheit): 14 Euro

Achtung

Unterschied zwischen ein- und mehrtägiger Geschäftsreise

Seit 2014 wird zwischen einer ein- und mehrtägigen Geschäftsreise unterschieden. Handelt es sich um eine mehrtägige Dienstreise mit Übernachtung außerhalb der Wohnung, kann für den An- und Abreisetag – ganz unabhängig davon, wie viele Stunden Sie unterwegs waren – eine Pauschale von 14 Euro angesetzt werden. Dauert die Geschäftsreise hingegen nur einen Tag oder ist sie nicht mit einer auswärtigen Übernachtung verbunden, kann am An- und Abreisetag nur eine Pauschale von 14 Euro angesetzt werden, wenn die Reise an diesem Tag mindestens 8 Stunden angedauert hat.

Übernachtungskosten

Die tatsächlich entstandenen Kosten für die Übernachtung können Sie als Betriebsausgabe abziehen, wenn Sie sie mit Belegen nachweisen. Für die Ausgaben gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %. Die Vorsteuer dürfen Sie entsprechend geltend machen.

Achtung

Pauschale von 20 Euro ohne Beleg

Eine Pauschale von 20 Euro ohne Beleg ist nur möglich, wenn sie der Arbeitgeber einem Mitarbeiter erstattet, nicht wenn Sie als Unternehmer Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend machen.

Kosten für das Frühstück, Mittagessen und Abendessen sowie andere Service-Pauschalen müssen Sie getrennt ausweisen, da hier der reguläre Umsatzsteuersatz von 19  % gilt. Sie dürfen jedoch als Service-Pauschale in einem Sammelposten zusammengefasst werden. Dazu zählen unter anderem:

  • Gepäcktransport
  • Reinigen und Bügeln von Kleidung
  • Parkgebühren
  • Kommunikationskosten (Telefon, E-Mail, WLAN)
  • Schuhputzservice
  • Transportkosten zwischen Bahnhof und Flughafen

Fahrtkosten

Für Geschäftsreisen können Sie eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro ohne Nachweis geltend machen. Das gilt aber nur, wenn die Dienstreise mit einem Privatfahrzeug getätigt wurde. Für Fahrten mit einem Geschäftswagen müssen Sie die exakten Fahrtkosten ermitteln und entsprechend angeben. Diese Regel gilt auch für Reisekosten, die für öffentliche Verkehrsmittel anfallen. Hier setzen Sie ebenfalls die tatsächlich anfallenden Kosten an.

Sie sind wieder im Büro angekommen? Dann sollten Sie unbedingt Ihre Geschäftsreise nachbereiten. Neben der korrekten Aufzeichnung aller Reisekosten sollten Sie auch Kontakte pflegen und Folgetermine planen.

Nebenleistungen und Reisenebenkosten

Achtung

Beachten Sie bei Verpflegungskosten

Verpflegungskosten, wie etwa eine Abgabe für das Frühstück, müssen Sie in tatsächlicher Höhe aus der Service-Pauschale herausrechnen. Ansonsten dürfen Sie die Service-Pauschale oder die Reisenebenkosten über Einzelbelege voll als Betriebsausgabe absetzen.

Einzige Ausnahme: Sind in der Pauschale rein private Leistungen etwa für persönliche Telefonate, Massagen, die Minibar oder das Pay-TV enthalten, müssen diese Kosten ebenfalls herausgerechnet werden. Lässt sich der tatsächliche Betrag für diese Einzelposten nicht ermitteln, gilt für das Finanzamt die gesamte Service-Pauschale als privat veranlasst. Sie darf dann in voller Höhe nicht als Betriebsausgabe abgezogen werden und auch ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich.

Tipp

Machen Sie sich die Reisekostenabrechnung leicht

Die Lexware Software für Reisekostenabrechnung kennt immer alle aktuellen Pauschalen nach den steuerlichen Richtlinien. Außerdem prüft das Programm, ob Ihre Eingaben korrekt sind. So rechnen Sie alle Spesen garantiert rechtssicher ab.

Berechnung der Übernachtungskosten bei Sammelrechnungen

Existiert nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung, müssen Sie die Verpflegung (z. B. das Frühstück) herausrechnen. Lässt sich eine Verpflegungspauschale (z. B. Frühstücksabgabe) nicht feststellen, kürzen Sie den Gesamtbetrag um 20 % oder 40 % des höchsten Verpflegungspauschbetrags (also von 28 Euro). Im Einzelnen bedeutet dies:

  • Beim Frühstück wird um 20 % gekürzt, also 20 % von 28 Euro. Das ergibt einen Kürzungsbetrag von 5,60 Euro.
  • Beim Mittag- und Abendessen wird jeweils um 40 % gekürzt, also etwa beim Mittagessen 40 % von 28 Euro. Der Kürzungsbetrag beträgt demnach 11,20 Euro.

Dasselbe gilt für Service-Pauschalen, in denen Verpflegungskosten, z. B. für das Frühstück, enthalten sind.
Die Kürzung erfolgt immer tagesbezogen, maximal bis auf 0 Euro pro Tag.

Diese Angaben müssen auf die Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung ist ein offizielles Dokument und muss daher bestimmte Angaben enthalten. Dazu gehören:

  • Name des Reisenden
  • Firmenname
  • Zeitraum und Dauer der Reise
  • Ziel der Reise
  • Zweck der Reise
  • Genaue Auflistung der anfallenden Reisekosten und Pauschalen
  • Gesamter, für die Vorsteuer relevanter Betrag

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Reisekosten immer zeitnah abrechnen, spätestens im Monat nach der Reise. Bewahren Sie außerdem alle Rechnungen, Quittungen und andere Dokumente auf, die Ihnen währenddessen ausgestellt werden. So gehen Sie sicher, dass Sie bei der Abrechnung nichts vergessen. Das gilt insbesondere bei Geschäftsreisen ins Ausland, denn hier prüft das Finanzamt in der Regel besonders gründlich nach. Am besten führen Sie einen eigenen Ordner, in den Sie alle Belege Ihrer Geschäftsreise aufheben.

Tipp

Das gilt für Dienstreisen, die länger als drei Monate dauern

Wenn Ihre Dienstreise länger als drei Monate dauert, können Sie die Reisekosten für die ersten drei Monate als Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Das gilt jedoch nur, wenn Sie sich für diesen Zeitraum an der gleichen Tätigkeitsstelle befinden.

Wichtige steuerliche Hinweise für Ihre Reisekostenabrechnung

Beachten Sie die unterschiedlichen Umsatzsteuersätze bei Hotelkosten

Für Hotelkosten werden zwei unterschiedliche Umsatzsteuersätze verwendet:

  • Für die Übernachtung selbst gilt ein verminderter Steuersatz von 7 %.
  • Alle anderen Leistungen, z. B. Frühstück, werden mit 19 % besteuert.

Lassen Sie sich daher vom Hotel zwei Rechnungen ausstellen oder bestehen Sie darauf, dass die unterschiedlich besteuerten Leistungen innerhalb einer Rechnung getrennt aufgelistet werden.

Vorsteuerabzug aus tatsächlichen Reisekosten

Sie dürfen die Vorsteuer aus den tatsächlichen Kosten für Verpflegung oder Übernachtung ansetzen, wenn Sie eine Rechnung erhalten, die auf Sie ausgestellt ist und den Umsatzsteuerbetrag enthält (nur bei Rechnungen über 250 Euro).

Tipp

Kleinbetragsrechnungen

Bei Kleinbetragsrechnungen (Bruttobetrag ≤ 250 Euro; bis 31.12.2016: 150 Euro) ist die Angabe des Leistungsempfängers unerheblich. Wenn Sie aber entsprechende Angaben machen, müssen diese richtig sein.

Die Reisekosten übernimmt der Kunde

Häufig übernehmen Kunden die Reisekosten, wie den Aufwand für Bahn- und Flugtickets oder Benzin. Sehr oft verlangen sie dann die Originalbelege als Nachweis und wünschen gleichzeitig, dass die Auslagen in der Rechnung angegeben werden. Doch das ist nicht zulässig. Stattdessen sollte der Unternehmer den Nettobetrag der Auslagen in der Rechnung nennen und darauf zusätzlich Umsatzsteuer berechnen – ohne jedoch die Originalbelege aus der Hand zu geben. Fertigen Sie bei Bedarf Kopien der Belege an und geben diese raus.

Reisekostenabrechnung mit verlorenem Beleg

Grundsätzlich sollten Sie, wie bei Rechnungen auch, alle Belege und Quittungen sorgfältig verwahren. Geht aber doch einmal ein Dokument verloren, ist die Abrechnung von Reisekosten dennoch möglich. Dafür erstellen Sie einen Eigenbeleg. Achten Sie darauf, dass dieser die typischen Merkmale eines Belegs enthält:

  • Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
  • Art der Aufwendung
  • Datum der Aufwendung
  • Betrag
  • Grund, warum ein Eigenbeleg ausgestellt wurde (z. B. Verlust)
  • Datum und Unterschrift

Das Finanzamt akzeptiert solche Eigenbelege, wenn die Aufwendung einen betrieblichen Nutzen erfüllt und die Höhe der Aufwendungen glaubhaft ist. 

Tipp

Eigenbelege nur im Notfall erstellen

Achten Sie darauf, dass Sie Eigenbelege nicht regelmäßig erstellen müssen. Denn so wird die Glaubwürdigkeit Ihrer Buchhaltung untergraben und Sie können bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt Probleme bekommen.

Kosten bei Auslandsreisen

Unternehmer dürfen bei Auslandsreisen nur die tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgabe abziehen, keine Pauschalen. Sind im Übernachtungspreis Service-Pauschalen oder das Frühstück enthalten, müssen diese Kosten wie bei den Inlandsreisen herausgerechnet werden. Für Verpflegungskosten gibt es auch bei Auslandsreisen Pauschalbeträge. Diese variieren jedoch je nach Land.

Achtung

Bewahren Sie alle Unterlagen sorgfältig auf!

Bei Auslandsreisen prüft das Finanzamt besonders genau, ob es berufliche Gründe dafür gab, und fordert Belege. Deshalb sollten Sie als Nachweis alle Unterlagen aufbewahren, die die beruflichen Zwecke der Reise bestätigen. Gemischt veranlasste Reisen werden zeitanteilig in einen betrieblichen und einen privaten Anteil aufgeteilt. Dabei müssen Sie sehr sorgfältig vorgehen.

Reisekosten berechnen: Beispiele aus der Praxis

Berechnung der Verpflegungsausgaben

Fall: Unternehmer Müller ist beruflich in Hamburg tätig (mit Übernachtung). Die Geschäftsreise dauert mit An- und Abreisetag 3 Tage: Am Anreisetag ist er 6 Stunden unterwegs, am Abreisetag 20 Stunden.

Lösung: Bei der Berechnung der Verpflegungsausgaben wird jeder Tag einzeln abgerechnet. Sowohl der Anreise- als auch der Abreisetag werden unabhängig von der Dauer der Abwesenheit pauschal mit 14 Euro veranschlagt. Der Tag dazwischen wird mit 28 Euro (bei 24 Stunden) angesetzt. Zudem kann der Firmenchef die Mehrwertsteuer der tatsächlichen Verpflegungskosten (anhand der eingereichten Belege, z. B. 23,37 Euro) geltend machen. Insgesamt kommt er damit auf 71,37 Euro.

Berechnung der Fahrtkosten

Fall: Unternehmer Maier ist für eine Woche auf Geschäftsreise in Polen. Da er viele Geschäftstermine wahrnehmen muss, nimmt er sich einen Leihwagen. Er fährt in dieser Woche 1.200 Kilometer, davon etwa 100 Kilometer aus privaten Gründen.

Lösung: Da Maier für die Dauer der gesamten Geschäftsreise einen Leihwagen mietet, kann er die gesamten Kosten als Betriebsausgaben abziehen, also die Miete, Benzin- und Versicherungskosten für das Fahrzeug. Die geringfügige private Nutzung von 100 Kilometern ist unschädlich.

Hotelrechnung mit Service-Pauschale

Fall: Unternehmerin Schmidt erhält für eine Übernachtung mit verschiedenen Service-Leistungen eine Rechnung über 154,60 Euro. Die Übernachtung kostet 100 Euro zzgl. 7 % Umsatzsteuer. Der Restbetrag von 40 Euro zzgl. 19 % Umsatzsteuer beinhaltet verschiedene Serviceangebote des Hotels, deren Preise nicht einzeln aufgelistet sind. Darin ist jedoch eine Frühstücksabgabe enthalten, deren genaue Höhe nicht ermittelbar ist.

Lösung: Die Übernachtungskosten macht Schmidt voll als Betriebsausgabe geltend. Die Service-Pauschale muss um die Frühstückskosten gekürzt werden. Da sich ihre tatsächliche Höhe nicht ermitteln lässt, wendet Schmidt die Vereinfachungsregelung an, er zieht also 20 % von der höchsten Pauschale der Verpflegungsaufwendungen (28 Euro) ab. Das macht 4,80 Euro. Private Leistungen wie Massagen sind nicht in der Pauschale enthalten. Deshalb kann Schmidt den Restbetrag in voller Höhe als Betriebsausgabe abziehen (40 Euro netto minus 4,80 Euro, das ergibt 35,20 Euro). Die Vorsteuer macht Schmidt aus den Übernachtungs- wie aus den Nebenleistungen geltend und kommt damit auf 14,60 Euro.

Tipp: Hätte Unternehmerin Schmidt nicht das Service-Paket in Anspruch genommen, wäre es für sie evtl. von Vorteil gewesen, den tatsächlichen Preis für die Frühstücksabgabe zu kennen. Denn dann hätte sie möglicherweise für das Frühstück eine höhere Vorsteuer geltend machen können als die pauschalen 5,60 Euro.