Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Das sollten Sie als Unternehmer wissen

Die GuV ist zentraler Bestandteil des Jahresabschlusses bilanzierender Unternehmen. Der Beitrag zeigt, was eine Gewinn- und Verlustrechnung ist, wie sie aufgebaut ist und wie Sie sie besser lesen und interpretieren können.

Definition, Vorgaben und Unterschiede

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV-Rechnung) ist eine Gegenüberstellung der Erträge und der Aufwendungen eines Unternehmens einer Periode. Erträge und Aufwendungen werden dabei auf speziellen Ertrags- bzw. Aufwandskonten erfasst. Ziel ist es, festzustellen, wie hoch das Unternehmensergebnis einer Berichtsperiode ist und wie es sich zusammensetzt. Die GuV gehört zwingend zum Jahresabschluss eines Unternehmens (§ 242 III HGB). Ein Jahresüberschuss (positives Betriebsergebnis oder Gewinn) erhöht das Eigenkapital, ein Jahresfehlbetrag (negatives Betriebsergebnis oder Verlust) verringert das Eigenkapital eines Unternehmens.

Alle Erträge und Aufwendungen werden auf GuV-Konten gebucht. Am Ende des Geschäftsjahres werden sämtliche Konten abgeschlossen und die Salden aller Konten in die GuV gebucht. Die Salden von Aufwandskonten stehen im Soll, die von Ertragskonten im Haben. Aus den Salden von Erträgen und Aufwendungen ergibt sich dann der Gewinn oder Verlust. Daher hat die Gewinn- und Verlustrechnung am Jahresanfang auch keine Anfangsbestände.

Was ist der Unterschied zwischen GuV und EÜR?

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) hat im Prinzip die gleichen Aufgaben wie die Gewinn- und Verlustrechnung, ist aber eine vereinfachte Methode zur Gewinnberechnung. Anders als bei der GuV wird auf sie auf Zahlungszeitpunkte abgestellt, nicht auf die Zeitpunkte der Buchung. Eine EÜR kann u.a. von Freiberuflern unabhängig von der Höhe von z.B. Umsätzen und Gewinnen vorgenommen werden. Außerdem können i.d.R. Kleingewerbetreibende und BGB-Gesellschaften ihren Gewinn im Rahmen der EÜR ermitteln, wenn sie einen Umsatz von 600.000 Euro und einen Gewinn von 60.000 Euro nicht überschreiten (Kleinunternehmerregelung). Näheres zur EÜR ist u.a. in § 4 Abs. 3 des EStG geregelt.

Wer muss eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen?

Einen Jahresabschluss mit Bilanz und GuV müssen u.a. Kaufleute, Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften erstellen, die nach Handelsrecht bzw. Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet sind, eine Buchführung zu unterhalten und Abschlüsse aufzustellen. Darüber hinaus gilt die Pflicht zur Erstellung von Bilanz und GuV meist auch für gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte.

Welche gesetzlichen Vorgaben müssen bei der GuV beachtet werden?

Die wichtigsten Regeln und Vorschriften zur Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung finden sich im HGB und zwar in den Paragrafen 242 ff. Paragraf 275 Abs. 1 HGB gibt dabei vor, wie die Gliederung der GuV zu erfolgen hat. In § 277 HGB ist definiert, was z.B. Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen oder außerplanmäßige Abschreibungen sind.

GuV als Bestandteil der Bilanz

Die GuV ist zwar wie die Bilanz im engeren Sinne Bestandteil des Jahresabschlusses bilanzierungspflichtiger Unternehmen. In der Bilanz an sich wird aber nur aufgeführt, wie hoch das Eigenkapital bzw. das Ergebnis eines Geschäftsjahres ist. In der Gewinn- und Verlustrechnung hingegen wird gezeigt, wie und wodurch der Gewinn zustande kommt. Dieses Zustandekommen wird auf zahlreichen Erlös- bzw. Aufwandkosten detailliert dargestellt. Ein Gewinn erhöht das Eigenkapital, ein Verlust verringert es. Für die Ergebnisveränderung wird ein GuV-Konto abgeschlossen, welches auf der Passivseite der Bilanz aufgeführt wird. Auch das Eigenkapital wird in der Bilanz auf der Passivseite ausgewiesen.

GuV erstellen: Wie sieht der GuV-Aufbau aus?

Es gibt für die meisten Betriebe keine konkrete Vorschrift, wie eine GuV aufgebaut werden muss. Allerdings sollte die Gewinn- und Verlustrechnung so gestaltet werden, dass sie den GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) entspricht. Sie muss daher klar und übersichtlich aufgebaut werden; d.h., sie muss für sachverständige Dritte schnell zu erfassen und zu verstehen sein. Für Kapitalgesellschaften ist allerdings die Staffelform fest vorgeschrieben (§ 275 Abs. 1 HGB). Die restlichen Betriebe können sich zwischen Staffel- oder Kontenform entscheiden. Alle Unternehmen können zudem zwischen der Darstellung nach dem Gesamtkosten- oder dem Umsatzkostenverfahren wählen. Außerdem muss die Gewinn- und Verlustrechnung das Gebot der Vollständigkeit erfüllen und auch Verrechnungen (Saldierungen) sind grundsätzlich verboten (§ 246 Abs. 2 S. 1 HGB). Beispielsweise dürfen Positionen der Aktiv- grundsätzlich nicht mit Positionen der Passivseite verrechnet werden. Zwar wird durch Verrechnungen das Ergebnis nicht verändert, wohl aber gehen Übersichtlichkeit und Aussagekraft verloren. Ausnahmen gelten z.B. bei kleinen Kapitalgesellschaften, die bestimmte GuV-Konten zu einer Position Rohergebnis zusammenfassen dürfen. Man spricht hier von größenabhängigen Erleichterungen, die in § 276 geregelt werden.

GuV in Kontoform oder Staffelform darstellen

Der GuV-Aufbau kann entweder in Konten- oder in Staffelform erfolgen (Ausnahme: Kapitalgesellschaften müssen die Staffelform wählen). Die einmal gewählte Darstellungsform ist beizubehalten, um z.B. Mehrjahresvergleiche besser vornehmen zu können (Grundsatz der Bilanzkontinuität).

Kontoform

Bei der Darstellung in Kontenform wird mit zwei Spalten gearbeitet. Sie werden als Soll und Haben bezeichnet. Auf der Sollseite (linke Spalte) werden alle Aufwendungen eingetragen, etwa für den Wareneinsatz, die Personalkosten oder die Abschreibungen. Auf der Habenseite (rechte Spalte) werden alle Erträge aufgelistet, z.B. Umsätze oder sonstige betriebliche Erträge. Gewinne werden auf der Soll-, Verluste auf der Habenseite ausgewiesen. Nutzen Sie die Kontenform für Ihre Gewinn- und Verlustrechnung haben Sie den Vorteil, u.a., dass für Aufwendungen und Erträge Salden gebildet werden und man so schnell erkennen kann, wie hoch der Gesamtertrag und der Gewinn (oder Verlust) ist.

Staffelform

Bei der Darstellung der Gewinn- und Verlustrechnung in Staffelform werden zunächst die betrieblichen Erlöse erfasst und ausgewiesen. Darunter dann die betrieblichen Aufwendungen, gegliedert u.a. nach Material-, Personal- und anderen Aufwendungen. Der Saldo aus betrieblichen Erlösen und Aufwendungen ist das Betriebsergebnis. Danach werden die Erträge und Aufwendungen aus Zinsen (Finanzergebnis), das Ergebnis aus gewöhnlicher Geschäftstätigkeit sowie ein eventuell neutrales Ergebnis, Jahresergebnis, Steuern und der Bilanzgewinn oder –verlust nach Steuern ausgewiesen. Der Vorteil der Staffelform ist u.a., dass einzelne Ergebniskomponenten getrennt erfasst und dargestellt werden. Damit ist das Zustandekommen des Ergebnisses besser zu erkennen. Die Staffelform ist für Kapitalgesellschaften obligatorisch.

GuV-Rechnung: Mit Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren möglich

Die GuV-Gliederung kann nach dem Gesamtkosten- oder dem Umsatzkostenverfahren erfolgen. Beide Verfahren kommen zum gleichen Ergebnis, unterscheiden sich aber teilweise in Gliederung und Zusammensetzung. Gesamtkosten- und Umsatzkostenverfahren sind also vor allem Darstellungsalternativen. Nach HGB und IFRS (International Financial Reporting Standards, wenn Unternehmen nach internationalen Regeln bilanzieren müssen) sind beide Methoden erlaubt. Das US-GAAP (Generelly Accepted Accounting Principles) verlangt zwingend das Umsatzkostenverfahren.

Gesamtkostenverfahren (GKV)

Das Gesamtkostenverfahren ist eine so genannte Produktionserfolgsrechnung. Daher werden zur Ergebnisberechnung aller in einer Periode hergestellten Mengeneinheiten in die Berechnung der Gewinn- und Verlustrechnung einbezogen (Umsatzerlöse, Veränderungen von fertigen und unfertigen Beständen (Bestandsminderungen werden von den Umsatzerlösen abgezogen) sowie ggf. aktivierte Eigenleistungen).

Damit müssen auch alle Aufwendungen, die angefallen sind, um Umsätze, Bestände und Eigenleistungen herzustellen, erfasst und ausgewiesen werden. Das GKV ist einfach zu erstellen, da die nötigen Positionen und Zahlen direkt aus der Buchhaltung entnommen werden können. Daher ist eine Kosten- und Leistungsrechnung nicht erforderlich. Das GKV ist daher in Deutschland das am meisten verwendete Verfahren. 

Umsatzkostenverfahren (UKV)

Im Gegensatz zum GKV ist das Umsatzkostenverfahren eine reine Umsatzerfolgsrechnung. Das heißt, dass bei den Erträgen nur die Umsätze und bei den Aufwendungen nur die für die Erzielung der Umsatzerlöse anfallenden Kosten berücksichtigt und in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen werden. Bestandsveränderungen sowie aktivierte Eigenleistungen und deren Aufwendungen bleiben unberücksichtigt und erst ausgewiesen, wenn z. B. gelagerte Fertigwaren verkauft werden, d.h., zumindest Teile Aufwendungen werden unabhängig davon ausgewiesen, ob sie im abgelaufenen Geschäftsjahr oder früheren Geschäftsjahren angefallen sind.

Die Umsatzerlöse werden nach Artikel, die Aufwendungen nicht nach Arten, sondern nach Funktionsbereichen (Herstellung, Vertrieb und allgemeine Verwaltung) untergliedert. Die Aufwendungen können, anders als beim GKV, nicht direkt aus der Buchhaltung entnommen werden, da sie auf Bereiche bzw. Kostenstellen zuzuordnen sind. Daher ist die Einrichtung einer Kosten- und Leistungsrechnung notwendig. International bzw. bei größeren und börsennotierten Unternehmen wird meist das UKV verwendet.

GuV-Gliederung nach Bruttoprinzip oder Nettoprinzip

Bei der GuV wird außerdem nach dem Brutto- und dem Nettoprinzip unterschieden, wobei das Bruttoprinzip im Kern für alle bilanzierenden Unternehmen gilt und das Nettoprinzip nur für kleine Betriebe Anwendung finden darf. 

Bruttoprinzip

Beim Bruttoprinzip müssen alle Ertrags- und Aufwandsarten als Einzelpositionen in der Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführt werden. Eine Saldierung von Erträgen und Aufwendungen im Vorfeld ist nicht zulässig (s. auch Verrechnungsverbot).

Nettoprinzip

Ausnahmen bestehen in einigen Fällen für kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften. Diese dürfen bestimmte Positionen in der GuV zusammenfassen, etwa die Umsatzerlöse und die Materialaufwendungen, und müssen hier nur den Rohertrag ausweisen. Diese Vorgehensweise wird als Nettoprinzip bezeichnet. Ziel ist es vor allem, kleinere Unternehmen von einem zu starken Einblick der Konkurrenz in die Erfolgsstruktur zu schützen. Allerdings entbindet auch das Nettoprinzip nicht von der Verpflichtung, einen detaillierten Kontenplan zu führen. Er muss so aufgebaut sein, dass erkennbar ist, wo ggf. Saldierungen erfolgt sind.

Tipp

GuV einfach mit einer Buchhaltungssoftware erstellen

Die Buchhaltung ist nicht unbedingt Ihr Steckenpferd? Aber einen Experten wollen Sie nicht zu Rate ziehen? Mit einer Buchhaltungssoftware können Sie kann bequem die Gewinn- und Verlustrechnung selbst erstellen. Das Programm zeigt Fehler und Korrekturen an. Zudem ist es stets auf dem neuesten Stand, was die Gesetzgebung betrifft.