Rechnungswesen verstehen: Was Sie als Unternehmer wissen müssen

Oftmals scheinen die Inhalte, Ziele und Aufgaben des Rechnungswesens sehr theoretisch und umständlich. Das macht es schwer, direkten Zugang zu diesem wichtigen Teilbereich des Unternehmens zu finden. Gerade das externe Rechnungswesen ist eine Herausforderung, da Sie sich hierbei durch zahlreiche Paragrafen kämpfen müssen. Zur ordnungsgemäßen Buchführung ist jedoch jeder Kaufmann nach dem Handelsgesetzbuch verpflichtet. Dabei gilt es, zahlreiche Regeln und Vorschriften in Bezug auf Form und Inhalt einzuhalten. Haben Sie sich die Grundsätze für das Rechnungswesen aber erst einmal angeeignet, sind die Buchungen der Geschäftsvorfälle und die Bilanzierung reine Übungssache.

Rechnungswesen im Überblick

In Sachen Rechnungswesen, Buchhaltung und Steuern verlangen die Finanzbehörden deutschen Unternehmen eine ganze Menge ab. Fakt ist: Um die Bürokratie kommen Sie nicht herum. Und selbst wenn Ihr Steuerberater die Detailarbeit erledigt, sollten Sie als Unternehmer doch zumindest das Grundprinzip des betrieblichen Rechnungswesens kennen und verstehen. Darüber hinaus gibt es aber auch noch andere Gründe, sich mit Offene-Posten-Listen und T-Konten zu beschäftigen. Sie erhalten beispielsweise wertvolle Informationen zur wirtschaftlichen Lage Ihres Unternehmens. Dieses Wissen bildet die Basis für den Erfolg und den weiteren Weg. Aus diesem Grund haben wir Ihnen hier die wichtigsten Basics rund um das Thema Finanz- und Rechnungswesen in Unternehmen zusammengefasst. 

Definition

Definition Rechnungswesen

Als Rechnungswesen (genauer gesagt betriebliches oder kaufmännisches Rechnungswesen) werden alle Verfahren betitelt, die für das systematische Erfassen und Auswerten der Vorgänge innerhalb eines Unternehmens zuständig sind. Diese sind für die Planung, Kontrolle und Steuerung des innerbetrieblichen Geschehens verantwortlich. Kurz gesagt: Mit dem Rechnungswesen ermitteln Sie das Bestandsvermögen Ihrer Firma und machen Ihren Unternehmenserfolg messbar.

Hauptaufgaben und Ziele des Rechnungswesens

Das Rechnungswesen umfasst eine Vielzahl verschiedener Aufgaben. In erster Linie dient es dazu, Ihre betriebswirtschaftlichen Daten zu erfassen, zu kontrollieren und auszuwerten. Dies ist wichtig, damit Sie stets einen kompletten Überblick über die einzelnen Vorgänge innerhalb Ihres Unternehmens behalten.  

Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, alle Geschäftsfälle zu dokumentieren. So wissen Finanzamt und Staat, wie es um Ihr Unternehmen steht, ob Sie Steuern korrekt abführen und ob alles mit rechten Dingen zugeht. Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz sowie Jahresabschluss innerhalb des Rechnungswesens helfen Ihnen dabei, diesen Verpflichtungen nachzukommen. Für Sie sind die einzelnen Aufgaben des Rechnungswesens gleichzeitig relevant, um die wirtschaftliche Lage Ihrer Firma einschätzen zu können. Das gibt Ihnen Planungssicherheit für die Zukunft. Zudem verhindert es Zahlungsengpässe und zeigt potenziellen Investoren, aus welchen Gründen es für diese rentabel ist, in Ihr Unternehmen zu investieren. 

Die Hauptaufgaben des Rechnungswesens auf einen Blick: 

  • Dokumentation: Sie dokumentieren alle Geschäftsvorfälle, indem Sie diese auf die passenden Konten buchen – egal, ob es sich um den Kauf von Büromaterial, Lohnkosten oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung handelt. 
  • Informationen zur Verfügung stellen: Hierzu zählt beispielsweise der Jahresabschluss, den Sie dem Finanzamt zur Verfügung stellen. 
  • Kontrolle: Anhand der Daten kontrollieren Sie die Liquidität und Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens. 
  • Disposition: Durch vielfältige Auswertungen sind Sie in der Lage, strategische Entscheidungen zu treffen. 

Die einzelnen Aufgaben des Rechnungswesens ergeben sich aus den Teilbereichen, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen.   

Teilbereiche des Rechnungswesens

Um das Rechnungswesen verstehen zu können, sollten Sie sich zwingend einen Überblick über seine Teilbereiche, deren Aufgaben und Besonderheiten verschaffen. Grundsätzlich umfasst der Aufbau des Rechnungswesens folgende vier Bereiche:  

Externes Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung)

Das externe Rechnungswesen dient der Abbildung der finanziellen Lage des Unternehmens nach außen.  

  • Arbeitnehmer 
  • Staat 
  • Finanzamt 
  • Gläubiger 
  • Gesellschafter 
  • Kunden 
  • Lieferanten 
  • Öffentlichkeit 

Es umfasst die Buchführung und die Bilanzierung sowie die Erstellung der Inventur, den Jahresabschluss und die Lagerberichte. Dieser Bereich des Rechnungswesens ist durch das Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Es soll primär sowohl Finanzbehörden als auch Gläubigern, ebenso wie Unternehmenseigner stets objektiv und aktuell über die Vermögens- Finanz- und Ertragslage des Unternehmens informieren. Außerdem liefert es die Zahlen für andere Unternehmensbereiche. 

Internes Rechnungswesen (Controlling)

Dieser Teilbereich wird auch Controlling genannt und umfasst die Kostenträger-, Kostenstellen- und die Kostenartenrechnung sowie die Kostenträgerstückrechnung. Zudem dient das interne Rechnungswesen dem Management als Entscheidungsgrundlage. Die Unternehmensprozesse werden hierfür im Hinblick auf den zu maximierenden Unternehmenserfolg analysiert und bewertet. Auf diese Weise wird die Wirtschaftlichkeit der Firma überwacht. 

Betriebswirtschaftliche Statistik und Vergleichsrechnung

Diese Bereiche des Rechnungswesens erstellen einzelbetriebliche und zwischenbetriebliche Vergleiche auf Basis der ermittelten Zahlen, um die Entwicklung des Unternehmens im Zeitverlauf oder mit Konkurrenzunternehmen vergleichen zu können. 

Planungsrechnung oder Budgetierung

 Diese vereint alle ermittelten Zahlen aus dem externen und internen Rechnungswesen sowie der Statistik, um Unternehmenspläne für die Zukunft zu erstellen. 

Rechnungswesen lernen: 5 Tipps für Anfänger

Das Rechnungswesen ist eigentlich nicht so schwer, sobald Sie die Grundlagen verstanden haben. An dieser Stelle erhalten Sie von uns fünf Tipps als Einführung in das Rechnungswesen und somit auch in die Buchhaltung. 

Tipp 1: Schauen Sie die wichtigsten Auswertungen monatlich durch

Gegen die organisatorische Durchführung und gegen die Beratung eines Steuerberaters ist nichts einzuwenden. Trotzdem sollten Sie nicht alles, was mit Ihrem internen Rechnungswesen zu tun hat, einfach an Ihren Steuerberater delegieren. Geben Sie ruhig Ihre Belege zur Buchung ab, aber verabschieden Sie sich nicht vom Rechnungswesen und den Vorgängen an sich. Versuchen Sie stattdessen, von der akribischen Buchungsarbeit durch Profis zu profitieren.  

Der Grund: Die Auswertungen helfen Ihnen, Ihr Unternehmen aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Schauen Sie sich die Zahlen zu Umsatz, Ertrag und Liquidität genau an und spielen Sie Szenarien durch. Dann sind Sie auch auf das nächste Kreditgespräch mit Ihrem Banker bestens vorbereitet. 

Tipp

Lassen Sie sich die folgenden Auswertungen monatlich zusenden und analysieren Sie diese

  • Monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA
  • Offene-Posten-Liste (OPOS) 
  • Summen- und Saldenliste für Einzelbetrachtungen (SuSa) 
  • Wertenachweis als weitere Aufgliederung der BWA 
  • Chefübersicht oder Controlling-Report, der auch zur Liquiditätsentwicklung, Einlagen und Entnahmen etc. kompakte Informationen liefert. 

Tipp 2: Um das Rechnungswesen zu verstehen, brauchen Sie keine Gesetze

Die gute Nachricht ist: Für das prinzipielle Verständnis des Rechnungswesens brauchen Sie keine Gesetzestexte. Die Buchführung wurde vor Jahrhunderten entwickelt, lange bevor es ein Finanzamt oder Steuergesetzbücher gab. Dahinter steckt eine betriebswirtschaftliche Denkweise, die das widerspiegelt, was beim Wirtschaften passiert. Diese Denkweise und somit die wirtschaftlichen Vorgänge zu verstehen, ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Erfolgs. 

Bei der Anwendung der doppelten Buchführung hat man schon früh erkannt, dass Werte sich auch dann ändern, wenn kein Geld fließt. Eine Maschine verliert beispielsweise durch Nutzung oder Alterung jedes Jahr an Wert. Aber dafür schreibt Ihnen niemand eine Rechnung (es fließt eben kein Geld). Wer nicht kaufmännisch denkt, dem wird diese Wertveränderung nicht bewusst. 

Info

Das Gesetz regelt lediglich die steuerlichen Rahmenbedingungen des Rechnungswesens, zum Beispiel:

  • Darf oder muss etwas abgeschrieben werden? 
  • In welcher Höhe muss etwas abgeschrieben werden? 
  • Über welchen Zeitraum wird was abgeschrieben? 
  • Welche Wahlmöglichkeiten gibt es für die Abschreibung

Für das grundlegende Verständnis brauchen Sie das Gesetz aber nicht. Dies ist einer der Gründe, warum Unternehmen ein gut gepolstertes Auftrags- und Bankkonto haben können, und dennoch Verluste schreiben: weil hohe Abschreibungen Aufwendungen produzieren, ohne das Bankkonto zu berühren. Der große Knall kommt erst, wenn eine teure Maschine ersetzt werden muss und so die Liquidität belastet. Ein häufiger Fall aus der Praxis, der mit einer seriös berechneten Wertminderung (und entsprechenden Buchungen) sowie einer Liquiditätsplanung aufgefallen wäre.   

Wenn Sie also Gesetze ausblenden und sich auf die kaufmännischen Zusammenhänge des Rechnungswesens konzentrieren, lernen Sie schneller und profitieren stärker. Der Grund: Es ist das Wissen, das Sie zur Unternehmensführung brauchen. Für die Einhaltung der Gesetze (ob Sie 5 % oder 10 % jährlich abschreiben oder einen Sammelposten bilden können) sorgt Ihre Steuerberatung oder eine Buchhaltungssoftware wie Lexware buchhaltung. 

Tipp 3: Lernen Sie Soll und Haben sowie die Bedeutung von T-Konten

Das erscheint Ihnen zu banal? Sie wollen lieber gleich die großen, die wichtigen Auswertungen nutzen wie Bilanzen und Ergebnisrechnungen? Ganz offen: das geht nur mit Erfahrung und Buchhaltungswissen. Das Rechnungswesen ist nicht einfach erklärt, nur weil Ihr Steuerberater scheinbar recht fix durch Ihre Buchführung kommt. Wer Soll und Haben, T-Konten und einige andere grundlegende Dinge im Rechnungswesen nicht wirklich verstanden hat, wird auch anspruchsvolle Sachverhalte wie Rückstellungen oder Rechnungsabgrenzungsposten nicht verstehen. Dadurch ziehen Sie auch keinen großen Erkenntnisgewinn aus Bilanzen oder Ergebnisrechnungen. 

Info

Ein Beispiel:

Der Buchungssatz „Fuhrpark an Kasse“ erfasst den Einkauf eines Fahrzeugs gegen Barzahlung. Durch die genutzten T-Konten wird Folgendes ersichtlich: 

  • Ein liquiditätswirksames Konto (Kasse) wird bebucht, also ist der Cashflow betroffen. 
  • Erfolgskonten (Aufwand, Ertrag) sind nicht betroffen, also kann der Geschäftsvorfall keine Gewinnwirkung haben. 
  • Das Anlagevermögen wird berührt (Fuhrpark), also erfolgt eine Verschiebung liquider Mittel in längerfristige Investitionen. 
  • Es sind zukünftig Gewinnminderungen zu erwarten, da dieses Konto Abschreibungen unterliegt. 

Allein der Buchungssatz liefert bereits die genannten Informationen. Sicher: Das Beispiel Fahrzeugkauf ist noch sehr offensichtlich. Aber die Denkweise hilft auch bei deutlich komplexeren Fragestellungen (z. B. Rückstellungen oder Rechnungsabgrenzungsposten), deren Auswirkungen Ihnen mit einer T-Kontenstruktur viel schneller offenbart werden. Die Bildung einer Rückstellung (z. B. „Schadenersatz an Rückstellungen für Schadenersatz“) ist stets sinnvoll. Der Grund: 

  • Es berührt ein Eigenkapitalkonto (Aufwandskonto Schadenersatz) und ist somit offensichtlich gewinnwirksam. 
  • Es berührt kein liquiditätswirksames Konto (Bank oder Kasse) und ist somit nicht liquiditätswirksam (entgegen dem verbreiteten Missverständnis, dass bei der Bildung von Rückstellungen „Geld auf die Seite gelegt“ wird). 
  • Es wird höchstens indirekt liquiditätswirksam, wenn in Gewinnjahren durch die Ergebnisminderung Steuern reduziert oder die Ausschüttungsbasis verringert wird. 

Tipp 4: Konzentrieren Sie sich zunächst auf Liquidität und Erfolg

Verlieren Sie sich nicht in Details. Versuchen Sie, das Prinzip des Rechnungswesens zu verstehen, um ein möglichst gutes Gesamtbild Ihres Unternehmens zu erhalten. Zum Gesamtbild gehört die Frage, wie sich Liquidität (Geldfluss) und Erfolg (Gewinn oder Verlust) verändern. Nicht alle Geschäftsvorfälle haben Einfluss auf Liquidität oder Erfolg. Manche Geschäftsvorfälle sind gewinn- und liquiditätswirksam, manche betreffen nur einen der beiden Bereiche, und andere wiederum sind weder das eine noch das andere. 

Info

Ein Beispiel:

Kaufen Sie eine Maschine gegen 60 Tage Zahlungsziel, ist keiner der beiden Aspekte betroffen. Sie haben mehr Maschinen (Anlagevermögen steigt), gleichzeitig mehr Schulden (Verbindlichkeiten steigen), aber ein direktes Liquiditätskonto wie Kasse oder Bank oder ein Erfolgskonto sind nicht berührt. Zahlen Sie nach 60 Tagen die Maschine, sinkt Ihr Bankkonto, aber auch Ihr Schuldenstand. Noch immer ist keine Gewinnwirkung gegeben, wohl aber jetzt eine direkte Liquiditätswirkung durch den Geldabfluss. Erst wenn Sie die Maschine am Jahresende mit 10 % abschreiben, wird dieser Geschäftsvorfall erfolgswirksam – jetzt aber ohne Liquiditätswirkung, denn Geld fließt nicht.   

Wenn Sie Ihre Geschäftsvorfälle in diese Kategorien einteilen, werden die Auswertungen verständlicher:  

  • Eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) zeigt Ihnen ausschließlich Ihre erfolgswirksamen Vorfälle. Das erklärt auch, warum Sie keine Bilanzkonten darin sehen.  
  • Die Liquiditätsplanung hingegen zeigt Ihnen ausschließlich die Vorgänge mit Geldfluss.  
  • Die SuSa (Summen- und Saldenliste) zeigt Ihnen alle T-Konten für alle Geschäftsvorfälle, damit Sie im Einzelnen erkennen, wie sich individuelle T-Konten verändert haben.  

Alles andere ist zwar nicht unwichtig, aber nachrangig. Wenn Sie die Buchhaltung, das Rechnungswesen und die einzelnen Erklärungen verstehen, sehen Sie auf einen Blick, wie sich Ihr Gewinn oder Verlust (Erfolg) oder Ihre Liquidität (Cashflow) entwickelt haben. 

Mit Buchhaltungsprogrammen wie lexoffice Buchhaltung & Berichte lassen sich übersichtlich zusammengefasste Auswertungen (BWAs und weitere) erstellen.  

Wenn Sie durch Buchhaltungskenntnisse diese Zusammenhänge verstehen, müssen Sie Ihre Steuerberatung nie mehr fragen, warum ein Verlust entstanden ist, obwohl doch der Kontostand bei der Bank so hoch ist. 

Tipp 5: Arbeiten Sie intensiv mit Profis zusammen

Das Rechnungswesen ist ohne Know-how nicht leicht nebenbei gemacht. Aus diesem Grund interessieren viele Unternehmer Details der Buchhaltung nicht. Sehr wohl aber sollten Sie die kaufmännischen Auswertungen Ihrer Firma interessieren. Hat sich beispielsweise der Materialaufwand im Vergleich zum Vorjahr geändert? Das sieht man in der BWA, wenn diese neben dem Materialverbrauch dieses Jahres auch den Vorjahrsverbrauch ausweist. 

Tipp

Schauen Sie sich auch den Wertenachweis an!

In der BWA selbst sehen Sie nur eine Position „Materialverbrauch“. Lassen Sie sich deshalb von der Steuerberatung den Wertenachweis zeigen! Das ist eine zusätzliche Auswertung, die angibt, welche T-Konten sich hinter einer BWA-Position verstecken. Hintergrund: Die BWA ist in Zeilen untergliedert, die Nummern haben. Angenommen, „Materialverbrauch“ sei Zeile 10. Dann listet der Wertenachweis unter Zeile 10 jedes einzelne Materialverbrauchskonto auf, das in die BWA-Summe „Materialverbrauch“ eingeflossen ist. Wenn Sie ein besonders auffälliges Materialverbrauchskonto entdecken, können Sie sich dort jede einzelne Buchung ansehen und ggfs. den Einzelbeleg anfordern. 

Wenn Sie auf Auffälligkeiten stoßen, sprechen Sie darüber mit Ihrer Steuerberatung oder Bilanzbuchhaltung, die Ihnen die betriebswirtschaftlichen Auswirkungen detailliert erläutern kann.  

Interpretation der Unternehmenszahlen

Statistik ist nicht jedermanns Sache, da es ein sehr theoretischer und mathematischer Bereich ist. Die Auswertung von intern (das Unternehmen selbst betreffend) oder extern (zum Beispiel andere Unternehmen der gleichen Branche betreffend) ermittelten Zahlen ist jedoch für die Kontrolle der Unternehmensentwicklung und die Zukunftsplanung unerlässlich. 

Wer kann mich im Rechnungswesen unterstützen?

Es ist keine Schande, sich Hilfe in den Bereichen zu suchen, in denen das eigene Know-how fehlt. Gerade im Rechnungswesen lohnt sich Unterstützung, da eine adäquate Durchführung unerlässlich für den Fortbestand Ihres Unternehmens ist. Doch welche Möglichkeiten stehen Ihnen offen? 

Das Konsultieren eines Steuerberaters ist häufig mit hohen Kosten verbunden

Nicht jedes Unternehmen kann sich eine eigene Buchhaltung leisten. Gerade bei Start-ups sitzt das Geld am Anfang nicht locker. Wer sich mit dem Rechnungswesen nicht auskennt, benötigt aber einen fachkundigen Experten an seiner Seite: Zum Beispiel einen Steuerberater. Dieser ist geschult in der Buchhaltung und kann Ihnen alle Aufgaben abnehmen, die damit zusammenhängen. Das Problem: Gute Arbeit will gut bezahlt werden. Aus diesem Grund ist das Auslagern der Buchführung an den Steuerberater immer mit recht hohen Kosten verbunden. Expertise hat schließlich seinen Preis. Generell gilt aber: lieber einen Steuerberater als gar keine Hilfe, wenn Sie sich in der Thematik nicht auskennen oder noch unsicher sind. 

Die kostengünstige Alternative: Professionelle Buchhaltungssoftware

Sie haben sich bereits in das Thema Rechnungswesen eingearbeitet und fühlen sich nun fit genug, um die Buchhaltung selbst in die Hand zu nehmen? Dann helfen Ihnen beim Rechnungswesen spezielle Programme, welche die Buchführung ganz einfach machen. Markführer Lexware hat verschiedene Software-Lösungen für Selbstständige sowie kleine und mittlere Unternehmen, die unterschiedliche Anforderungen abdecken: 

  • Lexware buchhaltung: Mit unserer Buchhaltungssoftware für den PC geht Ihnen das Buchen sämtlicher Geschäftsvorfälle leicht von der Hand. Ob Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung – am Ende des Jahres erstellen Sie Ihren Jahresabschluss einfach selbst.  
  • lexoffice: Buchhaltung lässt sich ganz einfach online und unterwegs erledigen mit unserer Cloud-Lösung lexoffice. Im Handumdrehen erstellen Sie Rechnungen und Aufträge, verbinden Belege und speichern alles zentral auf einem Server ab. Die Buchführung übernimmt die Software automatisch im Hintergrund. Sie benötigen also keine Vorkenntnisse im Rechnungswesen, um die Software zu bedienen.