Doppelte Buchführung: Das Wichtigste für Unternehmer einfach erklärt

Unternehmer können ihren Gewinn nach der einfachen oder nach der doppelten Buchführung ermitteln. Hier lesen Sie, welche Unterschiede es zwischen einfacher und doppelter Buchführung gibt, wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist und wann ein freiwilliger Wechsel zur doppelten Buchführung sinnvoll sein kann.

Was ist doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung (auch: "doppelte Buchhaltung" oder "Doppik") ist eine bestimmte Form der Buchführung, bei der jeder Geschäftsvorfall zweifach erfasst wird. Ein Buchungssatz beinhaltet dabei prinzipiell eine Buchung in Soll und Haben sowie die Buchung auf zwei verschiedene Konten (Konto und Gegenkonto). Die doppelte Buchführung wurde von ihren Erfindern schon im Mittelalter angewandt, um Vermögensvorgänge genau zu erfassen. Das Gegenstück der doppelten Buchführung ist die einfache Buchführung auch EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) genannt. 

Aufgaben der doppelten Buchführung

Mit Hilfe der doppelten Buchführung erstellen buchführungspflichtige Unternehmen ihre Bilanz und ihre Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), um so ihren Gewinn für den Jahresabschluss zu ermitteln. Der Begriff der doppelten Buchführung ist allerdings nicht nur durch die Erfassung auf zwei Konten (Konto und Gegenkonto) und die Erfassung der Geschäftsvorfälle in mindestens zwei Büchern entstanden. 

Doppelte Buchführung bedeutet außerdem vor allem eine doppelte Ergebnisermittlung. Denn das erzielte Ergebnis lässt sich einerseits durch Bestandsvergleich ermitteln, andererseits auch durch die Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung darstellen. Mit der doppelten Buchführung wird somit die rechnerische Richtigkeit aller Buchungen sichergestellt. Aus den verschiedenen Buchungen entsteht durch Abschluss der einzelnen Bestandskonten zum Bilanzstichtag schließlich eine Bilanz.

Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?

Zwischen der einfachen Buchführung (der Einnahmen-Überschussrechnung) und der doppelten Buchführung (Bilanzierung) bestehen erhebliche Unterschiede. Diese betreffen hauptsächlich folgende Aspekte:

  • Berechnung: Hier gilt bei der einfachen Buchführung (EÜR) das Zu- und Abflussprinzip. Betriebseinnahmen erhöhen den Gewinn nur bei Vereinnahmung; Betriebsausgaben sind nur bei Verausgabung zu erfassen. Die doppelte Buchführung basiert dagegen auf dem Prinzip der Rechnungslegung. D. h. es müssen sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen sowie deren Bezahlung verbucht werden.
  • Inventur: Während der Unternehmer bei der EÜR keine Inventur durchführen muss, ist er bei der doppelten Buchführung zur Inventur verpflichtet.
  • Nebenbücher: Auch hier wird der erhöhte Aufwand sichtbar: Bei einfacher Buchführung sind keine Nebenbücher zu führen, bei der doppelten Buchführung dagegen schon (z. B. Kontokorrentbuch, Lagerbuchhaltung, Lohnbuchhaltung etc.)
  • Buchungen: Während bei der einfachen Buchführung nur Aufwendungen und Erträge verbucht werden, sind bei der doppelten Buchführung alle finanz- oder vermögensrelevanten Geschäftsvorfälle auf sogenannte Bestandskonten und Erfolgskonten zu buchen.

Tipp

Von der EÜR zur Bilanz

Sie möchten von der Einnahmen-Überschussrechnung zur doppelten Buchführung wechseln? In unserem Beitrag erfahren Sie, wie Sie den Wechsel von der EÜR zur Bilanz problemlos vollziehen und steuerliche Vorteile nutzen. 

Für welche Unternehmen gilt die Buchführungspflicht?

Folgende Unternehmer sind nach § 238 Handelsgesetzbuch (HGB) zur doppelten Buchführung verpflichtet:

  • der eingetragene Kaufmann (e.K.),
  • die offene Handelsgesellschaft (oHG),
  • die Kommanditgesellschaft (KG),
  • die Aktiengesellschaft (AG),
  • die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und
  • die UG (haftungsbeschränkt).

Wer ist nicht buchführungspflichtig?

Alle Unternehmer, die gewerblich tätig und nicht ins Handelsregister eingetragen sind, müssen ihren Gewinn nur dann nach der doppelten Buchführung ermitteln, wenn sie im vorangegangenen Jahr einen Umsatz von mehr als 600.000 Euro erzielt haben oder wenn der Vorjahresgewinn über 60.000 Euro lag.

Tipp

Einzelkaufleute und die doppelte Buchführung

Auch Einzelkaufleute sind ausnahmsweise von der handelsrechtlichen Verpflichtung zur doppelten Buchführung befreit, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen (§ 241a Satz 1 HGB). 

Freiberufler sind grundsätzlich nicht verpflichtet, ihren Gewinn nach der doppelten Buchführung zu ermitteln. Für sie genügt in jedem Fall eine einfache Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR).

Buchführungspflicht: Was passiert, wenn die gesetzlichen Grenzen überschritten werden?

Sobald die Größenkriterien von maximal 600.000 Euro Umsatzerlöse in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten werden und der Gewinn höher als 60.000 Euro ist, beginnt die handelsrechtliche und damit auch die steuerrechtliche doppelte Buchführungspflicht.

System der doppelten Buchführung: So funktioniert's

Die doppelte Buchführung wird häufig auch als Bilanzierung oder kaufmännische Buchhaltung bezeichnet und eingesetzt, um den Gewinn zu ermitteln. Jeder Geschäftsvorfall wird pro Buchungssatz zweifach, also doppelt, erfasst: Einmal im Soll und einmal im Haben (bzw. auf Konto und Gegenkonto). Der im Soll und im Haben gebuchte Wert ist dabei identisch. Analog dazu muss auch die Summe der Aktivseite der Summe der Passivseite entsprechen. Die Grundzüge der doppelten Buchhaltung oder Buchführung basieren also auf der Grundlage von zwei Säulen: Soll und Haben.

Kontenarten der doppelten Buchführung

Da im Rahmen der doppelten Buchführung die einzelnen Geschäftsvorfälle sachlich geordnet erfasst werden müssen, sind verschiedene Konten nötig. Die verschiedenen Kontenarten haben gemeinsam, dass sie als T-Konto dargestellt werden können. Das T-Konto teilt jedes Konto in eine Soll- (linke Spalte) und eine Haben-Seite (rechte Spalte). Es gibt:

  • Bestandskonten (aktive und passive)
  • Erlöskonten
  • Aufwandskonten

Um die Buchführung vergleichbar und einheitlich zu gestalten, wurden verschiedene Kontenrahmen entwickelt. In Kontenrahmen werden die Konten mittels Kontenklassen, Kontengruppen und Kontenarten übersichtlich strukturiert. Geläufige Kontenrahmen sind zum Beispiel der Standardkostenrahmen 03 (SKR 03) und der Standardkostenrahmen 04 (SKR 04). 

Bücher der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung setzt dabei das Führen eines Grundbuchs und eines Hauptbuchs voraus: Im Grundbuch werden die einzelnen Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge erfasst. Im Hauptbuch werden alle Geschäftsvorfälle zusätzlich sachlich/inhaltlich geordnet.

Wann ist der freiwillige Wechsel der Gewinnermittlung sinnvoll?

Sind Sie weder nach Handels- noch nach Steuerrecht zur doppelten Buchführung verpflichtet, kann es sich dennoch lohnen, den Gewinn mittels doppelter Buchführung zu ermitteln. Dann kommt ein freiwilliger Wechsel zur doppelten Buchführung in Betracht. Das kann beispielsweise in folgenden Fällen sinnvoll sein:

  • Hohe Risiken: Bestehen hohe Risiken aus Garantieverpflichtungen oder droht Ihnen eine Schadensersatzzahlung aus einem laufenden Prozess, können Sie bei der doppelten Buchführung Ihren Gewinn durch Bilanzierung einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten steuerwirksam mindern.
  • Auswertungen: Die doppelte Buchführung bringt auch Vorteile bei der Auswertung von Unternehmenszahlen. Durch Plausibilitätskontrollen sind Sie schnell im Bild, wenn eine finanzielle Schieflage droht, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden oder wenn bestimmte Produkte zu Ladenhütern werden.
  • Kreditbedarf: Kreditgeber sind häufig eher bereit, einen Kredit zu gewähren, wenn der Unternehmer eine Bilanz führt. Der Grund: Der Investor kann einer Bilanz erheblich mehr betriebswirtschaftliche und finanztechnische Informationen (Vermögen, finanzielle Risiken etc.) entnehmen als einer Einnahmen-Überschussrechnung. Er kann also besser abschätzen, wie hoch sein Ausfallrisiko ist. 

Vor- und Nachteile im Überblick

Der wesentliche Vorteil der Doppik ist, dass alle chronologisch anfallenden Geschäftsvorfälle sachlich nach ihrer Vermögens- und Erfolgswirkung erfasst werden können. Somit ist die doppelte Buchführung erheblich übersichtlicher und ermöglicht bessere Analysen. Denn: Sie bildet das gesamte Vermögen des Unternehmens ab. Außerdem gibt sie Auskunft über die Herkunft des Vermögens. Sie liefert damit alle wichtigen Informationen, die z. B. für Kreditgeber relevant sein können und steigert so die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens.

Der Nachteil ist, dass die doppelte Buchführung im Unterschied zur Einnahmen-Überschussrechnung mit großem Aufwand verbunden und komplizierter ist. Außerdem müssen bei der doppischen Buchführung die Steuern im Voraus gezahlt werden und nicht wie bei der EÜR erst dann, wenn der Gewinn realisiert ist. 

Mit Buchhaltungssoftware doppelte Buchführung selber machen

Als Unternehmer hat man verschiedene Möglichkeiten der Buchführungspflicht nachzukommen und die Doppik zu erledigen. Eine Möglichkeit ist, die Buchführung einem externen Experten, wie z. B. einem Bilanzbuchhalter oder Steuerberater, zu übergeben, was meist kostspielig wird. Die kostengünstigere Alternative ist demgegenüber, die Buchführung mit einer Buchhaltungssoftware selbst zu erledigen.

Vorteile einer Software

Die Vorteile einer Buchhaltungssoftware liegen auf der Hand: Der Aufwand für die Buchhaltung wird auf ein Mindestmaß reduziert und die Kosten im Vergleich zu einem externen Buchhalter erheblich reduziert. Mit einer modernen Software kann man auch als Laie die doppelte Buchhaltung problemlos erledigen und Buchungen schnell, korrekt und rechtssicher vornehmen.

Mit einer handelsüblichen Buchhaltungssoftware müssen Sie als Einzelunternehmer ein- und denselben Geschäftsvorfall nicht mehrfach aufzeichnen. In der elektronischen Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall nur einmal erfasst und von der Software automatisch eine Buchung in die verschiedenen Bücher vorgenommen.

Tipp

Lexware buchhaltung: Doppelte Buchführung leicht gemacht

Mit der Buchhaltungssoftware von Lexware müssen Sie kein Buchhaltungsprofi sein, um ihre Finanzbuchhaltung fehlerfrei und rechtssicher zu erledigen. Denn mit unserer leicht bedienbaren Lexware Buchhaltungssoftware geht das Buchen ganz einfach. Dank vielfältiger Analysemöglichkeiten behalten Sie immer den Überblick über Ihre Finanzen. Besonders praktisch sind nicht nur die vorgefertigten Buchungsvorlagen, sondern auch das integrierte Mahnwesen und Lexware online banking.

Sind Selbstständige buchführungspflichtig?

Steuerpflichtige, die Einkünfte aus selbstständiger Arbeit nach § 18 EstG erzielen, sind grundsätzlich von der Buchführungspflicht befreit. Allerdings bedeutet das nicht automatisch, dass keinerlei Aufzeichnungen geführt werden müssen. So sind z. B. Aufzeichnungspflichten für Betriebseinnahmen und Entnahmen, für Betriebsausgaben usw. zu berücksichtigen.

Wann beginnt die Buchführungspflicht?

Die Buchführungspflicht beginnt

  • mit der Aufnahme der Tätigkeit durch den Istkaufmann,
  • mit der Eintragung in das Handelsregister durch den Kaufmann,
  • bei einer Vorgründungsgesellschaft, wenn ein Handelsgewerbe betrieben wird,
  • mit dem Überschreiten der Größenkriterien nach § 214a HGB (600.000 Euro Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren und mehr als 60.000 Euro Gewinn),
  • bei einer Vorgesellschaft mit dem ersten buchführungspflichtigen Geschäftsvorfall.
Wann endet die Buchführungspflicht?

Die Buchführungspflicht endet, wenn

  • die Kaufmannseigenschaft wegfällt, also z. B. wenn das Handelsgewerbe eingestellt wird,
  • die Größenkriterien des § 214a HGB unterschritten werden,
  • die Handelsregistereintragung eines Kannkaufmanns gelöscht wurde,
  • der letzte Vermögensgegenstand einer Personenhandels- oder Kapitalgesellschaft veräußert wurde und diese damit abgewickelt ist.