Inventur: So gelingt Ihnen die Bestandsaufnahme mit minimalem Aufwand

Jeder Kaufmann ist im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung zur Inventur verpflichtet. Dennoch graut vielen Unternehmen vor dem Aufwand. Doch je besser Sie die Bestandsaufnahme vorbereiten und je mehr Sie sich an den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Inventur orientieren, desto weniger Arbeit kommt am Bilanzstichtag auf Sie zu. Im Idealfall sind es nur Kleinigkeiten, die am Inventurtag zu unnötigen Verzögerungen führen. Diese können Sie in der Regel schnell beheben und mit der Bestandsaufnahme fortfahren. Anders sieht es aber aus, wenn dann doch Fehler bei wesentlichen Formvorschriften passieren, die nicht nur für Mehrarbeit sorgen, sondern auch für Ärger mit dem Finanzamt. Das gesamte Prozedere mag nun vielleicht ärgerlich und aufwändig klingen, doch es hat durchaus seinen Sinn, warum Sie eine Inventur durchführen müssen. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Inventur erfolgreich bewältigen und wie oft Sie diese eigentlich durchführen müssen.

Ziel und Zweck einer Inventur

Das Ziel einer Inventur ist es, eine detaillierte Dokumentation über die vorhandenen Bestände zu erstellen. Das Ergebnis ist eine Bestandsaufnahme (Inventar) aller Vermögensgegenstände und aller Belastungen Ihres Unternehmens. Beides müssen Sie lückenlos bis zu einem bestimmten Stichtag nachweisen können, ansonsten handelt es sich um eine Inventurdifferenz.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur

Sie sind dazu verpflichtet, die Inventur bis zum Ende eines Geschäftsjahres zu machen. Diese muss gemäß den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Inventur erfolgen, welche wiederum Bestandteil der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind. Dazu zählen:

  • Vollständigkeit aller vorhandenen Bestände
  • Vollständigkeit aller angegebenen Werte
  • Richtigkeit der aufgelisteten Posten
  • Wirtschaftlichkeit / Einzelbewertung (in Bezug auf die Zumutbarkeit)
  • Wesentlichkeit des Anlagevermögens
  • Klarheit der einzelnen Bestände
  • Nachprüfbarkeit aller Angaben
  • Rechtzeitigkeit

Von der Inventur zur Bilanz

Um Aufschluss über Ihre aktuelle Vermögenslage zu geben, spielen drei Faktoren eine wesentliche Rolle: Inventur, Inventar und Bilanz.

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Begriff
BegriffErklärung
Inventur Im Rahmen der Inventur werden alle Schulden und Vermögenswerte Ihres Unternehmens erfasst.
Inventar In diesem Verzeichnis listen Sie sowohl alle Schulden als auch alle Vermögensgegenstände Ihres Unternehmens bis ins kleinste Detail auf. Ein Inventar ist zwingend notwendig, wenn Sie eine Bilanz erstellen wollen oder müssen. Zudem handelt es sich beim Inventar um das entstandene Ergebnis einer Inventur.
Bilanz Innerhalb einer Bilanz werden alle vorhandenen und eingehenden Mittel den ausgehenden Lasten gegenübergestellt. Es handelt sich hierbei zudem um eine sogenannte Kurzfassung des Inventars.

Zusammengefasst bedeutet das: Sie beginnen mit der Inventur und enden mit der Bilanz. Mit einer Inventur zählen Sie alle eingehenden, ausgehenden und vorhandenen Mittel. Das detaillierte Ergebnis wird Inventar genannt. Anschließend erfolgt eine Gegenüberstellung aller Werte aus dem Inventar in der Bilanz.

Inventurpflicht: Wer muss eine Inventur machen?

Gemäß § 240 HGB (Handelsgesetzbuch) und § 140/141 AO (Abgabenordnung) ist jeder Kaufmann jährlich zu einer Inventur verpflichtet, in welcher er folgende Mittel erfasst:

  • Grundstücke
  • Forderungen
  • Schulden
  • Bargeld
  • Vermögensgegenstände

Diese werden im sogenannten Inventar aufgenommen. Die Inventur dient laut HGB neben der Feststellung des richtigen Jahresergebnisses auch der Überprüfung und eventuell notwendigen Richtigstellung der buchhalterischen Bestände. Was vielleicht als eine beiläufige Bestätigung der Zahlen aus der Buchhaltung erscheint, ist tatsächlich eine gesetzliche Verpflichtung, bei der Sie Formvorschriften peinlich genau einhalten sollten.

Info

Keine Inventur bei EÜR

Von der Inventurpflicht befreit sind sowohl Freiberufler als auch sämtliche Unternehmer, die ihren Gewinn lediglich durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln dürfen. Da bei dieser sogenannten einfachen Buchhaltung weder eine Bilanz noch eine doppelte Buchführung notwendig sind, können diese Unternehmer auf eine Inventur verzichten.

Inventurverfahren: Wie wird der Bestand ermittelt?

Wer eine Inventur durchführen will, stellt sich gerade am Anfang oft die Frage, was eigentlich gezählt werden muss. Im Grunde lautet die Antwort: Alles. Eingeteilt werden die zu inventarisierenden Gegenstände, Vermögenswerte und Schulden anhand verschiedener Inventurverfahren. Doch welche Inventurverfahren gibt es?

Die körperliche Inventur

Im Rahmen der körperlichen Bestandsaufnahme zählen, wiegen und messen Sie Ihre betrieblichen Vermögensgegenstände – genauer gesagt das körperliche Vermögen bzw. Ihren Lagerbestand. Sie können bei der Inventur auch schätzen. Dies ist jedoch nur zulässig, wenn der zu zählende Gegenstand unverhältnismäßig, unzumutbar oder unmöglich ist. Beispielsweise bei einer großen Anzahl an Kleinteilen. Selbstverständlich können Sie diese einzeln zählen und in Ihrem Inventar aufnehmen. Da dieser Vorgang aber sehr viel Mühe macht, haben Sie das Recht zu schätzen. Sie können ebenfalls auf eine körperliche Annahme verzichten, wenn eine sogenannte Anlagekartei vorliegt. Diese sollte stets detailliert sein und beinhaltet alle Informationen, die Sie für eine erfolgreiche körperliche Inventur benötigen.

Die Buchinventur

Alle nicht körperlichen Gegenstände und Schulden zählen in den Bereich der Buchinventur. Es handelt sich dabei um immaterielle Gegenstände, wie:

  • Bestandslisten
  • Kontostände
  • Forderungen
  • Verbindlichkeiten
  • Außenstände
  • Bankguthaben

Als Basis fungieren die Buchhaltungsunterlagen.

Die Anlageninventur

Hierbei erfassen Sie Ihr Anlagevermögen. Dazu gehören unter anderem:

  • immaterielle Wirtschaftsgüter
  • handelsrechtliche Vermögensgegenstände
  • Sachlagen
  • Finanzlagen

Die Anlageninventur kann die körperliche Inventur ersetzen. Gemäß HGB jedoch nur bei beweglichem Anlagevermögen, sofern ein entsprechendes Anlageverzeichnis mit dazugehörigen Anlagekarten vorliegt. Diese beinhalten alle relevanten Informationen zum Vermögensgegenstand, wie:

  • Bezeichnung
  • Bilanzwert
  • Anschaffungstag bzw. Herstellungstag
  • Kosten
  • Nutzungsdauer
  • Abschreibung
  • Abgangstag

Inventurarten: Der zeitliche Rahmen für die Inventur

Wenn Sie zu einer Inventur verpflichtet sind, ist es wichtig, dass Sie einen Überblick über die einzelnen Inventurarten haben. Warum? Nur so ist es Ihnen möglich, eine lückenlose Ermittlung Ihres Inventars zu gewährleisten und somit eine fundierte Grundlage für Ihre Bilanz vorzuweisen. Doch welche Inventurarten gibt es? Wir zeigen es Ihnen:

Permanente Inventur

Hierbei legen Sie sich nicht auf ein fixes Datum fest, an dem Sie die Inventur in Angriff nehmen, sondern erledigen diese übers gesamte Wirtschaftsjahr verteilt – quasi als permanente laufende Inventur. Voraussetzung für eine permanente Inventur ist jedoch eine akribisch genau geführte Lagerbuchhaltung und entsprechende Nachweise, die Sie bei Bedarf vorzeigen können müssen.

Stichtagsinventur

Wenn Sie einen festen Tag für Ihre Inventur festlegen – beispielsweise dann, wenn Sie Ihren Jahresabschluss machen – nennt man dies Stichtagsinventur. Sie muss nicht zwingend am Bilanzstichtag (also dem letzten Tag eines Geschäftsjahres) stattfinden, jedoch spätestens 10 Tage danach.

Zeitnahe Inventur

Eine zeitlich verlegte Inventur bzw. eine zeitnahe Stichtagsinventur müssen Sie innerhalb von 10 Tagen um den Bilanzstichtag durchführen. Dieser fällt in der Regel auf den 31.12. des jeweiligen Jahres. Dieser Spielraum ermöglicht Unternehmen eine präzisere Planung.

Stichprobeninventur

Hierbei handelt es sich um ein vereinfachtes Verfahren, welches Sie vom Finanzamt genehmigen lassen müssen. Mittels einer mathematisch-statistischen Methode werden Stichproben durchgeführt, die repräsentativ wirken. Das bedeutet: Wenn Sie als Unternehmer eine umfangreiche Produktpalette haben, erfassen Sie die sogenannten A-Produkte komplett. In der Regel sind dies die Waren mit dem höchsten bzw. teuersten Bestand. Die restlichen (geringwertigeren) Güter erfassen Sie lediglich stichprobenartig. Auch hier dient als Voraussetzung eine Lagerbuchhaltung – im Idealfall digital, da so Fehler oder nachträgliche Anpassungen zugunsten des Unternehmens verhindert werden.

Verlegte Inventur

Im Gegensatz zur zeitnahen Inventur haben Sie bei der zeitverschobenen bzw. zeitversetzten Inventur einen deutlich größeren Spielraum. Der Stichtag orientiert sich ebenfalls am Bilanzstichtag, kann jedoch bis zu 3 Monate davor oder als nachgelagerte Inventur 2 Monate danach liegen.

Inventur vorbereiten und Inventurplanung

1. Legen Sie den Termin fest
In vielen Unternehmen wird die Inventur pünktlich zum Jahresende durchgeführt. Es ist aber zulässig, die verschiedenen gesetzlichen Vorgaben für die Inventur so miteinander zu kombinieren, dass die Arbeitsbelastung und der organisatorische Aufwand für jedes Unternehmen so gering wie möglich sind. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • die Stichtagsinventur
  • die verlegte Inventur
  • die permanente Inventur

Info

Beispiel: Kombination von verschiedenen Inventurmethoden

Im Autohaus XY findet die Jahresinventur von Fahrzeugen und Zubehör in der ruhigen Zeit gegen Ende Februar statt. Die Erfassung und Verwaltung der Ersatzteile und Betriebsstoffe erfolgt in einer Lagerbuchhaltung. Diese Bestände können deshalb über die permanente Inventur kontrolliert werden.

2. Erstellen Sie einen klaren Zeitplan
Vor der Inventur müssen Sie Folgendes klären:

  • Kann die Bestandsaufnahme bei laufender oder reduzierter Produktion durchgeführt werden? Oder muss der Betrieb während der Inventur geschlossen werden?
  • Wie viel Zeit nimmt die Inventur voraussichtlich in Anspruch und wann soll sie stattfinden?

Termine und Verantwortlichkeiten für alle Einzeltätigkeiten legen Sie als Unternehmer im Inventurkalender fest. Wenn Sie die Inventur nicht selbst leiten, bestimmen Sie einen Inventurleiter. Dieser legt die Inventurbereiche fest und erstellt einen Personal- und Zeitplan.

3. Diese Vorbereitungen müssen Sie treffen
Je besser Sie die Inventur vorbereiten, desto weniger Arbeit haben Sie am Inventurtag selbst. Und desto weniger Ärger riskieren Sie mit dem Finanzamt. Bereiten Sie die Inventurbereiche vor und gewährleisten Sie so einen reibungslosen Ablauf. An folgende Punkte sollten Sie denken:

Inventurbereiche vorbereiten:
  • Lager, Verkaufsflächen usw. aufräumen
  • Bestände zusammenstellen, stapeln und übersichtlich ordnen
  • Gleichartige Artikel zusammenstellen
  • Defekte oder beschädigte Waren separat stellen
  • Verdorbene Waren oder solche mit (in Kürze) abgelaufenem Verfallsdatum separat stellen
  • Fremde Vorräte getrennt stellen und kennzeichnen
  • Überzählige und unentgeltlich erworbene Bestände getrennt stellen und kennzeichnen
  • Korrekte Kennzeichnung der Artikel kontrollieren
  • Aufnahmebereiche und -felder mit den zugeordneten Nummern kennzeichnen
  • Aufnahmeverfahren je nach Artikel bestimmen (zählen, wiegen, messen, schätzen)
  • Geeignete Materialien zur Abgrenzung (z. B. Trennung einer Regalreihe) bereitstellen
  • Vorbereitungen in den auswärtigen Aufnahmebereichen berücksichtigen
Hilfsmittel vorbereiten bzw. bereitstellen:
  • Aufnahmeformulare mit den notwendigen Feldern erstellen
  • Ausfüllanweisungen für die Aufnahmeformulare erstellen
  • Bestands-(Artikel-)listen (evtl. aus der EDV-Buchführung) vorbereiten
  • Bestandslisten auf vergessene Zu- oder Abgänge kontrollieren
  • Formular für Inventurprotokoll anfertigen
  • Warenzugangslisten für während der Inventur eingehende Waren erstellen
  • Warenverkaufslisten für während der Inventur verkaufte Waren erstellen
  • Ausgabelisten erstellen
  • Rücklauflisten erstellen
  • Inventuranweisungen für Personal erstellen
  • Erfassungsgeräte, Scanner etc. bereitstellen
  • Hilfsmittel wie Taschenrechner, Rechenmaschinen, Stifte, Notizzettel, Steighilfen, Waagen, Kisten etc. bereitstellen
Inventurpersonal:
  • Aushilfen suchen
  • Inventurpersonal schulen
  • Abgezählte Löhne für Aushilfen bereitstellen

Tipp

Checkliste für eine erfolgreiche Inventur

Sie wollen einen reibungslosen Inventurablauf und eine einwandfreie Inventurdurchführung sicherstellen? Dann empfehlen wir Ihnen unsere Inventur-Checkliste. Auf dieser finden Sie alle Punkte, die relevant sind. Dank dieser Inventur-Vorlage vergessen Sie keinen wichtigen Posten.

Inventuranweisung bereitstellen

Vergessen Sie nicht, Ihren Mitarbeitern die Inventuranweisung bereitzustellen. Gehen Sie mit diesen alle Punkte mit einzeln durch. So verhindern Sie, dass Ungereimtheiten entstehen, die letztendlich zu einer Verzögerung führen könnten. Wichtig ist ebenfalls, dass Sie rechtzeitig kommunizieren, wann die Inventur durchgeführt wird und welchen Zeitraum sie umfasst. Anschließend sollten Sie sich die Inventuranweisung quittieren lassen.

Inventur-Tipps: So meistern Sie die Bestandsaufnahme

Aufnahme und Kontrolle müssen Sie spätestens vier Stunden vor Beginn der Hauptinventur durchführen. Sobald diese Aufgabe erledigt ist, müssen Sie die Aufnahmebereiche verschließen bzw. Waren gegen Entnahme sichern. Unmittelbar vor der Inventurdurchführung müssen Sie dafür sorgen, dass die Aufnahmebereiche sauber und übersichtlich geordnet sind. Es darf sich keine Ware außerhalb der Bereiche befinden, die durch das Raum- und Lagerverzeichnis gekennzeichneten sind.

Regeln für die Warenaufnahme

Aufgenommen wird der gesamte Warenbestand:

  • Verdorbene Ware (Ware mit abgelaufenem Verfallsdatum) wird auf gesonderten Aufnahmeblättern notiert.
  • Die Zählung erfolgt zunächst von links nach rechts auf einer Ebene, danach eine Ebene tiefer und wieder von links nach rechts.
  • Artikel, die sich in mehreren Aufnahmebereichen befinden, werden im jeweiligen Aufnahmebereich aufgenommen. Eine bereichsübergreifende Aufnahme der Artikel ist nicht zulässig.
  • Ist eine Aufnahme durch Messen oder Wiegen notwendig und muss dabei gerundet werden, gilt: von 1 bis 4 abrunden, von 5 bis 9 aufrunden.
  • Der Zähler gibt Folgendes an: Artikelbezeichnung, Warengruppen-Nummer, Alter, Menge, Preis

Der Schreiber übernimmt die Aufzeichnung der Angaben:

  • Aufgenommene Ware wird durch den Zähler gekennzeichnet.
  • Ist der Aufnahmebereich abgearbeitet, wird die Kennzeichnung des Bereichs durch den Schreiber durchgestrichen.
  • Der nächste Aufnahmebereich wird aufgenommen.
  • In Gegenwart des Zählers und Schreibers erfolgt eine Kontrolle bzgl. Vollständigkeit und Lesbarkeit.

Die Mengenerfassung der Vorräte können Sie auch mit Hilfe mobiler Datenerfassung (kurz: MDE) durchführen. Die erfassten Daten müssen als ausgedruckte Inventurlisten ausgewertet und von den Aufnehmenden abgezeichnet werden. Handschriftliche Einträge mit Kugelschreiber oder Ähnlichem sind auf nummerierten und von der Aufnahmeperson quittierten Inventuranweisungen zu machen. Nicht korrekte Einträge müssen so gestrichen werden, dass sie noch lesbar sind. Auf der Inventurzählliste wird das Datum der Aufnahme vermerkt sowie ggf. der Ansager, Schreiber und Prüfer. Wertmindernde Faktoren nimmt der Abteilungsleiter in der dafür vorgesehenen Spalte vor – unter Berücksichtigung von

  • Mode
  • technischem Stand
  • Alter und Beschaffenheit
  • Gängigkeit und Ladenhüter
  • je nach fachmännischer Einschätzung

Tipp

So können Sie Steuern sparen

Die genaue Abgrenzung und Differenzierung einzelner Warengruppen ermöglicht eventuell erhebliche Bewertungsabschläge und damit Steuerersparnisse.

Abschluss und Kontrollen

Nach Beendigung der Inventuraufnahme gibt der Empfänger der Inventurunterlagen die empfangenen Belege vollständig und unterschrieben zurück. Der Inventurleiter prüft:

  • Vollständigkeit der zurückgegebenen Belege
  • richtige und vollständige Eintragungen
  • Vorhandensein der notwendigen Unterschriften
  • Anzahl der beschriebenen und unbeschriebenen Belege
  • Vollständigkeit der Aufnahme aller Aufnahmeorte anhand der aufgenommenen Aufnahmebereichsnummern und des Aufnahmeplans

Der Inventurleiter kontrolliert, ob alle Aufnahmeorte erfasst sind, und zwar durch einen Rundgang und eine Nachprüfung, ob alle Aufnahmebereichsnummern durchgestrichen sind.

Zusammenstellung der Inventurunterlagen

Nach vollständigem Rücklauf aller Inventurbelege und dem Abheften im Ordner werden die Blätter mit einer fortlaufenden Nummer gestempelt. Die Belege müssen zusammengefasst, addiert oder ggf. in eine Software eingegeben werden. Wenn Sie spezielle Inventurprogramme nutzen, können Sie nach Eingabe der Inventur-Daten eine aktualisierte Bestandsliste erstellen.

Achtung

Aufbewahrungsfristen einhalten!

Aufnahmebelege, Protokolle, Inventuranweisungen und Inventurkalender müssen Sie wie andere gesetzlich vorgeschriebene oder relevante Buchhaltungsunterlagen 10 Jahre lang aufbewahren. Mehr dazu in unserem Artikel zum Thema Aufbewahrungsfristen.

Tipp

Die Inventur mit einem Programm durchführen

Wenn Sie eine Jahresinventur machen müssen, kann Ihnen eine Software dabei helfen. Diese ermöglicht einen präziseren und schnelleren Ablauf. Unsere Empfehlung: Lexware faktura+auftrag. Das Programm vereinfacht Ihre Inventur um ein Vielfaches, denn Sie haben bereits alle Rechnungen und Aufträge integriert ebenso wie Auswertungen und Kennzahlen. Außerdem sparen Sie sich damit das langwierige Zählen und Messen. Stattdessen nutzen Sie die hinterlegten Informationen, um Ihre Inventur erfolgreich abzuschließen. Überzeugen Sie sich einfach selbst und testen Sie unser Inventurprogramm 30 Tage kostenlos.