Kostencontrolling: So haben Sie die Betriebskosten immer im Blick

Kosten entstehen jeden Tag in jedem Unternehmen. Die Kunst ist es, die unnötigen Kosten von denjenigen Ausgaben zu unterscheiden, die Ihr Unternehmen weiterbringen. Der deutsche Industrielle Philipp Rosenthal hat das einmal so beschrieben: "Wer zu spät an die Kosten denkt, ruiniert sein Unternehmen. Wer zu früh an die Kosten denkt, tötet die Kreativität." In diesem Artikel erfahren Sie, was genau Kostencontrolling ist und warum es so wichtig ist.

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Auf einen Schreibtisch liegen Diagramme und im Hintergrund sind zwei Männer im Anzug
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Definition

Was ist Kostencontrolling?

Kostencontrolling ist eine abteilungsübergreifende Aufgabe mit dem Ziel den gesamten Kostenverursachungsprozess im Unternehmen aufzudecken und daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten. Es ist eine wichtige Voraussetzung für die Kostenplanung und Budgetierung.

Warum ist Kostencontrolling so wichtig?

Unternehmen erbringen Leistungen, erzielen damit Umsatz und erzeugen zwangsläufig Kosten. Diese mindern den Gewinn und führen – falls sie auf Dauer zu hoch ausfallen – zum Ende eines Betriebs. Informationen über den aktuellen Stand und die Entwicklung der Kosten sind also für jedes Unternehmen überlebenswichtig.

Fragen an das Kostencontrolling

Das Kostencontrolling kann u. a. Antworten auf folgende Fragen liefern:

  • Wie weit kann ich bei Preisverhandlungen nachgeben ohne Verluste zu machen?
  • Wo sind die Kostenfresser im Betrieb?
  • Wo sind die höchsten Kostensteigerungen zu verzeichnen?
  • Wie hoch ist der effektive Stundensatz?
  • Wie viel kostet das Werben eines neuen Kunden?
  • Welche Kunden/Produkte bringen den höchsten Deckungsbeitrag?
  • Ab welcher Stückzahl lohnt sich der Verkauf einer Ware?

Zur Beantwortung dieser und weiterer Fragen stehen verschiedene Instrumente des Kostencontrollings bereit.

Wer liefert die Zahlen für das Kostencontrolling?

Wichtigste Informationsquelle sind die Zahlen der Buchführung. Die daraus erstellte Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) enthält Erträge und Aufwendungen, die auf betriebliche oder nicht-betriebliche Gründe zurückzuführen sind.

Betriebsausgaben betreffen hingegen nur den Verbrauch an Produktionsfaktoren und entstehen immer aus dem betrieblichen Leistungsprozess heraus. Wer sie im Blick behalten will, braucht eine wirksame Kostenüberwachung, bei dem die Kostenstruktur wie folgt aufgeteilt ist:

  • Kostenarten
  • Kostenstellen
  • Kostenträger

Die Verbindung zwischen Buchführung und Kostenrechnung schafft der Kontenrahmen (Handwerks-Kontenrahmen, Industrie-Kontenrahmen (IKR) etc.), der die Geschäftsvorfälle auf Konten zuordnet. Für das Kostenmanagement ist der Ausbau zu einem Projekt- und Controllingsystem mit Soll- und Ist-Werten zu empfehlen.

Die Soll-Werte entstehen aus Kostenvorgaben für einzelne Funktionen und Bereiche. Die Ermittlung von Abweichungen zeigt die Entwicklung und ermöglicht Gegenmaßnahmen.

Instrumente des Kostencontrollings

Kurzfristige Erfolgsrechnung (KER)

Steuerung mit Buchführungszahlen: Eine KER ist im Kostencontrolling eine Auswertung der Buchführung nach dem Schema der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Sie stellt Kosten und Leistungen für einen bestimmten Zeitraum gegenüber und ermittelt das Betriebsergebnis. Ihr Vorteil ist die direkte Anbindung an die Buchführung, es ist keine zusätzliche Auswertung nötig. Die KER listet von den Personalkosten, Raumkosten bis zu Reparaturen und sonstigen Kosten alle Posten auf. Durch Erweiterung um Planwerte wird die kurzfristige Erfolgsrechnung zu einem Instrument der laufenden Kontrolle und Steuerung des Unternehmensprozesses und damit des Controllings.

Kostenartenrechnung: Welche Kosten steigen?

Durch eine detaillierte Aufteilung der Kostenarten liefert die Kostenartenrechnung über die KER hinaus einen genaueren Blick auf die Kosten. Sie erfasst die angefallenen Kosten über die kontierten Belege und ordnet sie auf einzelne Konten zu. Durch die Vorgabe von Planwerten für die einzelnen Kostenarten (Lohn, Fertigungsmaterial, Raumkosten etc.) lässt sich die Entwicklung der Kostenarten genau verfolgen.

Kostenstellenrechnung: Wer sind die Kostenverursacher?

Kostenstellen sind Abteilungen im Betrieb, in denen Kosten entstehen. Also z.B. Einkauf, Fertigung, Verwaltung, Vertrieb. Durch Zuordnung der Kostenarten auf Kostenstellen lassen sich die Kostenverursacher und die dafür verantwortlichen Personen identifizieren. Durch die Vorgabe von Kostenbudgets lassen sich aussagekräftige Daten aus Soll-Ist-Werten und den Abweichungen erkennen.

Kostenträgerrechnung: Was kostet ein Produkt?

Kostenträger sind Produkte oder Leistungen, mit denen Umsatz erzielt wird. Zwei Arten an Kosten fallen dafür an: Einzelkosten und Gemeinkosten. Materialeinzel- und Fertigungslohnkosten lassen sich als Einzelkosten direkt einem Produkt zuordnen. Die Gemeinkosten müssen umgelegt werden (etwa für Büroräume, Lager, Fuhrpark, Versicherungen). Die Kostenträgerrechnung zeigt, welche Produkte mit Gewinn oder mit Verlust verkauft werden. Durch die zeitliche Verfolgung der Kosten zeigen sich mögliche Schwachstellen.

Deckungsbeitrag: Was bringt welcher Kunde?

Der Deckungsbeitrag (DB) ist die Differenz zwischen den erzielten Erlösen (Umsatz) und den variablen Kosten (z. B. Material), meistens gegliedert nach Produkten. Der DB ist also der Betrag, der zur Deckung der Fixkosten (Versicherungen, Miete) zur Verfügung steht.

  • Bei der einstufigen Deckungsbeitragsrechnung werden die Fixkosten zusammengefasst und von der Summe aller Deckungsbeiträge abgezogen.
  • Eine mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung spaltet in produkt-, bereichs- und unternehmensfixe Kosten auf. Diese Aufteilung ist allerdings erfassungstechnisch aufwändig und in kleinen Betrieben oft wenig praktikabel, weil jeder Kostenbeleg entsprechend gekennzeichnet werden muss.

Praktisch auch für Kleinunternehmer ist dagegen die Berechnung von Deckungsbeiträgen für einzelne Kunden. Für jeden Kunden werden von dessen Umsatz die direkten Kosten abgezogen, die ihm zuzuordnen sind. Im Vergleich zeigt sich, ob die Preise und die Kosten angemessen sind – oder ob neu verhandelt werden muss.