Die Bedeutung des Controllings für kleine und mittlere Unternehmen

Controlling ist ein betriebswirtschaftliches Planungs- und Steuerungs-Instrument mit den Aufgabenschwerpunkten Planung, Kontrolle, Steuerung und Berichtswesen. Controlling kommt nicht nur in großen Konzernen, sondern auch in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) zum Einsatz.

Controlling: Definition und Ziele

Der Begriff Controlling kommt aus dem Englischen und kann in etwa mit „Steuern, lenken, überwachen, informieren“ übersetzt werden. Das Controlling stellt eine Teilfunktion des unternehmerischen Managements dar. Controller versorgen die Unternehmensführung mit alle betriebswirtschaftlichen Informationen, die sie benötigt, um Entscheidungen besser und anhand weitgehend objektiver Kriterien zu treffen.

Controlling erstellt Handlungsempfehlungen, die Unternehmensführung trifft Entscheidungen

Controller haben selten eigene Entscheidungsbefugnisse. Controlling hat vielmehr das Ziel, Manager und Geschäftsführer mit den Informationen, Zahlen oder Daten zu versorgen, die sie benötigen, um selbst eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Controller sprechen in der Regel lediglich Handlungsempfehlungen aus und helfen später bei der Umsetzung von Maßnahmen, entscheiden aber nicht selbst. Insofern sind Controller so etwas wie interne Unternehmensberater für alle Bereiche, z. B. Einkauf, Produktion oder Verkauf.

Controlling: Aufgaben und Funktionen

Im Kern haben Controller vier Aufgaben- bzw. Aufgabenschwerpunkte, mit denen sie Entscheider im Arbeitsalltag unterstützen:

Planung

Eine zentrale Aufgabe ist die Planung. Das bedeutet nichts anderes als Ziele zu formulieren, z. B., welchen Umsatz und Gewinn ein Unternehmen in den kommenden Jahren erreichen möchte. Bei der Planung wird auch formuliert, wie der Betrieb das erreichen möchte, z. B. mit welchen Produkten, Mitarbeitern oder andere Ressourcen.

Kontrolle

Wer sich die Arbeit macht zu planen und zu formulieren, was er erreichen möchte, der muss regelmäßig prüfen, ob er noch auf dem richtigen Weg ist oder ob es Dinge gibt, die ihn an der Zielerreichung hindern. Das Controlling nutzt hierzu das Instrument der Abweichungsanalyse, bei der Plan- und Ist-Zahlen gegenübergestellt werden. Daran lässt sich erkennen, wo es Differenzen gibt. Meist finden die Analysen im Abstand von einem Monat statt, möglich sind auch kürzere Abstände, z. B. wöchentlich oder sogar täglich. Umgesetzt werden kann das u.a. dank des Einsatzes moderner Controlling- oder Buchhaltungs-Software.

Steuerung

Werden im Rahmen der Kontrolle größere Abweichungen von Plan- und Ist-Zahlen festgestellt (Faustregel: > +/- 10 %), muss das Unternehmen Maßnahmen umsetzen, damit es die Planwerte sowie die Ziele doch noch erreichen kann. Dieser Teil des Controllings heißt Steuerung. Beispielsweise lassen sich Werbekonzepte verändern oder die Zahlungskonditionen verarbeiten.

Berichtswesen

Der vierte Aufgabenbereich des Controllings ist das Berichtswesen. In ihm werden meist Manager und Führungskräfte gezielt über die wichtigsten Entwicklungen im Betrieb informiert. Das geschieht u. a. mit verbalen Berichten, Grafiken und Kennzahlen. 

Fast immer kommen im Controlling Sonderaufgaben hinzu, wie z. B. Rentabilitätsbetrachtungen von Projekten oder die Anwendung von Investitionsrechnungsverfahren. Im Prinzip übernimmt das Controlling so im Wesentlichen alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben, die in einem Unternehmen anfallen können. Controller fungieren damit häufig als interne Berater und Dienstleister für das Management.

Strategisches vs. operatives Controlling

Controlling hat zwei zeitliche Ebenen, eine strategische und eine operative. Operatives und strategisches Controlling unterscheiden sich im Wesentlichen durch den Zeithorizont und die spezifischen Aufgaben.

Strategisches Controlling

Das strategische Controlling hat das Ziel, bei der langfristigen Existenzsicherung des Unternehmens zu unterstützen. Der Blick geht dabei weit in die Zukunft, meist 3 bis 5 Jahre. Es müssen von Unternehmensleitung und Führungskräften schlüssige Antworten auf die Frage gefunden werden, wie man es schaffen will, die Wettbewerbsfähigkeit dauerhaft zu erhalten und sich gegenüber Konkurrenten durchzusetzen. Dazu muss das Controlling z. B. Veränderungen an den Märkten oder im Wettbewerberverhalten beobachten und mögliche Auswirkungen auf den eigenen Betrieb untersuchen. 

Strategische Ziele sind in der Regel nicht mit detaillierten Zahlen hinterlegt, sondern es werden häufig Raten oder Prozentwerte angelegt, beispielsweise: 

  • Umsatzwachstum von 5 % / Jahr in den kommenden 5 Jahren 
  • den Anteil von Produktneuheiten am Produktportfolio in 5 Jahren verdoppeln

Operatives Controlling

Das operative Controlling umfasst einen Zeithorizont von 1 bis 2 Jahren und unterstützt die Führungskräfte bei der Erledigung ihrer täglichen Arbeit, indem es z. B. folgende Informationen bereitstellt:

  • Absatzmengen- oder Umsatzentwicklung
  • Profitabilität einzelner Kunden
  • Entwicklung der Kosten – Details zum Kostencontrolling lesen Sie in unserem Artikel

Häufig greift es dazu auch auf die Zahlen der Buchhaltung zurück.

Warum ist Controlling auch für KMU unverzichtbar?

Jedes Unternehmen muss strategisches und operatives Controlling als Methode einsetzen, unabhängig von der Größe. Denn häufig ist es so, dass gerade in Kleinunternehmen überwiegend „aus dem Bauch“ oder nach Sympathie bzw. Antipathie entschieden wird. Das kann richtig sein, muss es aber nicht. Nur wenn Sie als Unternehmer genau wissen, wie viel Geld sie mit welchem Produkt oder Kunden verdienen oder wie gut bzw. wettbewerbsfähig sie mit dem aktuellen Sortiment aufgestellt sind, werden sie auch künftig weiter erfolgreich wirtschaften können

Bereits mit einem einfachen Controlling und der richtigen Strategie ist es auch in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) möglich, Entscheidungen rationaler und mit einer höheren Transparenz zu treffen. Und mit Kennzahlen und Berichten lässt sich regelmäßig erkennen, ob es gelungen ist, besser zu werden, also z. B. mehr Gewinn zu erwirtschaften oder die Zahlungsfähigkeit zu erhöhen. Mögliche Fehler lassen sich so schneller abstellen und Sie sind in der Lage, mit Ihrem Unternehmen schneller in die Erfolgsspur zurückzukehren. 

Wichtige Kennzahlen im Controlling für KMU

Kennzahlen gibt es in einer schier unendlichen Fülle. Für Controller und KMU besteht die Herausforderung darin, etwa 10 bis 20 Kennzahlen auszuwählen, mit denen sie im Betrieb auch wirklich arbeiten. In jedem Fall benötigen Sie finanzielle Informationen, etwa zur

  • Rentabilität
  • Wirtschaftlichkeit 
  • Liquidität

Allerdings sollten Sie auch aus anderen Bereichen Kennzahlenauswählen, z. B. aus der Produktion oder dem Personalbereich. Mit diesen können Sie prüfen, ob Ihr Unternehmen profitabel arbeitet. Auch der Einsatz von Frühwarnindikatoren (in der Übersicht mit „FW“ gekennzeichnet) sollte geprüft werden. Mit ihnen lassen sich kritische Entwicklungen meist rechtzeitig erkennen. So haben Sie noch Zeit, passende Steuerungsmaßnahmen zu ergreifen.

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

Kennzahl
KennzahlFormelvorschlag für Excel (Abweichungen möglich)
Umsatz-/EBIT-Rendite Umsatz / EBIT (Gewinn vor Steuern und Zinsen) * 100 / Umsatzerlöse
Eigenkapitalanteil Eigenkapitalanteil * 100 / Gesamtkapital
Cashflow im engeren Sinn Gewinn nach Steuern + Abschreibungen – Zuschreibungen +/- Veränderung langfristige Rückstellungen
Gesamtkapitalrendite (Gewinn + Bankzinsen) * 100 / Gesamtkapital
Forderungsquote Forderungen * 100 / Bilanzsumme
Vorratsquote Vorräte * 100 / Bilanzsumme
Forderungslaufzeit Forderungen * 360 / Umsatzerlöse
Kreditorenlaufzeit Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (VLL) * 360 / Einkaufsvolumen
Liquidität III Umlaufvermögen (i.W. Forderungen + Vorräte) * 100 / VLL
Deckungsbeiträge je Produkt / Kunde Preis – variabler Kosten wie Material oder Lohn je Produkt / Kunde
Kundenindex Kundenzahl aktuell / Kundenzahl Vorperiode
Lieferterminzuverlässigkeit Anzahl eingehaltener Kundentermine * 100 / Gesamtzahl Kundentermine
Ausschussquote Anteil Ausschuss * 100 / Gesamtproduktion
Personalrentabilität Umsatz * 100 / Personalkosten
Krankheitsquote Anzahl Krankentage * 100 / Anzahl Soll-Arbeitstage
Auftragsbestand (FW) (Anzahl vorhandener Aufträge * Bearbeitungszeit) / Kapazität in Stunden oder Tagen
Auftragseingang (FW) (Anzahl eingehender Aufträge * Bearbeitungszeit) / Kapazität in Stunden oder Tagen
Angebotserfolgsquote (FW) Anzahl Vertragsabschlüsse * 100 / Anzahl abgegebener Angebote
Kündigungsquote (FW) Anzahl Kündigungen * 100 / Gesamtzahl Kunden
Stornoquote (FW) Anzahl stornierter Käufe * 100 / Gesamtzahl Käufe

Achtung

Beachten Sie die Kennzahlenauswahl!

Die Controlling-Kennzahlen-Übersicht enthält eine Kennzahlenauswahl, mit der in der Praxis auch in KMU oft gearbeitet wird. Es steht Ihnen natürlich frei, andere oder zusätzliche Kennziffern auszuwählen, wenn diese für Ihren Betrieb besser geeignet sind. Auch die Formeln sind nicht absolut zu verstehen. In vielen Fällen gibt es abweichende Möglichkeiten der Formelbildung. Beispielsweise können Sie die Eigenkapitalquote mit bilanziellem oder wirtschaftlichem Eigenkaptal bilden. Auch die Bezeichnungen können z. T. abweichen.

Controlling-Instrumente: Welche eigenen sich für KMU?

Es gibt zahlreiche Controlling-Instrumente, die in Unternehmen zum Einsatz kommen können. In den meisten Fällen lassen sie sich dem strategischen oder dem operativen Bereich zuordnen. Im strategischen Controlling genügt es, die Instrumente einmal pro Jahr zu nutzen, im operativen Controlling werden sie häufig monatlich genutzt.

Strategische Controlling-Instrumente

Diese Instrumente, die in KMU genutzt werden können, gibt es beispielsweise für das strategische Controlling:

Stärken-Schwächen-Analyse
  • Instrument, um zu bewerten, was das eigene Unternehmen gut und was es weniger gut kann. Hier finden Sie ein Tool mit dem Sie die Stärken-Schwächen-Analyse selbst durchführen können.
Wettbewerbsanalyse

Analyse und Bewertung wichtiger Wettbewerber: 

  • Was können diese gut, was weniger gut? 
  • Wie verändern sie ihr Angebot / ihr Auftreten am Markt? 
  • Wie „digital“ sind sie? 
  • Was bedeutet das für Ihren Betrieb? 

Tipp: Mehr zur Markt- und Wettbewerbsanalyse hier.

Portfolio-Analyse
  • Ist Ihr Unternehmen mit dem aktuellen Produktportfolio gut aufgestellt?
  • Verdient es mit vielen Artikeln Geld?
  • Gibt es Produkte, die es demnächst vom Markt nehmen muss? 
  • Gibt es genug Produktneuheiten?
Risikomanagement
  • Welche Risiken bedrohen Ihren Betrieb generell? 
  • Welche sind gefährlich? 
  • Wie groß ist die Eintrittswahrscheinlichkeit? 
  • Wie hoch ist der Schaden, wenn ein Risiko eintritt? 
  • Was kann ich dagegen tun?
Lebenszyklus-Analyse
  • Wie lange sind Produkte schon am Markt? 
  • Müssen sie bald ersetzt werden?
  • Gibt es ausreichend Neuheiten?

Operative Controlling-Instrumente

Im operativen Bereich gibt es u. a. diese Instrumente, die in KMU eingesetzt werden können.

Operative Planung
  • Planung von Umsätzen, Kapazitäten, Personal-, Material- und sonstiger Ressourceneinsatz, Kosten, Gewinn, Liquidität.
Abweichungsanalysen, Steuerungsmaßnahmen
  • Steuerungsmaßnahmen sind immer individuell und hängen von Höhe und Art der Abweichungen ab.
Preiskalkulation, Nachkalkulation
  • Preiskalkulation als Angebotskalkulation, um zu prüfen, ob und wie viel Gewinn ein Unternehmen mit einem Auftrag machen kann. 
  • Nachkalkulation, um zu prüfen, ob es das Ziel erreicht hat.
Deckungsbeitrag (DBR)
  • Berechnung von Deckungsbeiträgen (DB) für Produkte und Kunden 
  • Hoher DB = profitabler Kunde/profitables Produkt.
Investitionsrechnung
  • Anwendung unterschiedlicher Verfahren, um zu prüfen, ob sich eine Investition lohnt, ob also die Erträge oder Einsparungen die Investitionssumme übertreffen. 
  • Tipp: Nutzen Sie unseren Rechner zur Investitionsrechnung!
Rabattanalyse
  • Darstellung der negativen Auswirkungen von Rabatten auf den Gewinn
  • Aufzeigen von Steuerungsmöglichkeiten
  • Tipp: Mit unserem Rechner zur Kalkulation von Rabatten geht´s ganz einfach. 
Auftragsgrößenanalyse
  • Analyse der Kosten von unterschiedlichen Aufträgen (in Bezug auf Größe bzw. Volumen)
  • Häufig ist es so, dass Aufträge ähnlich hohe Kosten verursachen, unabhängig vom Volumen. Daher sollten Sie versuchen, die durchschnittliche Auftragsgröße zu erhöhen. 
Break-Even-Point-Analyse
  • Instrument der Deckungsbeitragsrechnung, mit dem sich berechnen lässt, wann ein Unternehmen die Gewinnschwelle (Break-Even) erreicht hat. 

Tipp: Mit unserem Tool können Sie diese Break-Event-Analyse durchführen.

Nutzenprovision
  • Provisionssystem, das nicht auf Umsätzen, sondern auf Erfolgsgrößen aufbaut, z. B. Deckungsbeitrag.
  • Hohe Provisionen werden gezahlt, wenn Kunden / Produkte hohe Deckungsbeiträge erwirtschaften.

Tipp

Nutzen Sie die BWA als Ausgangspunkt fürs Controlling

Im Prinzip verfügt jedes Unternehmen bereits über mindestens ein Controlling-Tool: Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Sie wird Unternehmern von der Buchhaltung oder dem Steuerberater monatlich zur Verfügung gestellt und kann als Ausgangspunkt für das Controlling genutzt werden. Allerdings müssen häufig Anpassungen vorgenommen werden. Beispielsweise wird in der BWA-Analyse nicht der Materialverbrauch erfasst, sondern die Materialbeschaffung, was in der Praxis zu erheblichen Unterschieden führen kann.

Controlling-Tools: Die perfekte Unterstützung

Controlling lässt sich sehr gut mit geeigneten Programmen und spezieller Software unterstützen – nicht nur in KMU.

Controlling mit Excel

Die Praxis zeigt, dass KMU, wenn sie sich mit der Einführung von Controlling befassen, mit selbsterstellten Excel-Lösungen oder existierenden Vorlagen oft am besten zurechtkommen. Hintergrund ist, dass Sie mit Excel extrem flexibel sind, schnell Controlling-Lösungen erstellen und sie leicht an sich ändernde Bedingungen im Unternehmen anpassen können. Außerdem verfügen die meisten Mitarbeiter über einschlägige Kenntnisse und können die Anwendungen ohne Schulungen oder nennenswerte Einweisungen sofort nutzen. Wie sich auch als Einsteiger überzeugende Excel-Vorlageb für Ihr Controling erstellen, erfahren Sie in unserem Artikel:

Tipp

Controlling-Software von Lexware

Erst wenn Erfahrungen mit Controlling gesammelt wurden und mehr Aufgaben hinzukommen, empfiehlt es sich, auf professionellere Lösungen umzusteigen. Der Markt für Controlling-Software ist sehr heterogen und es gibt eine Fülle von IT-Firmen, die Lösungen anbieten. Hier hat es sich bewährt, bei zunehmendem Bedarf auf Unternehmen mit langjähriger Erfahrung zurückzugreifen, etwa auf die Controlling-Programme von Lexware wie Lexware buchhaltung. Sie können die Software 30 Tage kostenlos testen, um in Ruhe zu prüfen, ob sie Ihren Ansprüchen gerecht wird.