Controlling

Mit der Einführung einer Controlling-Abteilung wird das Erreichen gesetzter Unternehmensziele überwacht und die betriebliche Tätigkeit insgesamt verbessert. Dazu verfolgt das Controlling verschiedene Ziele:

• Informationen bereitstellen: Das Controlling sammelt die zu einer Entscheidungsfindung notwendigen Informationen und leitet diese an die zuständigen Stellen weiter.
  Beispiel: Ein Betrieb wird damit beauftragt, ein neues Produkt herzustellen. Die Unternehmensleitung muss entscheiden, in welchem Werk die Fertigung durchgeführt werden soll. Dazu versorgt das Controlling die Verantwortlichen mit notwendigen Daten zu Lohnkosten, Produktivität oder möglichen Kapazitäten.
• Daten bewerten: Das Controlling stellt notwendige Daten zur Entscheidungsfindung nicht nur bereit, sondern analysiert diese auch. Dazu unternimmt der Controller einen Abgleich von Soll- und Ist-Werten und ermittelt auf diese Weise den Unternehmenserfolg. Stellt er bei seiner Analyse Abweichungen fest, analysiert er die Ursache dafür und erarbeitet Handlungsempfehlungen, um ungünstigen Entwicklungen rechtzeitig entgegenzusteuern.
  Praxis–Tipp: Es geht nicht darum, möglichst viele negative Abweichungen aufzudecken. Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass das Ziel des Unternehmens-Controlling darin besteht, rechtzeitig auf Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Stand reagieren zu können.
• Prozesse optimieren: Das Controlling hat ebenso die Aufgabe, einzelne Teilbereiche eines Unternehmens und deren Arbeit zu koordinieren. Ziel ist, dass die Arbeit jeder einzelnen Stelle optimal eingesetzt wird. Das heißt: Jeder Unternehmensbereich soll größtmögliche Leistung erbringen und dabei kosteneffizient arbeiten. Das Controlling nimmt in diesem Zusammenhang eine Überwachungsfunktion ein und prüft, ob die übergeordneten Unternehmensziele mit den Zielen und der Arbeitsweise jedes einzelnen Bereichs übereinstimmen. Das Controlling behält also das Gesamtziel des Unternehmens im Blick und gewährleistet dessen Erreichen.

Innerhalb des Controllings kommen verschiedene Instrumente zum Einsatz, um den Unternehmenserfolg zu steuern und zu optimieren sowie gesetzte Ziele zu erreichen. Je nach Bedarf können verschiedene Methoden flexibel angewandt werden. Als wichtigste Grundlage dienen die Daten, die in der Buchhaltung sowie der Kostenrechnung erfasst wurden.

Das wichtigste Instrument für eine effektive Steuerung des Unternehmens ist die Planung aller Unternehmensaktivitäten. Der Controller baut zu diesem Zweck ein Planungssystem auf, das alle Bereiche abdeckt.

Der Controller erstellt ein umfassendes Planungssystem für alle Bereiche des Unternehmens, um eine effektive Steuerung sicherzustellen. Ausgehend von der Absatzplanung werden Produktions-, Beschaffungs-, Personal-, Kosten-, Erlös-, Investitions- und Finanzplanung erstellt, die zur Erstellung einer Planbilanz und Gewinn- und Verlustrechnung für die Planperiode führen. Der Controller vergleicht die erwarteten Kennziffern mit den Zielwerten der Unternehmensleitung und wiederholt den Planungsprozess, falls die Werte nicht erreicht werden.

Über die Vorgabe der gewünschten Kennziffern aus der Planbilanz und der geplanten GuV nimmt die Unternehmensleitung Einfluss auf die Unternehmensentwicklung. Gleichzeitig werden Nebenbedingungen (z. B. Mindestumsatz, Fertigung im Ausland etc.) vorgegeben, deren Einhaltung der Controller überprüft.

Über die Planung und mit Hilfe des Controllings wird das Unternehmen gesteuert. Das gilt nicht nur für das oberste Management. Das gleiche Vorgehen kann auch auf Bereichsebene und in den Abteilungen gewählt werden, um eine effektive Steuerung zu erreichen.

Die Planung ist ein Aufgabenbereich des Unternehmens-Controllings und die Voraussetzung für die Budgetierung. Diese übernimmt nach der Genehmigung der Planwerte, vor allem der Kosten, im Vertrieb aber auch der Umsätze, die Verteilung auf die Kostenstellen  und die regelmäßige Überwachung.

Dazu werden verschiedene Schritte durchgeführt:

Durch die Budgetierung werden Planung und Verantwortungsbereiche den Kostenstellen zugeordnet, wodurch der Controller die gesteckten Ziele regelmäßig überwachen kann.

Die wichtigste Aufgabe des Controllings ist die Analyse von Abweichungen, um positive oder negative Entwicklungen zu erklären. Bei komplexeren Analysen werden Fachleute hinzugezogen, um Maßnahmen zur Zielerreichung zu finden und umzusetzen.

Die Balanced Scorecard ist ein System von wichtigen Kennzahlen im Controlling, das nicht nur materielle Aspekte berücksichtigt, sondern auch längerfristige Gesichtspunkte einschließt. Der Controller erstellt aus den Planwerten die Sollwerte und ermittelt monatlich die Istwerte mit den Budgets.

Die betroffenen Mitarbeiter des Controllings werden über die Daten informiert und können ihre Maßnahmen entsprechend ausrichten. Ein Beispiel für eine wichtige Kennzahl ist der Ausbildungsstand der Mitarbeiter.

Die Prozesskostenrechnung ermöglicht es dem Controller, die Kosten betrieblicher Abläufe permanent zu überwachen, indem Gemeinkosten auf die einzelnen Prozesse verteilt werden.

Weitere Controlling-Instrumente wie Berechnungen zur Wirtschaftlichkeit, Liquiditätsplanung und die ABC-Analyse werden genutzt, um notwendige Informationen zu ermitteln. Die Mitarbeiter im Controlling haben hierbei freie Gestaltungsmöglichkeiten, solange die Instrumente an die unternehmensspezifischen Gegebenheiten angepasst werden.

Im Controlling spielt das Berichtswesen eine zentrale Rolle. Es dient dazu, Führungskräfte und Manager mit den wesentlichen Informationen über betriebliche Entwicklungen zu versorgen. Dafür werden häufig Kennzahlen, grafische Auswertungen oder Berichte eingesetzt, um eine fundierte Grundlage für Entscheidungen zu schaffen.

Darüber hinaus umfasst das Controlling häufig spezielle Tätigkeiten wie die Analyse der Rentabilität einzelner Projekte, die Anwendung der Prozesskostenrechnung oder die Durchführung von Investitionsrechnungen. Diese Aufgaben zeigen, dass das Controlling ein breites Spektrum betriebswirtschaftlicher Fragestellungen abdeckt. Gleichzeitig fungieren Controller als interne Berater, die das Management bei der Steuerung des Unternehmens unterstützen und dazu beitragen, Prozesse effizienter zu gestalten.

Ein zentrales Ziel des Controllings ist die Sicherstellung, dass unternehmerische Entscheidungen auf objektiven und fundierten Daten basieren. Dabei liegt es in der Verantwortung der Controller, potenzielle Verzerrungen oder Interessenskonflikte, die Entscheidungen beeinflussen könnten, zu erkennen und zu reduzieren. Solche Rationalitätsdefizite können etwa durch subjektive Wahrnehmungen oder persönliche Interessen von Führungskräften entstehen.

Controller unterstützen die Unternehmensleitung, indem sie Analysen und Empfehlungen liefern, die sich auf überprüfbare Fakten stützen. Das soll dazu beitragen, Entscheidungsprozesse möglichst rational und transparent zu gestalten. Allerdings ist auch das Handeln der Controller selbst nicht frei von möglichen Rationalitätsdefiziten, die ebenfalls kritisch reflektiert werden müssen.