Einkauf und Beschaffung im Unternehmen: Das sollten Sie wissen

Laien vermuten, dass hinter dem Begriff Einkauf einfach nur ein Klick auf einen Button steckt. Sie denken, Unternehmen führen eine Liste und der Wareneinkauf ist erledigt. Doch dahinter steckt eine ganze Reihe an Prozessen. Auf dieser Seite erklären wir Ihnen, wie der Einkaufsprozess funktioniert und was es zu beachten gibt.

Definition: Was ist unter dem Begriff "Einkauf" zu verstehen?

Per Definition diverser Wirtschaftslexika versteht man unter diesem Begriff den Erwerb von Gütern und Dienstleistungen. Die Beschaffung ist notwendig, um eine permanente Versorgung mit den für die Produktion oder Ausübung einer Tätigkeit notwendigen Gütern sicherzustellen. Der Einkauf ist für Unternehmen essenziell. Denn ohne Waren können sie ihre Herstellungsprozesse nicht durchführen oder Dienstleistungen anbieten. Ohne eine funktionierende Bedarfsdeckung ist eine Firma oder ein Betrieb handlungsunfähig.

Was ist Einkauf 4.0?

Im Rahmen der Digitalisierung hat sich selbstverständlich auch der Einkauf verändert. Eine manuelle Abwicklung der Bestellungen ist nicht mehr zielführend, da es kostet nur unnötig Zeit und Geld kostet. Stattdessen greifen immer mehr Unternehmen zu intelligenten Softwareprogrammen, die ihnen die Arbeit maßgeblich erleichtern. Mehr zum Thema „Einkauf 4.0“ hier.

Der Ablauf im Einkaufsprozess einfach erklärt

Wenn man den Einkaufsprozess pauschal auf ein Minimum herunterbricht, besteht der Ablauf aus genau drei Faktoren:

  • Anfrage:
    Zunächst erfolgt die Anfrage des Unternehmens an einen Lieferanten. Selbstverständlich haben die meisten Firmen mit der Zeit feste Verträge mit Speditionen, Verkäufern und Lieferanten. Im Rahmen der Anfrage teilen Sie mit, welche Güter Sie benötigen und erfragen gleichzeitig konkrete Preis-, Qualitäts- und Mengenangaben. Wichtig ist, dass Sie Ihre Anfrage beim Einkauf so präzise wie möglich formulieren, damit der potenzielle Lieferant Ihnen im Gegenzug ebenso präzise Rückmeldungen geben kann.
  • Angebot:
    Als Antwort erhalten Sie ein Angebot vom Verkäufer. Dessen Inhalte sind bindend. Wenn Sie konkrete Zahlen erhalten und das Angebot annehmen, dürfen sich die Konditionen im Nachhinein nicht mehr ändern. Selbstverständlich können Sie Verhandlungen durchführen, um beispielsweise den Preis zu drücken. Sobald Sie sich jedoch einig geworden sind und das Angebot annehmen, müssen sowohl Sie sich als auch der Lieferant daran halten. Achten Sie im Rahmen des Einkaufs unbedingt darauf, dass die aufgelisteten Daten mit Ihren durchgeschickten Angaben übereinstimmen und Sie nicht übervorteilt werden.
  • Bestellung:
    Sind Sie sich einig geworden, erfolgt die Bestellung zu den verhandelten Konditionen. Ein entsprechender Vertrag wird geschlossen. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie beispielsweise: Rahmenvertrag, Bedarfsdeckungsvertrag oder Abrufvertrag etc.

Tipp

Entwickeln Sie im Vorfeld eine Einkaufsstrategie

Bevor Sie neue Güter einkaufen, müssen Sie wissen, ob diese wirklich benötigt werden. Unterscheiden Sie daher dringend zwischen Waren, die Sie beispielsweise zur Produktion benötigen und Gütern, die Sie zusätzlich für den Verkauf bestellen. Planen Sie den Einkauf nach Ihrem Bedarf. So vermeiden Sie lästige Ladenhüter, die nur Geld kosten. Mit denen Sie aber keine Gewinne erwirtschaften.

Digitalisierung des Einkaufs und Einkauf 4.0

Das digitale Zeitalter birgt viele Überraschungen, aber ebenso wichtige Errungenschaften, die viele Unternehmensbereiche effizienter gestalten. So auch der sogenannte Einkauf 4.0. Digitale Lösungen wie zum Beispiel Warenwirtschaftssysteme sorgen dafür, dass auch der Einkauf deutlich leichter von Hand geht.

  • Transparenz: Alle Daten liegen zentral an einem Ort. Sie können sehen, wann Sie das letzte Mal ein Produkt in welcher Menge und zu welchem Preis bestellt haben. Ein Vergleich der Kosten bei verschiedenen Lieferanten der letzten Jahre ist ebenfalls möglich.
  • Aufwand: Dieser verringert sich deutlich. Sie müssen alte Bestellbelege nicht mehr mühsam händisch aus diversen Aktenordnern heraussuchen. Stattdessen ist alles nur wenige Klicks entfernt.
  • Kosten: Natürlich ist die Implementierung mit Aufwand verbunden. Langfristig können Sie Ihre Ausgaben aber einsparen. Fehlkäufe und Ladenhüter werden ersichtlich, Preise sind schnell verglichen.
  • Konditionen: Wie hoch sind die Preise der Konkurrenz? Geht es vielleicht sogar noch etwas billiger als bei Ihrem Lieferanten? Oder denkt dieser, seine Preise sind absolut fair, die Konkurrenz kommt Ihnen aber mehr entgegen? Vergleichen Sie die Angebote digital und entscheiden Sie sich im Einkauf für den Lieferanten, der Ihren Wünschen am ehesten entspricht.

Viele kleine und mittlere Unternehmen sehen nur die Kosten der Digitalisierung. Dabei bringt sie viele Chancen mit sich, die vorher unmöglich waren. Ein Beispiel dafür ist die digitale Vernetzung mit anderen Unternehmen auf der ganzen Welt. Das erhöht gerade im Einkauf den Radius an potenziellen Lieferanten.

Ziele des Einkaufs

In erster Linie dient der Einkauf selbstverständlich dazu, eine anforderungsgerechte Versorgung eines Unternehmens zu gewährleisten. Im Idealfall geschieht dies zu minimalen Kosten, um die Gewinnspanne so hoch wie möglich zu halten. Im Detail sind die Ziele des Einkaufs von den Zielen der Firma abhängig. Um das Risiko des Einkaufs zu reduzieren, benötigen Sie einen roten Faden, der sich durch den gesamten Prozess zieht. Mehr dazu erfahren Sie unter dem Punkt: Die wichtigsten Einkaufsstrategien im Überblick.

Teilbereiche und Aufgaben im Einkauf

Was macht ein Einkäufer eigentlich? Seine Tätigkeiten innerhalb des Einkaufs sind vielfältig. Hier die wichtigsten Aufgaben im Überblick:

  • Bedarfsbestimmung
  • Lieferantenermittlung
  • Preisverhandlungen
  • Vergleich der Konditionen
  • Bestellmengen festlegen
  • Logistik
  • Auftragserteilung
  • Annahme der Lieferungen
  • Warenprüfung
  • Bezahlung

Alle Aufgaben des Einkäufers werden zunächst in zwei Teilbereiche unterteilt:

Strategischer Einkauf

Mittels einer Einkaufsstrategie bzw. einer Einkaufsorganisation optimieren Sie die Einkaufsprozesse eines Unternehmens. Zuständig ist der strategische Einkauf beispielsweise für die Lieferantenauswahl, die Preisermittlung und die Warenorganisation. Im Fokus steht hierbei der kosteneffiziente Einkauf.

Operativer Einkauf

Hierzu zählen beispielsweise alle Funktionen rund um die Bestellung ebenso wie Reklamationen und Retouren. Hierbei spielt die langfristige Planung eine große Rolle sowie sowohl die kurzfristige als auch die langfristige Ressourcenbeschaffung.

Weitere Teilbereiche bzw. Formen des Einkaufsmanagements

  1. Direkter Einkauf:
    Hinter dem Begriff versteckt sich nichts anderes als die direkte Ressourcenbeschaffung für ein Unternehmen. In erster Linie geht es um Ressourcen, welche zur Herstellung eines Produktes oder zur Bereitstellung einer Dienstleistung notwendig sind.
     
  2. Indirekter Einkauf:
    Die indirekte Beschaffung ist hingegen für den Einkauf zusätzlicher Materialien zuständig, die nicht direkt für die Produktion oder Dienstleistungen notwendig sind. Dazu zählen beispielsweise Büromaterialien oder Softwareprogramme.
     
  3. Technischer Einkauf:
    Unternehmen benötigen Technik. Für die Beschaffung ist der technische Einkäufer zuständig. Zu diesem Bereich zählen beispielsweise Maschinen oder Anlagen. Jedoch geht es mittlerweile nicht mehr nur darum, den Bedarf einer Firma zu decken. Im Rahmen des technischen Einkaufs müssen Sie unter anderem eine Bedarfs- oder auch Wettbewerbsanalyse durchführen. Ihre Aufgabe ist es, ein Unternehmen mit moderner Technik auszustatten, damit sie konkurrenzfähig bleibt.
     
  4. Projekteinkauf:
    Dieser findet meist im Rahmen des strategischen Einkaufs statt und ist projektbezogen. Benötigt ein Unternehmen für einen bestimmten Auftrag andere Ressourcen als normalerweise, muss der Projekteinkäufer beispielsweise im Großhandel den Einkauf nach neuen Kriterien durchführen.
     
  5. Zentraler Einkauf:
    Es gibt keine einzelnen Management-Bereiche, sondern einen zentralen Einkauf. Hierbei handelt es sich oftmals um eine Abteilung oder den Hauptsitz eines Konzerns, der für das gesamte Unternehmen die Strategie und die Durchführung des Einkaufs im Einzelhandel übernimmt.

Die wichtigsten Einkaufsstrategien im Überblick

Die Einkaufsstrategie einer Firma will gut durchdacht sein. Denn sie berücksichtigt sowohl die Bedürfnisse Ihrer Kunden als auch den Bedarf Ihres Unternehmens. Als Informationsquelle dienen verschiedene Unternehmensbereiche, die wertvollen Input für die Konzeption der Einkaufsstrategie liefern. Zum Beispiel:

  • Vertrieb
  • Marketing
  • Produktion
Rahmenverträge

Das Abschließen eines Rahmenvertrags ist oft sehr sinnvoll. Denn es bindet einen Lieferanten an Ihr Unternehmen und Sie müssen nicht bei einer neuen Bestellung die Rahmenbedingungen erneut verhandeln. Besonders häufig wird diese Einkaufsstrategie genutzt, wenn Sie eine langfristige Bindung im Einkauf anstreben.

Abrufkontrakt

Um die Planungssicherheit eines Unternehmens zu erhöhen, schließen viele Firmen einen sogenannten Abrufkontrakt ab. Dieser legt genau fest, welche Menge ein Lieferant liefern muss. Er besagt allerdings auch, welche Stückzahl Sie kaufen müssen. Diese Einkaufsstrategie ist besonders bedarfsorientiert. Denn sie deckt genau die Menge ab, die Sie benötigen.

Standardisierter Einkauf gemäß Warengruppierungen

Die Warengruppenstrategie ist sinnvoll, wenn Sie nach bestimmten Warengruppen bestellen – beispielsweise bei Ihren Standardmaterialien. Diese Form des Einkaufs ermöglicht es Ihnen, Ihre Lieferantenketten zu verschlanken.

Part Sourcing, auch Unit Sourcing genannt

Bei dieser Einkaufsstrategie beschaffen Sie lediglich einzelne Rohstoffe oder Einzelteile, die Sie im Rahmen Ihrer Produktion weiterverarbeiten.

Preferential Sourcing

Auch als Vorzugslieferantenstrategie bezeichnet, befasst sich diese Einkaufsstrategie mit dem Prinzip, so wenig Lieferanten wie möglich zu nutzen. Gerade dann, wenn Sie Lieferanten für A-Materialien benötigen, ist diese Strategie höchst effizient. Denn Sie haben einen Geschäftspartner, auf dessen Qualität und Preise Sie sich verlassen können.

Multiple Sourcing

Wenn Sie auf diese Einkaufsstrategie setzen wollen, müssen Sie sich bewusst sein, dass Sie eine größere Anzahl an Zulieferern benötigen. Gleichzeitig verhindern Sie aber auch einen Totalausfall, falls ein Partner seinen Teil des Vertrags nicht einhalten kann. Im Notfall besitzen Sie demnach weitere Zulieferer, die den Ausfall auffangen können.

Tipps und Tricks für Einkäufer: Preisverhandlungen erfolgreich durchführen

Im Einkauf liegt der Gewinn. Diese alte Kaufmannsweisheit gilt in vielen Branchen immer noch. Aber nur, wenn Sie gut verhandeln! Vor allem kleinere Betriebe nehmen Preiserhöhungen von Lieferanten oft als unveränderbar hin. Doch es lohnt sich immer, mit wichtigen Lieferanten über Preise und Konditionen zu verhandeln. Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie vor allem durch eine konsequente Preisverhandlung mit guten Argumenten Ihre Kosten im Einkauf reduzieren oder zumindest stabil halten können.

Schritt 1: Beschaffungsteile und -volumina für den Einkauf ermitteln

Grundvoraussetzung für Ihren Verhandlungserfolg ist, dass Sie sich vor allen Dingen um die Preisverhandlung der Einkaufsteile kümmern, die für Sie von besonderem Wert sind. Wenn Sie nicht genau wissen, welche Güter das sind oder nur einen Teil Ihrer aktuellen Einkaufsliste genau kennen, sollten Sie zunächst eine einfache ABC-Analyse durchführen, um eine Rangfolge Ihrer Beschaffungsgüter zu erhalten. Wahrscheinlich werden Sie feststellen, dass nur wenige Materialien (etwa 5 bis 10 % aller Teile) bereits rund 70 bis 80 % des gesamten jährlichen Einkaufswerts ausmachen. Es lohnt sich also für Sie, vor allem bei diesen Teilen intensiv über Preise und Konditionen zu verhandeln – mindestens mit dem aktuellen Lieferanten und wo immer möglich auch mit weiteren Anbietern.

Tipp

ABC-Analyse nutzen

Mit unserem praktischen Tool von Lexware erstellen Sie die ABC-Analyse im Handumdrehen und erhalten So eine Rangfolge Ihrer Beschaffungsgüter.

Schritt 2: Volumenbündelung bei einzelnen Lieferanten prüfen

Prüfen Sie jetzt, ob Sie gleich mehrere Beschaffungsgüter bei einem einzelnen Anbieter beziehen. Verhandeln Sie dann nicht über jedes Material einzeln, sondern über das gesamte Einkaufsvolumen. Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass gerade in Kleinbetrieben dieser Punkt nicht immer beachtet wird. Wenn überhaupt, werden nur Verhandlungen für den Einkaufsgegenstand geführt, der gerade benötigt wird oder bei dem Verträge auslaufen. Sie werden mehr erreichen, wenn Sie bei Einkaufspreisverhandlungen das gesamte Einkaufsvolumen in die Waagschale werfen.

Tipp

Wählen Sie Ihre Lieferanten gezielt aus!

Je nach Einkaufsstrategie sollten Sie die Lieferantenauswahl anpassen. Eine Volumenbündelung ist nicht überall möglich. Wollen Sie eine solche aber durchführen, fallen alle Zulieferer weg, die Ihnen diese Möglichkeit verwehren.

Schritt 3: Einkaufspreisverhandlungen vorbereiten und erfolgreich führen

Um erfolgreich verhandeln zu können, sollten Sie sich für jeden Einkauf sorgfältig vorbereiten. Diese Punkte sind dabei wichtig:

  • Vorbereitung auf den Verhandlungspartner: Kennen Sie Ihren Verhandlungspartner aus früheren Verhandlungen? Wissen Sie, wie er/sie reagiert? Auf welche Besonderheiten müssen Sie achten, können Sie Druck ausüben oder müssen Sie argumentieren?
  • Wenn nicht: Haben Sie die Möglichkeit, mehr über den Anbieter in Erfahrung zu bringen, z. B. zur Auftragslage, zur Preispolitik? Können Ihre Mitarbeiter aus dem Einkauf oder Geschäftspartner Informationen liefern, die Sie in den Verhandlungen verwenden können?
  • Konkretes Verhandlungsziel: Formulieren Sie für sich konkrete Ziele, die Sie persönlich in der Preisverhandlung erreichen möchten, z. B. Einsparungen bei einem bestimmten Beschaffungsgut von 5 % oder 5.000 Euro pro Jahr oder Abschluss eines langlaufenden Vertrags.
  • Produktmerkmale und Alternativen: Ein weiterer wichtiger Aspekt bei Preisverhandlungen im Einkauf ist, dass Sie sich sehr gut mit dem Einkaufsprodukt und möglichen Alternativen auskennen sollten. Der Anbieter wird in der Regel versuchen, sein Produkt als das Beste herauszustellen. Wenn Sie jetzt mögliche Alternativen oder Konkurrenzprodukte nennen, wird er wahrscheinlich versuchen, einen unmittelbaren Vergleich zu erschweren. Beispielsweise kann er anführen, dass Sie ein Material nicht durch ein anderes ersetzen können, weil es nicht die gleichen Leistungsmerkmale erfüllt. Darauf sollten Sie sich vorbereiten und prüfen, ob das tatsächlich der Fall ist.
  • Preise, Konditionen und sonstige Bedingungen: So wichtig der Preis für ein Material, eine Dienstleistung oder eine Komponente auch ist, Sie sollten es unbedingt vermeiden, sich auf eine reine Preisdiskussion einzulassen. Denn häufig ist nicht der Anbieter mit dem niedrigsten Preis der absolut günstigste, sondern der Lieferant, der Ihnen das „beste Gesamtpaket“ bietet.

    Machen Sie sich klar, welche weiteren qualitativen Faktoren Ihnen wichtig sind. Würde z. B. eine verbesserte Liefertermintreue oder eine Just-in-time-Lieferung mit entsprechend angepassten Zahlungsterminen dazu beitragen, dass Sie weiter mit einem teuren Lieferanten zusammenarbeiten?
    Um den besten Lieferanten für Ihren Einkauf zu finden, sollten Sie sich zumindest bei wichtigen Gütern bzw. Stoffen mit einem für Sie hohen Volumen die Mühe machen, möglichst viele Lieferanten ausführlich miteinander zu vergleichen.

Tipp

Bestimmen Sie die Preise

Lassen Sie sich nicht auf das erste Angebot ein, das man Ihnen unterbreitet. Denn es muss nicht unbedingt das Beste sein. Idealerweise führen Sie im Vorfeld eine Preiskalkulation durch. So verhindern Sie, dass man Sie übervorteilt. Mit unserem Tool zur Handelskalkulation ist das schnell erledigt.

  • Auf Einwände und Druckmittel vorbereiten: In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Sie es mit gewieften Verkäufern zu tun haben, die versuchen, Sie mit allen möglichen Tricks und Einwänden zu beeinflussen. Dabei werden auch kaum überprüfbare Sachverhalte genannt und oft versucht Ihr Gegenüber, Sie zu provozieren, damit Sie eventuell doch einen für Sie weniger günstigen Kontrakt unterschreiben. Daher gilt auch bei schwierigen und für Sie wichtigen Verhandlungen: Ruhig bleiben bzw. sich nicht provozieren lassen! Versuchen Sie, mit kritischem Hinterfragen Licht ins Dunkel zu bringen. Im Extremfall sollten Sie eine Verhandlungsrunde unterbrechen, um Dinge überprüfen zu können. Dann können Sie später mit dem erweiterten Know-how in die nächste Runde starten.
  • Grenzen und Ausstiegsszenarien: Überlegen Sie im Vorfeld, ob es einen Grenzpreis gibt, den Sie nicht mehr bereit sind zu zahlen. Welche kurzfristigen Alternativen bieten sich hier an? Haben Sie bereits einen anderen Lieferanten angesprochen? Wie ist Ihr Plan bei Misserfolg, falls Minimalbedingungen nicht erreicht werden, wenn Verhandlungen unterbrochen oder beendet werden? Auch über mögliche Ausstiegsszenarien sollten Sie sich Gedanken machen und festlegen, ab wann Sie ggf. aus einer Verhandlung aussteigen und sich nach Alternativen umsehen möchten. Klären Sie für sich: Sind Sie notfalls bereit, tatsächlich einen Lieferantenwechsel vorzunehmen? Auf welche Vorteile verzichten Sie? Wissen Sie, was Sie im Gegenzug erhalten? Könnte es Probleme mit Qualität oder Zuverlässigkeit geben?

Tipp

Passen Sie Verhandlungsstrategien für den Einkauf immer wieder an!

Die Vorbereitung sollten Sie stets aufs Neue durchführen. Denn jeder Lieferant ist anders und hat eine andere Verhandlungsstrategie.

Schritt 4: Einkaufspreisverhandlungen nachbereiten

Auch wenn Sie Ihre Preisverhandlungen noch so gut vorbereiten, wird es immer wieder vorkommen, dass Sie Ihre Ziele nicht oder nur in Teilen erreichen. Damit Sie künftig noch erfolgreicher agieren können, sollten Sie möglichst jede Verhandlung nachbereiten und kontinuierlich Argumente und erfolgreich umgesetzte Maßnahmen festhalten.

Einkauf: Ein Beispiel aus der Praxis

Ausgangsdaten:

  • Umsatz: 1,6 Mio. Euro
  • Einkaufsvolumen aktuell: 500.000 Euro
  • Sonstige Kosten: 900.00 Euro
  • Betriebsergebnis: 200.000 Euro
  • Umsatzrendite: 12,50 %

Fallbeispiel 1: Ihnen gelingt es, die Beschaffungskosten zu reduzieren

Können Sie die Einkaufskosten um nur 3 % bzw. 15.000 Euro senken, steigt das Betriebsergebnis auf 215.000 Euro und die Umsatzrendite erhöht sich um immerhin 13,44 %. Das ergibt eine Zunahme des Gewinns um stattliche 7,5 %. Unterstellt wird, dass sich die anderen Einflussfaktoren im Betrachtungszeitraum nicht ändern.

Fallbeispiel 2: Ihnen gelingt es, den Anstieg der Beschaffungskosten zu begrenzen

Steigen die Beschaffungskosten, etwa weil wichtige Rohstoffe knapp werden, um 5 %, würde das Einkaufsvolumen auf 525.000 Euro steigen. Das Betriebsergebnis ginge auf 175.000 Euro bzw. um 12,5 % zurück. Gelingt es, den Preisanstieg durch intensive Verhandlungen auf 3 % zu begrenzen, würde der Rückgang des Betriebsergebnisses „nur“ noch 15.000 Euro bzw. 7,5 % betragen.

Einkaufscontrolling

Als Teilbereich des Unternehmenscontrollings beschäftigt sich das Einkaufscontrolling hauptsächlich mit der Planung, Steuerung und Kontrolle der Beschaffung. Im Rahmen des Controllings überprüfen Sie, ob Ihre Einkaufsstrategie erfolgreich verläuft und finden gleichzeitig heraus, an welchen Stellen Optimierungsbedarf besteht. Wichtig ist hierbei eine regelmäßige Überprüfung der Daten – vor allem der Kennzahlen.
Im Einkaufscontrolling gibt es verschiedene Faktoren, die eine relevante Rolle spielen, wie zum Beispiel:

  • Definition Ihrer Einkaufsziele
  • Definition von Kennzahlen für den Einkauf
  • Entwicklung von Soll-Vorgaben
  • Messung von Kennzahlen
  • Erstellung des Reportings

Einen wichtigen Teil stellen jedoch die Kennzahlen des Einkaufs dar. Im nachfolgenden Abschnitt erklären wir Ihnen, was sich dahinter verbirgt.

Wichtige Einkaufskennzahlen

Experten spezifizieren bis zu 160 verschiedene Kennzahlen. Nicht alle sind jedoch für jedes Unternehmen von Relevanz. Außerdem heißt es nicht umsonst: Zu viele Köche verderben den Brei. Wenn Sie zu viele Kennzahlen definieren, kann es Ihnen schnell passieren, dass Sie sich sprichwörtlich verzetteln und den Blick auf das große Ganze verlieren. Allgemeinhin geht man jedoch von folgenden KPIs (Key Performance Indicator) aus, die prinzipiell erfolgsversprechend im Einkauf sind:

  • Einkaufskosten:
    Dieser Faktor ist für jedes Unternehmen essenziell. Denn die Einkaufskosten dürfen selbstverständlich nicht höher sein als der Verkaufspreis eines Produktes. Es gilt also: So hoch wie nötig, so niedrig wie möglich.
  • Kosten/Bestellvorgang:
    Ist es effizient, viele verschiedene Einzelkäufe zu tätigen? Ist es nicht kostensparender, Großbestellungen zu tätigen bzw. so viele Ressourcen wie möglich über einen Zulieferer zu kaufen?
  • Aufwand:
    Langfristige Verträge sind weniger aufwendig als eine Vielzahl an Einzelbestellungen.
  • Weiterbildungskosten:
    Es kann sinnvoll sein, wenn Sie als Unternehmer in Ihre Einkäufer investieren, indem Sie regelmäßig nach Weiterbildungen Ausschau halten, die Ihre Mitarbeiter effizienter arbeiten lassen.
  • Termintreue der Lieferungen:
    Wie zuverlässig sind Ihre Lieferanten? Werden Bestellungen zum festgelegten Zeitraum in voller Höhe geliefert? Wenn nicht, wird es Zeit, sich nach einem anderen Zulieferer umzusehen. Ähnlich wie bei der Materialwirtschaft ist es auch im Einkauf wichtig, dass Sie sich auf die Zuverlässigkeit innerhalb einer Partnerschaft verlassen können.
  • Rechnungssumme:
    Welche Ausgaben kommen letztendlich auf Sie zu? Schlägt der Lieferant noch etwas auf den normalen Preis, kommt er Ihnen mit Rabatten entgegen? Wichtig ist, was zum Schluss auf der Rechnung steht.
  • Abweichung Ist-/Plan-Kosten:
    Oft unterscheiden sich die Ist-Kosten vom ursprünglich geplanten Budget. Wichtig ist jedoch die Differenz.

Tipp

Den Überblick behalten mit professioneller Software

Mit einem Warenwirtschaftssystem wie Lexware warenwirtschaft machen Sie aus komplexen Prozessen des Einkaufs ganz einfache Vorgänge. Beispielsweise haben Sie die Lagerbestände immer perfekt im Blick. Wenn Mindestmengen erreicht sind, bestellt die Software die nötige Menge für Sie nach. Bei Höchstmengen werden Sie informiert und können rechtzeitig reagieren. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihre Lieferanten übersichtlich zu verwalten und alle wichtigen Informationen zu hinterlegen, wie zum Beispiel Rabatte, Rahmenverträge oder Zahlungsbedingungen.