ABC-Analyse
Ein Geschäft oder Unternehmen zu führen, bedeutet, ständig eine Vielzahl von Faktoren, Kennzahlen und Themen im Blick haben zu müssen. Besonders für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer kann dieses Selbstmanagement schnell zu einer Herausforderung werden. Daher gibt es diverse betriebswirtschaftliche Verfahren, um solche komplexen Aufgaben zu vereinfachen. Eines davon ist die ABC-Analyse.
Hinweis: Gendergerechte Sprache ist uns wichtig. Daher verwenden wir auf diesem Portal, wann immer möglich, genderneutrale Bezeichnungen. Daneben weichen wir auf das generische Maskulinum aus. Hiermit sind ausdrücklich alle Geschlechter (m/w/d) mitgemeint. Diese Vorgehensweise hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.
Zusammenfassung
Die ABC-Analyse im Überblick
- Die ABC-Analyse ist ein Verfahren, um verschiedene Untersuchungsgegenstände wie Kunden, Materialien oder Produkte in die Klassen A, B und C einzuteilen.
- Idee und Zweck der ABC-Analyse ist, die untersuchten Objekte zu priorisieren und so weitere Maßnahmenableiten zu können.
- Die Analyse lässt sich hinsichtlich untersuchter Objekte und Kennzahlen frei gestalten und somit vielseitig anwenden.
Definition
Was ist die ABC-Analyse?
Die ABC-Analyse ist laut Definition eine Methode, um bestimmte Objekte, beispielsweise das Zeitmanagement, zu analysieren und in die Klassen A, B und C (daher die Bezeichnung ABC-Analyse) einzuteilen. Dabei ist A die höchste und C die niedrigste Klasse. Die analysierten Objekte können beispielsweise Kunden eines Unternehmens, vertriebene Güter oder Produkte sein.
Prioritäten und Prozente: Bedeutung der ABC-Analyse
Durch die ABC-Analyse ist es möglich, Objekte nach ihrer Wichtigkeit fürs eigene Unternehmen zu ordnen, zu priorisieren und daraus mögliche Handlungsstrategien zu gewinnen. Anschließend können Sie für jede der Klassen individuell passende Maßnahmen festlegen. Die ABC-Analyse basiert auf dem sogenannten Paretoprinzip (benannt nach seinem Erfinder Vilfredo Pareto), das besagt: 80 Prozent der Gesamtergebnisse werden über 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht. Die übrigen 20 Prozent der Ergebnisse benötigen dagegen 80 Prozent des Aufwandes und damit deutlich mehr Anstrengung.
Sinn und Zweck der ABC-Analyse ist in der Regel, ein Unternehmen wirtschaftlicher zu machen und weiter in die Zukunft planen zu können. Je nach Anwendungsgebiet lassen sich außerdem Optimierungspotenziale absehen, Risiken abschätzen und Maßnahmen zur Rationalisierung ableiten.
Wofür können Sie eine ABC-Analyse verwenden?
Das klassische Beispiel ist die ABC-Kundenanalyse: Wenn Sie Ihre Kunden nach erwirtschaftetem Umsatz in Klassen einteilen, erkennen Sie schnell, wer Ihnen am meisten Geld bringt. Auf dieser Basis können Sie Ihre Kundschaft in ABC-Kunden einteilen und beispielsweise entscheiden, zukünftig mehr in Ihre A-Kunden zu investieren – sei es in Form von besserem Service, aufwändigeren Abgabematerialien oder speziellen Aktionen. So vermeiden Sie, Kapital in Kontakte zu stecken, von denen Ihr Business nicht profitiert. Sie können die ABC-Analyse aber beispielsweise auch für eine bessere Planung der Beschaffung bestimmter Güter verwenden.
Info
Unterschied zwischen ABC-Analyse und XYZ-Analyse
Obwohl gewissermaßen miteinander verwandt (bei beiden teilen Sie bestimmte Objekte in drei Klassen ein) sind ABC- und XYZ-Analyse nicht zu verwechseln: Die XYZ-Analyse findet ausschließlich Anwendung in der Materialwirtschaft und bezieht sich auf den Verbrauch von beziehungsweise auf den Bedarf an Materialien. In die X-Klasse fallen dabei Materialien, die Sie ständig benötigen, d.h., regelmäßig verbraucht werden. Materialien der Y-Klasse unterliegen dagegen einem gewissen Trend und Z-Klasse-Materialien sind absolut unberechenbar. Verbräuche sind jederzeit möglich, sie können aber auch ausbleiben. Bei der ABC-Analyse können Sie die Kriterien, nach denen Sie die untersuchten Objekte in Klassen einteilen, dagegen komplett frei wählen. Somit ist die ABC-Analyse als Organisationsuntersuchung vielseitiger und auf mehr Bereiche anwendbar. Sie können aber auch beide Auswertungsverfahren kombinieren und Ihre Beschaffungsstrategie mit einer ABCXYZ-Analyse noch detaillierter und fundierter gestalten.
So funktioniert’s: ein Beispiel für die ABC-Analyse
Ein großer Vorteil der ABC-Analyse ist, dass Sie diese im Prinzip sehr einfach umsetzen können. Sie benötigen zur Berechnung weder allzu tiefgehende mathematische noch betriebswirtschaftliche Kenntnisse. Gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Legen Sie das Kriterium für Ihre ABC-Analyse fest!
Bevor Sie mit der Analyse starten, sollten Sie sich überlegen, was Sie mit welcher Absicht auswerten möchten. Suchen Sie passende Daten zusammen und definieren Sie die Maßstäbe für die ABC-Analyse genau. Angenommen, Sie möchten Kunden, die Ihnen besonders viel Umsatz bringen, einen noch besseren Support bieten und Ihr Unternehmen hat 5 Kunden mit den folgenden Werten, können Sie daran eine Priorisierung vornehmen:
| Erwirtschafteter Umsatz | |
|---|---|
| Kunde 1 | 20.000 € |
| Kunde 2 | 60.000 € |
| Kunde 3 | 15.000 € |
| Kunde 4 | 100.000 € |
| Kunde 5 | 5.000 € |
2. Definieren Sie die Grenzen für die einzelnen Klassen!
Anschließend legen Sie Grenzen für die Klassen A, B und C fest. Wo Sie diese ziehen, ist stark abhängig vom Ziel der ABC-Analyse und den aus den Ergebnissen abgeleiteten Maßnahmen. Möchten Sie zum Beispiel Ihren A-Kunden zukünftig für den Support einen gesonderten Ansprechpartner zur Verfügung stellen, ist das nur im Rahmen Ihrer budgetären und personellen Mittel möglich. Der Einfachheit halber greifen wir auf das Pareto-Prinzip zurück und definieren die Klassengrenzen in der Kundensegmentierung folgendermaßen:
- Klasse A = Kunden, die (zusammen) 75-80 Prozent Ihres Umsatzes ausmachen
- Klasse B = Kunden, die (zusammen) 15-20 Prozent Ihres Umsatzes ausmachen
- Klasse C = Kunden, die (zusammen) 5-10 Prozent Ihres Umsatzes ausmachen
3. Berechnen Sie den Wertanteil der einzelnen Kunden!
Addieren Sie nun alle Umsätze, um den Gesamtumsatz zu erhalten. In unserem Beispiel beträgt dieser 200.000 Euro. Im nächsten Schritt der ABC-Analyse berechnen Sie den Anteil der einzelnen Kunden am Gesamtumsatz (multiplizieren Sie dazu den jeweiligen Einzelumsatz mit 100 und teilen Sie diesen Wert durch den Gesamtumsatz). Dadurch kommen Sie in unserem Beispiel zu folgendem Ergebnis:
| Eingebrachter Umsatz | Anteil am Gesamtumsatz | |
|---|---|---|
| Kunde 1 | 20.000 € | 10 % |
| Kunde 2 | 60.000 € | 30 % |
| Kunde 3 | 15.000 € | 7,5 % |
| Kunde 4 | 100.000 € | 50 % |
| Kunde 5 | 5.000 € | 2,5 % |
4. Sortieren und kumulieren Sie die Werte!
Ordnen Sie die Kunden anschließend absteigend nach Ihrem Gesamtwert. Kumulieren Sie die Anteile anschließend. Im konkreten Fall der ABC-Analyse ist damit gemeint, die verschiedenen Wertanteile nacheinander (beziehungsweise in der Reihenfolge vom höchsten zum niedrigsten Wertanteil) miteinander zu summieren.
| Eingebrachter Umsatz | Anteil am Gesamtumsatz | Kumulierter Wertanteil | |
|---|---|---|---|
| Kunde 4 | 100.000 € | 50 % | 50 % |
| Kunde 2 | 60.000 € | 30 % | (50+30=) 80 % |
| Kunde 1 | 20.000 € | 10 % | (80+10=) 90 % |
| Kunde 3 | 15.000 € | 7,5 % | (90+7,5=) 97,5 % |
| Kunde 5 | 5.000 € | 2,5 % | (97,5 +2,5=) 100 % |
5. Ordnen Sie die Objekte den Klassen zu!
Der kumulierte Wert ist ausschlaggebend für die Klassifizierung der untersuchten Objekte, also in diesem Fall der Kunden. Sie erkennen, dass Kunde 4 und Kunde 2 gemeinsam 80 Prozent Ihres Umsatzes ausmachen. Sie fallen damit in Klasse A, denn hier haben wir die Grenze auf 80 Prozent Umsatzanteil festgelegt. Auch ohne Kumulation ist schnell erkannt, dass Kunde 5 in Klasse C fällt: Sein Anteil liegt unter den definierten 5 Prozent. Kunde 1 und 3 machen damit Klasse B der ABC-Analyse aus.
Info
Visualisierung der ABC-Analyse via Lorenzkurve
Die Lorenzkurve ist ein Instrument der Statistik. Ihre Darstellung zeigt an, inwiefern bestimmte Anteile einer Gesamtmenge ungleich verteilt sind – zum Beispiel Einkommen in der Bevölkerung. Sie können die Lorenzkurve nutzen, um das Ergebnis Ihrer ABC-Analyse zum Schluss grafisch darzustellen und die Verteilung der ausgewerteten Objekte innerhalb Ihres Unternehmens auf einen Blick erkennen.
Praktische Einteilung: Einsatzbereiche der ABC-Analyse
Sie können die ABC-Analyse auf eine Vielzahl an Kategorien, Unternehmenskennzahlen und Objektarten anwenden. Sie können zum Beispiel:
- Logistik und Lagermanagement verbessern, indem Sie eine Kategorisierung der Warenein- und -ausgänge von ABC-Gütern vornehmen.
- Ermitteln, welche Lieferanten welche Lieferdauer benötigen und so Ihr Bestellmanagement optimieren.
- Verbrauch und Bedarf in Sachen Materialwirtschaft analysieren – wie schon erwähnt besonders in Verbindung mit einer XYZ-Analyse.
- Das Kundenmanagement nicht nur auf Grundlage von Umsätzen, sondern auch von Faktoren wie Zufriedenheit gestalten.
- Mithilfe der ABC-Analyse Aufgaben oder Termine nach Ihrem Aufwand und Ihrer Dringlichkeit ordnen und so Ihre Zeiteinteilung verbessern.
- Auch ganze Projekte hinsichtlich Zeit-, Ressourcen- und Kostenaufwand auswerten und so Ihr Projektmanagement auf ein neues Level bringen.
- Ermitteln, welche Produktgruppen und Leistungen wirklich relevant für Ihren Umsatz sind und was es sich in welchem Umfang zu bewerben lohnt.
- Mitarbeitende im Rahmen des Personalmanagements hinsichtlich Leistung und Kosten bewerten.
Info
Vor- und Nachteile der ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist ein praktisches, unkompliziertes und vielfältig einsetzbares Tool, um schnelle Übersichten zu bekommen. Bedenken Sie allerdings, dass die Analyse immer nur ein begrenztes und sehr vereinfachtes Bild einer Situation zeichnet. Bestimmte qualitative Aspekte bezieht die Auswertung nicht mit ein, z.B. Kaufhäufigkeiten oder Zahlungsverhalten von Kunden. Auch ist die ABC-Analyse nur sinnvoll, wenn eine gewisse Menge an Objekten vorliegt und sich die betrachteten Kenngrößen genügend unterscheiden. Faustregel: ab ca. 100-150 Untersuchungsobjekten. Eine ABC-Analyse von nur wenigen Kunden, die alle nahezu denselben Anteil an Ihrem Gesamtumsatz haben, ist nicht wirklich zielführend.
