Lieferant
Vor allem für Unternehmer, die Waren verkaufen, ist die Auswahl eines zuverlässigen Lieferanten von hoher Priorität. Daher erfahren Sie in diesem Beitrag, was man unter einem Lieferanten versteht, was seine Aufgaben sind, worauf Sie bei der Auswahl achten müssen und sehr viel Wichtiges mehr!
Hinweis: Gendergerechte Sprache ist uns wichtig. Daher verwenden wir auf diesem Portal, wann immer möglich, genderneutrale Bezeichnungen. Daneben weichen wir auf das generische Maskulinum aus. Hiermit sind ausdrücklich alle Geschlechter (m/w/d) mitgemeint. Diese Vorgehensweise hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.
Zusammenfassung
Lieferanten im Überblick
- Ein Lieferant ist ein Unternehmen, das andere Unternehmen mit benötigten Produkten und Dienstleistungen versorgt.
- Bei der Lieferantenauswahl ist in Hinblick auf Lieferdauer und Umsatzsteuer insbesondere der Standort des Lieferanten zu beachten.
- Mithilfe einer Checkliste können infrage kommende Lieferanten besser ausgewählt werden.
- Im Anschluss daran können Sie anhand festgelegter Kriterien eine Lieferantenbewertung vornehmen.
- Sichern Sie sich rechtzeitig vor möglichen Lieferausfällen miteinem zweiten Lieferanten in der Hinterhand ab.
Allgemeine Informationen zum Lieferanten
Definition
Was versteht man unter einem Lieferanten?
Bei einem Lieferanten handelt es sich um ein Unternehmen oder eine Person, die Sie mit für Ihr Geschäft benötigten Waren und Produkten beziehungsweise Produktteilen sowie Dienstleistungen versorgen.
Was ist die Tätigkeitsbeschreibung eines Lieferanten?
Das Betätigungsfeld von Lieferanten ist äußerst vielfältig und hängt von den jeweiligen Anforderungen eines Betriebs ab.
Wenn Sie beispielsweise einen kleinen Imbissstand betreiben, kümmert sich Ihr Lieferant darum, Sie regelmäßig mit den entsprechenden Nahrungsmitteln zu versorgen, damit Sie diese danach entsprechend verarbeiten und an Ihre Kunden weiterverkaufen können.
Handelt es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Teppichreinigung, werden Sie vor allem einen Lieferanten dafür benötigen, Ihnen die erforderlichen Reinigungsmittel zur Verfügung zu stellen.
Entweder erzeugt ein Lieferant seine Produkte selbst und liefert sie anschließend an seine Kunden aus oder er vertreibt sie als Wiederverkäufer. Hier bezieht er seine verkaufsfertigen Waren wiederum von anderen Lieferanten.
Grundsätzlich ist der Lieferant im eigentlichen Sinne jedoch nur für die Beschaffung und den Transport zuständig.
Ein Lieferant kann auch Dienstleistungen anbieten
Es muss sich jedoch nicht nur um die Lieferung von Produkten handeln, um die sich ein Lieferant kümmert, sondern auch Dienstleistungen können inkludiert sein.
Wenn Sie z.B. eine Werkstatt betreiben, so werden Sie aller Wahrscheinlichkeit nach jemanden benötigen, der sich um die Entsorgung des Altöls kümmert.
In diesem Fall könnte der Lieferant nicht nur neues Öl bringen, sondern ebenso das alte Öl regelmäßig von Ihnen abholen und sich um eine umweltgerechte Entsorgung kümmern.
Was gibt es bei der Lieferantenauswahl zu beachten?
Unternehmer verwalten ihre Lieferanten für den Einkauf zumeist in einer Lieferantendatenbank. Diese bildet die Basis für das Lieferantenmanagement. Denn hier sind nicht nur alle wichtigen Kontakt- und Adressdaten der Lieferanten gespeichert, sondern auch Vereinbarungen zum Lieferantenrabatt und zum Lieferantenkredit.
Zunächst geht es jedoch darum, einen Lieferanten zu finden, der überhaupt infrage kommt.
Im Internet existieren mittlerweile zahlreiche Lieferanten-Suchmaschinen, die die Suche und Auswahl der Lieferanten erheblich erleichtern. Dennoch ist es wichtig, auf bestimmte Erfordernisse zu achten, die für den eigenen Betrieb wichtig sein können.
Zu einem der wichtigsten Faktoren gehört beispielsweise das Land, aus dem die Lieferung versandt wird. Findet der Warenverkehr zwischen verschiedenen Ländern der EU statt, handelt es sich dabei um eine innergemeinschaftliche Lieferung. Diese Lieferungen sind von der Umsatzsteuer befreit.
Bevor Sie sich für einen bestimmten Lieferanten entscheiden, sollten Sie jedoch immer mehrere Lieferanten miteinander vergleichen.
Wie funktioniert ein Lieferantenvergleich?
Beim Vergleich von Lieferanten ist es wichtig, zunächst eine Auswahl von fünf bis zehn infrage kommenden Lieferanten vorzunehmen. Diese sollten Sie dann mithilfe einer Checkliste für dieLieferantenauswahl bezüglich unterschiedlicher Kriterien miteinander zu vergleichen.
Dabei kann es sich unter anderem um die folgenden Kriterien handeln:
- Produktqualität (Entspricht die Ware der erforderlichen Qualität?)
- Preisgestaltung, Zahlungsziele und Angebotstransparenz (Gibt es versteckte Kosten?)
- Servicequalität und Erreichbarkeit (Haben Sie z.B. einen persönlichen Ansprechpartner?)
- Lieferbereitschaft (Ist der Lieferant z.B. dazu bereit, eine Langzeitlieferantenerklärung abzugeben?)
- Standort des Unternehmens (Deutschland, innerhalb der EU, außerhalb der EU)
- Flexibilität bei unerwarteten Ereignissen
Einige Lieferanten veröffentlichen in den Suchmaschinen eine Referenzliste mit bestehenden Kunden. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, entsprechende Informationen bei diesen Unternehmen direkt einzuholen.
Bevor Sie jedoch einen Lieferanten endgültig in Ihre Lieferantendatenbank aufnehmen, sollten Sie eine ausführliche Lieferantenbeurteilung vornehmen. Basis dafür sind die Daten aus dem Internet, die Informationen, die der jeweilige Lieferant auf dem Lieferantenfragebogen ausfüllt, sowie das Feedback anderer Kunden des Lieferanten.
Bei bestehenden Lieferanten sollten Sie zudem regelmäßig ein Lieferantenaudit durchführen, bei dem ein beauftragter Auditor die organisatorische und technische Leistungsfähigkeit überprüft.
7 Schritte zur aussagekräftigen Lieferantenbewertung
Die ISO 9001 Lieferantenbewertung fordert, dass im Unternehmen ein Verfahren zur Lieferantenbeurteilung festgelegt und entsprechend umgesetzt wird.
Doch auch wenn Ihr Unternehmen nicht ISO 9001-zertifiziert ist, sollten Sie die infrage kommenden Lieferanten einer eingehenden Bewertung für ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung unterziehen.
Um die ausgewählten Lieferanten im Detail miteinander zu vergleichen, sind die folgenden Schritte erforderlich:
- Legen Sie sich eine Checkliste für die Lieferantenbewertung an.
- Wählen Sie etwa fünf bis zehn wichtige Kriterien aus, die Sie miteinander vergleichen möchten.
- Setzen Sie die für Sie am wichtigsten zwei bis drei Kriterien fest und markieren Sie diese entsprechend.
- Lassen Sie die einzelnen Lieferanten einen Lieferantenfragebogen ausfüllen.
- Vergeben Sie für die einzelnen Kriterien Punkte von 0 (= sehr schlecht) bis 10 (= sehr gut).
- Multiplizieren Sie die Punkte der markierten wichtigsten Kriterien mal 2.
- Zählen Sie die Punkte der einzelnen Lieferanten zusammen.
Daran anschließend sollten Sie eine Auswahl zwischen den beiden Lieferanten mit der höchsten Punkteanzahl treffen.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, diese beiden Lieferanten in einem Praxistest gegeneinander antreten zu lassen.
Achtung
Kümmern Sie sich vor der ersten Lieferung um eine Lieferantenerklärung
Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass eine Lieferantenerklärung unterschrieben und der Zeitraum der Leistungen zunächst befristet wird.
Wenn Sie bereits einen Lieferanten haben, folgt der nächste Schritt:
Die Lieferantenentwicklung
Bei dieser geht es darum, die Leistungsfähigkeit des Lieferanten laufend zu steigern. Voraussetzung dafür ist die regelmäßige gemeinsame Erarbeitung von entsprechenden Zielen mit einer anschließenden Leistungsbewertung.
Achtung
Arbeiten Sie eine Strategie gegen plötzliche Lieferausfälle aus
Vor allem bei Produkten, die für das Kerngeschäft erforderlich sind, sollten Sie sich rechtzeitig gegen mögliche Ausfälle eines Lieferanten rüsten. Suchen Sie sich deshalb für Ihre wichtigsten Produkte einen Ersatzlieferanten, sodass Ihnen dieser im Bedarfsfall zur Verfügung steht.
Ist auch ein Spediteur ein Lieferant?
Wie bereits erwähnt gelten Personen oder Unternehmen als Lieferant, die einem Kunden Waren oder Dienstleistungen übermitteln.
Bei einem Spediteur handelt es sich um ein Dienstleistungsunternehmen, das den Transport von Waren organisiert. Nach dieser Definition liefert der Spediteur zwar ebenfalls Waren an einen Kunden, allerdings muss dieser hier nicht zwingend auch der Verkäufer der Produkte sein. Deshalb handelt es sich bei einem Spediteur um keinen Lieferanten im eigentlichen Sinn.
Was ist der Unterschied zwischen Zulieferer und Lieferant?
Als Zulieferer werden in der Regel jene Unternehmen bezeichnet, die andere Unternehmen mit nötigen Waren und Materialien versorgen, damit diese ihre Produktionsleistung aufrechterhalten können.
Diese Produkte und Produktteile werden anschließend jedoch nicht als eigenständige Güter weiterverkauft, sondern in die Produktion eingearbeitet. Ein klassisches Beispiel sind Automobilzulieferer. Sie stellen Teile bereit, die in weiterer Folge in einem Auto verbaut werden.
Sowohl Lieferant als auch Zulieferer sind Bestandteil der Lieferkette.
Info
Ist der Lieferant Kreditor oder Debitor?
Bei einem Kreditor handelt es sich um ein externes Unternehmen, das einem anderen Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen zur Verfügung stellt. Also genau jene Tätigkeit, die auch Lieferanten übernehmen. Ein Lieferant ist deshalb ein Kreditor. Der Empfänger der Ware ist in diesem Fall der Debitor.
