Lieferantenauswahl: Nicht nur der Preis entscheidet

Eine gute Lieferantenauswahl ist wichtig und spätestens, wenn ein bisher zuverlässiger Lieferant die Preise erhöht, stellen sich viele Unternehmer die Frage, ob der Anbieter sein Geld auch wert ist. Doch der Preis sollte nicht das einzige Kriterium sein. Denn was nützt es, wenn der neue Lieferant zwar günstig, aber sehr unzuverlässig ist? In diesem Beitrag lesen Sie, wie Sie Risiken im Einkauf begrenzen und nach welchen Kriterien Sie die richtige Lieferantenauswahl treffen.

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Risiken im Einkauf begrenzen durch die richtige Lieferantenauswahl
Juice Verve/shutterstock

Was ist die Lieferantenauswahl und warum ist sie für Unternehmen so wichtig?

Viele Unternehmen sind auf Zulieferer angewiesen, um die Herstellung der eigenen Produkte oder die Ausübung ihrer Dienstleistungen zu gewährleisten. Für einen reibungslosen Ablauf ist es daher enorm wichtig, eine adäquate Lieferantenauswahl zu treffen. Hierbei handelt es sich um einen Teilbereich des Lieferantenmanagements – explizit um den Prozess, den Sie unternehmen, um Lieferanten zu vergleichen, anhand eines Lieferantenauswahlverfahrens zu bewerten und anschließend auszuwählen. Dieses Vorgehen tritt im Übrigen nicht nur dann ein, wenn Sie sich in der Lieferantenakquise befinden, sondern ebenfalls bei der Lieferantenpflege. 

Notwendig ist eine Lieferantenauswahl, damit Sie jederzeit das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erreichen – schließlich müssen Sie als Unternehmer gewinnorientiert und wirtschaftlich denken. 

Qualitative Kriterien für die Lieferantenauswahl: Das zeichnet einen guten Lieferanten aus

Ein guter Lieferant sollte nicht nur günstige Preise und Konditionen – zum Beispiel hohe Nachlässe oder lange Zahlungsziele – bieten, sondern auch in anderer Hinsicht punkten können. Diese Bewertungskriterien sollten Sie bei der Lieferantenauswahl beachten:

  • Hohe Qualität der Waren
  • Geringe Fehlerquote
  • Ausgeprägtes Kulanzverhalten des Lieferanten, wenn es zu Beanstandungen kommt
  • Ständige Lieferbereitschaft
  • Hohe Liefertermintreue, strikte Einhaltung zugesagter Lieferzeiten
  • Gute Erreichbarkeit und feste Ansprechpartner beim Lieferanten
  • Hohe Flexibilität (ermöglicht schnelle Reaktion, z. B. auf Kundenwünsche)
  • Preisgarantien (wie lange werden verhandelte Preise zugesagt)
  • Wenige bzw. gut begründete oder nur moderate Preiserhöhungen in der Vergangenheit
  • Langfristige Verträge mit dem Lieferanten (v. a. dann, wenn Sie wichtige Produkte bei Anbietern beziehen, für die Sie nur von geringer wirtschaftlicher Bedeutung sind)
  • Gute Bonitätsbewertung (z. B. über Creditreform oder Schufa)
  • Angebotstransparenz (keine versteckten Kosten, Gebühren oder Mindestmengen)

Vor der Auswahl kommt die Lieferantenermittlung

Beschränken Sie sich bei der Lieferantenauswahl nicht nur auf die Kandidaten, mit denen Sie bereits zusammenarbeiten, sondern werfen Sie auch einen Blick auf die Konkurrenz. Nutzen Sie hierfür alle Informationsquellen, die Ihnen zur Verfügung stehen: 

  • Interner Datenpool 

  • Fachzeitschriften 

  • Messen 

  • Ausstellungen 

  • Industrie- und Handelskammer 

  • Etc. 

Eine weitere Option stellt Ihr eigenes Netzwerk dar. Fragen Sie bei Geschäftspartnern nach, mit welchen Lieferanten sie bereits gute Erfahrungen gemacht haben. Anhand dieser Details erstellen Sie ein Lieferantenverzeichnis

Verschiedene Lieferanten bei der Lieferantenauswahl vergleichen

Sie haben bei der Lieferantenauswahl mehrere Lieferanten ins Auge gefasst: Objektiv bewerten können Sie mehrere Lieferanten nur, wenn Sie Ihre wichtigsten Vorprodukte kennen, einen Kriterienkatalog aufstellen und die einzelnen Kriterien für Ihr Unternehmen gewichten. So erstellen Sie Schritt für Schritt eine Lieferantenbewertung mit verhältnismäßig geringem Aufwand:

1. Einkaufsportfolio ansehen und Lieferanten identifizieren

Sehen Sie sich bei der Lieferantenauswahl zunächst Ihr Einkaufsportfolio an und identifizieren Sie die Lieferanten, die für Sie und Ihren Geschäftserfolg besonders wichtig sind. Fragen Sie sich bei jedem Anbieter, was passiert, wenn er ausfällt oder wenn Sie bestimmte Güter unpünktlich, in schlechtem Zustand oder zu hohen Preisen und schlechteren Konditionen erhalten. Nehmen Sie im Rahmen einer Lieferantenanalyse eine grobe Klassifizierung vor, z. B. in „unverzichtbare“, „wichtige“ und „weniger wichtige“ Lieferanten. Für die Lieferer der ersten, eventuell auch der zweiten Kategorie lohnt sich eine Bewertung in jedem Fall. Wenn Sie neue bzw. potenzielle Lieferer bewerten wollen, stellen Sie sich die gleichen Fragen.

Also: Was passiert, wenn der neue Lieferant nicht oder schlecht liefert oder in kurzen Abständen die Preise anhebt? 

2. Einsparpotenziale und Versorgungsrisiken erkennen

Lieferanten, die keine für Ihren Erfolg wichtigen Güter liefern, z. B. Büro- oder Verbrauchsmaterialien, brauchen Sie nicht zu bewerten, weil es hier kaum Einsparpotenzial oder Versorgungsrisiken gibt. Daher müssen Sie hier bei der Lieferantenauswahl keine unnötige Zeit investieren. 

3. Definition von Lieferantenauswahlkriterien

Definieren Sie die für Sie wichtigen Lieferantenauswahlkriterien (z. B. Preis, andere Lieferkonditionen, Qualität, Termintreue, Flexibilität etc.). Definieren Sie maximal 8-10 Entscheidungskriterien für die Lieferantenauswahl, um den Arbeitsaufwand zu begrenzen.

4. Gewichtung der Lieferantenauswahlkriterien

Gewichten Sie die Kriterien. Legen Sie beispielsweise fest, dass der Preis zu 20 Prozent, die Konditionen zu 15 Prozent etc. in die Bewertung einfließen sollen. Die Summe aller Prozentwerte der Gewichtungen muss 100 Prozent ergeben.

5. Lieferantendaten pflegen

Tragen Sie für Lieferanten, mit denen Sie bereits eine Geschäftsbeziehung haben, die notwendigen Daten zusammen. In der Regel sind Ihnen Preise, Konditionen, Qualität und Lieferterminzuverlässigkeit bekannt.

6. Umgang mit neuen Anbietern

Bei neuen Anbietern können Sie nur begrenzt auf bekannte Daten zurückgreifen. Preise und Konditionen können Sie erfragen, bei Qualität und Lieferterminzuverlässigkeit können Sie versuchen, Referenzkunden des Anbieters zu befragen oder ihn dazu zu bewegen, Ihnen vertraglich eine bestimmte Qualität und Zuverlässigkeit zu garantieren. Bei der Bewertung sollten Sie bei Kriterien, bei denen Sie keine Erfahrungswerte zum Lieferanten haben, keine guten, sondern neutrale Punkte vergeben. 

7. Auswahlkriterien auf qualitativer und strategischer Ebene

Definieren Sie jedes Kriterium sowohl für die qualitative als auch für die strategische Lieferantenauswahl eindeutig und überprüfen Sie das. (Handelt es sich wirklich bei allen Anbietern um den Nettopreis nach Abzug der Umsatzsteuer?)

8. Ausprägungen der Kriterien vergleichen

Vergleichen Sie die Ausprägungen der Kriterien bei den Lieferanten, die Sie bewerten. Vergeben Sie für sehr gute Leistungen 10 Punkte je Kriterium, und staffeln Sie die Punkte in Abständen von 0,5 oder 1,0 Punkten.

Beispiel: Der Lieferant, der Ihnen die günstigsten Preise bietet, erhält 10, der zweitbeste 9, der drittbeste 8 Punkte usw. Erläutern Sie in Stichworten, welche Ausprägungen ein Kriterium gehabt hat. (Beispiel Zahlungskonditionen: Hier können Sie festhalten, welche Nachlässe und Zahlungsziele ein Lieferant gewährt.) So können Sie später noch nachvollziehen, warum Sie einem Lieferer wie viele Punkte gegeben haben.

9. Multiplikation der Punkte

Multiplizieren Sie die Punkte mit der jeweiligen Gewichtung und addieren Sie die erreichten Punkte aller Kriterien.

Beispiel: Ein Anbieter, der immer 10 Punkte je Kriterium erreicht, erhält am Ende insgesamt 100 Punkte.

10. Faustregel bei Punktevergabe nutzen

Mit Anbietern, die Gesamtpunktwerte von 80 und mehr erzielen, sollten Sie die Geschäftsbeziehung beibehalten oder ausbauen. Mit Lieferanten, die zwischen 60 und 80 Punkten liegen, können Sie grundsätzlich zusammenarbeiten, weil sie solide, aber keine sehr guten Leistungen bringen. Hier sollten Sie eventuell nachverhandeln, beispielsweise um bessere Konditionen oder eine höhere Lieferterminzuverlässigkeit zu erreichen. Von Anbietern, die weniger als 50 oder 60 Gesamtpunkte erreichen, sollten Sie sich trennen – es sei denn, es gelingt Ihnen, verlässliche Zusagen zu erhalten, dass der Lieferant sich künftig deutlich verbessern wird. 

Tipp

Bewährungszeit für neue Lieferanten

Neue Lieferanten werden selten hohe Gesamtpunktzahlen erreichen, weil Sie nur wenige Erfahrungswerte besitzen und die Anbieter daher mit mittleren Noten versehen. Hier sollten Sie ggf. befristete Aufträge erteilen, um Erfahrungen zu sammeln. Bewährt sich ein Anbieter, können Sie die Geschäftsbeziehung intensivieren, andernfalls beenden.

Bei der Lieferantenauswahl auch an Ersatzlieferanten denken

Gerade bei Artikeln, die für Sie wichtig sind, sollten Sie mehr auf Aspekte wie Qualität oder Lieferterminzuverlässigkeit statt auf den Preis achten. Außerdem dürfen Sie sich bei diesen Produkten nicht nur auf einen Lieferanten verlassen. Zwar führt eine Bündelung von Bestellungen dazu, dass Sie günstigere Preise und Konditionen erhalten. Was aber tun Sie, wenn dieser Anbieter Insolvenz anmeldet oder Sie aus anderen Gründen nicht mehr beliefern will? Haben Sie dann keine Alternative „in der Hinterhand“, müssen Sie kurzfristig einen neuen Lieferanten finden. Das ist schwierig, und es ist meist nicht möglich, gute Konditionen mit einem Ersatzanbieter auszuhandeln, weil dieser u. U. Ihre Notlage ausnutzt.

Tipp: Auf Ersatzlieferanten achten. Halten Sie sich bei wichtigen Bestellgütern immer einen, bei sehr kritischen Gütern zwei Anbieter in Reserve und bestellen Sie gelegentlich auch bei diesen Firmen, selbst wenn die Konditionen schlechter sind als bei Ihrem Stammlieferanten. Der Grund: Sollte dieser ausfallen, haben Sie sofort Ersatz.

Tipp

Auf Ersatzlieferanten achten

Halten Sie sich bei wichtigen Bestellgütern immer einen, bei sehr kritischen Gütern zwei Anbieter in Reserve und bestellen Sie gelegentlich auch bei diesen Firmen, selbst wenn die Konditionen schlechter sind als bei Ihrem Stammlieferanten.

Der Grund: Sollte dieser ausfallen, haben Sie sofort Ersatz. 

Lieferantenauswahl: Beispiel aus der Praxis

Möbelschreiner Peter Huber hat von einigen Lieferanten die Mitteilung erhalten, dass diese die Preise für wichtige Hölzer und andere Rohstoffe erhöhen. Huber weiß von anderen Schreinern, dass es hier erst kürzlich zu Preissenkungen gekommen ist. Er kontaktiert einen Schreiner, um in Erfahrung zu bringen, ob das mit den Preissenkungen tatsächlich richtig ist. Der Kollege bestätigt ihm, dass das der Fall ist, weist aber darauf hin, dass beide Anbieter wenig zuverlässig sind und z. B. zugesagte Liefertermine häufiger nicht einhalten. Außerdem gebe es immer wieder Probleme mit der Qualität.

Huber beschließt, seine Lieferanten mit einem Punktwertsystem mittels mehrerer Kriterien zu bewerten, um die gesamte Leistungsfähigkeit beurteilen zu können und ein Schema zu haben, mit dem er mögliche neue Anbieter umfassend bewerten kann.

  1. Er stellt zunächst einen Katalog mit 8 Kriterien zusammen, in den neben Preis und Lieferkonditionen auch Qualität, Termintreue und Kulanz einfließen.
  2. Dann fragt er sich, wie wichtig ihm die Kriterien jeweils sind. Der Preis soll nach seiner Ansicht ein Gewicht von 25 Prozent, die Konditionen von 20 Prozent bekommen, ebenso Qualität und Termintreue. Die Kulanz erhält ein Gewicht von 15 Prozent.
  3. Für sehr gute Ausprägung eines Kriteriums will er 10, für sehr schlechte 1 Punkt vergeben. Ein optimaler Lieferant kann durch die Gewichtung insgesamt 100 Punkte erreichen.

Die Bewertung will Huber nur für die aus seiner Sicht wichtigen Anbieter durchführen. Wichtig sind Lieferanten, die ihm Materialen liefern, ohne die er seine Möbel nicht bauen kann. Derzeit hat er 8 Anbieter, die er bei der Lieferantenauswahl bewerten möchte. Huber stellt eine Tabelle mit Kriterien und Lieferanten auf und hält Punkt für Punkt fest, welche Ausprägungen die Lieferer bei den Kriterien haben, multipliziert diese mit den Gewichtungen und erhält folgende Aufstellung:

  • 5 Anbieter einen Gesamtpunktwert von 80 und mehr Punkten erreichen. 
  • Ein Anbieter erhält 70. 
  • Die beiden anderen bekommen 50 Punkte bei der Lieferantenauswahl.

Durch die Bewertung mit mehreren Kriterien erkennt Huber bei der Lieferantenauswahl jetzt viel besser als früher, dass der Preis nur ein Aspekt unter mehreren ist. Er beschließt, sich mittelfristig von den Lieferanten mit 50 Punkten zu trennen und sich 2 neue Anbieter zu suchen. Außerdem hat die Untersuchung ergeben, dass er für das für ihn besonders wichtige Tropenholz nur einen Lieferanten hat. Hier will er, um das Risiko eines Ausfalls eines wichtigen Zulieferers zu begrenzen, mithilfe des Bewertungsverfahrens einen neuen Anbieter als Alternative aufbauen.