Kostenstelle
Wer Geld verdienen möchte, muss Geld ausgeben. Was im ersten Moment vielleicht wie eine abgenutzte Floskel klingt, ist unternehmerische Realität: Bei nahezu jedem Prozess der Umsatzerzielung oder -steigerung entstehen Kosten. Damit Sie diese Kosten sowohl überblicken als auch mit der Zeit optimieren können, ist eine sorgfältige Verwaltung und Organisation Ihrer Finanzen notwendig. Mit Kostenstellen wissen Sie immer genau, welche Unternehmensbereiche wie viele Kosten verursachen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Kostenstellen korrekt nutzen – und worauf Sie achten sollten, um Ihre Unternehmensausgaben langfristig zu senken.
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Zusammenfassung
Kostenstelle im Überblick
- Mithilfe von Kostenstellen können Sie immer genau nachvollziehen, wie viel Budget (in Geldeinheiten) einzelne Bereiche Ihres Unternehmens in Anspruch nehmen.
- Welche Bereiche die Kostenstellen abbilden, kann frei entschieden werden. Auf folgendes ist jedoch zu achten:
- Faktoren wie Effizienz und Mehrwert für Ihr Controlling
- Kostenstellenplan aufstellen, um die Übersicht behalten.
- Kostenstelle ≠ Kostenträger, denn der Kostenträger bezieht sich auf konkrete Leistungen, die die Kosten verursacht haben, z.B. ein Produkt.
- Kostenstellen sind von hoher Relevanz für das Controlling. Denn so lässt sich die Verteilung Ihres Unternehmenskapitals nachvollziehen und effektiver planen.
Kostenstellen bilden Ihre Unternehmenskosten ab
Stark vereinfacht lässt sich sagen: Kostenstellen dienen dazu, bestimmte Ausgaben den Verantwortlichen beziehungsweise Verursachern der Kosten zuzuordnen.
Definition
Was genau ist eine Kostenstelle?
Eine Kostenstelle (englisch: Cost Center) ist ein Bereich in einem Unternehmen, in dem Kosten angefallen sind. Diese Bereiche definiert jedes Unternehmen individuell. Gängige Abkürzungen für Kostenstellen sind KoSt. und KSt.
So können zum Beispiel einzelne Abteilungen Kostenstellen darstellen. Welche Einteilung sinnvoll ist, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Die Firmenstruktur spielt dabei ebenso eine Rolle wie die Größe, die Branche und das Finanzierungsmodell.
Möglichkeiten für die Einteilung sind unter anderem:
- Räumliche Aspekte: Verschiedene Standorte eines Unternehmens können als Kostenstellen gelten. Aber auch unterschiedliche Räumlichkeiten einer Produktionsstätte fallen in diese Kategorie.
- Funktionale Aspekte: Bei dieser Variante teilen Sie Ihre Kostenstellen anhand von Aufgaben ein, also beispielsweise „Produktion“, „Vertriebe“, „Marketing“ oder „Verwaltung“.
- Sonstige Aspekte: Räumliche und funktionale Faktoren sind zwar die gängigsten Arten, Kostenstellen zu definieren. Theoretisch können Sie jedoch jeden Ihnen sinnvoll erscheinenden Aspekt dazu heranziehen und Kostenstellen zum Beispiel anhand von Verantwortungsbereichen oder Verrechnungsarten festlegen. Auch für große oder wichtige Projekte werden häufig (Projekt-)Kostenstellen gebildet.
Info
Der Unterschied zwischen Kostenstelle und Kostenträger
Kostenstelle und Kostenträger werden oft in einem Atemzug genannt, unterscheiden sich jedoch in ihrer Bedeutung. Die Kostenstelle beschreibt den Bereich, in dem Kosten entstanden sind. Der Kostenträger dagegen bezieht sich auf konkrete Leistungen, die Kosten verursacht haben, z.B. ein Produkt oder eine Dienstleistung.
In einem Bäckereiunternehmen könnte zum Beispiel „Fertigung“ eine Kostenstelle sein. Produkte oder Kostenträger sind z.B. Brote oder Brötchen, in die Materialien wie Mehl, Körner und Hefe eingehen. Bei Kostenstellen und Kostenträgern handelt es sich somit um verschiedene Gebiete der Kostenrechnung Ihres Unternehmens. Kostenstellung- und Kostenträgerrechnung sind jedoch eng miteinander verzahnt und essenzielle Teile der Buchhaltung beziehungsweise des Controllings.
Verschiedene Arten von Kostenstellen
Damit Sie Ihre Kosten wirklich effektiv überwachen können, gilt es, diese präzise zuzuordnen. Daher gibt es verschiedene Arten von Kostenstellen, welche die Ausgaben unterschiedlich gewichten.
- Hilfskostenstellen beziehen sich auf Unternehmensbereiche, welche andere Abteilungen mit Leistungen unterstützen. Sie sind nur intern aktiv, erbringen demnach keine Leistungen außerhalb des Unternehmens. Dadurch produzieren Hilfskostenstellen selbst keine (beziehungsweise nur indirekt) Kostenträger und gelten als Vorkostenstellen. Solche Kostenstellen können beispielsweise betriebliche Leistungen wie Wartungsservices, IT-Support oder Reinigungsdienste sein. Hier lässt sich noch einmal unterscheiden zwischen speziellen Hilfskostenstellen – diese stehen in Verbindung mit einer konkreten Hauptkostenstelle wie zum Beispiel der Fertigung – und allgemeinen Hilfskostenstellen, welche verschiedene Unternehmensbereiche unterstützen. Das gängigste Beispiel für eine solche Hilfskostenstelle ist die Kantine, in der Mitarbeitende des ganzen Unternehmens speisen.
- Hauptkostenstellen produzieren direkt Kostenträger, weshalb sie den Endkostenstellen zugerechnet werden. Sie stehen im Zentrum der Leistungserbringung und beziehen sich somit auf alle Ausgaben, die dafür konkret notwendig sind. Im Beispiel der Bäckerei wäre neben der Fertigung auch der Verkauf mit der Lohnabrechnung beziehungsweise den Personalkosten eine Hauptkostenstelle. Eine gängige Einteilung der Hauptkostenstellen umfasst beispielsweise:
- Materialkostenstellen (Bereiche, die sich um die Materialbeschaffung und -verfügbarkeit drehen wie Einkauf, Prüfung des Wareneingangs oder Lagerung)
- Fertigungskostenstellen (Bereiche, die sich mit der eigentlichen Produktion befassen)
- Verwaltungskostenstellen (Bereiche mit administrativen Aufgaben wie Rechnungswesen, Personalverwaltung oder auch IT und EDV)
- Vertriebskostenstellen (Bereiche, bei denen es um den Verkauf und Versand von Produkten oder Services geht)
- Forschungs- und Entwicklungskostenstellen (Bereiche wie Konstruktion und Muster- oder Prototypenbau)
- Nebenkostenstellen sind Endkostenstellen und verursachen somit direkte Kosten. Wie die Bezeichnung schon andeutet, dreht es sich bei dieser Art von Kostenstellen um Neben- oder auch Abfallprodukte der unternehmerischen Hauptleistungen. In der Bäckerei ist das zum Beispiel die Entsorgung alten Brotes.
- Projektkostenstellen, die oft zusätzlich und fallweise für große Vorhaben eingerichtet werden und auf denen spezifische Projektkosten, z.B. für Personal oder Material, erfasst werden.
Jede Kostenstelle lässt sich noch einmal beliebig unterteilen – abhängig davon, wie es für Ihre individuelle Unternehmensstruktur sinnig und mehrwertig ist. Haben Sie sich für eine Einteilung entschieden, halten Sie diese im sogenannten Kostenstellenplan (auch Kostenstellenblatt) fest. Dieser Plan regelt zukünftig genau Ihre interne Kostenstellenrechnung.
Tipp
Kostenstellenhierarchie im Blick behalten
Es ist sinnvoll, Kostenstellen zu priorisieren und zu hierarchisieren. Dabei ist es gerade bei komplexen Kostenstellenplänen schwierig, jederzeit die Übersicht zu bewahren. Hier hilft spezifische (Kostenrechnungs-) Software, die Ihre Kostenstellen nicht nur darstellt, sondern Sie auch aktiv bei deren Verwaltung unterstützt.
Kostenstellen als wichtiges Instrument fürs Controlling
Des Weiteren unterscheiden sich Kostenstellen auch noch einmal hinsichtlich der Kostenarten bzw. -zuordnung: Kostenstelleneinzelkosten lassen sich bestimmten Kostenstellen ganz genau zuordnen. Gemeinkosten dagegen können Sie gewissermaßen nur über einen Umweg (z.B. Verrechnungsschlüssel wie Anzahl Quadratmeter oder Mitarbeiter) einer Kostenstelle zuweisen. Diese Unterteilung ist wichtig, um ein möglichst aussagekräftiges Bild Ihrer Kostenstruktur undUnternehmensfinanzen zu erhalten.
Denn das ist die Hauptaufgabe von Kostenstellen: greifbar machen, wo und wie Ihr Unternehmen welches Budget benötigt. Somit sind Kostenstellen zwar auch für die Buchhaltung relevant, aber noch mehr fürs Controlling. Denn auf diese Weise können Sie die Verteilung Ihres Unternehmenskapitals nachvollziehen und effektiver planen. Sparpotenziale und finanzielle Optimierungsmöglichkeiten sind durch transparente Kostenstellenverwaltung leichter erkennbar und einfacher nutzbar. Als Teil der Kostenrechnung bildet die Kostenstellenrechnung damit auch Ihren Unternehmenserfolg ab und dient als Basis für strategische Entscheidungen – beispielsweise um zu bestimmen, wie viele (nicht nur finanzielle) Ressourcen Sie einzelnen Abteilungen oder Standorten zuweisen oder an welchen Stellen Sie das Unternehmen ausbauen sollten.
4 Tipps: Worauf Sie bei der Kostenstellenbildung achten sollten
Gleichzeitig helfen Kostenstellen auch dabei, die Effizienz von Leistungen messbar zu machen. Denn Sie können genau erkennen, welchen Gegenwert einzelne Investitionen (damit ist zum Beispiel auch gemeint, wenn Ihre IT-Abteilung Support für einzelne Mitarbeitende geleistet hat) erzielt haben. Das gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob es wirtschaftlicher ist, eine Leistung intern zu erbringen oder lieber extern einzukaufen.
Dazu ist es allerdings wesentlich, dass Sie Ihre Kostenstellen klug wählen und mit Weitblick einteilen. Dabei helfen Ihnen die folgenden Tipps.
- Jede Kostenstelle sollte einen selbstständigen Verantwortungsbereich darstellen. Das heißt, die Kostenstelleninhaber (die für die jeweilige Kostenstelle verantwortliche Person) sollte eigene kostenrelevante Entscheidungen treffen können. Nur so lassen sich Kosten eindeutig nachvollziehen und Optimierungen effektiv umsetzen.
- Eindeutigkeit ist das A und O. Kosten sollten sich ganz klar bestimmten Kostenstellen zuordnen lassen, ohne dass es Überschneidungen mit anderen gibt. Je schärfer Sie einzelne Kostenstellen trennen, desto besser gelingt die Zuordnung.
- Schaffen Sie passendeBezugsgrößen. Dadurch können Sie Ihre Kosten möglichst realistisch verteilen und die Leistungen der verschiedenen Kostenstellen messbar machen.
- Wirtschaftlichkeitspielt ebenfalls eine Rolle. Eine detailliertere Kostenerfassung bedeutet schließlich auch mehr Aufwand. Finden Sie daher ein gutes Mittelmaß zwischen starker Aussagekraft und starkem Kostenbewusstsein.
