Fixkosten senken: Tipps und Tricks

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die Kosten senken wollen, richten Sie Ihr Augenmerk am besten auf die Fixkosten. Sie verschlingen mit der Zeit sehr viel Geld, bieten durch den Langzeiteffekt aber auch erhebliches Einsparpotenzial. Doch was sind Fixkosten eigentlich und wie können Sie sie dauerhaft senken?

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Unternehmerin senkt die Fixkosten durch einen gezielten Schlag auf das Eurozeichen
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Was sind Fixkosten?

Fixkosten sind immer wiederkehrende Aufwände, die nicht beliebig gekürzt werden können, weil verschiedene Abhängigkeiten bestehen. Im Gegensatz zu den fixen Kosten sind variable Kosten zum Beispiel veränderlich und stehen in Abhängigkeit vom Beschäftigungsgrad oder der Produktionsmenge eines Unternehmens. Typische Arten von Fixkostenmit hohem Volumen oder Wertanteil sind:

  • Personalaufwendungen (vor allem Gehälter und Sozialkosten)
  • Mietkosten
  • Abschreibungen
  • Kosten für den Fuhrpark
  • IT-Kosten
  • Fremdleistungskosten
  • Energiekosten

Der Anteil der Fixkosten nimmt in fast allen Unternehmen kontinuierlich zu, auch in klassischen Produktions-, Handwerks- oder Handelsunternehmen. Eine umso größere Herausforderung wird es, Kosten zu senken.

Ursachen für steigende Fixkosten sind zum Beispiel:

  • Immer mehr Automatisierung, mehr Maschinen, weniger Produktionsmitarbeiter, weniger variable Kosten bei Material oder Wareneinsatz.
  • Der Wunsch von Kunden nach mehr Vielfalt. Unternehmen müssen kleinere Serien fertigen und/oder mehr Produkte auf Lager halten. Das erhöht die Kosten in Produktion und Lagerhaltung.
  • Mehr Aufgaben in der Verwaltung, etwa intensiverer Beratungsbedarf im Vertrieb, Notwendigkeit eines Qualitätsmanagements, flexiblere Logistik oder gesetzliche Anforderungen für die Buchhaltung und den Jahresabschluss.
  • Nicht zuletzt weisen immer weniger Kostenarten einen typischen variablen Verlauf auf. Das ist vor allem bei den Fertigungslöhnen der Fall, die heute oft den Gehältern gleichkommen, da Sie bei Produktionsmitarbeiter auch Kündigungsfristen beachten müssen.

Die Fixkosten zu senken ist ein langfristiges Projekt

Weil Fixkosten meist über einen längeren Zeitraum bestehen bleiben, auch wenn nicht produziert und verkauft wird, können Sie in der Regel nur wenige kurzfristige Einsparungen beim Deckungsbeitrag erreichen. Mit dem Entschluss, sich um das Senken der Fixkosten zu kümmern, treffen Sie daher meist langfristig wirkende Entscheidungen und müssen beim Kosten-Senken oft auch in Strukturen Ihres Unternehmens eingreifen.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Höhe der Fixkosten

Betrachten Sie zunächst alle Fixkosten-Arten und ihre Höhe genauer. Erstellen Sie dazu eine Übersicht, in der Sie sowohl die Fixkosten als auch deren Volumen des aktuellen Jahres und der 2 Jahre zuvor auflisten. Um die Fixkosten zu berechnen, nutzen Sie am besten einen geeigneten Fixkostenrechner wie unseren Excel-Rechner zur Fixkosten-Analyse. So haben Sie die Übersicht im Nu erstellt und sparen – dank hinterlegten Formeln – viel Zeit bei der Berechnung der Fixkosten.

Haben Sie sehr viele Fixkosten-Arten, können Sie mehrere Positionen zu einem Block zusammenfassen: etwa Gehälter, Sozialkosten und andere Aufwendungen für die Mitarbeiter zu "Personalkosten" oder Strom-, Gas- und Wasserkosten zu "Energiekosten". Denn Energie- und Personalkosten sind ein fester Bestandteil der Fixkosten. Gleichzeitig sollten Sie den prozentualen Anteil jeder Kostenart am Gesamtvolumen der Fixkosten ausweisen. Dann erkennen Sie die Anteile einzelner Kostenarten oder -blöcke.

Der Vergleich mit den Vorjahren zeigt Ihnen, wo Kosten besonders stark gestiegen sind. Erst durch die genaue Auflistung erhalten Sie den Überblick, wo Sie Kosten senken können.

So berechnen Sie die Fixkosten

Zur Berechnung der Fixkosten wird eine Kostenstellenanalyse erstellt. Dabei können Sie in kleinen Unternehmen und Haushalten auf folgende einfache Formel zurückgreifen:

  • Fixkosten = Gesamtkosten – variable Kosten

In größeren Unternehmen ist die Berechnung der Fixkosten allerdings etwas komplexer. Hier kann das sogenannte Schichtkostenverfahren zur Anwendung kommen. Dabei wird im Controlling der Firma die zu erwartende maximale und minimale Leistung und die Gehaltskosten einer Produktionsschicht errechnet:

  • Schichtleistung = Maximale Leistung – Minimale Leistung
  • Schichtkosten = Maximale Kosten Gehälter – Minimale Kosten Gehälter

Nun werden die Kosten der Schicht durch die Leistung der Schicht geteilt und dadurch die durchschnittlichen Stückkosten berechnet:

  • Schichtkosten : Schichtleistung = Stückkosten

Bei den Stückkosten handelt es sich um die Kosten je Stück einer Ware. Indem die Stückkosten mit den produzierten Waren multipliziert werden, können dann die variablen Kosten berechnet werden:

  • Produzierte Waren x Stückkosten = variable Kosten

Am Ende werden die errechneten variablen Kosten von den Gesamtkosten abgezogen und das Ergebnis sind die Fixkosten:

  • Gesamtkosten – variable Kosten = Fixkosten

Ziele für die Senkung der Fixkosten formulieren und Rahmenbedingungen schaffen

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die Fixkosten langfristig senken wollen, müssen Sie sich dafür möglichst konkrete Ziele und Termine setzen. Beim Senken der Fixkosten formulieren Sie am besten absolute Ziele, also zum Beispiel die Kosten für Versicherungen von heute 9.000 EUR auf 8.000 EUR bis zum Ende des nächsten Jahres zu senken oder die KfZ-Kosten von 30.000 EUR auf 27.000 EUR vom kommenden Jahr an zu reduzieren. Können Sie sich nicht selbst um die Maßnahmen kümmern, benennen Sie Mitarbeiter, die für das Senken der Fixkosten in einer Sparte verantwortlich sind.

Maßnahmen finden und umsetzen

Um konkrete Maßnahmen zur Senkung der Fixkosten zu finden, binden Sie möglichst mehrere Mitarbeiter ein. So erhalten Sie viele Ideen und Vorschläge für Erfolg versprechende Aktivitäten. Außerdem steigern Sie damit die Bereitschaft, aktiv am Senken der Fixkosten mitzuarbeiten und auch unangenehme Entscheidungen mitzutragen, etwa bei der Personalkosten-Senkung.

Info

Fixkosten senken durch Outsourcing

Nicht nur mit Einzelmaßnahmen lassen sich Fixkosten senken. Sie können auch Aufgaben oder ganze Bereiche auslagern und die Leistungen von Dritten erbringen lassen (Outsourcing). Dabei müssen Sie sich aber darüber klar sein, dass eine Entscheidung für den Bezug von Dritten erheblich in dieStrukturen Ihres Unternehmens eingreift. Häufig müssen Sie Abläufe ändern oder sich von Mitarbeitern trennen. Die Entscheidung zum Fixkosten-Senken durch Outsourcingsollte gründlich überlegt werden.

Indirekt Fixkosten senken: Kostensteigerungen vermeiden

Bestehende Fixkosten zu senken, ist der eine Ansatzpunkt. Noch besser ist es, sie ganz zu vermeiden oder sie von Beginn an möglichst niedrig zu halten. Viele Unternehmer unterschätzen den Einfluss von Entscheidungen auf die Fixkosten sowie das „Verharrungsvermögen“ vieler Kosten. Wenn Sie eine neue Maschine anschaffen, erzeugen Sie Fixkosten für Abschreibungen, Zinsen, Wartung und Energie. Können Sie die Maschine nicht mehr nutzen, etwa weil die Aufträge dauerhaft zurückgehen, bleiben die meisten Kosten für die Maschine dennoch über Monate oder Jahre bestehen.

Daher sollten Sie bei jeder Entscheidung über Fixkosten in die Zukunft blicken und folgende Fragen beantworten:

  • Ist eine Anschaffung, etwa einer neuen Maschine, wirklich notwendig?
  • Wenn ja: Ist die Anschaffung in der geplanten Höhe notwendig oder geht es auch kleiner?
  • Haben Sie an die Folgekosten gedacht, zum Beispiel für Personal, Energie, Wartung?
  • Wie schnell können Sie einen Vertrag lösen oder sich von einem Partner trennen?
  • Welche Faktoren haben voraussichtlich Einfluss auf die aktuellen Kosten, etwa Umweltauflagen oder andere Gesetzesänderungen?

Auch wenn die Fixkosten für Sie besonders problematisch sind, sollten Sie parallel immer prüfen, wie sich die variablen Kosten senken lassen. Hier einige Ideen:

  • intensive und regelmäßige Verhandlungen mit Lieferanten um bessere Konditionen und Preise
  • Optimierung der Verbrauchsplanung
  • Reduzierung des Ausschussanteils

Tipps zur langfristigen Vermeidung von Fixkosten für Selbstständige und kleine Betriebe

Tipp 1: Vermeiden Sie hohe Bürokosten

Viele Selbstständige beginnen ihre Tätigkeit im eigenen Haus oder einem kleinen Büro. Wenn mehr Kunden gewonnen werden, steigt i.d.R. die Anzahl der Kunden, die einen besuchen, es müssen ggf. Schulungen durchgeführt oder Produktpräsentationen vorgenommen werden. Bei der Suche nach den Büroräumen sollte man v.a. darauf achten, dass diese nicht zu groß sind.

Oft wird damit geworben, dass die Miete pro Quadratmeter bei großen Objekten günstiger ist. Größere Flächen haben aber auch höhere Nebenkosten wie Strom, Reinigung oder Abgaben zur Folge. Und Vermieter möchten gerne Verträge mit langen Laufzeiten abschließen. Wer Verträge mit Laufzeiten von z.B. 5 Jahren eingeht, generiert schnell mehr als 30.000 Euro Fixkosten.

Info

Prüfen Sie, ob sich Büroräume auf Zeit rentieren

Wenn man Räume nur sporadisch benötigt, z.B. um 1-2-mal im Monat Besprechungen oder Präsentationen durchzuführen, kommen Büroräume auf Zeit in Betracht. Verträge können für Stunden, Tage oder Wochen abgeschlossen werden. Die Kosten sind – bezogen auf einen Tag – zwar oft höher als eine Miete; es entstehen aber keine Fixkosten.

Tipp 2: Sparen Sie Kosten beim Geschäftswagen

Durch Leasing oder Finanzierung entstehen auch beim Firmenwagen häufig hohe Fixkosten. Je größer der Wagen, desto höher die Betriebskosten, wie Benzin, Versicherungen, Steuern, Reparaturen/Wartung. Wer ein Fahrzeug für geschäftliche Zwecke benötigt, sollte sich deswegen überlegen, ob es nicht auch ein preiswertes oder gebrauchtes Mittelmodell sein kann. Vorteil: die laufenden Kosten sind geringer.

Wenn man ein Fahrzeug finanzieren muss, belasten die monatlichen Raten die Liquidität weniger. Um bei Engpässen Probleme zu vermeiden, sollte man statt Leasing mit Kredit finanzieren. Hier besteht häufig die Möglichkeit, bei Engpässen aus dem Vertrag herauszukommen, wenn auch mit Verlusten. Bei Leasing ist eine vorzeitige Auflösung selten möglich. Und man ist nach Vertragsende oft nicht Eigentümer und muss den Prozess erneut durchlaufen.

Tipp

Privat-Fahrzeug nutzen

Statt ein Fahrzeug zu kaufen, kann man zunächst auch den Privat-PKW nutzen, und für jeden geschäftlichen Kilometer 0,30 Euro oder die tatsächlichen Kosten für Geschäftsfahrten absetzen. Voraussetzung ist, dass das Fahrzeug weiter überwiegend privat benutzt wird. Der Nachteil: Man kann keine Vorsteuer, z.B. für Benzin oder Reparaturen absetzen.

Tipp 3: Stellen Sie nicht zu früh Mitarbeiter ein

Steigt das Auftragsvolumen, liegt es nahe, Mitarbeiter einzustellen. Diese Entscheidung muss allerdings gut überlegt werden, denn ein Beschäftigter verursacht Fixkosten, da man ihn oft nur unter Beachtung von Kündigungsfristen entlassen kann (Ausnahme: Bei Betrieben mit weniger als 10 Mitarbeitern besteht kein Kündigungsschutz).

Die Kosten für einen Mitarbeiter beschränken sich außerdem nicht nur auf das zu zahlende Bruttogehalt. Vielmehr fallen Kosten an, wie gesetzliche und tarifliche Sozialabgaben, Aus- und Weiterbildung und Bereitstellung der benötigten Infrastruktur (u.a. EDV, Büro). Zudem haben Mitarbeiter Anspruch auf bezahlten Urlaub und können ausfallen. Faustregel: Mitarbeiter verursachen je Sachverhalt das 1,5 bis 1,8-fache des Bruttogehalts an Kosten.

Steigt das Arbeitspensum, sollte man vor Einstellung eines Mitarbeiters prüfen, ob und welche Arbeiten sich u.U. temporär auslagern lassen. Die Honorare sind zwar höher als die Kosten, die ein Festangestellter für die gleiche Arbeit verursacht. Dafür entstehen die Aufwendungen nur, wenn es tatsächlich Arbeit gibt.

Eine reguläre Arbeitskraft sollte also nur eingestellt werden, wenn absehbar ist, dass das steigende Arbeitsvolumen dauerhaft anfallen wird. Das bedeutet, dass es für mehr als ein- bis anderthalb Jahre hoch bleiben wird. Das kann der Fall sein, wenn man mehrere neue Mandanten akquiriert, mit denen länger laufende Verträge abgeschlossen werden.

Tipp 4: Schließen Sie keine unnötigen Versicherungen ab

Als Unternehmer ist man ständig Risiken ausgesetzt, die beim Eintreten u.U. die Existenz kosten können. Versicherungen helfen, die Risiken zu reduzieren. Einige sind für Unternehmer Pflicht, etwa eine Betriebs- oder Vermögenshaftpflicht (die private Risiken mit absichert), eine Kranken- oder eine Berufsunfähigkeitsversicherung. Auch eine Gebäudeversicherung bei eigenem Besitz ist zwingend.

Der Abschluss weiterer Policen sollte aber gut überlegt werden, weil den Kosten oft kein adäquater Nutzen gegenübersteht. Auch, wenn man nur wirklich notwendige Policen hat, sollte geprüft werden, ob man die richtigen Anbieter mit einem günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis gewählt hat. Hier einige Tipps, wie man die Kosten für Versicherungen senken kann:

  • Die Kosten für Versicherungen können um etwa 10-20 Prozent reduziert werden, wenn man alle Policen bei einem Anbieter abschließt.
  • Auch beim Abschluss mehrjähriger Verträge gibt es oft Ermäßigungen.
  • Versicherungsberater oder -makler aus dem Berufsverband bekommen oft günstigere Konditionen von den Versicherungen, weil sie eine Vielzahl potenzieller Kunden repräsentieren.

Ob man richtig und günstig versichert ist, kann man selbst oft nicht zuverlässig prüfen. Auch Vergleichsportale liefern nicht immer eindeutige Antworten, weil z.B. zu viele individuelle Aspekte berücksichtigt werden müssen. In der Praxis hat es sich bewährt, einen Versicherungsmakler oder -berater zu konsultieren.

Makler arbeiten nicht für eine bestimmte Gesellschaft, sondern haben mehrere Policen im Angebot. Sie arbeiten auf Provisionsbasis, daher ist u.U. die Versuchung groß, Verträge zu vermitteln, an denen sie selbst gut verdienen.

Besser ist deshalb oft, sich an Versicherungsberater zu wenden. Diese haben eine gerichtliche Zulassung und beraten wirklich unabhängig. Sie empfehlen nur Versicherungen, die man abschließen sollte, vermitteln aber keine Anbieter. Berater verlangen für ihre Tätigkeit, im Gegensatz zu Maklern, ein Honorar.

Tipp

Prüfen Sie jährlich Ihre Kostenstruktur

Zur Pflicht jedes Unternehmers gehört es, einmal pro Jahr zu prüfen, ob man alle Leistungen (z.B. Miete, Versicherungen, Werbung, Energie, Bank) in dem Umfang, wie er aktuell vorherrscht, benötigt. Wird diese Frage bejaht, gilt es im nächsten Schritt zu prüfen, ob man die Leistungen bei gleicher oder besserer Qualität an anderer Stelle günstiger beziehen kann.

Tipp 5: Führen Sie eine Mindestumsatzberechnung durch

Ob der Umsatz reicht, um alle aktuellen Kosten sowie weitere Auszahlungen durch den Geschäftsausbau bezahlen zu können, lässt sich mit einer einfachen Mindestumsatzberechnung erheben. Der Mindestumsatz ergibt sich, indem man die aktuellen Entnahmen (wenn man selbst ein Gehalt bezieht, sollte es bei den Kosten aufgeführt werden, sonst bei den Entnahmen), Vorsorgeaufwendungen, Rücklagen, Investitionen, Tilgungszahlungen, Steuernachzahlungen sowie betriebliche Kosten und den Gewinnwunsch addiert.

Wenn man die aktuellen Zahlen erhoben oder geschätzt hat, kann man im Anschluss die gleiche Aufstellung mit den gestiegenen Werten für z.B. mehr Personal, höhere Tilgungsraten, Leasing oder höhere andere Kosten zusammenstellen. Aus der Differenz von aktuellen und künftigen Werten ergibt sich, um wie viel höher der Umsatz ausfallen muss, wenn man die Kosten bzw. Tilgungsleistungen erhöht.

Tipp

Bauen Sie sich einen Liquiditätsstock auf

Falls möglich, sollte man sich einen Liquiditätsstock aufbauen, um Umsatzrückgänge kompensieren zu können. Um das Ziel zu erreichen, kann man z.B. von jedem Auftrag einen bestimmten Wert, etwa 2%, auf ein separates Konto buchen. So entsteht im Laufe der Zeit eine Rücklage, um z.B. einen Umsatzrückgang von 10-15% aufzufangen.

Gerade Dienstleister wie Bilanzbuchhalter haben das Problem, dass ihre Kosten überwiegend fix sind. Kommt es zu einem Umsatzrückgang, etwa, weil ein großer Mandant abspringt, bleiben die Kosten zunächst erhalten und man erleidet einen Gewinneinbruch. Daher sollten Dienstleister sorgfältig prüfen, ob bestimmte, im Moment vorhandene Kosten notwendig sind. Erst wenn man sicher ist, dass man den benötigten Umsatz über längere Zeit erreichen kann, kann man in Einzelfällen ggf. höhere Fixkosten akzeptieren.