Finanzbuchhaltung: Die wichtigsten Grundlagen, Aufgaben und Ziele

Als Teil des Rechnungswesens stellt die Finanzbuchhaltung einen wesentlichen Faktor in der Buchhaltung eines Unternehmens dar. Dank ihr ist es Ihnen möglich, alle Abläufe innerhalb Ihrer Firma detailliert zu dokumentieren. Das ist wichtig, wenn Sie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder am Stichtag eine Inventur und später eine Bilanz erstellen müssen.

Alle Zahlungsvorgänge zu erfassen, gehört zu Ihren Aufgaben als Unternehmer. Doch allzu oft verliert man den Überblick bei der Fülle an Zahlungsein- und -ausgängen. Im schlimmsten Fall erkennen Sie dadurch nicht rechtzeitig, wenn Sie in finanziellen Schwierigkeiten sind oder gar eine Insolvenz droht. Umso wichtiger ist es, dass Sie alle Tätigkeiten und Aufgaben, die in Ihrer täglichen Arbeit innerhalb Ihres Unternehmens anfallen, dokumentieren. Nur so behalten Sie den Überblick über Ihre Vermögensverhältnisse. In diesem Artikel geben wir Ihnen eine Definition des oft abstrakt erscheinenden Begriffs Finanzbuchhaltung, erklären Ihnen, welche Aufgaben sie beinhaltet und wie Sie diese selbst praktisch umsetzen.

Was ist Finanzbuchhaltung?

Per Definition handelt es sich bei der Finanzbuchhaltung (kurz: Fibu) um einen Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Ziel der Finanzbuchhaltung ist es, die Vermögensverhältnisse eines Unternehmens und deren Veränderungen zu dokumentieren und am Ende jedes Wirtschaftsjahres das Gesamtergebnis in Form des Jahresabschlusses zu ermitteln. Der Jahresabschluss setzt sich aus Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie der Bilanz zusammen. Die Finanzbuchhaltung wird auch als externes Rechnungswesen bezeichnet, da sie sich hauptsächlich nach außen richtet: Sie informiert externe Dritte, wie Investoren, Banken oder das Finanzamt, über die Vermögensverhältnisse eines Unternehmens.

Finanzbuchhaltung vs. Betriebsbuchhaltung – was ist der Unterschied?

Im Grunde wird das betriebliche Rechnungswesen in zwei Buchhaltungsbereiche unterteilt:

  1. Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen: lückenlose Erfassung sämtlicher Geschäftsvorfälle im Unternehmen zur Gewinnermittlung)
  2. Betriebsbuchhaltung (internes Rechnungswesen: Kosten- und Leistungsrechnung zur Analyse und Steuerung betrieblicher Prozesse)

Die Fibu repräsentiert die Vermögenslage nach außen hin und ist für viele Unternehmen gesetzlich verpflichtend. Die Abgrenzung der Finanzbuchhaltung zur Betriebsbuchhaltung liegt darin, dass Letztere in erster Linie für den internen Nutzen erstellt wird. Sie umfasst innerbetriebliche Vorgänge und ist nicht verpflichtend. Wird jedoch häufig zur Kostenrechnung und Kostenkalkulation genutzt.

Welche Formen und Teilbereiche der Buchhaltung gibt es außerdem noch?

Außer in die Betriebs- und die Finanzbuchhaltung kann man die Buchhaltung in folgende Teilbereiche untergliedern:

  • Debitorenbuchhaltung: Diese listet alle offenen Forderungen auf und beschäftigt sich außerdem mit Reklamationen, Ratenzahlungen und Rechnungen.
  • Kreditorenbuchhaltung: Im Rahmen dessen werden alle Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten erfasst. Das bedeutet, es geht um die Rechnungen, deren Beträge Sie als Unternehmen zu zahlen haben.
  • Anlagenbuchhaltung: Mit dieser listen Sie Ihr gesamtes Anlagevermögen mittels Anlagekarten auf.
  • Lohnbuchhaltung: Sie bezahlen Gehälter und Sozialleistungen Ihrer Mitarbeiter. Jeder Zahlungsvorgang findet im Rahmen der Lohnbuchhaltung statt.
  • Bilanzbuchhaltung: Die Informationen, die Sie mittels der anderen Buchhaltungsformen ermittelt haben, werden in der Bilanzbuchhaltung ausgewertet und für den Jahresabschluss verwendet.

Finanzbuchhaltung einfach erklärt: Die wichtigsten Grundlagen und Inhalte

Die Buchungen aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens bilden die Grundlage der Finanzbuchhaltung. Die Erfassung muss in chronologischer Reihenfolge und in sachlicher Ordnung nach Art des unternehmerischen Vorgangs erfolgen. Gewährleistet wird dies durch das Buchen auf Konten und durch die Verwendung von Standard- sowie branchenspezifischer Kontenrahmen.
Rechtliche Grundlagen der Finanzbuchhaltung sind:

  • die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
  • das Handelsgesetzbuch (HGB)

Was gehört zur Finanzbuchhaltung?

Um dies zu verstehen, müssen Sie zunächst zwischen Bilanz, Jahresabschluss sowie GuV unterscheiden.

  1. Bilanz: Hierbei werden die einzelnen Posten in Aktiva und Passiva gegenübergestellt. Auf der Aktiva-Seite stehen unter anderem das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen; auf der Passiva-Seite das Eigenkapital und das Fremdkapital.
  2. GuV: Im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung werden alle anfallenden Aufwendungen den Erträgen gegenübergestellt und miteinander verrechnet. Daraus ergibt sich entweder ein Überschuss oder ein Verlust.
  3. Jahresabschluss: Am Ende jedes Wirtschaftsjahres erstellen Sie den Jahresabschluss. Die sogenannte Abschlussbilanz besteht aus der Bilanz und der GuV und ist notwendig, um Auskunft über alle Geschäftsvorfälle zu geben.

Zweck der Finanzbuchhaltung

Im Grunde dient die Fibu einzig und allein der Ermittlung der Vermögensverhältnisse eines Unternehmens im Laufe einer Rechnungsperiode. Diese beträgt den Zeitraum zwischen zwei Abschlüssen. Weiterhin ist sie relevant für das Finanzamt, da sie ebenfalls als Besteuerungsgrundlage dient.  Anhand der Finanzbuchhaltung wird demnach ersichtlich, wie hoch die Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer und die Gewerbesteuer ausfällt. Die Finanzbuchhaltung hat zudem eine Informationsfunktion gegenüber Gläubigern, Anteilseignern und sonstigen externen Dritten.

Wer ist zur Finanzbuchführung verpflichtet?

Alle buchführungspflichtigen Unternehmen sind zur doppelten Buchführung im Rahmen der Finanzbuchhaltung verpflichtet und somit zur Offenlegung ihrer finanziellen Situation gegenüber Gläubigern oder Anteilseignern. Dazu zählen:

  • Aktiengesellschaften (AG)
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Offene Handelsgesellschaften (oHG)
  • Kommanditgesellschaften (KG)

Hinzu kommen Gewerbetreibende, die im Handelsregister eingetragen sind und jährlich weniger als 60.000 Euro Gewinn oder weniger als 600.000 Euro Umsatz erweirtschaften.

Info

Wer ist nicht buchführungspflichtig?

Alle Selbstständigen und Freiberufler, die diese Einkommensgrenzen unterschreiten, sind lediglich zur einfachen Buchführung verpflichtet.

Was bedeutet doppelte Buchführung?

Eine Art der Gewinnermittlung eines Unternehmens ist die doppelte Buchführung. Hierbei wird der betriebliche Erfolg zweifach ermittelt: durch die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung. Außerdem werden alle Geschäftsvorfälle doppelt erfasst: durch die Buchung auf ein Konto und ein Gegenkonto. Mehr dazu finden Sie in unserem Ratgeber-Artikel zur doppelten Buchführung:

Was bedeutet einfache Buchführung?

Wie der Name schon sagt, ist diese Form der Buchhaltung sehr simpel gehalten. Die einfache Buchführung, auch Einnahmen-Überschuss-Rechnung genannt, gilt für Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer, die von der Buchführungspflicht befreit sind. Hierbei müssen Sie lediglich die Einnahmen und Ausgaben einander gegenüberstellen. Die Differenz ergibt Ihren Gewinn bzw. Ihren Verlust. Vergessen Sie aber nicht, welche Anforderungen Sie als Kleinunternehmer erfüllen müssen!

Die wichtigsten Aufgaben der Finanzbuchhaltung im Überblick

Den Sinn und Zweck der Finanzbuchhaltung haben wir Ihnen bereits erklärt. Doch welche Aufgaben hat sie eigentlich?

  • Dokumentation: Alle Geschäftsvorfälle müssen Sie lückenlos dokumentieren. Hierbei dient die Finanzbuchhaltung als Nachweis.
  • Bilanzaufstellung: Um die Bestände zu ermitteln, stellen Sie die Schulden dem Vermögen gegenüber.
  • Bestandsveränderungen: Im Rahmen der Finanzbuchhaltung ermitteln Sie, inwiefern sich Ihr Bestand verändert hat – sowohl positiv als auch negativ.
  • Erfolgsermittlung: Das Ergebnis zählt. Wenn Sie alle Posten einander gegenübergestellt haben, wird ersichtlich, ob das Geschäftsjahr für Sie gut oder schlecht verlaufen ist.
  • Besteuerungsgrundlage: Wie bereits erwähnt, dient die Finanzbuchhaltung als Grundlage für die Besteuerung.

Finanzbuchhaltung selber machen oder doch besser outsourcen?

Die Finanzbuchhaltung stellt nicht unbedingt eine Aufgabe dar, um die sich Unternehmer reißen. Oftmals mangelt es sowohl an Lust als auch an Know-how, obwohl selbstverständlich jedem der Sinn hinter der Tätigkeit klar ist. Trotzdem stellt sich oft die Frage, ob man die Finanzbuchhaltung nicht an einen Finanzbuchhalter auslagern kann.

Welche Möglichkeiten gibt es, um die Finanzbuchhaltung auszulagern?

Wenn Sie die Finanzbuchhaltung an einen Experten outzusourcen wollen, haben Sie diese Möglichkeiten:

  1. Steuerberater: Dieser nimmt Ihnen viel Arbeit ab. Denn er kann nicht nur Ihre komplette Buchführung übernehmen, sondern auch die Kommunikation mit dem Finanzamt – inklusive Übermittlung der nötigen Daten. Wichtig ist hierbei aber: Der Steuerberater ist trotzdem auf Ihre Mithilfe angewiesen. Denn ohne Ihre Belege funktioniert es nicht. Daher ist es immer ratsam, diese gut sortiert zu übermitteln. Dann fallen die Kosten auch nicht so hoch aus.
  2. Buchhaltungsbüro: Auch das Buchhaltungsbüro kann Ihre Finanzbuchhaltung übernehmen, Sie allerdings nicht hinsichtlich steuerlicher Themen beraten. Es erfolgt lediglich eine Dokumentation und Auswertung Ihrer Unterlagen. Bei steuerlichen Fragen müssen Sie sich dennoch an einen Experten, wie einen Steuerberater, wenden.

Wenn Sie über wenig Know-how und Expertise verfügen, empfiehlt sich durchaus ein Fachmann für Steuerrecht. Haben Sie aber ausreichend Grundwissen, spricht eigentlich nichts dagegen, die Buchhaltung selber zu machen – zum Beispiel mit einer entsprechenden Software.

Vorteile professioneller Software für die Finanzbuchführung

Finanzbuchhaltung für Anfänger funktioniert nicht? Doch, das tut sie! Denn eine papierlose und automatisierte Finanzbuchhaltung ist beispielsweise mit unserer Buchhaltungssoftware Lexware buchhaltung ganz einfach. Die Möglichkeit, Fehler zu machen, ist bei einer digitalen Finanzbuchhaltung deutlich geringer, als wenn Sie sich Ihrer Zettelwirtschaft gegenübersehen. Zudem hilft Ihnen ein solches Programm dabei, falsche Eingaben komplett zu vermeiden. In den meisten Systemen erscheint bei einer fehlerhaften Eingabe ein Hinweis, was Ihnen wiederum die Möglichkeit gibt, diese zu korrigieren. Für die Finanzbuchhaltung hat eine Software aber noch weitere Vorteile:

  • Übersichtlichkeit
  • Vorlagen
  • Schnelle Erfassung aller Zahlungseingänge und -ausgänge
  • Unkomplizierte Bearbeitung wiederkehrender Aufträge
  • Kosten- und Zeitersparnis
  • Immer auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung