Debitorenbuchhaltung: Das müssen Sie dazu wissen

Besonders Kleinunternehmen leiden häufig unter der schlechten Zahlungsmoral einiger Kunden. Dabei sind pünktliche Zahlungen gerade für Kleinunternehmen mit geringer Liquidität sehr wichtig, um teure Zwischenfinanzierungen zu vermeiden. Ein Ausweg ist der Ausbau eines professionellen Forderungsmanagements. Grundlage dafür ist eine funktionierende Debitorenbuchhaltung.

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Mitarbeiter kümmert sich um die Debitorenbuchhaltung
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Debitorenbuchhaltung: Was ist das?

Die Debitorenbuchhaltung eines Unternehmens ist Teil der Finanzbuchhaltung und beschäftigt sich mit den offenen Forderungen gegenüber Kund:innen oder Geschäftspartner:innen.

Debitor bedeutet Schuldner; gemeint ist beispielsweise ein Kunde oder eine Kundin, der bzw. die noch eine offene Rechnung zu begleichen hat. Für jeden Neukunden wird beim ersten Auftrag ein Debitorenkonto angelegt. Dessen Saldo fließt in den Bilanzposten „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ ein.

Aufgaben der Debitorenbuchhaltung

Neben der Kontrolle und Buchung von Rechnungen kann die Debitorenbuchhaltung auch die Bearbeitung von Reklamationen, Gutschriften oder z. B. auch die Überwachung von gewährten Ratenzahlungen beinhalten. Darüber wird im Rahmen der Debitorenbuchhaltung das Debitorenrisiko bzw. die Bonität von Kund:innen geprüft.

Debitorenbuchhaltung ist damit ein Teilbereich des Forderungsmanagements. Um die Liquidität eines Unternehmens zu sichern, zielt das Forderungsmanagement darauf ab, Zahlungsausfälle möglichst gering zu halten.

Das Gegenstück der Debitorenbuchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung. Hier werden die Rechnungen verwaltet, die das Unternehmen zu zahlen hat. Gerade in Kleinunternehmen werden diese – und viele andere – Aufgaben der Buchhaltung meist von einem:r einzigen Mitarbeiter:in erfüllt.

Diese Universalisten sind zwar in der Regel gut auf die vielfältigen buchhalterischen Basisanforderungen in einem Kleinunternehmen vorbereitet, geraten aber in organisatorischen und rechtlichen Details häufig an ihre Grenzen. Umso wichtiger ist es für Sie als Unternehmer:in, den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin mit einem klar strukturierten Forderungsmanagement-Prozess zu unterstützen und mit den dafür notwendigen Anforderungen an die Debitorenbuchhaltung vertraut zu machen.

Debitorenbuchhaltung als Teil des Forderungsmanagements

Als Unternehmer:in müssen Sie dafür sorgen, dass stets eine ausreichende Liquidität vorhanden ist. Wichtiger Grundpfeiler einer Liquiditätsplanung ist ein effizientes Forderungsmanagement. Denn nur wenn Sie wissen, wann, in welcher Höhe und mit welcher Wahrscheinlichkeit (Ausfallquote) Rechnungen beglichen werden, können Sie Material oder Waren einkaufen, Gehälter zahlen oder Investitionen seriös planen.

Das Forderungsmanagement wird in der Praxis häufig auch einfach Mahnwesen genannt. Oftmals sammeln die Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung also nicht nur wichtige Informationen über die Kunden (wie z. B. deren Zahlungsmoral), sondern übernehmen auch direkt noch das Mahnwesen.

Wenn Sie ein funktionierendes Forderungsmanagement in Ihrem Unternehmen aufbauen wollen, sollten Sie im ersten Schritt versuchen, Zahlungsausfälle und –verzögerungen vorzubeugen. Das geht am einfachsten durch rechtliche Absicherung im Vorfeld. Einige Beispiele dafür sind:

  • Präzise AGBs formulieren
  • Verträge rechtssicher gestalten
  • korrekte Rechnungen zu stellen

Mehr Infos dazu finden Sie auch in unserem Beitrag Zahlungsausfälle verhindern: Zehn Tipps für die Praxis. Im zweiten Schritt sollten Sie Ihr Mahnverfahren professionalisieren.

Tipp

Buchhaltung und Mahnwesen leicht gemacht

Lexware buchhaltung ist perfekt auf Kleinunternehmen, Freiberufler und Handwerksbetriebe zugeschnitten und garantiert Liquiditätssicherung durch ein automatisch ablaufendes Forderungsmanagement. Damit Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können.

So bauen Sie ein effizientes Forderungsmanagement im Rahmen der Debitorenbuchhaltung auf

Je nach Verhältnis zum Kunden können Debitorenbuchhalter verschiedene Möglichkeiten des Mahnverfahrens einsetzen.

Schriftliches, dreistufiges Mahnverfahren

Die in der Praxis der Debitorenbuchhaltung am weitesten verbreitete Variante ist das schriftliche, dreistufige Mahnverfahren.

  • Im ersten Mahnschreibensollte der Debitor höflich auf die offene Forderung, das ursprünglich vereinbarte Zahlungsziel sowie auf eine Fristsetzung zur Zahlung hingewiesen werden.
  • War die erste Mahnung nicht erfolgreich, sollte dem Debitor in der zweiten Mahnung eine weitere Frist gesetzt werden und nach Ablauf dieser auf ein zwangsweises Verfahren hingewiesen werden. D. h. das bei Nichtzahlung die Forderung aus der Debitorenbuchhaltung an einen Rechtsbeistand weitergegeben wird und das Ganze in einem gerichtlichen Mahnverfahren endet.
  • Hat der Debitor nach Ablauf der Frist des zweiten Mahnverfahrens seine Schulden immer noch nicht bezahlt, empfiehlt es sich die Forderung direkt an einen Rechtsbeistand oder ein Inkassounternehmen weiterzugeben.

Mündliches Mahnverfahren

Grundsätzlich kann auch mündlich gemahnt werden. So können Sie z. B. am Fälligkeitstag den Schuldner persönlich auf die Forderung ansprechen. Erfolgt daraufhin keine Zahlung, wird nach wenigen (maximal fünf) Tagen ein einziges Mahnschreiben verschickt, das bereits einen Termin mit Verzugszinsen und Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens enthält.

Ausbuchung eingehender Zahlungen in der Debitorenbuchhaltung

Zahlt der Debitor die ausstehenden Forderungen, werden diese entsprechend auf seinem Debitorenkonto ausgebucht. Und der Offene Posten aus der Offene-Posten-Liste genommen. 

Bei Kund:innen, bei denen es bereits des Öfteren Probleme mit der Zahlungsmoral gegeben hat, empfiehlt es sich, künftig eine Vorauszahlung zu verlangen.