Debitor

Generell fallen Lieferanten unter den Begriff Kreditoren und Kunden beziehungsweise Käufer gelten als Debitoren. Während sich die Debitorenbuchhaltung mit den Forderungen eines Unternehmens befasst, ist die Kreditorenbuchhaltung mit den Schulden der Firma beschäftigt.

Kreditoren sind externe Lieferanten oder Anbieter von Dienstleistungen, die ein Unternehmen oder ein Selbstständiger bezieht. Aus diesem Grund ist die Kreditorenbuchhaltung eng mit dem Beschaffungswesen – dem Einkauf – verknüpft. Der Begriff Kreditor stammt aus dem Lateinischen und wird von "creditis", also glauben, abgeleitet. Kreditoren vertrauen also darauf, dass ihr Kunde, der Debitor, seine offenen Schulden bezahlt. Der Kreditor gibt seinem Kunden deshalb Waren und Dienstleistungen auf Kredit. Jedes Unternehmen und jeder Kleinunternehmer oder Selbstständige nimmt beide Rollen ein: Er verkauft Waren und Dienstleistungen und hat dabei mit seinen Kunden beziehungsweise Schuldnern – auch Debitoren genannt – zu tun. Dabei ist er selbst Kunde bei anderen Anbietern und damit deren Debitor.

Mit einer modernen Buchhaltungssoftware wie lexoffice haben Unternehmen und Selbstständige stets einen Überblick über alle offenen Forderungen und Verbindlichkeiten.

Kommt es zu einer Überzahlung des Kreditors spricht man von einem debitorischen Kreditor. Dieser hat Anspruch auf eine Rückerstattung des zu viel entrichteten Betrags durch den Lieferanten. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Unternehmen seinem Lieferanten versehentlich zu viel Geld überweist. Nach der Überweisung hat das Unternehmen Anspruch auf die Rückzahlung des zu viel gezahlten Betrages.

Im Unterschied dazu spricht man von kreditorischen Debitoren, wenn es zu einer Überzahlung des Kunden kommt. Dies kann beispielsweise die Ursache haben, dass es eine berechtigte Reklamation gegeben hat. Der Kunde hat eine Ware bezahlt und diese aufgrund eines Mangels zurückgeschickt.

In der Debitorenbuchhaltung wird den Debitoren eine Debitorennummer zugeteilt. Dies ist aus zwei Gründen wichtig:

• Identifizierung von Debitoren
• Zuordnung von Forderungen

Sie ist aber nicht zu verwechseln mit der Kundennummer, unter der sämtliche Transaktionen mit dem Kunden registriert werden. Zu den Aufgaben der Debitorenverwaltung zählt das Erstellen und Verwalten von

• Rechnungen
• Gutscheinen
• Ratenzahlungen und
• Zahlungserinnerungen

Analog gibt es in der Kreditorenbuchhaltung auch Kreditorennummern, die den gleichen Zweck erfüllen. Nur behandelt die Kreditorenbuchhaltung eben die Verbindlichkeiten, die das Unternehmen selbst offen hat und teilt die Kreditorennummern den externen Lieferanten und Dienstleistern zu. Grundsätzlich ist das Führen von Debitoren- oder Kreditorennummern freiwillig und keine gesetzliche Pflicht.

Mit dem Thema Debitorenverluste müssen sich Unternehmen, Kleinunternehmer und Selbstständige spätestens beim Rechnungsabschluss, in der Regel zum 31. Dezember eines Jahres, befassen.

Debitorenverluste sind dannVerluste im Zusammenhang mit offenen Kundenrechnungen aufgrund von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. In der Buchhaltung des Gläubigers wird diese Wertverminderung des Debitorenvermögens wie eine Abschreibung behandelt. Um es nicht zu Debitorenverlusten kommen zu lassen, gibt es das sogenannte Forderungsmanagement.

Das Forderungsmanagement umfasst alle Maßnahmen, die eine Firma, ein Kleinunternehmen oder ein Selbstständiger im Zusammenhang mit offenen Forderungen ergreifen kann. Das zentrale Element dabei bildet das Mahnwesen:

• Auf die erste Mahnung folgt die zweite Mahnung, meist schon versehen mit einer Kündigungsandrohung.
• Bei Nichterfolg kommt es nun zur dritten und letzten Mahnung.
• Falls der Debitor noch immer nicht reagiert, werden die entsprechenden Maßnahmen entweder in Zusammenarbeit mit einem Rechtsanwalt ergriffen oder der Vorgang wird an ein Inkassobüro weitergeleitet.
• Erfolgt auch weiterhin keine Reaktion vom Schuldner, steht die außergerichtliche Einigung vor dem Scheitern. Nun folgt das gerichtliche Mahnverfahren.
• In diesem Fall beantragt die Debitorenbuchhaltung gerichtlich einen Mahnbescheid. Das Gericht lässt dem Debitor nach erfolgter Prüfung der formalen Richtigkeit des Antrags einen Mahnbescheid zukommen. Die Kosten für den Mahnbescheid muss der Gläubiger zuerst selbst vorstrecken, kann diese jedoch beim jeweiligen Debitor wieder einfordern.