Forderungsmanagement

Wer seinen Kunden Produkte oder Leistungen auf Rechnung verkauft, hat eine Forderung über die Höhe des vereinbarten Preises gegenüber diesen Kunden. Ein Verkauf auf Rechnung bedeutet, dass man Kunden das Recht einräumt, für ein bereits erstelltes Produkt oder eine erstellte Leistung später zu zahlen. Noch nicht bezahlte Rechnungen werden als offene Forderungen oder offene Posten bezeichnet. Für Unternehmen bergen Forderungen aber immer Risiken. Denn es kann nie sicher gesagt werden, ob Kunden ihre Rechnungen pünktlich, nur teilweise oder gar nicht begleichen. Um diese Risiken zu minimieren, benötigt jedes Unternehmen ein Forderungsmanagement.

Was ist ein Forderungsmanagement?

Per Definition versteht man darunter alle Aufgaben und Maßnahmen, die einem Unternehmen helfen, Zahlungsausfälle und –verzögerungen zu vermeiden. Zum Forderungsmanagement gehören zahlreiche Aufgaben. Es beginnt mit präventiven Maßnahmen:

  • Prüfung der Bonität von Kunden etwa durch Auskunfteien wie Creditreform oder Schufa
  • Abschluss von Forderungsausfall- oder Kreditversicherungen
  • Vereinbarung von Vorkasse mit Neukunden oder säumigen Zahlern

Es geht weiter über die Vertragsgestaltung und das Mahnwesen bis hin zum Eintreiben überfälliger Forderungen durch spezialisierte Inkassobüros oder Inkassounternehmen. Forderungsmanagement wird auch als Debitorenmanagement, Kreditmanagement oder Konditionenmanagement bezeichnet und ist häufig Bestandteil des Rechnungswesens, etwa der Debitorenbuchhaltung.

Tipp

Mit der Offenen-Posten-Liste die Liquidität steigern

Achten Sie stets darauf, so wenig offene Forderungen wie möglich zu haben. Gerade wenn Sie finanzielle Engpässe haben, aber noch Posten ausstehen, kann es für Sie zu Schwierigkeiten bei Ihrer Liquidität kommen. Eine Offene-Posten-Liste richtig nutzen, ist daher das A und O, um stets den Überblick über die unternehmerischen Finanzen zu haben. 

Warum ist das Forderungsmanagement für Unternehmen so wichtig?

Jede Zahlungsverzögerung und jeder Zahlungsausfall bedeuten, dass sich Gewinn und Liquidität eines Unternehmens verschlechtern. Wird z.B. eine Rechnung von 10.000 Euro nicht pünktlich beglichen und wird das Geld für andere Zwecke benötigt, z.B. für die Bezahlung einer Eingangsrechnung, muss u.U. das Kontokorrent belastet werden, was zu einer Erhöhung der Zinsbelastung führt. Ein adäquates Forderungsmanagement hilft Ihnen dabei, rechtzeitig Forderungsausfälle zu erkennen und dagegen vorzugehen.

Schwerwiegendere Konsequenzen bringen jedoch Zahlungsausfälle mit sich wie das folgende vereinfachte Beispiel zeigt: 

Ein Unternehmen erzielt einen Jahresumsatz von 5 Mio. Euro und einen Gewinn von 500.000 Euro. Damit entspricht die Umsatzrendite 10 %. Dem Unternehmen entsteht ein Forderungsausfall von „nur“ 1 % bzw. 50.000 Euro. Unter sonst gleichen Bedingungen reduziert sich der Gewinn damit auf 450.000 Euro. Die Umsatzrendite sinkt auf nur noch 9 %. Noch gravierender ist: Um den Forderungsausfall auszugleichen, müsste das Unternehmen den Umsatz um 500.000 Euro bzw. 10 % steigern. Ein Unterfangen, dass selbst in wirtschaftlich guten Zeiten kaum zu realisieren ist, zumal hierfür oft neue Kapazitäten aufgebaut werden müssten. Beträgt die Umsatzrendite lediglich 5 %, müsste der Umsatz sogar um 20 % gesteigert werden, um den Forderungsausfall zu kompensieren. Im schlimmsten Fall führen Zahlungsausfälle dazu, dass die Existenz des eigenen Betriebes bedroht ist.

Wann kommt es zum Zahlungsverzug durch einen Kunden?

Verzug entsteht i.d.R., wenn Kunden ein in der Rechnung konkret genanntes Zahlungsdatum überschreiten, auch wenn es keine Mahnung gegeben hat. Verzug entsteht zudem, wenn der Kunde 30 Tage nach Fälligkeit der Rechnung nicht gezahlt hat. Ist der Kunde Privatkunde, muss er in der Rechnung explizit auf die 30-Tagefrist hingewiesen werden. In allen anderen Fällen beginnt der Zahlungsverzug, wenn die Rechnung nach Eintritt der Fälligkeit nicht bezahlt wurde und die erste Mahnung eingetroffen ist. Diese Regelungen finden Sie im Gesetz gegen Zahlungsverzug. Eine geschickte Vertragsgestaltung und Rechnungsstellung vorausgesetzt, müssen Kunden also nicht zusätzlich gemahnt werden, damit Zahlungsverzug eintritt. Das Forderungsmanagement gibt Ihnen hierbei stets einen Überblick darüber, welche Posten noch offen sind.

Die Aufgaben des Forderungsmanagements

Zu diesen gehört nicht nur das Bemühen um die Reduzierung oder Vermeidung von Zahlungsverzug und Forderungsausfällen. Auch die Vertragsgestaltung, also z.B. der Vereinbarung möglichst kurzer Zahlungsziele mit dem Kunden oder sogar mit der Vereinbarung von Vorauszahlungen, Abschlagszahlungen oder Lastschriften gehört zum Forderungsmanagement. Hinzu kommt, dass darauf geachtet werden muss, die Rechnungsstellung bzw. Fakturierung so zeitnah wie möglich umzusetzen und dass es nicht aufgrund interner Probleme, etwa unklarer Zuständigkeiten, zu unnötigen Verzögerungen kommt. Dabei ist zwingend darauf zu achten, dass Rechnungen korrekt ausgestellt und die rechtlichen Anforderungen des Umsatzsteuerrechts erfüllt werden. Und es muss sichergestellt werden, dass es keine Fehler gibt, wie z.B. die Vergabe doppelter Rechnungsnummern oder eine Verwechselung von Rechnungs- und Lieferanschrift beim Kunden. Des Weiteren kommen Aufgaben wie Verfolgung offener Rechnungen sowie ggf. Mahnen und Inkasso beauftragen dazu.

Fakturierung

Der Vorgang der Rechnungsstellung wird Fakturierung genannt. Das erstellte Dokument, also die Rechnung bzw. Faktura, dient als Basis für die daraus folgenden Geschäftsvorfälle. Diese Aufgabe des Forderungsmanagement wird folgendermaßen unterteilt:

  • Vorfakturierung: In diesem Fall erstellen und übergeben Sie die Rechnung, noch bevor eine Warenlieferung in Gang gesetzt wird. Genutzt wird sie vor allem dann, wenn eine schnellstmögliche Lieferung im Fokus steht.
  • Nachfakturierung: Dies ist die wohl bekannteste Variante. Der Kunde erhält die Rechnung im gleichen Moment wie die angeforderte Lieferung.

Debitorenbuchhaltung

Im Rahmen des Forderungsmanagements handelt es sich hierbei um die Überwachung ausstehender Rechnungen. Die Debitorenbuchhaltung ist dafür zuständig, offene Posten bei Bedarf durch Mahnungen einzutreiben und Schuldner daran zu erinnern, dass Forderungen bestehen. Im Fokus steht also das Mahnwesen und bei Bedarf sowohl Mahnverfahren als auc Zahlungserinnerungen. Anhand der gesammelten Informationen erhalten Sie wichtige Informationen über die Bonität eines Kunden. 

Mahnwesen, Mahnverfahren und Inkasso

Nutzt man keine Versicherungen oder Factoring-Unternehmen, muss man selbst die Einhaltung der Zahlungsziele überwachen. Kommt es im Rahmen des Forderungsmanagements zum Verzug, sollte es einen Mahnprozess geben, mit dem sichergestellt wird, dass Kunden ihren Zahlungsverpflichtungen dennoch nachkommen. Für den Ablauf des Mahnwesens bzw. des Mahnverfahrens gibt es keine gesetzlichen Vorgaben; man kann den Prozess im Unternehmen also selbst frei gestalten.

Außergerichtliches Mahnverfahren

Beim so genannten außergerichtlichen oder kaufmännischen Mahnverfahren hat sich in der Praxis folgende Vorgehensweise durchgesetzt: Das Forderungsmanagement schickt Kunden wenige Tage nach Fälligkeit eine Zahlungserinnerung, wenn man davon ausgeht, dass es keine grundlegenden Probleme gibt, sondern dass lediglich der Fall aufgetreten ist, dass der Kunde eine Rechnung übersehen hat. Das kann z.B. dann der Fall sein, wenn er bisher immer pünktlich gezahlt hat. Kommt der Kunde seiner Zahlungsverpflichtung nicht nach, folgt eine zweite Mahnung sowie ggf. eine dritte Mahnung mit der Androhung gerichtlicher Schritte, wenn der Kunde nicht bis zu einem bestimmten Datum die Rechnung beglichen hat. Wie viel Zeit zwischen den einzelnen Mahnungen liegt, kann ein Unternehmen selbst bestimmen; in der Praxis sind es meist etwa 7-10 Tage. Es gilt allerdings: Jeder Verzugstag kosten den eigenen Betrieb Geld.

Info

Holen Sie sich die Aufwendungen im Rahmen des Forderungsmanagements zurück

Die Kosten des außergerichtlichen Mahnverfahrens, z.B. für Papier, Porto, Adressermittlung, Gebühren für Rücklastschriften der Bank, können Unternehmen ihren Kunden in Rechnung stellen. Meist werden statt Einzelpositionen aus Vereinfachungsgründen Pauschalen angesetzt, die in der Praxis oft bei 3-5 Euro liegen, was auch von Gerichten meist als „angemessen“ angesehen wird. Bei Geschäftskunden sind Mahnpauschalen bis 40 Euro zulässig. Zudem können ab Fälligkeit Verzugszinsen angesetzt werden. Bei Privatkunden dürfen die Zinsen 5%, bei Geschäftskunden 9% über dem Basiszins der Deutschen Bundesbank liegen.  

Inkasso beauftragen

Bleibt der Kunde trotz Mahnungen im Verzug, sieht das Forderungsmanagement das Hinzuziehen eines Inkassounternehmens vor. Dieses können Sie beauftragen, um die offenen Forderungen einzutreiben.

Gerichtliches Mahnverfahren

Bleiben alle beschriebenen Aktivitäten erfolglos, sollten Sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten, um zu Ihrem Recht zu kommen. Den Weg sollten betroffene Unternehmen immer gehen, da sonst das Risiko besteht, dass sich herumspricht, dass man offene Forderungen nicht konsequent eintreibt und mehr Kunden versucht sind, nicht zu zahlen. Das würde bedeuten, dass Ihr Forderungsmanagement im schlimmsten Fall bis zum Äußersten ausgereizt wird.

Die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens ist im Rahmen des Forderungsmanagements notwendig, da es die Verjährung hemmt (unterbricht). Denn Forderungen verjähren grundsätzlich drei Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind. Mit der Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens können Unternehmen auch erreichen, dass schon länger fällige Forderungen noch ganz oder teilweise eingetrieben werden können.

Das Verfahren wird eingeleitet, indem ein Antrag beim zuständigen Gericht eingereicht wird. Dies muss auf offiziellen Vordrucken entweder in Papier oder Online erfolgen. Der Antrag muss alle Angaben zum Unternehmen, Kunden und zur Rechnung enthalten. Sind alle Daten vollständig, reicht das Gericht den Mahnbescheid an den Schuldner weiter.

Wichtig: Das Gericht prüft nur die inhaltliche Vollständigkeit des Antrags, nicht ob die Forderung zu Recht besteht.

Der Kunde bzw. Schuldner hat dann zwei Wochen Zeit, um schriftlich beim Gericht Widerspruch einzulegen oder die Forderung zu begleichen. Lässt der Schuldner die Frist verstreichen und im Forderungsmanagement ist kein Zahlungseingang verzeichnet, kann der Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid beantragen und die Forderung auf diesem Weg eintreiben, wobei der Vollstreckungsbescheid innerhalb von sechs Monaten nach Zustellung des Mahnbescheids beantragt werden muss. Beim Widerspruch hat ein Unternehmen die Möglichkeit, diesen anzuerkennen, d.h. auf die Forderung zu verzichten oder Klage zu erheben, um sie durchzusetzen.

Welche Maßnahmen können Sie ergreifen, um Zahlungsausfälle zu vermeiden?

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten für Unternehmen, Zahlungsausfällen oder Zahlungsverzögerungen vorzubeugen, auch wenn man sie oft nicht vollständig vermeiden kann. Eine detaillierte Übersicht können Sie sich mit unserer PDF „Liquiditätssicherung: Forderungsmanagement bei kleinen Unternehmen“ verschaffen.

Bonitätsprüfung

Da ist zunächst die Bonitätsprüfung zu nennen, die möglichst bei jedem Neukunden bzw. ab bestimmten Rechnungsvolumina vorgenommen werden sollten. Auch Bestandskunden sollten einmal jährlich einer Prüfung der Bonität unterzogen werden, weil sich deren Umfeld ja auch verschlechtern kann. Eine solche Überprüfung können Sie zum Beispiel umsetzen, indem Sie Auskunfteien wie Schufa, Creditreform, Bürgel oder Hoppenstedt nutzen.

Korrekte Rechnungen & Vertragsgestaltung

Auch eine eindeutige Vertragsgestaltung und Rechnungsstellung hilft im Forderungsmanagement, Zahlungsausfälle zu vermeiden. Beispielsweise sollten Verträge konkrete Zahlungsziele enthalten, etwa die Anzahl Tage, die ab Rechnungsdatum an Zahlungszielen gewährt wird. In der Rechnung sollte dann möglichst das Fälligkeitsdatum ausgewiesen werden. Auch die Gewährung von Skonto kann Kunden dazu bewegen, schnell zu zahlen. Auf der Rechnung sollte dann ausgewiesen werden, dass bei einer Zahlung bis zu einem konkreten Datum, der ursprüngliche Rechnungsbetrag von z.B. 1.000 Euro auf 970 Euro gekürzt werden darf. Die Gewährung von Skonto muss man sich aber gut überlegen, da Kunden oft auch später zahlen, sich aber dennoch Skonto ziehen. Hier muss man ggf. bereit sein, unberechtigt abgezogene Beträge zurückzufordern. Oft ist es günstiger, Kunden die immer pünktlich zahlen, einen nachträglichen Bonus zu gewähren.

Kreditversicherung bzw. Forderungsausfallversicherung

Auch der Abschluss von Forderungsausfall- oder Kreditversicherungen kann dem Forderungsmanagement helfen, Forderungsausfällen vorzubeugen. Mit diesen Versicherungen ist es möglich, Kundenforderungen im In- und Ausland abzusichern. Forderungsausfallversicherungen gibt es auch für kleine Unternehmen. Diese müssen alle Kundendaten mit Umsätzen an die Versicherer weiterleiten und die Versicherung prüft zunächst selbst die Bonität dieser Kunden. Je besser die Bonität der Kunden, desto geringer die Gebühren und umgekehrt. Je nach Vertrag übernehmen die Versicherungen auch Mahnwesen und Inkasso bei diesen Kunden.

Die Kosten und Gebühren für solche Versicherungen müssen dann natürlich in die Produktkalkulation bzw. Preisberechnung einfließen. Wo immer möglich, sollte auf Bar- oder Kartenzahlungen sowie Lastschriften bestanden werden. So entstehen erst gar keine Forderungen. Auch Factoring, also der Verkauf von Forderungen an ein spezialisiertes Unternehmen, den Factor, hilft, Ausfälle im Rahmen des Forderungsmanagements zu verringern. Und nicht zuletzt hilft ein funktionierendes Mahnwesen dabei, Probleme zu vermeiden oder zu reduzieren.

Kennzahlen zum Forderungsmanagement

Um die Qualität des Forderungsmanagements zu beurteilen bzw. sich über den Stand zu informieren, können auch Kennzahlen genutzt werden. Einige Beispiele:

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

Kennzahl
KennzahlFormelvorschlagBemerkungen
Debiotorenlaufzeit Forderungen * 360 / Nettoumsatz Wert sollte möglichst nah am üblichen Zahlungsziel liegen, z.B. 30 Tage
Forderungsausfallquote Forderungsausfälle * 100 / Nettoumsatz Wert sollte möglichst niedrig sein (deutlich
Verzugsquote Forderungen mit Verzug * 100 / Nettoumsatz Wert sollte möglichst niedrig sein (z.B.
Bonitätsprüfungsquote Anzahl Kunden mit Bonitätsprüfung * 100 / Gesamtzahl Kunden Möglichst nahe 100% bzw. Prüfung ab Mindestauftragswert, etwa 300 Euro.
Erfolgsquote außergerichtliches Mahnwesen Anzahl erfolgter Zahlungen * 100 / Gesamtzahl Mahnungen Möglichst nahe 100% bzw. im Laufe mehrerer Jahre steigend

Werden diese und ggf. andere Kennzahlen über mehrere Jahre gebildet, lässt sich gut im Forderungsmanagement beurteilen, ob sich die Lage verbessert oder verschlechtert hat.

Tipp

Forderungsmanagement mit Software selbst in die Hand nehmen

Ein gutes Forderungsmanagement setzt zum einen voraus, dass man den Prozess an sich gut gestaltet. Und zum anderen wird natürlich eine leistungsstarke Unternehmenssoftware benötigt.