Was ist eine Offene Posten Liste (OPOS)?
Die Offene Posten Liste (Kurzform OPOS Liste oder OPL) ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung, bei der nach einem bestimmten Muster, zumeist in einer Excel-Tabelle, digital oder manuell, die offenen Rechnungen eines Unternehmens verwaltet werden. Die Offene Posten Liste (OP Liste) dient zur Verwaltung von Debitoren(Schuldnern, die Waren auf Kredit bezogen haben) und Kreditoren (Gläubiger, die gegen Kredit Waren geliefert haben) sowie zur Erklärung des aktuellen Soll- und Haben-Zustandes. Sie ist somit ein fester Bestandteil der Finanzbuchhaltung und in jedem Unternehmen notwendig. Online können Sie für Ihre Offene Posten Liste entsprechende Muster als kostenlose Vorlage herunterladen.
Je weniger Offene Posten, desto besser
Offene Posten haben direkten Einfluss auf die Liquidität eines Unternehmens. Zahlt man seine eigenen Rechnungen z.B. immer pünktlich, achtet aber nicht so strikt darauf, dass das auch die Kunden tun, geht das zu Lasten der Liquidität. Grundsätzlich gilt: je weniger offene Posten, desto besser die Liquidität. Steigt die Zahl offener Posten und wird nichts dagegen getan, kann das zu Zahlungsengpässen und sogar in die Insolvenz führen. Die ständige Überwachung und Pflege der Offene Posten Liste ist für jeden Unternehmer daher zwingend notwendig.
Je nachdem, ob es sich bei den offenen Posten um debitorische (Kundenforderungen) oder kreditorische (Lieferantenverbindlichkeiten) Geschäftsfälle handelt, sollte der Unternehmer andere Ziele verfolgen:
Forderungen (debitorisch)
- Abgleich der Zahlungseingänge mit den ausgestellten Rechnungen
- Rechtzeitige Reaktion (Mahnung) bei ausbleibenden Zahlungen
- Sicherstellung der Einzahlungsströme und damit der Zahlungsfähigkeit des Unternehmens
Verbindlichkeiten (kreditorisch)
- Überwachung der Einhaltung der gewährten Zahlungsziele
- Vermeidung von Verzugszinsen, Mahngebühren und anderen negativen Folgen, z.B. nur noch Lieferung gegen Barzahlung oder Nachnahme
- Ausschöpfen von Skonto durch fristgerechte Zahlung
So behalten Sie den Überblick über Ihre offenen Posten
Der beste und auch in vielen kleineren Betrieben übliche Weg, seine Offene Posten Liste zu erstellen, ist die sogenannte Offene Posten Buchführung. Alle aus- und eingehenden Rechnungen werden auf entsprechenden Debitoren- und Kreditorenkonten erfasst. Geht die jeweils zugehörige Zahlung ein- bzw. aus, wird eine Gegenbuchung für die Konten erfasst (ausgeziffert). Die Offene Posten Liste ergibt sich aus den noch nicht ausgeglichenen Buchungen auf den Debitoren- und Kreditorenkonten.
Alternativ ist für kleine Betriebe die Offene Posten Verwaltung (OPV) möglich: Beim Ausstellen einer Rechnung geht eine Kopie der Rechnung in einen Wiedervorlageordner mit Fächern für jeden Tag. So lässt sich tagesgenau prüfen, welche Rechnungen fällig sind. Sobald eine Zahlung eingeht, wird das auf der Rechnungskopie vermerkt und diese in den Monatsordner verschoben. Die verbleibenden Rechnungskopien in der Wiedervorlagemappe sind überfällig und müssen angemahnt oder eingetrieben werden.
Der Vorteil für kleine Firmen: In der Buchhaltung tauchen keine Buchungssätze zur Offene Posten Verwaltung auf. Die Zahlungen werden direkt auf Erfolgskonten gebucht, ohne dass Debitoren- und Kreditorenkonten berührt werden.
Info
Wichtig: Offene Posten Verwaltung
Die Offene Posten Verwaltung ist für Einnahmen-Überschussrechner möglich; sie müssen keine Offene Posten Buchhaltung führen. Besteht Buchführungspflicht, z.B. bei GmbHs, müssen die offenen Posten zumindest zum Jahresabschluss listenmäßig erfasst werden, um den gesetzlichen Anforderungen einer ordnungsgemäßen Buchführung zu entsprechen.
Offene Posten Liste: Typische Probleme und wie Sie diese lösen können
In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass es Schwierigkeiten mit der Offene Posten Liste gibt und damit u.a. unnötige Liquiditätsprobleme auftreten. Einige Beispiele:
| Problem | Lösungsansatz |
|---|---|
| Offene Posten Liste wird nicht regelmäßig gepflegt und mit dem Bankkonto abgeglichen. | Die Offene Posten Liste muss monatlich oder wöchentlich mit dem Bankkonto abgeglichen werden; bei Unklarheiten sollten Debitoren / Kreditoren kontaktiert werden. Pflegen Sie die Liste nicht, gibt es schnell u.U. hunderte offene Posten, von denen nicht klar ist, ob sie tatsächlich offen sind. Die nachträgliche Korrektur / Bereinigung kann mehrere Wochen (!) Arbeit bedeuten. |
| Mehrere Rechnungen werden von Debitoren zusammengefasst und als Summe bezahlt, sodass Einzelbeträge nicht mehr oder nur mit großem Zeitaufwand zuzuordnen sind. | Betroffene Debitoren um Zahlungs-Avise mit Einzelaufstellung bitten. Wenn selbst Positionen zusammengefasst werden, Avis an Lieferanten schicken um unnötige Rückfragen zu vermeiden. |
| Rechnungen bzw. Beträge werden nach Erfassung in der Offenen Posten Liste geändert, und es gibt keine Rückinformation an die Buchhaltung. | Kommunikation verbessern und jede Veränderung über die Buchhaltung laufen lassen. |
| Nach Ablauf der Fälligkeit wird nicht gemahnt, die Positionen bleiben offen. | Mahnwesen einführen bzw. intensivieren, klare Regeln für Überschreitungen von Zahlungszielen festlegen. |
| Es werden keine klaren Zahlungsziele mit Debitoren vereinbart. | Standardisierte Zahlungsziele vorgeben, z.B. 30 Tage, ggf. individuelle Vereinbarungen mit großen Kunden. |
| Mängel bei der Stammdatenpflege, z.B. falsche/unvollständige Angaben bei Namen, Adressen, Zahlungsbedingungen sowie fehlerhafte Rechnungen (z.B. keine eindeutige Rechnungsnummer oder doppelte Vergabe). | Stammdaten regelmäßig pflegen und prüfen, System mit eindeutiger, einmaliger Rechnungsvergabe nutzen, alle Bestandteile des § 14 Umsatzsteuergesetz beachten. |
| Doppelbuchungen, Buchungsfehler | Stammdaten (Kunden-, Lieferantendaten) pflegen und aktuell halten, regelmäßig nach Fehlern und Doppelerfassungen suchen, neue Stammdaten mit Bestand abgleichen. |
| Anzahlungen werden als Rechnungen (Umsätze) erfasst. | Reine Anzahlungen in keinem Fall berücksichtigen, sie stellen Verbindlichkeiten dar und gehören in die Bilanz. |
| Bei OPV: Es wird vergessen, Belege einzusortieren oder bei Bezahlung herauszunehmen. | Systematisch und täglich Aktualisierungen und Kontrollen vornehmen sowie täglichen Kontenabgleich vornehmen. |
Tipp
Zeit sparen dank automatischer Zuordnungen
Moderne Buchhaltungs- und ERP-Systeme erleichtern die Arbeit mit der Offenen Posten Liste. Sie sind in der Lage, die meisten offenen Posten automatisch einer Rechnung zuzuordnen, solange eine eindeutige Kennung, z.B. Rechnungsnummer, Kundennummer, vergeben wird. Damit muss nur noch für wenige Fälle manuell geprüft werden, ob weiter offene Posten bestehen, z.B. wenn mehrere Rechnungen zu einer Summe zusammengefasst werden.
Offene Posten Liste als wesentlicher Bestandteil des Forderungsmanagements
Die Offene Posten Liste (debitorisch) gibt einem Unternehmen also einen Überblick darüber, ob bzw. welche Rechnungen noch offen sind, ob sie fällig sind oder ob die Fälligkeit überschritten ist. Damit das funktioniert, muss je Kunde festgelegt werden, welche Zahlungsziele er hat. Nur dann weiß das System, wann die Rechnung fällig wird und wann eine Überschreitung vorliegt. Gleichzeitig können Sie mit dem System mögliche Mahnstufen (z.B. 1 = Zahlungserinnerung, 2 = kostenpflichtige Mahnung) einrichten. Unternehmer bzw. Buchhaltung müssen dann aktiv werden und mit dem Kunden Kontakt aufnehmen, wenn das nicht automatisch erfolgt bzw. erfolgen soll.
Oft ist es besser, einen Kunden zunächst persönlich zu kontaktieren und zu fragen, warum er nicht pünktlich zahlt. Dieses Vorgehen hat sich in der Praxis als sehr erfolgreich herausgestellt. Hingegen werden automatisch generierte Zahlungserinnerungen oder Mahnungen ohne Mahnkosten von einigen Kunden auch gerne „übersehen“.
Zusätzlich können Sie bei schwierigen Kunden, die Zahlungsziele häufiger überschreiten, die Kreditlimits (Bis zu welchem Betrag darf ein Kunde auf Rechnung kaufen?) kürzen oder streichen und auf Vorkasse oder (Firmen-)Lastschrift bestehen. Bei einer Offene Posten Verwaltung muss der gesamte Vorgang manuell erfolgen.
Insofern ist eine gut gepflegte, aktuelle Offene Posten Liste wichtiger Teil des Forderungsmanagements. Sie hilft, Zahlungsverzögerungen vorzubeugen und trägt wesentlich zur Verbesserung der Liquiditätslage bei.
