Was ist Self Billing und wie funktioniert das Verfahren?
Beim Self Billing rechnet der Kunde die Leistung ab und der Leistungserbringer schreibt keine eigene Rechnung. Der Leistungsempfänger stellt also beim Self Billing ein Dokument aus, das für den Leistungserbringer auch als Rechnung gilt. Das deutsche Umsatzsteuerrecht nennt dieses Dokument Gutschrift. Geregelt ist das Self-Billing-Verfahren in § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG.
Dies wirkt allerdings nur, wenn beide Seiten das Verfahren vorher vereinbart haben und alle Pflichtangaben im Dokument stehen.
Der Ablauf besteht aus vier Schritten:
- Leistungserbringung, etwa durch Arbeitsstunden, eine Lieferung oder eine Vermittlung.
- Der Auftraggeber erfasst die Leistungen in seinem System und ermittelt die Beträge.
- Er erstellt daraus eine Gutschrift mit allen Pflichtangaben und schickt sie dem Vertragspartner zu.
- Der Leistungsempfänger zahlt den Betrag aus und verbucht die Abrechnung in seiner Buchhaltung.
Die Gutschrift gilt umsatzsteuerlich als Ausgangsrechnung des Leistungserbringers. Er prüft sie, erfasst die Umsätze in seiner eigenen Buchhaltung und behandelt sie steuerlich genau wie eine selbst geschriebene Rechnung.
Achtung
Gutschrift ist nicht gleich Gutschrift
Im Alltag heißt auch die Korrektur einer zu hohen Rechnung „Gutschrift“. Diese kaufmännische Gutschrift hat mit Self Billing nichts zu tun. Gemeint ist hier immer die Abrechnung durch den Leistungsempfänger nach § 14 Abs. 2 UStG.
Was ist der Unterschied zwischen Self Billing und einer normalen Rechnung?
Der Unterschied liegt darin, wer das Dokument erstellt. Bei einer normalen Rechnung stellt der leistende Unternehmer sie aus, beim Self Billing übernimmt das der Kunde. Alles Weitere bleibt gleich, weil für eine Self-Billing-Rechnung dieselben Anforderungen gelten wie für jede andere Rechnung.
| Merkmal | Normale Rechnung | Self Billing (Gutschrift) |
|---|---|---|
| Aussteller des Dokuments | der leistende Unternehmer | der Leistungsempfänger |
| Bezeichnung im Dokument | Rechnung | Gutschrift |
| Vereinbarung vorab | nicht erforderlich | zwingend erforderlich |
| Widerspruch möglich | nein | ja, die Wirkung als Rechnung entfällt |
| Umsatzsteuer schuldet | der leistende Unternehmer | der leistende Unternehmer |
| Vorsteuerabzug hat | der Leistungsempfänger | der Leistungsempfänger |
Die Tabelle verdeutlicht, dass die Steuerschuld durch das Dokument nicht wandert. Auch wenn der Kunde die Abrechnung schreibt, meldet der Auftragnehmer die Umsätze weiterhin selbst beim Finanzamt an.
Self Billig in der Praxis
Self Billing findest du überall dort, wo ein Unternehmen viele gleichartige Leistungen gebündelt abrechnet. Der Auftraggeber kennt die Daten bereits aus seinem System und spart sich damit die Prüfung eingehender Rechnungen.
Typische Bereiche sind:
- Plattformen für Lieferungen und Fahrdienste, die jede Tour digital erfassen und monatlich auszahlen.
- Affiliate-Programme, bei denen Provisionen automatisch aus den vermittelten Umsätzen entstehen.
- Vermittlungsagenturen, die IT-Freelancer und Beratende auf Basis von Stundennachweisen abrechnen.
- Verwertungsgesellschaften und Produktionsfirmen, die Honorare für Nutzungsrechte gesammelt auszahlen.
Übrigens: Viele Freelancer arbeiten seit Jahren mit Self Billing, ohne den Begriff je gehört zu haben.
Welche Voraussetzungen müssen für Self Billing erfüllt sein?
Damit eine Gutschrift als Rechnung wirkt, vereinbaren beide Seiten das Self Billing vorher. Diese Absprache ist die wichtigste Voraussetzung und steht vor der ersten Abrechnung. Sie ergibt sich aus Verträgen oder anderen Geschäftsunterlagen (Abschnitt 14.3 Abs. 2 UStAE).
Eine bestimmte Form verlangt das Gesetz nicht. Die Absprache steht also im Rahmenvertrag, in den AGB oder in einer E-Mail, und selbst eine mündliche Vereinbarung reicht aus. In der Praxis dokumentierst du sie besser schriftlich, weil du im Streitfall den Nachweis führst.
Dazu kommen vier weitere Punkte:
- Der Leistungsempfänger ist Unternehmer oder eine juristische Person.
- Die Gutschrift geht dir innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung zu.
- Du stellst über dieselbe Leistung keine eigene Rechnung mehr aus.
- Du widersprichst der Gutschrift nicht.
Das Widerspruchsrecht steht in § 14 Abs. 2 Satz 6 UStG. Sobald der Leistungserbringer dem Dokument widerspricht, verliert es die Wirkung einer Rechnung. Regelt in eurer Vereinbarung deshalb, über welchen Weg und in welcher Frist ein Widerspruch möglich ist.
Welche Pflichtangaben muss eine Self-Billing-Rechnung enthalten?
Eine Self-Billing-Rechnung braucht dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG. Dazu kommt die Angabe „Gutschrift“ nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG. Fehlt eine dieser Angaben, gefährdet der Auftraggeber damit seinen eigenen Vorsteuerabzug.
| Pflichtangabe | weitere Details zu den Angaben |
|---|---|
| Name und Anschrift | beider Unternehmen vollständig, in der richtigen Reihenfolge |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | die des Leistungserbringers |
| Ausstellungsdatum | das Datum der Gutschrift |
| Fortlaufende Nummer | vergibt der Aussteller der Gutschrift aus seinem Nummernkreis |
| Menge und Art der Leistung | so genau, dass die Leistungen eindeutig zuzuordnen sind |
| Zeitpunkt der Leistung | Leistungsdatum oder Abrechnungszeitraum |
| Entgelt je Steuersatz | getrennt nach 19 % und 7 %, Minderungen ausgewiesen |
| Steuersatz und Steuerbetrag | oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung |
| Angabe „Gutschrift“ | im Dokument, bei E-Rechnungen über den Rechnungstyp |
Die fortlaufende Nummer ist der häufigste Stolperstein. Sie stammt aus dem Nummernkreis des Auftraggebers, deshalb entstehen in der Nummernfolge des Leistungserbringers Lücken. Das ist zulässig, weil dieser die Rechnung gar nicht selbst ausgestellt hat.
Außerdem sollte der Auftragnehmer prüfen, ob seine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID richtig vom Auftraggeber übernommen wurde. Rechnet ein Kunde aus dem EU-Ausland ab, gehört auch seine Nummer in das Dokument.
Wie behandelst du die Umsatzsteuer bei Self Billing?
Die Umsatzsteuer beim Self Billing schuldet der Leistungserbringer. Daran ändert die Abrechnung durch den Auftraggeber nichts. Der Leistungserbringer meldet die Umsätze in seiner Umsatzsteuervoranmeldung an, sein Auftraggeber zieht aus der Gutschrift die Vorsteuer.
Bei der Sollversteuerung entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Leistung. Auf das Datum der Gutschrift kommt es dabei nicht an. Liegt zum Abgabetermin noch keine Abrechnung vor, muss der Umsatz geschätzt werden.
Info
Falsch ausgewiesene Umsatzsteuer wird teuer
Weist eine Gutschrift zu viel Umsatzsteuer aus, schuldet der Leistungserbringer den Mehrbetrag nach § 14c Abs. 1 UStG. Rechnet der Auftraggeber über eine gar nicht erbrachte Leistung ab, greift § 14c Abs. 2 UStG. Prüfe deshalb jede Abrechnung genau, bevor du sie in deiner Buchhaltung verbuchst.
Kleinunternehmer weisen nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer aus. Der Auftraggeber muss das in seinen Systemen hinterlegt haben. Steht in der Gutschrift trotzdem ein Steuerbetrag, sollte der Leistungserbringer widersprechen und eine korrigierte Abrechnung anfordern.
Was gilt für die Self-Billing-E-Rechnung?
Für Gutschriften gelten dieselben Regeln zur E-Rechnung wie für normale Rechnungen. Eine Gutschrift ist umsatzsteuerlich eine Rechnung, deshalb wird aus ihr im B2B-Bereich eine Self-Billing-E-Rechnung. Maßgeblich ist allein das Format des Dokuments und nicht die Frage nach dem Aussteller.
| Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|
| seit 01.01.2025 | alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können |
| bis 31.12.2026 | Papier und PDF bleiben mit Zustimmung des Empfängers zulässig |
| ab 01.01.2027 | Ausstellungspflicht bei einem Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro |
| ab 01.01.2028 | Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen, Kleinunternehmer ausgenommen |
Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG (Stand 2026). Für den Empfang gibt es dagegen keine Übergangsfrist. Schickt der Auftraggeber heute Auftragnehmern eine elektronische Gutschrift, muss dieser sie annehmen und verarbeiten können.
Zulässig sind Formate nach der Norm EN 16931. Verbreitet sind XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD als Kombination aus PDF und XML. Ein einfaches PDF genügt nach Ablauf der Übergangsfrist nicht mehr. Im Datensatz kennzeichnet der Rechnungstyp das Dokument als Gutschrift (Abschnitt 14.5 Abs. 24 UStAE).
Wie kann ein Unternehmen Self-Billing-Prozesse automatisieren?
Ein Unternehmen automatisiert das Self Billing über ein Programm, das Leistungsdaten und Buchhaltung verbindet. Die Leistungen kommen aus einem Vorsystem, etwa aus der Zeiterfassung oder dem Shop. Das System ergänzt die Stammdaten, erzeugt die Gutschrift und übergibt sie an die Buchhaltung.
Ein Self-Billing-Programm braucht dafür diese Funktionen:
- Stammdaten je Leistungserbringer mit Steuernummer, Steuersatz und Kleinunternehmer-Status
- einen eigenen Nummernkreis für fortlaufende Nummern der Gutschriften
- eine Prüfung, ob alle Pflichtangaben im Dokument stehen
- den Versand als E-Rechnung in XRechnung oder ZUGFeRD
- eine revisionssichere Ablage nach den GoBD über die Aufbewahrungsfrist
- einen dokumentierten Weg für den Widerspruch
Auf der Empfängerseite läuft es umgekehrt. Du brauchst eine Lösung, die eingehende Gutschriften einliest und den offenen Leistungen zuordnet. Sie übernimmt die Umsätze anschließend in deine Buchhaltung. Eine Self-Billing-App auf dem Smartphone hilft dir zusätzlich dabei, Abrechnungen unterwegs zu prüfen und freizugeben.
Mit Lexware Office empfängst du E-Rechnungen in allen gängigen Formaten. Die automatisierte Buchhaltung ordnet eingehende Gutschriften zu und übernimmt die Beträge. Die Umsätze fließen direkt in deine Umsatzsteuervoranmeldung. Das System legt jede Abrechnung revisionssicher ab, damit du bei einer Prüfung jede Abrechnung wiederfindest.
Fazit zum Self Billing
Self Billing nimmt Auftragnehmern das Schreiben der Rechnung ab, die Verantwortung für die Umsätze bleibt dennoch bei diesen. Die Gutschrift des Auftraggebers gilt steuerlich als offizielle Ausgangsrechnung des Leistungserbringers. Deshalb sollten beide jedes Dokument auf Betrag, Leistungszeitraum, Steuersatz und die Angabe „Gutschrift“ gründlich prüfen.
Zudem ist es am besten, wenn die Vertragspartner die Vereinbarung zum Self-Billing-Verfahren schriftlich festhalten und klären, wie ein Widerspruch abläuft.
Häufige Fragen zum Self Billing
Wer haftet beim Self Billing für falsche Umsatzsteuerangaben?
Für die Umsatzsteuer haftet der Leistungserbringer, also der Empfänger der Gutschrift. Weist die Abrechnung zu viel Steuer aus, schuldet er den Mehrbetrag nach § 14c Abs. 1 UStG. Der Auftraggeber trägt sein eigenes Risiko, weil ihm bei fehlenden Angaben das Finanzamt den Vorsteuerabzug streicht. Beide Unternehmen sollten die Abrechnung deshalb im eigenen Interesse genau prüfen.
Braucht man für Self Billing die Zustimmung des Lieferanten?
Ja. Eine Gutschrift wirkt nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG nur mit vorheriger Zustimmung des Lieferanten als Rechnung. Die Vereinbarung ist an keine Form gebunden und ergibt sich aus dem Vertrag, den AGB oder anderen Geschäftsunterlagen. Ohne diese Zustimmung liegt keine wirksame Rechnung vor.
Muss auf einer Self-Billing-Rechnung ausdrücklich „Self-billing“ oder „Gutschrift“ stehen?
In Deutschland verlangt § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG die Angabe „Gutschrift“. Daneben erkennt die Finanzverwaltung die Begriffe der anderen EU-Amtssprachen an, darunter „Self-billing“ (Abschnitt 14.5 Abs. 24 UStAE). Bei abweichenden Bezeichnungen wie „Eigenfaktura“ bleibt der Vorsteuerabzug erhalten, solange die Angabe eindeutig ist und die Gutschrift im Übrigen stimmt.
