Elektronischer Rechnungsdatenaustausch mit ZUGFeRD: Alles Wichtige im Überblick

Nach § 2 der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) muss eine Rechnung an Behörden folgende Voraussetzungen erfüllen, um als elektronische Rechnung (international E-Invoice) zu gelten und genutzt werden zu dürfen:

• Die Ausstellung, Übermittlung und der Empfang erfolgen in einem strukturierten elektronischen Format.
• Das elektronische Format ermöglicht eine schnelle automatische und elektronische Dokumentenverarbeitung. 

Dadurch können die E-Rechnungen ohne Weiteres von elektronischen Rechnungssystemen automatisch erstellt, ausgelesen und verarbeitet werden. Mögliche Formate für den Rechnungsaustausch sind daher ZUGFeRD, XRechnung und EDI (Electronic Data Interchange). Eine ZUGFeRD-Schnittstelle ermöglicht Ihnen dabei, ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus bestehenden ERP- oder Buchhaltungssystemen zu generieren und zu versenden. 

Damit kleinen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung die Vorzüge der E-Rechnung zugutekommen, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter dem Namen ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) bereits 2014 ein einheitliches Datenformat entwickelt.

Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Rechnungsformat aus einem menschenlesbaren PDF und einem maschinenlesbaren Anhang mit strukturierten Daten im XML-Format. Die ZUGFeRD-Rechnung wird also als PDF verschickt, das sowohl die unstrukturierten Daten für den Menschen als auch strukturierte XML-Daten enthält. Letztere können automatisiert verarbeitet werden. In beiden Datei-Elementen sind die Rechnungsdaten vorhanden. Für die Rechnungsstellung mit dem neuen Format ZUGFeRD Version 2.2 steht Ihnen eine Software kostenfrei zum Download auf der Website von FeRD bereit.

ZUGFeRD löst die etablierten EDI- und Branchenstandards nicht ab, sondern ergänzt diese um eine einfache und kostengünstige Lösung für den strukturierten Datenaustausch. Eine ZUGFeRD-Rechnung bietet im Gegensatz zu Rechnungen, die nur als herkömmliche PDF-Datei erstellt wurden, folgende Vorteile:

• Die Rechnung im Format ZUGFeRD kann von einem Rechnungsempfänger automatisch erkannt werden.
• Dank der strukturierten Daten können die Inhalte unmittelbar in die Buchhaltung übernommen werden.
• Durch das PDF kann eine Rechnung mit ZUGFeRD als menschenlesbarer Beleg (z. B. für die Betriebsprüfung) verwendet werden.

Außerdem bietet ZUGFeRD im Gegensatz zur XRechnung einen weiteren, entscheidenden Nutzen beim Erstellen von Rechnungen: Während ZUGFeRD alle elektronischen Übermittlungswege erlaubt, kann XRechnung nur als Web Service genutzt werden.

Da zu erwarten ist, dass alle Behörden früher oder später nur noch elektronische Rechnungen annehmen, die im Format XRechnung oder ZUGFeRD gestellt sind, ist eine der beiden Varianten zu empfehlen.

Kleinunternehmer, wie zum Beispiel ein Handwerksbetrieb, der von der Gemeinde Aufträge annimmt, oder der Lieferant eines öffentlichen Krankenhauses, sollten sich aus diesem Grund zeitnah den neuen Vorgaben anpassen und elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder als ZUGFeRD-Datei erstellen können.

Seit dem 1. März 2022 gibt es ZUGFeRD 2.0, das vollständig den EU-Vorgaben entspricht und damit auch von allen europäischen Verwaltungen empfangen und verarbeitet werden kann. Rechnungen im ZUGFeRD-Format können über alle Übermittlungswege ausgetauscht werden, also z. B. per E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download, weshalb das korrekte Versenden elektronischer Rechnungen damit einfacher als mit der XRechnung ist.

Auf der linken Seite sehen Sie den einfach für den Menschen lesbaren PDF-Teil einer Beispielrechnung, die im ZUGFeRD-Format erstellt wurde.

Auf der rechten Seite finden Sie das gleiche Beispiel mit strukturierten Daten in XML, die ebenfalls Bestandteil der Rechnung mit ZUGFeRD ist. Neben den entsprechenden Informationen, die ebenso im normal lesbaren Teil enthalten sind, liegen hier noch Codesegmente für ein maschinelles Auslesen vor.  

Egal, ob ZUGFeRD oder XRechnung — zumindest mittelfristig wird kein Unternehmen am elektronischen Rechnungsaustausch vorbeikommen. 

Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung und der zahlreichen Vorteile, die die Einführung der E-Rechnung im Geschäftsverkehr bietet, werden auch alle anderen Unternehmen in absehbarer Zeit auf den elektronischen Rechnungsaustausch umsteigen. Es rentiert sich also für Sie, sich frühzeitig mit der Umstellung auf ZUGFeRD oder XRechnung zu beschäftigen. 

Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Kraft. Das bedeutet, dass auch Unternehmen in der Privatwirtschaft ihre Rechnungen elektronisch stellen müssen. Diese Regelung wurde im Wachstumschancengesetz verabschiedet.