Als das BMF Anfang 2023 die Pflicht zur E-Rechnung erstmals ins Gespräch gebracht hat, war die Aufregung groß, viele Verbände haben ihre Stellungnahmen dazu abgegeben. Inzwischen gibt es mehr Klarheit - auch in der Wirtschaft?
Ich würde sagen, dass es durchaus noch einige Fragezeichen in der Wirtschaft gibt. Ungefähr die Hälfte meines Tages verbringe ich aktuell mit kostenfreien Beratungsslots, die ich zu diesem Thema anbiete. Speziell kleinere und mittlere Unternehmen stellen sich die Frage, wie sie die neuen Anforderungen umsetzen sollen. Das Gute ist aber: Wenn man erst einmal miteinander spricht, wird schnell klar, dass die Hürde gar nicht so groß ist, wie ursprünglich gedacht.
Was ist denn genau eine E-Rechnung?
Nach dem Gesetzesenentwurf ist eine E-Rechnung ein strukturierter Datensatz. Das hört sich komplex an, aber man kann sich das Prinzip bildlich so vorstellen wie bei einer Excel-Tabelle, bei der die jeweiligen Informationen immer in einer vorgegebenen Reihenfolge eingetragen werden. Der Aufbau des strukturierten Datensatzes bei der künftigen E-Rechnung ist in der Europäischen Norm EN16931 geregelt. Dadurch lässt sie sich ganz einfach maschinell auslesen. Das bedeutet umgekehrt, dass ein PDF z. B. keine E-Rechnung ist. Ein PDF ist zwar digital, beinhaltet aber eben keine strukturierten Daten.
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Über Tim Roßky
Nach Stationen in der Belegdigitalisierungsbranche und als Vorstandsmitglied des Verbands elektronische Rechnung (VeR) kennt Tim Roßky die Hürden und Herausforderungen der Digitalisierung im Umfeld der E-Rechnung. Der Digitalisierungsexperte ist Geschäftsführer der Cegedim e-Business GmbH, die sich um die nahtlose Integration digitalisierter Belegaustauschprozesse in bestehende Warenwirtschafts- & ERP-Systeme kümmert.
Warum kommt die Pflicht gerade jetzt?
Das eigentliche Ziel ist, dass ab 2028 die Umsatzsteuer direkt von der Rechnung gelesen werden soll. Das macht die Steuermeldung für Unternehmen und Behörden dann viel schneller und einfacher. Das erfordert aber natürlich, dass wir Rechnungen elektronisch austauschen. Daher möchte Deutschland die E-Rechnung bereits früher einführen, damit wir noch ein paar Jahre Zeit haben, bevor dann in 2028 das elektronische Steuermeldesystem folgt.
Welche Vorteile bieten E-Rechnungen für Unternehmen?
Die Vorteile sind ganz vielfältig. E-Rechnungen sind günstig. Sie kosten kein Papier, es braucht keinen Drucker und Porto muss man auch nicht bezahlen. Zudem sind sie sehr schnell und einfach zu verarbeiten. Man muss die Daten gar nicht erst vom Papier oder PDF ablesen und in eine Maske eintippen. So entfällt auch viel Mühe durch lästiges Fehlersuchen. Jeder weiß, wie schnell sich beispielsweise ein Zahlendreher einschleichen kann, vor allem bei absoluten Routinearbeiten. Aber hier ist ja alles schon als Datensatz vorhanden. Das spart Zeit, Geld und beschleunigt im Idealfall sogar die Zahlung.
Es gibt auch Kritik: Manche Verbände kritisieren den finanziellen Aufwand, insbesondere für kleine Unternehmen. Wie schätzen Sie das ein?
Die Kritik des finanziellen Aufwandes teile ich absolut nicht. Wir setzen schon seit vielen Jahren solche Projekte um. Durch die enorme Einsparung ist die geringe Investition - sofern überhaupt eine notwendig ist - nach wenigen Wochen bis Monaten bereits wieder eingespielt. Auch bei kleinen Unternehmen. Schon alleine durch das wegfallende Porto.
Die Pflicht gilt ab 2025 - Übergangsfristen verschaffen gerade KMU noch etwas Zeit. Wie können sich Unternehmen schon jetzt auf die Einführung vorbereiten?
Wichtig ist, dass Unternehmen keine Zeit verlieren. Denn die Zeit verfliegt schnell, wenn man sie nicht nutzt. Sie sollten sich jetzt mit dem Thema beschäftigen und herausfinden, ob sie „E-Rechnungs ready“ sind. Also, ob ihre Rechnungen alle nötigen Daten enthalten, um in eine E-Rechnung übersetzt zu werden. Und natürlich, ob ihr aktueller Softwarehersteller auch schon bereit ist.
Wie können Softwarelösungen bei der Umsetzung helfen?
Im Idealfall bieten Softwarelösungen heute schon eine Schnittstelle zu einem E-Rechnungs-Provider. Also so jemand wie die Telekom und Vodafone fürs Telefonieren. Nur eben für E-Rechnungen. Lexware z. B. ist bereits seit vielen Jahren an unseren e-Beleg Service von Cegedim angebunden. Darüber lassen sich postalische Rechnungen schnell und günstig versenden. Aber auch heute schon E-Rechnungen im EN-16931-konformen Format. Kunden von Softwareanbietern wie Lexware, die dafür heute schon gut aufgestellt sind, können sich also entspannt zurücklehnen.
Tipp
Lexware eRechnung
In folgenden Lexware Produkten (ab Version 2020) stehen Ihnen die Formate XRechnung, ZUGFeRD (basic/comfort) und die signierte eRechnung zur Verfügung:
- Lexware faktura+auftrag / plus
- Lexware warenwirtschaft pro / premium
- Lexware financial office / plus
- Lexware financial office pro / premium
- Lexware financial office plus handwerk
- Lexware financial office premium handwerk
- Lexware handwerk plus /premium
- Lexware business plus / pro
- Lexware neue steuerkanzlei (in den Mandantenfirmen)
- Lexware büroservice komplett Einzelplatzversion / Mehrplatzversion (in den Mandantenfirmen)
