Fakturierung: Das sollten Unternehmer wissen

Zu den wichtigsten Tätigkeiten eines Unternehmers gehört die Fakturierung, auch Rechnungsstellung genannt. Diese sollten Sie gewissenhaft und korrekt erledigen. Nur so können Sie davon ausgehen, dass Ihre Kunden Rechnungen zeitnah begleichen. Ebenso sind eine saubere Dokumentation und Aufzeichnung unerlässlich, um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden. In unserem ausführlichen Ratgeber erfahren Sie alles, was Sie zu diesem Thema wissen sollten.

Definition: Was bedeutet Fakturierung

Der Begriff Fakturierung stammt aus dem Lateinischen. Faktura bedeutet so viel wie Rechnung. Die Fakturierung bezeichnet also alle Vorgänge, die im Zusammenhang mit dem Ausstellen einer Rechnung durchgeführt werden. Neben dem eigentlichen Verfassen und der Verwahrung der Rechnung gehört dazu auch die Buchung des entsprechenden Geschäftsfalls auf die jeweiligen Konten. Die Fakturierung ist damit Teil des Rechnungswesens.

Achtung

Verwechseln Sie Rechnungsstellung nicht mit Rechnungslegung

Verwechseln Sie die Rechnungsstellung nicht mit der Rechnungslegung. In einigen Gesetzestexten wird dieser Begriff verwendet, um das gesamte externe Rechnungswesen zu beschreiben. Darunter fallen dann unter anderem auch die Buchführung und der Jahresabschluss.

Was ist Fakturierung im gesetzlichen Sinne?

Gesetzliche Regelungen zur Fakturierung finden Sie sowohl im Handelsrecht als auch im Steuerrecht verankert. Denn auf einer Rechnung müssen Sie stets Auskunft über die Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer geben. Aus rechtlicher Sicht stellt eine Rechnung einen Beleg für einen Zahlungsverkehr dar. Damit das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung alle Zahlungsein- und -ausgänge nachvollziehen kann, ist die korrekte Dokumentation und Aufbewahrung essentiell.

Warum ist die Fakturierung wichtig?

Mithilfe von Rechnungen machen Sie Ihren Anspruch auf Bezahlung gegenüber Kunden geltend. Die Fakturierung erfüllt dabei mehrere Zwecke:

  • Jede Rechnung kann einem bestimmten Geschäftsfall zugeordnet werden.
  • Bei Nichterfüllung der Zahlungsfrist dient die Rechnung als Grundlage für eine Mahnung.
  • Die Fakturierung ist für das Finanzamt eine wichtige Grundlage zur Berechnung der Umsatzsteuer.

Wer ist zur Fakturierung verpflichtet?

Als Unternehmer sind Sie dazu verpflichtet, jede umsatzsteuerpflichtige Leistung zu fakturieren. Gesetzliche Grundlage dafür ist §14 UstG. Eine Ausnahme macht der Gesetzgeber bei der Erbringung von Leistungen gegenüber Privatpersonen. Dann ist eine Fakturierung nicht zwingend notwendig. In der Praxis können Sie Ihrem Kunden trotzdem eine Rechnung ausstellen, wenn dieser es wünscht.

Wie funktioniert die Fakturierung?

Damit die Rechnungsstellung gesetzmäßig und ordentlich gelingt, sollten Sie einige Dinge beachten.

Wann genau muss eine Leistung fakturiert werden?

Prinzipiell muss jede Leistung, die an eine juristische Person oder ein Unternehmen erbracht wird, fakturiert werden. Dafür hat der Gesetzgeber eine Frist von maximal sechs Monaten festgelegt.

Was ist der Unterschied zwischen der Vorfakturierung und der Nachfakturierung?

Die Begriffe Vor- und Nachfakturierung beziehen sich auf den Zeitpunkt, an dem eine Rechnung ausgestellt wird:

  • Vorfakturierung: Die Rechnung wird geschrieben, bevor der Kunde seine Lieferung erhält. Er bekommt diese dann meist zusammen mit der Lieferung der bestellten Waren. Voraussetzung ist ein ausreichend großer Lagerbestand, denn nur so können Sie garantieren, dass die Lieferung den Kunden auch fristgemäß erreicht. Ein typisches Beispiel für die Vorfakturierung ist die Online-Bestellung von Kleidung. Der Kunde erhält die Rechnung gemeinsam mit der Warenlieferung. Er kann sich dann entscheiden, welche Waren er behält und muss entsprechend auch nur diese bezahlen.
  • Nachfakturierung: Die Rechnung wird ausgestellt, nachdem die Leistung erbracht wurde. Der Nachteil besteht darin, dass Sie für das Versenden der Rechnung zusätzliche Portokosten bezahlen müssen, wenn Sie diese per Post verschicken. Die Nachfakturierung wird meist bei Dienstleistungen oder großen Projekten, z. B. beim Hausbau, angewendet.

Was genau muss auf einer Faktura enthalten sein?

Um den Vorgang der Rechnungsstellung transparent zu gestalten, macht der Gesetzgeber einige Vorgaben zu Form und Inhalten einer Rechnung.

Allgemeine Formvorschriften im Überblick

Eine Rechnung kann schriftlich, z. B. mit der Post, oder elektronisch, z. B. per E-Mail, verschickt werden. In beiden Fällen sollten Sie auf eine saubere Formulierung und die gängigen Gepflogenheiten bei formellen Dokumenten achten.

Achtung

Aufbewahrungspflicht beachten

Egal ob elektronisch oder schriftlich, für alle Rechnungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Diese Mindestangaben gehören auf eine Rechnung

In der folgenden Aufzählung finden Sie alle Pflichtangaben einer Rechnung:

  • Name und Anschrift Ihres Unternehmens
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Datum der Ausstellung
  • Rechnungsbetrag (netto)
  • Ausweisung des Umsatzsteuerbetrags und des -steuersatzes
  • Steuernummer
  • Rechnungsnummer
  • Beschreibung der erbrachten Leistung
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung
  • Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht

Eine Ausnahme bilden die sogenannten Kleinbetragsrechnungen. Darunter fallen alle Rechnungen, deren Leistungswert einen Bruttobetrag von 150 Euro nicht übersteigen. Bei diesen sind nur folgende Pflichtangaben notwendig:

  • Name und Anschrift Ihres Unternehmens
  • Datum der Ausstellung
  • Beschreibung der erbrachten Leistung
  • Rechnungsbetrag (brutto)
  • Steuersatz

In unserem Ratgeber-Artikel geben wir Ihnen weitere hilfreiche Tipps, wie Sie eine korrekte Rechnung schreiben:

Spezielle Regelungen für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer erhalten bei der Fakturierung einige Erleichterungen.

Info

Zur Erinnerung: Als Kleinunternehmer gelten Sie, wenn:

  1. Sie im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz erzielt haben.
  2. Ihr Umsatz im aktuellen Jahr voraussichtlich nicht größer als 50.000 Euro ausfallen wird.

Ist das bei Ihnen der Fall, entfällt für Sie die Umsatzsteuer. Sie werden steuerlich wie ein gewöhnlicher Verbraucher behandelt. Bei der Fakturierung sollten Sie dann unbedingt folgende Punkte beachten:

  • Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen
  • Verweis auf die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)
  • Keine Angabe einer Steuer-ID

Wenn Sie diese Punkte nicht berücksichtigen, kann das Finanzamt eine Umsatzsteuererklärung von Ihnen verlangen.

Anforderungen an die elektronische Fakturierung

Eine Rechnung wird heute in vielen Fällen per E-Mail zugestellt. Achten Sie darauf, dass sie in nicht veränderlicher Form verschickt werden muss, also z. B. als PDF. Ein einfaches Word-Dokument ist nicht ausreichend. Halten Sie sich außerdem bei der elektronischen Faktura an alle geltenden Richtlinien. Beispielsweise sind Sie verpflichtet, auch die elektronische Rechnung über einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren. Nicht aufheben müssen Sie hingegen die E-Mail, mit der Sie die Faktura verschickt haben. Sie wird rechtlich wie der Briefumschlag gewertet – auch dieser wird nicht aufgehoben. Informationen zur rechtssicheren Archivierung finden Sie hier.

Die elektronische Rechnung wird im Zeitalter der Digitalisierung weiter an Bedeutung gewinnen. So dürfen Bundesbehörden seit November 2020 nur noch digitale Rechnungen akzeptieren. Wenn Sie es also noch nicht getan haben, sollten Sie darüber nachdenken, Ihr Rechnungssystem elektronisch abzuwickeln. Rechnungsprogramme wie Lexware faktura+auftrag beinhalten bereits einen Service zur Erstellung der E-Rechnung. Mehr zur Lexware eRechnung erfahren Sie auch hier.

Welche Folgen kann eine fehlerhafte Fakturierung haben?

Eine Fakturierung kann in vielerlei Hinsicht fehlerhaft sein. Das häufigste Missgeschick: Pflichtangaben fehlen. Das kann dazu führen, dass Rechnungen vom Finanzamt nicht akzeptiert werden. Hohe Nachzahlungen und Bußgelder können die Folge sein. Berechnen Sie z. B. den Rechnungsbetrag zu hoch, kann das auch zu Unmut bei Ihrem Kunden führen. Setzen Sie diesen zu niedrig an und niemand bemerkt es, büßen Sie Einnahmen ein.

Info

Die gute Nachricht: Anpassung der Rechnung möglich

Sie können Rechnungen im Nachhinein noch anpassen. Das wiederum bedeutet oft hohen organisatorischen Aufwand, vor allem wenn die Faktura bereits bezahlt wurde. Mit Hilfe einer rechtssicheren Vorlage wie z. B. in der Rechnungssoftware lexoffice können Sie sicher gehen, dass Sie Ihre Fakturierung immer korrekt anfertigen.

Halten Sie sich unbedingt auch an die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Fällt im Rahmen einer Betriebsprüfung auf, dass Belege fehlen, muss deren Höhe geschätzt werden. Das Finanzamt setzt diese dann in der Regel verhältnismäßig hoch an, sodass hohe Nachzahlungen fällig werden. Besteht der Verdacht, dass Sie Rechnungen oder andere relevante Dokumente absichtlich vernichtet haben, müssen Sie mit einer Klage wegen Steuerhinterziehung rechnen.

Vorteile professioneller Faktura Software

Korrekte Rechnungen erstellen, Aufträge abwickeln, Daten verwalten – eine Rechnungssoftware kann Sie in vielerlei Hinsicht unterstützen. Mit einer rechtssicheren Vorlage für Ihre Fakturierung profitieren Sie von vielen Vorteilen:

  • Keine Pflichtangaben werden vergessen
  • Aufträge werden immer nach dem gleichen Schema fakturiert
  • Rechnungen werden direkt gespeichert
  • Die Fakturierung wird fortlaufend nummeriert

Auf diese Weise sparen Sie sich viel Zeit und Verwaltungsaufwand und können sicher sein, dass Sie Ihre Fakturierung immer nach der aktuellen Gesetzeslage organisieren.

Tipp

Lexware bietet für jeden Bedarf die passende Rechnungssoftware

Mit Hilfe unseres rechtssicheren Rechnungsprogramms Lexware faktura+auftrag bearbeiten Sie Ihre Rechnungsstellung korrekt und zeitsparend. Zusätzliche Funktionen, wie ein integriertes Mahnwesen, erleichtern Ihnen darüber hinaus in vielen verschiedenen Bereichen die Arbeit. Sie arbeiten gerne online oder per App? Dann empfehlen wir Ihnen unsere Cloud-Lösung lexoffice.