Rechnungslegung
Bei der Rechnungslegung werden alle Geschäftsfälle buchhalterisch erfasst. Umfang und Aufwand der Rechnungslegungspflicht sind je nach Unternehmensgröße und Rechtsform unterschiedlich: Größere Unternehmen sind häufig zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet. Für Kleinunternehmer und Freiberufler reicht meist eine einfache Buchführung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus. Für wen die Rechnungslegungspflicht gilt und wie Selbstständige und Freelancer bei ihrer Buchhaltung vorgehen sollten, lesen Sie hier.
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Zusammenfassung
Rechnungslegung im Überblick
- Die Rechnungslegung ist ein Teil des Rechnungswesens.
- Elektronische Rechnungslegung = Erstellen des Jahresabschlusses am Ende eines Abrechnungszeitraums.
- Die mindesten Bestandteile eines Jahresabschlusses sind die Bilanz und die GuV.
- Alle Unternehmen und Freelancer sind zur Rechnungslegung verpflichtet.
Definition
Was ist Rechnungslegung?
Kurz gesagt: Die elektronische Rechnungslegung ist das Erstellen des Jahresabschlusses am Ende eines Abrechnungszeitraums, in der Regel nach Ablauf eines Geschäftsjahrs.
Bereits im Laufe des Wirtschaftsjahrs dokumentiert das Unternehmen alle seine Einnahmen und Ausgaben. Das heißt, sämtliche Geschäftszahlen werden systematisch in die Buchhaltung eintragen. Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass jedes Geschäftsjahr abgeschlossen und ausgewertet wird.
Die Rechnungslegung ist die Grundlage, um zu berechnen, wie viel Steuern Unternehmen bezahlen müssen. Damit hat die Rechnungsführung folgenden Zweck:
- Ermittlung und Analyse des Geschäftsergebnisses: Hat das Unternehmen einen Gewinn oder einen Verlust eingefahren?
- Veröffentlichung und Offenlegung des Geschäftsergebnisses: Verschiedene Interessensgruppen – Kunden, Lieferanten, Arbeitnehmer, Gläubiger, Banken, Eigentümer, Anteilseigner oder Kapitalgeber – erhalten Einblick in die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens. Und sie liefern einen Nachweis, wie sie finanzielle Mittel eingesetzt haben.
Info
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungslegung und Rechnungswesen?
Die Rechnungslegung ist eine untergeordnete Disziplin im Rechnungswesen. Rechnungswesen ist also der Oberbegriff für Buchhaltung. Es umfasst nicht nur das Erfassen von Geschäftsfällen, sondern auch die Kostenrechnung oder die Lohnbuchhaltung.
Was ist der Unterschied zwischen externer Rechnungslegung und interner Rechnungslegung?
- Bei der externen Rechnungslegung präsentiert das Unternehmen seine wirtschaftlichen Zahlen der Öffentlichkeit. Der Jahresabschluss des Unternehmens besteht deshalb aus Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht.
- Bei der internen Rechnungslegung wird einer Aufsichtsbehörde Bericht erstattet. Dazu muss das Unternehmen neben einem viel detaillierteren Jahresabschluss ggf. auch Rechnungsunterlagen vorlegen.
Welche Rechnungslegungsvorschriften gibt es?
Für die Rechnungslegung gelten Vorschriften. Die so genannten Rechnungslegungssysteme geben Prinzipien vor, nach denen ein Unternehmen seine Bilanz oder GuV erstellen muss. Neben den Rechnungslegungsvorschriften nach HGB oder IFRS gibt es zum Beispiel den Standard „US-GAAP“ (für Unternehmen in den USA), „UGB“ (Österreich) oder „Swiss GAAP“ (Schweiz).
1. Rechnungslegung nach HGB
Für deutsche Unternehmen gilt immer das HGB (Handelsgesetzbuch). In diesem ist die handelsrechtliche Rechnungsführung beschrieben. Damit müssen alle eingetragenen Kaufleute, Handels-, Kommandit- und Aktiengesellschaften sowie Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) eine rechtssichere Bilanzierung durchführen.
Tipp
Was macht man bei der Rechnungslegung?
Ein Unternehmen erstellt eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Diese Finanzberichte werden dann veröffentlicht. Die Informationen teilen anderen mit, ob sich das Unternehmen positiv entwickelt und wofür die finanziellen Mittel eingesetzt wurden.
2. Internationale Rechnungslegung nach IFRS
Die IFRS (International Financial Reporting Standards) enthalten internationale Vorschriften. Die IFRS-Rechnungslegung gilt daher für kapitalmarktorientierte Konzernmutterunternehmen mit Sitz in der EU, die einen konsolidierten Konzernabschluss erstellen müssen.
Info
Was heißt „kapitalmarktorientiert“?
Ein am Kapitalmarkt orientiertes Unternehmen gibt Wertpapiere, Aktien, Anteile, Zertifikate, Schuldtitel usw. aus oder beantragt sie zum Handel an der Börse. Für weltweit tätige Familienunternehmen aus Deutschland sind die internationalen Rechnungslegungsstandards (IFRS) freiwillig.
Wer muss Rechnungslegung machen?
Grundsätzlich gilt: Alle Unternehmen und Freelancer sind verpflichtet, ihre betrieblichen Ein- und Ausgaben dokumentarisch zu erfassen. Die Anforderungen an die Geschäftsbuchhaltung sind allerdings abhängig von der Rechtsform.
Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet? Und für wen gilt eine Rechnungslegungspflicht?
- Vollkaufleute (laut Definition in §238 HGB)
- Einzelunternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro pro Jahr bzw. einem Gewinn von 80.000 Euro pro Jahr
Für wen reicht eine einfache Buchführung aus?
- Unternehmen ohne Handelsregistereintrag
- Gewerbetreibende mit einem Umsatz von weniger als 800.000 Euro (in zwei aufeinanderfolgenden Jahren)
- Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn von weniger als 80.000 Euro (in zwei aufeinanderfolgenden Jahren)
- Kleinunternehmer, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind
- Selbstständige und Freelancer, die beim Finanzamt als „freiberuflich tätig“ gemeldet sind (nach §18 EstG)
- Freie Berufe: Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker, Notare, Rechtsanwälte, Steuerberater, Journalisten, Texter, Übersetzer, Architekten, Fotografen, Online-Marketer, Programmierer, Software-Entwickler u.v.m.
Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?
| Einfache Buchführung | Doppelte Buchführung |
|---|---|
| Hier gilt das Prinzip von Zufluss und Abfluss. | Hier gilt das Prinzip der Rechnungslegung. |
| Die Erträge und Aufwendungen werden ein einziges Mal erfasst, z. B. in einer Tabellenkalkulation oder Buchhaltungssoftware. | Jeder Geschäftsfall wird zwei Mal erfasst, und zwar auf der Soll- und Haben-Seite bzw. im Konto und Gegenkonto. |
| Für den Jahresabschluss wird eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellt. Das ist im Grunde ein Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben. | Für den Jahresabschluss werden mindestens eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt. |
Tipp
Was ist eine EÜR?
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung stellt die betrieblichen Erträge und Geschäftskosten eines Geschäftsjahres gegenüber. Sie ist eine simple Methode, um den Gewinn zu ermitteln. Mithilfe der EÜR wird die Höhe der Einkommensteuer berechnet.
Rechnungslegung: Beispiel „Einfache Buchführung“
Wer freiberuflich tätig ist, ist nicht zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Weder eine Bilanz noch eine Gewinn- und Verlustrechnung sind notwendig.
Allerdings müssen Freelancer für jedes Geschäftsjahr beim Finanzamt Folgendes einreichen:
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
- Umsatzsteuervoranmeldung (monatlich oder vierteljährlich)
- Umsatzsteuererklärung
- Einkommenssteuererklärung
Bei der einfachen Buchführung entfallen darüber hinaus diese Pflichten:
- Es besteht keine Pflicht zur Inventur.
- Es müssen keine Nebenbücher (wie Kontokorrent-, Waren- und Kassenbuch) geführt werden.
So gehen Sie als Selbstständiger bei der einfachen Buchführung vor
In folgenden drei Schritten gelingt Ihnen die einfache Buchführung:
Schritt 1: Erfassen Sie alle Transaktionen Ihrer Tätigkeit
- Tragen Sie alle Umsätze sowie alle Betriebskosten in Ihr Buchführungsprogramm ein.
- Tragen Sie alle Geschäftsfälle chronologisch ein.
Umsätze sind alle Erträge, die Sie mit Ihrer Selbstständigkeit oder freiberuflichen Tätigkeit erwirtschaften. Betriebskosten sind unter anderem Miete der Geschäftsräume, Büroausstattung, Telefon-/Internetkosten, Ausgaben für Weiterbildungen, Werbekosten, Bankgebühren u.v.m.
Für die Erfassung reicht zwar eine Tabellenkalkulation. Am effizientesten ist aber ein Buchführungsprogramm. So kennen Sie zu jedem Zeitpunkt Ihren exakten Umsatz und Gewinn. Für die Software lexware sind zum Beispiel keine Buchhaltungskenntnisse notwendig, da die Software intuitiv ist. Auch das Digitalisieren Ihrer Buchführung ist nicht schwer.
Schritt 2: Sammeln Sie alle Belege zu Ihren Transaktionen
- Für jede betriebliche Ausgabe und Anschaffung muss ein Beleg vorhanden sein.
- Halten Sie die Vorgaben zur Aufbewahrung: Speichern Sie Ihre Belege digital auf Ihrem Computer oder heften Sie sie in Ordnern ab.
- Sortieren Sie Ihre Belege, damit man sie später dem richtigen Buchhaltungseintrag zuordnen kann.
- Auch alle geschäftlichen Einnahmen sollten einem Auftrag zuzuordnen sein, z. B. durch fortlaufende Rechnungsnummern.
Belege sind unter anderem Rechnungen, Quittungen, Kassenbons, Bewirtungsbelege im Restaurant, Kontoauszüge, Überweisungen, Lieferscheine und sonstige Nachweise.
Schritt 3: Erstellen Sie Ihre Steuererklärungen
- Vorbereitung und Durchführung der Steuererklärung: Übertragen Sie alle Daten und Informationen zu Ihren Erträgen und Aufwendungen in die entsprechenden Formulare für Ihre Umsatzsteuererklärung, EÜR oder Einkommenssteuererklärung.
- Senden Sie Ihren vollständigen und korrekten Geschäftsabschluss an das Finanzamt.
Ein Buchführungsprogramm vereinfacht das Aufstellen und Einreichen von Steuererklärungen. Eine Software bringt nicht nur eine Zeitersparnis. Aus dem Programm heraus erstellen Sie Ihre USt-Voranmeldung oder Einkommenssteuerklärung fehlerfrei. Und Ihre Daten werden rechtssicheran Ihren Steuerberater oder an das Finanzamt gesendet.
Wie lauten die Rechnungslegungsstandards?
Die Rechnungslegungsgrundsätze gelten sowohl bei der Rechnungslegung als auch bei der einfachen Buchführung. Und zwar unabhängig davon, ob Sie Ihre Buchführung analog, digital mit einer Tabellenkalkulation oder mithilfe einer Software durchführen.
- Vollständig: Tragen Sie jede einzelne Eingangs- und Ausgangsrechnung in Ihre Buchführung ein.
- Übersichtlich: Tragen Sie jede Eingangs- und Ausgangsrechnung so ein, dass sie den jeweiligen Aufträgen und Anschaffungen zuzuordnen ist.
- Richtig: Die Beträge auf den Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen mit den jeweiligen Beträgen in der Buchführung übereinstimmen.
- Fristgerecht: Alle Geschäftsfälle sind in der Buchführung in dem Geschäftsjahr zu erfassen, in dem sie stattgefunden haben.
- Einheitlich: Gehen Sie beim Erfassen der Umsätze und Kosten konsistent vor und ordnen Sie ähnliche Beträge denselben Kategorien (z. B. „Büroausstattung“) zu.
