Viele Selbstständige schreiben ihre Rechnungen in Word oder Excel. Das hat lange gut funktioniert. Es gibt keinen Grund, sich dafür zu schämen. Es gibt aber drei Punkte, an denen es kippt. Wir gehen sie hier durch.
In fünf Schritten prüfen, ob Word und Excel für deine Rechnung noch reicht
Du nutzt eine Word- oder Excel-Vorlage für deine Rechnungen und willst wissen, ob sie noch genügt? Geh die folgenden fünf Punkte durch. Danach weißt du, wo du stehst.
- An wen du schreibst. Nur Privatkunden? Dann ändert sich für dich nichts, Word und Excel bleiben erlaubt. Auch Geschäftskunden (B2B)? Dann geht es weiter mit Schritt 2.
- Umsatz 2026 nachsehen. Über 800.000 Euro heißt: ab 1. Januar 2027 musst du im B2B E-Rechnungen ausstellen. Darunter hast du bis 1. Januar 2028 Zeit, dann gilt es für alle. Word kann das nicht.
- Rechnungsnummern durchzählen. Jede Nummer darf nur einmal vorkommen. Genau das prüft eine Betriebsprüfung als Erstes.
- Offene Rechnungen zusammenstellen. Wer hat noch nicht bezahlt, seit wann? Wenn du das nicht in zwei Minuten sagen kannst, kostet dich Word Geld.
- Empfang klären. E-Rechnungen musst du seit dem 1. Januar 2025 annehmen können, auch als Kleinunternehmer und auch, wenn du selbst nur an Privatkunden schreibst.
Fristen: Ab wann die E-Rechnungspflicht Word und Excel ablöst
Der häufigste Grund, warum Word und Excel im B2B ausscheiden, ist die E-Rechnungspflicht. Sie kommt gestaffelt. So sieht der Fahrplan aus:
| Ab | E-Rechnungspflicht im B2B |
|---|---|
| 1.1.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| 1.1.2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr 2026. |
| 1.1.2028 | Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. |
Ist eine Word- oder Excel-Rechnung GoBD-konform?
Kurz gesagt: der Inhalt ja, die Datei nicht. Eine Rechnung darf aus Word oder Excel stammen – die .docx- oder .xlsx-Datei selbst ist aber nicht revisionssicher. Du kannst sie jederzeit ändern, ohne dass es jemand merkt. Genau das lassen die GoBD nicht zu, denn Belege müssen unveränderbar sein.
Für die Praxis heißt das:
- Speichere die fertige Rechnung als PDF und bewahre sie unveränderbar auf. Sie muss dabei acht Jahre lang auffindbar sein.
- Ein normaler Ordner auf dem Rechner genügt nicht, weil sich Dateien dort jederzeit austauschen lassen.
- Verschickst du die Rechnung digital, ist die versendete Datei das Original, nicht ein späterer Ausdruck.
- Fehlt die Unveränderbarkeit oder sind Rechnungsnummern doppelt, kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung deine Einnahmen schätzen.
Die drei Wege, Rechnungen zu schreiben
Für deine Rechnungen gibt es im Grunde drei Wege. Oft entscheidet die E-Rechnungspflicht mit: Im B2B-Geschäft brauchst du ab 2027 bzw. 2028 ohnehin ein Programm. Wo sie dich nicht betrifft – als Kleinunternehmer oder bei Rechnungen an Privatkunden – hängt die Wahl davon ab, wie viele Rechnungen du schreibst und wie viel du selbst in der Hand behalten willst.
| Weg | Für wen | Was er kostet | Wo es eng wird |
|---|---|---|---|
| Von Hand, mit Word und Excel | Wer wenige Rechnungen im Monat schreibt und keine Mitarbeiter hat | Die Office-Lizenz, falls du sie nicht schon hast, und vor allem deine Zeit | Bei der E-Rechnung im B2B (ab 2027 über 800.000 Euro, ab 2028 für alle), bei doppelten Nummern und bei offenen Posten, die du übersiehst |
| Büroservice oder virtuelle Assistenz | Wer die Sache komplett abgeben will | Ab rund 30 Euro pro Stunde | Wenn du selbst schnell eine Rechnung rausschicken willst. Du hängst an der Verfügbarkeit des Dienstleisters, und das kostet laufend Geld. |
| Rechnungsprogramm Lexware Office | Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, Mitarbeiter hat oder ab 2027 pflichtig wird | Ab 6,45 Euro im Monat (Version M)* | Wenn du nur ein paar Rechnungen im Jahr schreibst – dann ist es mehr Werkzeug, als du brauchst. |
Was Word und Excel können und was nicht
Word und Excel sind für viele das Tool zur Rechnungserstellung – vertraut und schnell zur Hand. Bei den Aufgaben rundherum stoßen sie aber an Grenzen. Die Übersicht zeigt, wo sie nicht mehr mithalten und ein Programm übernimmt.
| Was du brauchst | Word oder Excel | Lexware Office |
|---|---|---|
| Alle neun Pflichtangaben* | ja, wenn du sie jedes Mal manuell einträgst | ja, als fester Aufbau |
| Nummer ohne Lücke und ohne Doppel | von Hand, hier passieren die Fehler | ja, läuft automatisch weiter |
| XRechnung oder ZUGFeRD | nicht möglich | ja, mit nur einem Klick |
| Sehen, wer noch nicht bezahlt hat | nur mit einer eigenen Liste daneben | ja, als offene Posten |
| Acht Jahre unveränderbar wiederfinden | nur mit strenger Ordnung | ja, im System |
| Beleg direkt in die Buchhaltung | nein, du tippst zweimal | ja, automatisch |
* Alle Pflichtangaben einer Rechnung findest du in unserem Artikel rund um rechtliche Vorgaben, Aufbau und Pflichtangaben einer Rechnung.
Reicht eine Word-Vorlage oder ein Vordruck?
Die meisten fangen mit einer Rechnungsvorlage aus dem Netz an. Das ist ein guter Start, und für die Pflichtangaben reicht es. Drei Dinge kann eine Vorlage aber nicht:
- Sie zählt deine Nummer nicht weiter. Das machst du selbst, jedes Mal.
- Sie merkt sich nicht, wer bezahlt hat.
- Sie erzeugt keine E-Rechnung, weder als XRechnung noch als ZUGFeRD.
Ab wann sich ein Rechnungsprogramm lohnt
Drei Anzeichen sprechen für den Wechsel. Beim ersten hast du keine Wahl, er ist gesetzlich. Die beiden anderen sind keine Pflicht, kosten dich aber Zeit und Geld.
- Du schreibst an Geschäftskunden. Über 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 brauchst du ab 2027 eine E-Rechnung, darunter ab 2028. Schreibst du nur an Privatkunden, betrifft dich die E-Rechnung nicht.
- Du hast Mitarbeiter oder eine Kasse. Dann hängen Lohn, Belege und Buchhaltung zusammen, und einzelne Dateien reißen die Kette.
- Du weißt nicht, wer noch nicht bezahlt hat. Das ist der Punkt, der Kleinstbetriebe am meisten Geld kostet – nicht die Zeit fürs Schreiben.
Info
Wann deine Tabelle völlig ausreicht
Jetzt ein ehrliches Wort, auch wenn es uns Umsatz kostet. Du bist Kleinunternehmer oder schreibst nur an Privatkunden. Fünf Rechnungen im Monat, deine Tabelle ist sauber. Dann brauchst du kein Programm. Bleib dabei. Die E-Rechnung zwingt dich nicht, denn ausstellen musst du sie dauerhaft nicht.
Der Umstieg von Word oder Excel auf ein Programm
Viele schieben den Wechsel auf, weil sie ein großes Projekt dahinter vermuten – alles neu anlegen, Daten übertragen, am besten pünktlich zum Jahreswechsel. Das musst du nicht. Der Umstieg ist unkompliziert, aus fünf Gründen:
- Alte Rechnungen bleiben, wo sie sind. Du bewahrst sie acht Jahre auf, mehr ist nicht nötig.
- Die Nummer zählt weiter. Du fängst nicht bei eins an.
- Du überträgst nur die offenen Posten. Bezahlte Rechnungen musst du nicht mitnehmen.
- Du legst die zehn wichtigsten Kunden an. Der Rest kommt, wenn er dran ist.
- Du brauchst keinen Stichtag. Egal ob Jahresanfang oder mitten im Jahr – die nächste Rechnung ist der Umstieg.
Mit Lexware Office ist das erledigt, bevor es sich nach Arbeit anfühlt.
Tipp
Was aus deiner Rechnung noch wird
Mit dem Verschicken ist es nicht getan. Aus der Rechnung wird ein Beleg, der Beleg landet in der Buchhaltung, daraus ergibt sich deine Umsatzsteuer. Zahlt der Kunde nicht, folgt die Mahnung. Und acht Jahre lang musst du alles wiederfinden. In Word und Excel ist jeder dieser Schritte Handarbeit in einer eigenen Datei – ein Rechnungsprogramm wie Lexware Office verbindet sie.
Häufige Fragen
Ist eine Rechnung aus Word gültig?
Ja. Es kommt nicht auf das Programm an, sondern auf den Inhalt. Die neun zentralen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen drauf stehen.
Darf ich Rechnungen mit Excel schreiben?
Ja, solange die Pflichtangaben stimmen und die Nummern eindeutig sind. Im Geschäft mit anderen Unternehmen reicht es ab dem 1. Januar 2027 nicht mehr, wenn du über 800.000 Euro Umsatz liegst, ab dem 1. Januar 2028 für alle. Für Rechnungen an Privatkunden bleibt Excel dauerhaft erlaubt.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen?
Nein. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (B2B). Für Rechnungen an Privatkunden (B2C) darfst du dauerhaft Word, Excel oder PDF nutzen.
Ab wann gilt die E-Rechnung für kleine Betriebe unter 800.000 Euro?
Ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro ihre B2B-Rechnungen noch klassisch ausstellen. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber schon seit dem 1. Januar 2025.
Kann Word eine E-Rechnung erstellen?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, XRechnung oder ZUGFeRD. Word erzeugt ein Dokument oder eine PDF, also ein Bild einer Rechnung.
Muss ich als Kleinunternehmer wechseln?
Nein. Kleinunternehmer (nach der Kleinunternehmerregelung, § 19 UStG) sind nach § 34a UStDV dauerhaft davon befreit, E-Rechnungen auszustellen. Annehmen musst du sie aber seit dem 1. Januar 2025.
Reicht ein Rechnungsvordruck aus dem Internet?
Für die Pflichtangaben ja. Er zählt aber die Nummer nicht weiter, zeigt keine offenen Posten und erzeugt keine E-Rechnung.
Was passiert bei doppelten Rechnungsnummern?
Die Nummer muss einmalig sein. Doppelte Nummern fallen bei einer Betriebsprüfung zuerst auf. Dann steht die Vollständigkeit deiner Einnahmen infrage.
Wie komme ich aus Word oder Excel heraus, ohne alles neu zu machen?
Alte Rechnungen bleiben, wo sie sind, und werden acht Jahre aufbewahrt. Du fängst mit der nächsten Rechnung neu an und zählst die Nummer einfach weiter.
