Faktura & Warenwirtschaft

EN 16931: Die europäische Norm für E-Rechnungen

Wer in Deutschland oder innerhalb der EU eine E-Rechnung versenden will, muss sich im Grunde an die europäische Norm EN 16931 halten. Ursprünglich für Rechnungen an und von öffentlichen Behörden entwickelt, gilt die EN 16931 inzwischen auch als grundlegender Maßstab für die schrittweise B2B-Pflicht zur E-Rechnung. Jeder, der regelmäßig E-Rechnungen stellt, sollte die Anforderungen und Richtlinien dazu kennen. Dieser Artikel erklärt dir, welche Regelungen für dein Unternehmen verpflichtend sind und wie du sie sicher einhalten kannst.

Zuletzt aktualisiert am 17.06.2026
Von Lexware Redaktion

Hinweis:
Das Format einer E-Rechnung kann auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden allerdings, muss dieses dann auch die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen umsatzsteuerlichen Angaben ermöglichen.

Was ist die EN 16931?

Die EN 16931 ist die europäische Norm für strukturierte elektronische Rechnungen. Sie legt fest, welche Daten eine E-Rechnung enthalten muss und wie sie aufgebaut sein soll.
Die EU etablierte die Norm 2017 im Kontext der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die öffentliche Auftraggeber dazu verpflichtet, E-Rechnungen in einem einheitlichen europäischen Format zu verarbeiten.

Die Norm soll für einheitliche, maschinenlesbare Rechnungen für den grenzüberschreitenden Handel in Europa sorgen, die Interoperabilität fördern und den Verwaltungsaufwand senken.

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Was hat die EN 16931 mit der XRechnung zu tun?

Die EN 16931 ist der gemeinsame Rahmen, den jedes EU-Land national umsetzt. Deutschland hat dafür die XRechnung entwickelt. Diese hält sich an die EN 16931, ergänzt sie aber um deutsche Besonderheiten wie die Leitweg-ID. Auch bestimmte ZUGFeRD-Formate sind EN-16931-konform.

Die EN 16931 regelt unter anderem:

  • ein semantisches Datenmodell: welche Pflichtfelder eine Rechnung braucht (z. B. Rechnungsnummer, Datum, Käufer, Verkäufer, Steuerangaben)
  • die Syntax: welche technischen Formate erlaubt sind (UBL und UN/CEFACT CII, beide XML-basiert)

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Die CIUS XRechnung – die deutsche Version der EN 16931

Die CIUS XRechnung (Core Invoice Usage Specification) setzt die europäische Norm zur elektronischen Rechnungserstellung EN 16931 in Deutschland um.
Sie übersetzt die europäischen Vorgaben in deutsche Regeln und ergänzt nationale Anforderungen. Damit wird sie zum verbindlichen Standard für alle, die öffentliche Auftraggeber in Deutschland beliefern.
Wenn du dich an die CIUS hältst, stellst du sicher, dass Behörden deine Rechnung ohne Probleme einlesen und verarbeiten können. Das spart Zeit, vermeidet Rückfragen und sorgt für eine reibungslose Zahlungsabwicklung.

Wer muss die EN 16931 anwenden?

Die EN 16931 ist in der Regel der grundsätzliche Referenzstandard für E-Rechnungen. Unter bestimmten Voraussetzungen können auch andere strukturierte, elektronische Formate genutzt werden. Wer wann konkret verpflichtet ist, hängt aber von der Rolle und dem Empfänger ab.

Öffentliche Auftraggeber in der EU (B2G – Empfangspflicht):

  • Seit dem 18. April 2019 müssen alle Behörden in den EU-Mitgliedstaaten E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen und verarbeiten können. Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU.

Lieferanten öffentlicher Auftraggeber (B2G – Versandpflicht):

  • In Deutschland: Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen ab 1.000 € netto in der Regel in einem EN-16931-konformen Format einreichen (meist als XRechnung).
  • Auf Landesebene gelten je nach Bundesland eigene Regeln.

Unternehmen im B2B-Bereich (Deutschland):

  • Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen können.
  • Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Jahresumsatz im Vorjahr.
  • Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle Unternehmen.

Aktuell nicht von der Norm betroffen:

  • Privatpersonen (B2C)
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
  • Fahrausweise
  • Kleinunternehmer nicht betroffen von der Erstellungspflicht, aber Empfangspflicht besteht

Wenn dein Unternehmen mit Behörden arbeitet, musst du die EN 16931 schon heute einhalten. Im B2B-Bereich gilt, wie oben beschrieben, die Empfangspflicht bereits, die Versandpflicht greift schrittweise bis 2028.

Info

Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und XRechnung?

Die E-Rechnung ist der Oberbegriff. Jede Rechnung in einem strukturierten elektronischen Rechnungsformat, das maschinell verarbeitet werden kann (z. B. XML), ist eine E-Rechnung. Eine PDF oder eingescannte Papierrechnung zählt nicht dazu. Diese gelten als sonstige Rechnungen.

Die XRechnung ist eine konkrete Form der E-Rechnung. Sie ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und basiert auf der EU-Norm EN 16931. 
Kurz gesagt: Jede XRechnung ist eine E-Rechnung, aber nicht jede E-Rechnung ist eine XRechnung. Andere zulässige Formate sind z. B. ZUGFeRD-Versionen (PDF mit eingebettetem XML).

Welche Daten müssen in einer Rechnung nach EN 16931 enthalten sein?

Die EN 16931 schreibt Pflichtfelder vor, die in jeder E-Rechnung enthalten sein müssen und ebenso bedingte Pflichtfelder und Felder die nur optional befüllt sein müssen. Sie lassen sich in folgende Gruppen einteilen:

Rechnungsdaten

  • Eindeutige Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsart (z. B. Rechnung, Gutschrift)
  • Währung

Verkäufer (Rechnungssteller)

Käufer (Rechnungsempfänger)

  • Name und Anschrift
  • Käuferreferenz
  • ggf. Umsatzsteuer-ID

Leistungsdaten

  • Beschreibung der Lieferung oder Leistung
  • Menge und Einheit
  • Einzelpreis und Gesamtpreis pro Position
  • Liefer- bzw. Leistungsdatum oder -zeitraum

Steuerangaben

  • Nettobetrag pro Steuersatz
  • Steuersatz und Steuerbetrag
  • Gesamtsteuerbetrag
  • Bei Steuerbefreiung: Begründung

Zahlungsangaben

  • Gesamtbetrag (netto, Steuer, brutto)
  • Zahlungsfälligkeit
  • Bankverbindung (IBAN, BIC) oder andere Zahlungsmittel

Optionale Felder 
Dazu gehören z. B. Bestellnummer, Lieferantennummer, Projektreferenz, Skonto, Verzugszinsen oder Anhänge wie rechnungsbegründende Unterlagen (allerdings müssen bei Anhängen die umsatzsteuerliche Pflichtangaben dennoch im strukturierten Teil der Rechnung enthalten sein).

Jedes Pflichtfeld bzw. bedingte Pflichtfeld oder optionale Feld trägt eine eindeutige Kennung (z. B. BT-1 für die Rechnungsnummer, BT-10 für die Käuferreferenz). Diese Business Terms sorgen dafür, dass Softwaresysteme die Daten einheitlich interpretieren.

Welche Formate sind mit der EN 16931 kompatibel (z. B. XRechnung, ZUGFeRD)?

Mit der EN 16931 sind alle Formate kompatibel, die das semantische Datenmodell der Norm einhalten. In Deutschland und Europa sind vor allem diese verbreitet:

  • XRechnung – das deutsche Standardformat (reines XML). Verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Basiert auf EN 16931 und ergänzt sie um nationale Pflichtfelder wie die Leitweg-ID.
  • ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – ein Hybridformat: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Eignet sich gut für den B2B-Bereich, weil Menschen das PDF lesen und Maschinen das XML auswerten können. Das ZUGFeRD-Profil „XRechnung“ erfüllt zusätzlich die deutschen Behördenanforderungen.
  • Factur-X – das französische Pendant zu ZUGFeRD. Mittlerweile sind beide Formate technisch identisch und unterscheiden sich nur im Namen.
  • Peppol BIS Billing 3.0 – ein UBL-basiertes XML-Format, das vor allem für den grenzüberschreitenden Versand über das Peppol-Netzwerk dient.
  • EDIFACT – traditionelles EDI-Format, das nach Übergangsfristen weiter gilt, sofern es die EN 16931-Inhalte transportiert.

Eine Papierrechnung oder eine Rechnung als PDF ist nicht EN-16931-konform.

Welche Vorteile bietet die EN 16931 für Unternehmen und Behörden?

Die EN 16931 bringt sowohl Unternehmen als auch Behörden konkrete Vorteile – vor allem durch Standardisierung und Automatisierung.
Beide Seiten profitieren von schnelleren Prozessen, weniger Papier und einer klaren Datenbasis. Langfristig entsteht so ein einheitliches europäisches Rechnungs-Ökosystem, das den Handel zwischen Unternehmen und Behörden über Ländergrenzen hinweg erleichtert.

Vorteile der EN 16931 für Unternehmen

  • Weniger Aufwand: Digitale Systeme verarbeiten Rechnungen automatisch, ohne dass jemand sie manuell eingeben oder einscannen muss.
  • Geringere Kosten: Druck, Porto und Papier entfallen. Auch der Personalaufwand sinkt.
  • Schnellere Zahlungen: Die Rechnung erreicht den Empfänger sofort und durchläuft die Prüfung schneller. Das verbessert die Liquidität.
  • Weniger Fehler: Ein einheitliches Datenmodell verhindert Tippfehler und unvollständige Angaben durch automatische Übernahme ins Buchaltungsprogramm.
  • Grenzüberschreitend einsetzbar: Ein Format funktioniert europaweit – das erspart länderspezifische Anpassungen.
  • Zukunftssicher: Mit der schrittweisen B2B-Pflicht bis 2028 sind Unternehmen vorbereitet.

Vorteile der EN 16931 für Behörden

  • Effizientere Verwaltung: Behörden verarbeiten Rechnungen schneller und mit weniger Personal.
  • Bessere Kontrolle: Strukturierte Daten lassen sich leichter prüfen, archivieren und auswerten.
  • Weniger Medienbrüche: Die Rechnung fließt direkt ins Buchhaltungssystem – ohne Papier oder PDF dazwischen.
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Jede Rechnung ist eindeutig adressierbar (z. B. über die Leitweg-ID).
  • Beitrag zur Digitalisierung: Die Norm unterstützt die EU-Strategie für eine moderne, vernetzte Verwaltung.