Du brauchst erst einmal nur eine saubere Vorlage? Unsere kostenlosen Rechnungsvorlagen für Word und Excel enthalten alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG. Du trägst deine Daten ein, speicherst die Rechnung als PDF und schickst sie los.
Was in Word Handarbeit ist, erledigt unser Rechnungsprogramm von selbst. Schau dir an, wie deine nächste Rechnung in Lexware Office entsteht.
Kostenlose Rechnungsvorlagen zum Download
Wähle die Vorlage, die zu deinem Fall passt: Rechnung mit oder ohne Umsatzsteuer, für Freiberufler, für Kleinbeträge bis 250 Euro oder für Kunden außerhalb der EU. Alle Rechnungsvorlagen gibt es als Word- oder Excel-Datei zum Bearbeiten.
| Vorlage | Download |
|---|---|
| Rechnung mit Umsatzsteuer Für steuerpflichtige Unternehmer · 7 % oder 19 % | ↓ WORD · ↓ EXCEL |
| Rechnung ohne Umsatzsteuer Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG | ↓ WORD · ↓ EXCEL |
| Privatrechnung Für Privatpersonen und Kleinunternehmer | ↓ WORD · ↓ EXCEL |
| Rechnung für Freiberufler Regel- oder Kleinunternehmerbesteuerung | ↓ WORD · ↓ EXCEL |
| Kleinbetragsrechnung bis einschließlich 250 € brutto Vereinfachte Angaben, ohne Leistungszeitraum | ↓ WORD · ↓ EXCEL |
| Rechnung in ein Drittland Ohne deutsche Umsatzsteuer, mit Hinweis auf die Ausfuhr | ↓ WORD · ↓ EXCEL |
Diese Pflichtangaben trägst du ein
Welche Angaben auf deine Rechnung müssen, regelt § 14 Abs. 4 UStG. Fehlt eine davon, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen und bittet dich um eine korrigierte Rechnung. Unsere Word- und Excel-Rechnungsvorlagen haben für diese Angaben bereits Felder:
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum
- Eine Rechnungsnummer, die du nur ein einziges Mal vergibst
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, plus vorab vereinbarte Rabatte oder Skonti
- Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel die Kleinunternehmerregelung
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto reichen weniger Angaben. Unsere Vorlage dafür ist entsprechend schlanker.
Zusätzlich hat jede Rechnungsvorlage Felder für Zahlungsziel und Bankverbindung. Das ist keine Pflicht, aber so kommt dein Geld schneller an.
Info
GoBD vor dem Versand beachten
Es ist weiter erlaubt, Rechnungen mit einer Word-Vorlage zu erstellen. Jedoch musst du auf die GoBD-Konformität achten: Deine Rechnung muss nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar sein. Archiviere sie ordnungsgemäß. Speichere deine Rechnung als PDF und versende sie schreibgeschützt.
Rechnungen in Word und Excel: Hier stößt die Vorlage an Grenzen
Viele Selbstständige schreiben ihre Rechnungen mit Word oder Excel. Das funktioniert eine ganze Weile gut. An drei Stellen kippt es.
„Die Rechnungsnummer ist doppelt vergeben."
In Word und Excel kopierst du die letzte Rechnung und überschreibst die Nummer von Hand. Vergisst du das einmal, gibt es zwei Rechnungen mit derselben Nummer. Das ist nicht erlaubt und führt zu Rückfragen von deinem Kunden oder vom Finanzamt.
Lexware Office vergibt jede Rechnungsnummer automatisch und nur einmal.
„Wer hat eigentlich noch nicht bezahlt?"
Deine Rechnungen liegen als einzelne Dateien im Ordner. Offene Posten siehst du nur mit einer zweiten Liste daneben. Übersehene Zahlungen kosten dich bares Geld.
In Lexware Office steht der Zahlungsstatus direkt neben jeder Rechnung.
„Mein Kunde verlangt eine E-Rechnung.“
Word erzeugt ein Dokument oder eine PDF. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Das leistet keine Rechnungsvorlage.
Lexware Office erstellt, versendet und empfängt E-Rechnungen direkt im System.
Achtung
E-Rechnungspflicht: Das gilt seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand gilt eine Übergangsfrist: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen dauerhaft keine E-Rechnung ausstellen. Empfangen müssen aber auch sie.
Für eine Rechnung im B2B-Bereich heißt das: Word erzeugt ein Dokument oder ein PDF, aber keinen strukturierten Datensatz. Eine E-Rechnung erstellen kannst du nur mit einer Software, die dieses Format ausgibt.
Rechnungsvorlage oder Software: Das übernimmt Lexware Office für dich
Schreibst du wenige Rechnungen, funktioniert die Word/Excel-Vorlage gut. Ab mehreren Rechnungen im Monat wächst der Aufwand mit jeder Datei. Der Überblick zeigt dir, wo die Grenze einer Rechnungsvorlage liegt.
| Was du brauchst | Word-Vorlage | Lexware Office |
|---|---|---|
| Alle Pflichtangaben | Im Dokument angelegt, du prüfst sie selbst | Fest im Aufbau hinterlegt |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Trägst du selbst ein | Zählt automatisch weiter |
| E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) | Nicht möglich | Senden und empfangen |
| Offene Posten im Blick | Nur mit eigener Liste | Ja, Zahlungsstatus je Rechnung |
| GoBD-konform archivieren | Nur mit strenger Ordnerdisziplin | Läuft im System |
| Beleg direkt in der Buchhaltung | Nein, du überträgst doppelt | Der Beleg läuft mit |
Tipp
Und falls du nur wenige Rechnungen schreibst?
Du bist Kleinunternehmer und schreibst eine Handvoll Rechnungen im Monat? Deine Nummern stimmen, deine Ablage auch? Dann reicht dir die Rechnungsvorlage. E-Rechnungen musst du dauerhaft nicht ausstellen.
Empfangen musst du sie aber schon, sobald deine Lieferanten umstellen, spätestens ab 2028. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür. Nur ist eine E-Rechnung eine XML-Datei, die du ohne passendes Programm kaum lesen kannst. Außerdem musst du sie im Originalformat aufbewahren. Lexware Office liest E-Rechnungen für dich aus und legt sie direkt ab.
Von der Word-Vorlage zu einem Rechnungsprogramm wechseln
Ein Wechsel mitten im Jahr ist möglich. Du musst nichts nachtragen und keinen Stichtag abwarten.
- Alte Rechnungen bleiben, wo sie sind. Bewahre sie einfach weiter auf.
- Die Rechnungsnummer zählt weiter. Du trägst die letzte Nummer ein und zählst von dort.
- Übertrage nur die offenen Posten. Bezahlte Rechnungen bleiben im Archiv.
- Lege deine wichtigsten Kunden an. Der Rest folgt nach und nach.
- Die nächste Rechnung ist der Umstieg. Du kannst sie online erstellen und direkt als PDF oder E-Rechnung versenden.
FAQs: Rechnungsvorlage richtig nutzen
Wie passe ich eine Rechnungsvorlage für mein Unternehmen an?
Lade die Vorlage herunter und trage deine Pflichtangaben ein. Passe Markenfarben, Logo, Ränder und Schriftart an dein Firmenbild an. Verzichte auf grelle Farben und spielerische Akzente, wenn du ein seriöses Unternehmen führst.
Wie integriere ich mein Unternehmenslogo?
Deine Rechnung wirkt professionell mit deinem Logo im Briefkopf. Lade eine Bilddatei hoch und setze sie ein. Achte auf hohe Auflösung, scharfe Kanten und gute Kontraste.
Kann ich die Vorlage als Blanko-Rechnung nutzen?
Ja, das ist mit den Lexware-Vorlagen machbar. Lade die Word-Rechnungsvorlage als Blanko-Dokument herunter und fülle sie nach Bedarf aus. So wird das Schreiben von Rechnungen schnell und einfach.
Ist eine Rechnung aus Word gültig und GoBD-konform?
Gültig ist sie, wenn alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten sind. Für die GoBD zählt mehr: Die Rechnung muss nachvollziehbar, vollständig, unveränderbar und ordnungsgemäß archiviert sein. Speichere sie deshalb als schreibgeschützte PDF.
Kann ich mit einer Word-Vorlage eine E-Rechnung erstellen?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Mit einer Rechnungsvorlage in Word kannst du dagegen ein PDF-Dokument erzeugen. Mit Lexware Office erstellst, versendest und empfängst du E-Rechnungen direkt.
Wie schreibe ich kostenlos eine Rechnung ohne Programm?
Lade eine der Word-Rechnungsvorlagen herunter und trage deine Daten ein. Prüfe die Pflichtangaben und vergib eine Rechnungsnummer. Diese muss nicht fortlaufend aber einmalig sein. Speichere die Rechnung als PDF und versende sie schreibgeschützt.
Ab wie vielen Rechnungen ist Lexware Office die bessere Wahl?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Drei Anzeichen sprechen für den Wechsel: Du schreibst mehrere Rechnungen im Monat, du verlierst offene Posten aus dem Blick oder deine Kunden verlangen E-Rechnungen. Dann spart dir die Software Zeit und Fehler.
