Rückstellungen in der Bilanz: So nutzen Sie den steuerlichen Gestaltungsspielraum

Das Thema Rückstellungen steht beim Sachbearbeiter des Finanzamts weit oben auf der Prüfungsliste der Buchhaltung eines Unternehmens. Kein Wunder: Mit Rückstellungen können Sie als bilanzierender Unternehmer ganz gezielt Ihren Gewinn und somit Ihre Steuerlast beeinflussen. Was bei der Bildung von Rückstellungen alles erlaubt ist, welche Nachweise Sie vorhalten sollten und wann das Finanzamt nicht mehr mitspielt, erfahren Sie auf dieser Seite.

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Definition

Was sind Rückstellungen in der Bilanz?

Bei Rückstellungen handelt es sich um ungewisse Verbindlichkeiten oder Posten, die bei Ihrem Unternehmen nach dem Bilanzstichtag zu einer Gewinnminderung führen können (Verbindlichkeitsrückstellungen). Rückstellungen sind also noch zu erwartende, in der Höhe unbestimmte Ausgaben oder mit in anderen Worten, sie sind Schulden bzw. Fremdkapital. Ihr Hauptmerkmal ist, dass sie zum Zeitpunkt des Eintrags in die Bilanz noch nicht sicher sind. Charakteristika der Rücklagen sind drei entscheidende Punkte:

  • Die Höhe ist unklar 
  • Wann sie fällig werden, ist nicht festgelegt
  • Ob sie generell bestehen ist nicht klar ersichtlich

Verbindlichkeiten dieser Art stammen meist aus dem vergangenen Geschäftsjahr – beispielsweise entstehen sie durch fehlende Forderungen im Rechnungswesen oder noch ausstehende Gerichtsentscheide. Auch Pensionen oder Steuern können dazu zählen.  
 

Achtung

Aufbewahrungspflicht für Rückstellungen

Auch für Rückstellungen als Teil der Geschäftsunterlagen gilt die Aufbewahrungspflicht. Dadurch wird sichergestellt, dass auch später die Buchhaltung eines Unternehmens nachvollziehbar ist.  

Wofür müssen Rückstellungen gebildet werden?

Laut § 249 Abs. 1 des Handelsgesetzbuchs (HGB) sind Rückstellungen drohende Verluste aus schwebenden Geschäften und müssen daher zwingend gebildet werden. Andernfalls ist die komplette Bilanz verzerrt und das Unternehmen kann nicht mehr komplett abgebildet werden.

Info

Rückstellungen verzinsen

Die Höhe der Rückstellung sollte nach bestem Gewissen geschätzt werden (HGB § 253). Zudem müssen Rückstellungen, die mehr als ein Jahr zurückliegen, verzinst werden.  

Unterschied Rückstellungen und Rücklagen

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Begriffe Rückstellungen und Rücklagen oft synonym gebraucht. Der primäre Unterschied ist die Seite der Bilanz, auf der sie jeweils stehen. Die Unterscheidung macht sich daran fest, ob sie aktiv oder passiv sind.

  • Rückstellungen stehen immer auf der Passivseite, da sie Fremdkapital (unsichere offene Forderungen) sind.
  • Rücklagen dagegen stehen auf der Aktivseite der Bilanz. Sie sind im Unternehmen gebundenes Eigenkapital und fungieren als finanzielle Reserven des Unternehmens (gebundenes Eigenkapital).

Rückstellungen in der Bilanz

Rückstellungen werden also stets in der Bilanz auf der Passivseite ausgewiesen, wenn ungewiss ist, ob, wann und in welcher Höhe Zahlungen auf den Betrieb zukommen. Die Entstehung muss zudemwahrscheinlichsein. Mit der Bilanzierung einer Rückstellung mindern Sie Ihren Gewinn schon heute.

Achtung

Gewinn ermitteln

Ermitteln Sie Ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, ist die Bildung von gewinnmindernden Rückstellungen dagegen ausgeschlossen. Bei dieser Gewinnermittlungsmethode zählen nur die tatsächlichen Zu- und Abflüsse von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Wechseln Sie dagegen von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Bilanzierung, können Sie dem Finanzamt für Ihre betrieblichen Risiken Rückstellungen präsentieren und so Ihren Übergangsgewinn deutlich mindern. 

Eine Rückstellung ist ausgeschlossen, wenn es sich bei den ungewissen Zahlungsverpflichtungen um aktivierungspflichtige Kosten handelt. Konkret: Sie bilden eine Rückstellung, weil Sie an Ihrem Firmengebäude einen Anbau planen. Zwar ist die Höhe der Kosten am Bilanzstichtag noch ungewiss. Trotzdem muss der Anbau bei Fertigstellung aktiviert und abgeschrieben werden, die Bildung einer Rückstellung für diese Kosten ist nicht möglich.

Rückstellungsarten

Im Steuerrecht gibt es unterschiedliche Rückstellungsarten. Insgesamt kennt das deutsche Steuerrecht vier verschiedene Arten, die für jeweils unterschiedliche Posten genutzt werden können:

Pensionsrückstellungen

Dazu gehören alle Rückstellungen, die aufgrund der Verpflichtung zur betrieblichen Altersvorsorge Ihrer Mitarbeiter getätigt werden (§ 6 EStG, § 266 Abs. 3 HGB). Sie werden oft auch Personalrückstellungen genannt.

Steuerrückstellungen

Diese Position betrifft vor allem Rückstellungen für Steuern aus dem vergangenen Geschäftsjahr, deren Höhe noch nicht klar ist. Beispiele sind Rückstellungen für die Körperschaftssteuer oder die Gewerbesteuerrückstellungen. 

Sonstige Rückstellungen

In diese Kategorie fallen alle Rückstellungen, die nicht im Zusammenhang mit Pensions- oder Steuerrückstellungen stehen. Dazu gehören beispielsweise:

Drohverlustrückstellungen

Damit sind langfristige Rückstellungen für Verluste aus schwebenden Geschäften gemeint, die im vergangenen Geschäftsjahr nicht abgeschlossen wurden.

Garantie- bzw. Gewährleistungsrückstellungen

Sie beschreiben nicht abschätzbare Gewährleistungsansprüche von Geschäftspartnern für Dienstleistungen oder Produkte.

Aufwandsrückstellungen

Diese Rückstellungsart fokussiert sich auf unterlassene Instandhaltungsmaßnahmen und die daraus möglicherweise entstehenden Kosten.

Prozesskostenrückstellungen

Mit diesem Rückstellungstyp können höchstwahrscheinlich verlorene Gerichtsprozesse bereits im laufenden Jahr abgedeckt werden. Allerdings ist diese Art der Rückstellung nur dann möglich, wenn tatsächlich noch kein abschließendes Urteil gefällt worden ist.

Urlaubsrückstellungen

Rückstellungen dieser Art beziehen sich auf nicht genommene Urlaubstage der Mitarbeiter.  

Rückstellungen buchen und bilden

Liefern Sie Waren aus und haben gegenüber den Abnehmern ein Garantierisiko, dürfen Sie hierfür Rückstellungen in der Bilanz ausweisen. Die Höhe der Rückstellung hängt von Ihren eigenen Erfahrungswerten zu Garantieleistungen oder von der durchschnittlichen Garantieleistung der Branche ab, in der Sie tätig sind.

Tipp

Rückstellungen - brutto oder netto?

Rückstellungen werden immer netto gebucht. Das heißt, ohne die gesetzliche Mehrwertsteuer. 

Die Buchung der Rückstellung führt zu einem Aufwand im Aufwandskonto (GuV) im Jahr der erstmaligen Bilanzierung der Rückstellungen und zu einer neutralen Verbuchung, wenn es zum Verbrauch (Aufwand für Garantien) der Rückstellungen kommt. Tritt die erwartete Zahlungsverpflichtung nicht ein, werden die bereits gebildeten Rückstellungen erfolgswirksam wieder aufgelöst – sie erhöhen dann den Gewinn in dem Jahr, in dem sie aufgelöst werden.

Achtung

Bildung von Rückstellungen am Jahresende

Eine Rückstellung am Geschäftsjahresende darf nur gebildet werden, wenn es sich dabei nicht lediglich um ein Geschäftsrisiko handelt.

Die Schritte der Rückstellungsbildung im Detail

Schritt 1: Aufwandsbuchung bei Bildung der Rückstellungen
Aufwand für Garantieleistungen => Rückstellungen für Garantieleistungen

Schritt 2: Neutrale Buchung (Verbrauch der Rückstellungen)
Rückstellungen für Garantieleistungen => Bank/Kasse

Schritt 3: Gewinnwirksame Buchung (bei Auflösung der Rückstellungen)
Rückstellungen für Garantieleistungen => Aufwand für Garantieleistungen

Nachweise und Checkliste für die Bildung von Rückstellungen

Weisen Sie in der Bilanz gewinnmindernde Rückstellungen aus, sollten Sie sich gegen kritische Nachfragen des Finanzamts zum Jahresabschluss mit folgenden Aufzeichnungen und Nachweisen wappnen:

  • Grund für die Rückstellungen: Halten Sie den Grund für die Rückstellungen in der Bilanz schriftlich fest (zum Beispiel zu erwartende Garantieleistungen; drohende Inanspruchnahme wegen Patentverletzungen, drohende Zahlungsverpflichtungen aus einem Prozess etc.).
     
  • Höhe der Rückstellungen: Konnten Sie das Finanzamt dem Grunde nach von der Bildung der Rückstellungen überzeugen, ist das erst die halbe Miete. Nun geht es um deren Höhe. Bewahren Sie hierzu Nachweise wie Erfahrungswerte aus der Vergangenheit, Erfahrungswerte aus der Branche, Höhe der Schadensersatzforderungen etc. auf.
     
  • Dauer der Rückstellungen: Ist der Grund für die Bilanzierung von Rückstellungen weggefallen, müssen Sie diese gewinnerhöhend wieder auflösen. Sonst wird das Finanzamt auch die Bildung weiterer Rückstellungen anzweifeln oder kürzen und Ihnen unterstellen, dass die Rückstellungen nur als Instrument zur Steuerersparnis eingesetzt werden.

Rückstellungen: Investitionsabzugsbetrag und Sonderabschreibung

Mit Rückstellungen können Sie nicht nur den Gewinn Ihres Unternehmens gezielt mindern und Steuern sparen. Sie können damit auch gezielt den Wert Ihres Betriebsvermögens herabsetzen. Durch die Bildung von Rückstellungen können Sie beispielsweise den Wert Ihres Betriebsvermögens eventuell unter 235.000 Euro drücken. Dadurch winken folgende Vergünstigungen:

  • Investitionsabzugsbetrag: Beträgt der Wert des Betriebsvermögens zum Bilanzstichtag nicht mehr als 235.000 Euro, können Sie in diesem Jahr für geplante Investitionen 40 Prozent der voraussichtlichen Investitionskosten vom Gewinn abziehen.
  • Sonderabschreibung: Beträgt der Wert des Betriebsvermögens zum Bilanzstichtag des Vorjahrs nicht mehr als 235.000 Euro, darf bei Kauf von beweglichem Anlagevermögen neben der linearen Abschreibung noch eine Sonderabschreibung von 20 Prozent vorgenommen werden.

Tipp

Steuertipp: Rückstellung für Gewerbesteuer

Sie sollten unbedingt auch für die Gewerbesteuer für Jahre von 2008 an auf die Bildung einer Rückstellung pochen. Zwar ist die Gewerbesteuer von 2008 an nicht mehr als Betriebsausgabeabziehbar. Trotzdem ist die Bildung einer Rückstellung obligatorisch. Der Steuerbilanzgewinn mindert sich um diese Rückstellung und Sie schaffen es dadurch möglicherweise, den Wert des Betriebsvermögens von 235.000 Euro zu unterschreiten.

Beispiel: Rückstellung der Gewerbesteuer

Situation: Der Wert des Betriebsvermögens von Marvin Müllers Einzelunternehmen beträgt zum 31. Dezember 240.000 Euro. Zwar kann er die Gewerbesteuer für dieses Jahr nicht mehr als Betriebsausgabe abziehen. Dennoch bildet er eine Rückstellung für Gewerbesteuer in Höhe von 18.000 Euro.

Folge: Da der Wert des Betriebsvermögens durch die Bildung dieser Rückstellung auf 222.000 Euro sinkt, profitiert Müller in diesem Jahr von den Vergünstigungen rund um den Investitionsabzugsbetrag und im nächsten Jahr von der 20-prozentigen Sonderabschreibung. Auf das zu versteuernde Einkommen hat die Bildung der Gewerbesteuerrückstellung keine Auswirkung. Zwar mindert sich der Gewinn durch die Gewerbesteuerrückstellung in der Bilanz, diese 18.000 Euro sind dem Gewinn jedoch außerhalb der Bilanz wieder hinzuzurechnen.

Rückstellungen auflösen

Die Rückstellung darf nur unter der Bedingung aufgelöst werden, dass die tatsächliche Höhe der Verbindlichkeit final feststeht oder der Grund der jeweiligen Rückstellung entfallen ist, z. B. weil die Verbindlichkeit nicht mehr existiert.

Wichtig zu wissen ist, dass es vier verschiedene Fälle bei der Auflösung der Rückstellung zu beachten gibt. Je nach Szenario hat das unterschiedliche Auswirkungen auf die Bilanz.

Rückstellung größer als Rechnungsbetrag

Die getätigte Rückstellung ist höher als die tatsächliche Verbindlichkeit, die fällig wird. Das hat zur Folge, dass der überschüssige Restbetrag als betrieblicher Ertrag zu buche schlägt. Das heißt, der Gewinn des Unternehmens wird erhöht.

Beispiel nach Standardkontenrahmen SKR03:

  • Die Rückstellung ist mit 2.000 Euro verbucht, der Rechnungsbetrag ist 1.500 Euro
  • Von 0977: Rückstellung für Abschluss- und Prüfungskosten
  • An 1200: Bank mit dem Rechnungsbetrag 1.500 Euro
  • An 2735: Erträge aus der Auslösung von Rückstellungen mit 500 Euro

Rückstellung geringer als Rechnungsbetrag

Der geplante Rückstellungsbetrag deckt die tatsächliche Verbindlichkeit nicht vollständig ab. Das heißt, der restliche Betrag muss noch aufgebracht werden. Er wird daher als betrieblicher Aufwand gewertet. Es entsteht ein Verlust in der Bilanz.

Beispiel nach Standardkontenrahmen SKR03:

  • Rechnungsbetrag liegt bei 2.500 Euro, die Rückstellung allerdings nur bei 2.000 Euro
  • Von 0977: Rückstellungen für Abschluss- und Prüfungskosten
  • Von 2020: Periodenfremde Aufwendungen mit 500 Euro
  • An 1200: Bank mit 2.500 Euro

Rückstellung gleicht dem Rechnungsbetrag

Rechnungsbetrag und dafür geplante Rückstellung sind identisch. Dadurch erfolgt die Auflösung der Rückstellung komplett erfolgsneutral.

Beispiel nach Standardkontenrahmen SKR03:

  • Rechnungsbetrag 2.000 Euro, Rückstellung 2.000 Euro
  • Buchungssatz dieser Rückstellung: Von 0977 Rückstellungen für Abschluss- und Prüfungskosten an 1200 Bank

Der Aufwand findet nicht statt

Die geplante Rückstellung wird hinfällig. Das heißt, es findet kein Aufwand statt. Der komplette Rückstellungsbetrag wird daher als betrieblicher Ertrag verbucht.

Beispiel nach Standardkontenrahmen SKR03:

  • Es findet kein Aufwand statt, Rückstellung 2.000 Euro
  • von 0977: Rückstellungen für Abschluss- und Prüfungskosten
  • an 2735: Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen

Info

Praxistipp: Rückstellung nicht jedes Jahr auflösen und neu bilden

In vielen Fällen werden Rückstellungen nicht jedes Mal aufgelöst und neu gebildet. Diese Rückstellungen bleiben einfach stehen. Beispielsweise kann dann die Rechnung des Steuerberaters direkt als Ausgabe eingetragen werden. Das sollte auf jeden Fall mit dem Steuerberater abgeklärt werden, da die Bewertung der Rückstellung sich dabei nicht verändern darf.

Abzinsung von Rückstellungen

Laut HGB war die Abzinsung von Rückstellungsbeträgen bis 2010 nicht vorgesehen, da es gegen das Realisationsprinzip verstoßen würde. Allerdings gibt es eine Ausnahme: Wenn die zugrunde liegende Verbindlichkeit für die eine Rückstellung eingetragen ist, einen Zinsanteil enthält darf die Rückstellung abgezinst werden (§ 253 Abs. 1 HGB).

Seit 2010 sind Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr allerdings nicht mehr als Rückzahlungsbetrag anzusetzen. Stattdessen gehören sie nun zu den Erfüllungsbeträgen. Das bedeutet, dass gemäß § 253 Abs. 2 S. 1 HGB diese Rückstellungen abgezinst werden müssen. Die Abzinsung erfolgt dabei zum durchschnittlichen Marktzinssatz der letzten 7 Jahre mit Beachtung der Restlaufzeit der jeweiligen Rückstellung. Die Deutsche Bundesbank veröffentlicht monatlich die aktuellen Zinssätze – derzeit liegt dieser zwischen 4 und 6%.

Was bedeuten Rückstellungen für eine GmbH?

Bei der Erstellung des GmbH-Jahresabschlusses stellt sich jedes Jahr wieder die Frage, ob und in welchem Umfang Rückstellungen gebildet werden. Die Entscheidung für eine Rückstellung und die Ermittlung der jeweiligen Höhe sind wichtige Aspekte und liegen in der Verantwortung des Geschäftsführers. Dabei kommt es immer wieder zu Konflikten mit den Gesellschaftern

Argumentationshilfen für Sie als Geschäftsführer

Rückstellungen führen dazu, dass vom erwirtschafteten Gewinn des betreffenden Jahres ein Teil einbehalten wird und damit nicht für die Ausschüttung an die Gesellschafter zur Verfügung steht. Daher sind die Gesellschafter möglicherweise mit der Bildung der Rückstellung bzw. mit der Höhe nicht einverstanden und versuchen, den Geschäftsführer dazu zu bewegen, Zugeständnisse zu machen. 

 

In der Diskussion mit den Gesellschaftern können Sie als Geschäftsführer auf folgende Aspekte hinweisen: 

  1. Es besteht eine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung, Rückstellungen zu bilden. Verletzungen dieser Verpflichtung können zu Schadenersatzansprüchen gegen Sie persönlich, aber auch zu einer strafrechtlichen Verfolgung führen. 
  2. Auch die Gesellschafter würden sich gegebenenfalls schadenersatzpflichtig machen und möglicherweise wegen Eingehungsbetrug verfolgt werden. Nämlich dann, wenn sie im Zusammenhang mit der Veräußerung ihres Gesellschaftsanteils bilanziell ausgewiesene Werte des Unternehmens zugrunde legen, die wegen einer unterlassenen oder zu niedrigen Rückstellungsbildung zu hoch ausgewiesen sind.  
  3. Auch zwischen den Gesellschaftern sorgt eine zutreffende Rückstellungsbildung für Sicherheit. Wird nämlich Gewinn an die Gesellschafter ausgeschüttet, der bei korrekter Rückstellungsbildung nicht zur Ausschüttung zur Verfügung gestanden hätte, führt dies zu einem Rückforderungsanspruch der GmbH gegen die Gesellschafter. Wenn einzelne Gesellschafter dann diesen Gewinn nicht mehr zurückführen können, steht die Mithaftung der anderen Gesellschafter gegenüber der Gesellschaft im Raum. Dieser Anspruch steht spätestens dann zur Diskussion, wenn die Gesellschaft in Insolvenz gerät und der Insolvenzverwalter versucht, Vermögen in die Gesellschaft zurückzuholen.

Achtung

Grenzen der Rückstellung

Für alle Risiken, die sich wertmäßig nicht erfassen lassen, können keine Rückstellungen gebildet werden. Die Rede ist von folgenden Risiken:  

  • Umsatz- und Gewinneinbrüche, die sich beispielsweise durch den Weggang des Geschäftsführers einstellen könnten 

  • Verteuerung von Löhnen 

  • Wachsende Materialkosten 

  • Möglichkeit von Umsatzeinbrüchen 

Fehlerhafte Rückstellungen in der GmbH vermeiden

Beschränken Sie sich nicht darauf, nur für die errechnete Steuerlast im jeweiligen Geschäftsjahr eine Rückstellung zu bilden. Prüfen Sie stattdessen, ob in der GmbH mögliche Gefahrensituationen schlummern, die in Form einer Rückstellung in die Bilanz aufzunehmen sind.  

Tipp

Steuerberater informiert halten

Das Wissen über solche Fälle haben oft nur Sie, nicht aber Ihr Steuerberater. Daher ist es besonders wichtig, dass Sie als GmbH-Geschäftsführer alle Rückstellungsmöglichkeiten identifizieren. Denn wenn die GmbH zum Beispiel wegen eines Gewährleistungsfalles in Anspruch genommen wird, kann dies der Steuerberater nur dann berücksichtigen, wenn er ausdrücklich darüber informiert wird