Entgeltumwandlung: Das Wichtigste für Arbeitgeber:innen einfach erklärt

Die Entgeltumwandlung ist in vielen Unternehmen ein beliebtes Mittel, um der Belegschaft eine angemessene Altersversorgung zu ermöglichen. Doch profitieren wirklich alle Beschäftigte von diesem Vorgang? Welche Vor- und Nachteile gibt es? Und inwiefern lohnt sich die Entgeltumwandlung überhaupt für Sie als Arbeitgeber:in? Antworten auf diese und weitere Fragen gibt es jetzt in diesem Beitrag.

Definition: Was ist eine Entgeltumwandlung?

Bevor es aber tiefer in die Materie geht, klären wir zunächst eine wichtige Frage: Was ist Entgeltumwandlung überhaupt? Grob betrachtet, handelt es sich hierbei um eine besondere Art der betrieblichen Altersvorsorge, die bei uns in Deutschland staatlich gefördert wird. In der Praxis zahlen Mitarbeiter:innen einen Anteil ihres Bruttogehalts in eine betriebliche Altersversorgung ein. Das kann beispielsweise eine Direktversicherung sein. Wie die Umwandlung am Ende konkret durchgeführt wird, ist aber relativ offengehalten. Die Förderung der Entgeltumwandlung ist so geregelt, dass für den Anteil, der umgewandelt wird, weder die Einkommensteuer noch Sozialabgaben anfallen.

Neben dem Begriff Entgeltumwandlung werden auch andere Bezeichnungen häufig synonym verwendet:

  • Lohn- oder Gehaltsumwandlung (je nach Entgeltart)
  • Auch von der Bruttoentgeltumwandlung wird häufig gesprochen. Dadurch wird betont, dass durch die Umwandlungsbeträge sowohl Sozialabgaben als auch Steuern gemindert werden.
  • Speziell in der Werbung ist oft von Entgeltoptimierung die Rede.
  • Erwähnenswert ist außerdem, dass es sich bei einer Umwandlung des Nettoentgelts nicht um eine Entgeltumwandlung handelt. Stattdessen ist das in diesem Fall eine Gehalts- bzw. Entgeltverwendung.

Für die Entgeltumwandlung gibt es ab 2021 übrigens gute Nachrichten: Durch den Wegfall des Solidaritätszuschlags seit Januar 2021 steigen insbesondere kleine sowie mittlere Nettogehälter. Dadurch wird zusätzliche Liquidität freigesetzt, die direkt zugunsten der betrieblichen Altersvorsorge umgewandelt werden kann.

Rechtliche Grundlage

Der Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung ist im Gesetz zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung (Betriebsrentengesetz BetrAVG) verankert. Speziell § 1a macht deutlich, dass der Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung gegenüber dem Arbeitgeber für jede:n Arbeitnehmer:in in Deutschland gilt. Das umfasst:

  • Mitarbeiter:innen, die unbefristet angestellt sind
  • Teilzeitkräfte
  • Beschäftigte mit einem 450-Euro-Job, die in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert sind
  • Auszubildende
  • Die Geschäftsführung
  • Angestellte mit einem befristeten Arbeitsvertrag

Eine Mindestbetriebszugehörigkeit gibt es nicht. Gesetzlich ist außerdem die sozialversicherungsrechtliche Förderung geregelt. So ist nach § 1 der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEv) eine Entgeltumwandlung zum Zwecke der betrieblichen Altersversorgung bis zu einer Grenze von vier Prozent bei der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung von Beitragszahlungen befreit. Zudem sind seit 2005 Beiträge, die durch eine Direktversicherung in die betriebliche Altersvorsorge fließen, ebenfalls frei von Steuer- sowie Sozialabgaben.

Stammt der Betrag der Entgeltumwandlung für eine Direktversicherung, die nach § 40b EStG gefördert wird, aus einer Sonderzahlung (wie beispielsweise Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld), fallen die Sozialversicherungsbeiträge ebenfalls weg. Eine Sozialversicherungspflicht besteht dagegen immer für Beiträge, die entsprechend § 10a EStG gefördert werden.

Jede:r Arbeitnehmer:in hat Anspruch auf eine betriebliche Altersversorgung

Wie schon erwähnt, hat jede:r Angestellte in Deutschland seit 2002 Anspruch auf eine betriebliche Altersvorsorge (BAV) durch Entgeltumwandlung. Dies ist zum Teil auch auf Ihre Fürsorgepflicht als Arbeitgeber:in zurückzuführen. Sofern Mitarbeiter:innen Sie danach fragen, sind Sie zu einer betrieblichen Altersvorsorge verpflichtet.

Achtung

Sie sind zu einem Pflichtzuschuss verpflichtet

Seit dem 1. Januar 2019 müssen Sie als Arbeitgeber:in einen Pflichtzuschuss in Höhe von 15 Prozent zu neu abgeschlossenen Verträgen der BAV leisten. Ab dem 1. Januar 2022 gilt diese Regelung zusätzlich für bereits bestehende Verträge.

Alles in allem liegt es aber an Ihren Mitarbeiter:innen, sich um eine BAV durch Entgeltumwandlung zu kümmern. Für Sie als Arbeitgeber:in ist im BetrAVG keine spezielle Hinweispflicht definiert.

Vor- und Nachteile der Entgeltumwandlung

Heute sparen und erst später zahlen – so lässt sich das Prinzip der Entgeltumwandlung kurz und knackig zusammenfassen. Das klingt auf den ersten Blick unkompliziert und vernünftig. Doch so einfach ist es nicht. Denn die Entgeltumwandlung bringt bei näherer Betrachtung sowohl einige Vorteile als auch Nachteile mit sich. Wir verschaffen Ihnen Klarheit.

Die Vorteile der Entgeltumwandlung

Schauen wir uns zunächst die positiven Aspekte dieser Form der BAV an:

  • Bequem & praktisch: Von diesem Punkt profitieren vor allem Ihre Angestellten. Schließlich kümmern Sie sich als Arbeitgeber:in um die Formalitäten. Sie setzen Verträge auf und leisten regelmäßig Ihre Beitragszahlungen. Dagegen erhält Ihre Belegschaft ohne viel Aufwand eine solide Altersvorsorge.
  • Keine zusätzliche Last: Ganz im Gegenteil – durch eine Entgeltumwandlung sparen Sie Sozialabgaben. Möglich macht es Ihr Arbeitgeberzuschuss. Er übernimmt eine Ausgleichsfunktion für die eingesparten Sozialversicherungsbeiträge im Rahmen der Entgeltumwandlung, die ja für den Bruttolohn gezahlt wird. Mit Blick auf die Höchstgrenze fallen so keine Beiträge zur Sozialversicherung an. Im Vergleich zu einer Lohnerhöhung sparen Sie auf diesem Weg Ihren Anteil für Beiträge zur Renten-, Pflege-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung.
  • Bessere Rendite: Dafür sorgt in der Regel der Arbeitgeberzuschuss.
  • Zusatzversorgung durch Gehaltsumwandlung: Gerade für Mitarbeiter:innen, die sich erst wenig Gedanken über ihre Zukunft gemacht haben, stellt die Entgeltumwandlung ein unkompliziertes und sicheres Mittel dar, um im Alter abgesichert zu sein.
  • Preiswert: Im Bereich der Altersvorsorge profitiert Ihre Belegschaft im Vergleich zu anderen Marktangeboten von günstigen Konditionen, da Sie in der Lage sind, spezielle Angebote oder Gruppentarife auszuhandeln.
  • Mehr Sicherheit: Die meisten Verträge im Rahmen der Entgeltumwandlung garantieren eine Rente. Schließlich werden für die Beitragszahlungen meist risikoarme Anlageformen gewählt. Das sorgt für mehr Sicherheit, jedoch werfen niedrige Zinsen nur eine kleine Rendite ab.
  • Bessere Zinsen: Bei vielen Modellen der Entgeltumwandlung müssen sich die Anbieter nicht an einen niedrigen Garantiezins halten. So steigen die Chancen auf eine vorteilhafte Rendite.
  • Zusätzliche Berufsunfähigkeitsversicherung: Im Rahmen der Altersversorgung durch Entgeltumwandlung können meist noch weitere Vorsorge-Bausteine integriert werden, wie z. B. eine Berufsunfähigkeitsversicherung (BU). Normalerweise steht hier eine umfassende Gesundheitsprüfung an, die viele Angestellte vom Schutz ausschließen kann. Betrieblich fällt dies aber meist unter bestimmten Voraussetzungen weg.

Die Nachteile der Entgeltumwandlung

Doch wie so oft im Leben, gibt es immer zwei Seiten der Medaille. Daher betrachten wir nun die Nachteile genauer:

  • Steuern und Abgaben fallen später an: Wird die Altersvorsorge irgendwann ausgezahlt, fallen dafür Steuern an. Die Höhe richtet sich dabei nach dem individuellen Steuersatz. Gesetzlich Krankenversicherte müssen zudem noch Sozialabgaben leisten. Auf diese Abzüge sollten sich Angestellte am besten schon jetzt einstellen.
  • Kaum Wahlfreiheit: Auf welchem Modell oder Konzept die betriebliche Altersvorsorge durch Entgeltumwandlung letztendlich basiert, legen Sie als Arbeitgeber:in fest. Ihre Mitarbeiter:innen haben daher nur wenig Mitspracherecht.
  • Kein Zugriff aufs Geld: Das Ersparte wird erst mit Renteneintritt ausgezahlt. Der eingezahlte Betrag ist daher fest und kann nicht schon im Vorfeld zur Immobilienfinanzierung oder Kreditrückzahlung genutzt werden.
  • Wenig Flexibilität: Zwar ist die Mitnahme des Ersparten bei einem Jobwechsel möglich, es besteht jedoch kein Rechtsanspruch, dass der neue Arbeitgeber oder die neue Arbeitgeberin den bestehenden Vertrag übernimmt. Außerdem ist es für Arbeitnehmer:innen nicht immer möglich, den Vertrag durch eigene Beitragszahlungen weiterlaufen zu lassen.
  • Der gesetzliche Rentenanspruch sinkt: Wer einen Teil seines Lohns oder Gehalts umwandelt, zahlt automatisch weniger Sozialabgaben. Dadurch sinken in Folge auch die Beitragszahlungen in die gesetzliche Rentenversicherung, was unterm Strich den Rentenanspruch schmälert.
  • Mehr Sicherheit bei weniger Rendite: Kommt es zur reinen Beitragszusage, gibt es keine Sicherheit in Form einer garantierten Rente mehr. Damit gehen jedoch Risiken einher, die Sie als Arbeitnehmer:in alleine tragen müssen.

Wie funktioniert die Entgeltumwandlung?

Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Ihre Beschäftigten profitieren natürlich am meisten davon, wenn Ihr Betrieb die BAV vollständig finanziert. Doch nicht jede Firma verfügt über die gleichen finanziellen Mittel. Daher sind die meisten Angestellten dazu angehalten, einen Teil ihrer Altersvorsorge selbst zu stemmen. Im Zuge der Entgeltumwandlung zahlen Arbeitnehmer:innen daher im Regelfall einen Teil ihres Bruttogehalts in eine betriebliche Altersvorsorge ein. Häufig sind hier Direktversicherungen (eine klassische Kapitallebens- oder Rentenversicherung) das Mittel der Wahl. Bedeutet unterm Strich: Ihre Angestellten verzichten schon heute auf einen Anteil ihrer Lohnzahlungen und investieren diesen in die Altersversorgung, um dieses finanzielle Polster später im Ruhestand zusätzlich zur gesetzlichen Rente nutzen zu können.

Möglichkeiten der Entgeltumwandlung

Wie im Abschnitt zuvor schon erläutert, ist die gängigste Methode der Entgeltumwandlung die Einzahlung in eine betriebliche Altersvorsorge meist in Form einer Direktversicherung. Doch bei der Gehaltsumwandlung gibt es noch weitere kreative Möglichkeiten, die vom Finanzamt akzeptiert werden und die Sie Ihrer Belegschaft sozialversicherungs- sowie lohnsteuerfrei gewähren können. Wir zeigen Ihnen, welche das sind:

  • Firmenwagen: Äußerst beliebt im Bereich der Gehaltsumwandlung ist die Gewährung der Privatnutzung eines Firmenwagens. Dies gilt als geldwerter Vorteil, wobei Ihr:e Mitarbeiter:in das Fahrzeug lediglich pauschal anhand der 1-Prozent-Methode (1 Prozent des Listenpreises des Wagens entspricht dem geldwerten Vorteil) versteuern muss oder ein Fahrtenbuch führt.
  • Dienstfahrrad: Auch in diesem Fall entscheidet sich ein:e Arbeitnehmer:in dafür, einen Teil des Arbeitsentgelts nicht direkt, sondern im Zuge der Gehaltsumwandlung als Sachbezug zu erhalten. Dieser Sachbezug kann z. B. die Überlassung eines Leasinggegenstandes für einen bestimmten Zeitraum sein. Somit ist die Gehaltsumwandlung auch im Falle von Fahrrädern oder E-Bikes möglich. Steuerfrei ist die Überlassung eines (elektrischen) Drahtesels jedoch nur, wenn es sich um ein Dienstfahrrad handelt.
  • Die Überlassung von Elektrogeräten: Die leihweise Überlassung von Handys, Laptops oder anderen IT-Geräten und die anschließende Kostenübernahme ist ebenfalls für die Entgeltumwandlung geeignet. Das ist sowohl sozialversicherungs- als auch steuerfrei möglich.
  • Rabatte für hauseigene Produkte: Für Waren oder Dienstleistungen gewähren viele Betriebe Ihren Angestellten einen Bewertungsabschlag in Höhe von vier Prozent. Bis zu einer Höhe von 1.080 Euro sind die Rabatte für Mitarbeiter:in pro Kalenderjahr wieder steuer- und sozialversicherungsfrei.

Weitere Möglichkeiten zur Gehaltsumwandlung:

  • Verpflegungsmehraufwand (z. B. Essensmarken)
  • Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge
  • Erholungsbeihilfen (z. B. Kuraufenthalt)
  • Ausgabe von Warengutscheinen
  • Barzuschüsse (beispielsweise in Form von Restaurantchecks)

Tipp

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In Ihrem Betrieb gibt es Mitarbeiter:innen, die sich für eine Altersvorsorge mittels Entgeltumwandlung entschieden haben? Dann müssen Sie die Bruttogehälter anpassen und korrekte Lohnabrechnungen erstellen. Mit Lexware lohn+gehalt gelingt Ihnen das schnell und automatisiert. Denn das Lohnprogramm bietet eine extra Funktion für die Entgeltumwandlung.

Wann lohnt sich die Entgeltumwandlung?

Auf den ersten Blick scheint das Prinzip der Altersversorgung durch Entgeltumwandlung recht attraktiv zu sein. Doch trügt dieser Schein wohlmöglich? Wir klären im Folgenden u. a. für wen sich diese Form der Altersvorsorge lohnt und wie Sie als Arbeitgeber:in davon profitieren.

Für wen ist die Entgeltumwandlung sinnvoll?

Grundsätzlich ist zu sagen, dass es sich für jede:n Angestellte:n lohnt, schon jetzt an später zu denken. Denn die Leistungen der gesetzlichen Rentenversicherung sichern viele im Alter nicht mehr ausreichend ab.

Konkreter betrachtet, ist die Entgeltumwandlung aber nicht immer für alle Mitarbeiter:innen gleichermaßen stemmbar. Nur wer finanziell in der Lage ist, monatlich auf einen Teil seiner oder ihrer Gehaltszahlungen zu verzichten, sollte diese Art der Altersvorsorge in Betracht ziehen. Hier wird vermutlich eine Entgeltumwandlung mit Arbeitgeberzuschuss für Ihre Belegschaft insgesamt eine attraktive Variante sein.

Tipp

Förderung für Geringverdiener:innen

Wer zu den Geringverdiener:innen zählt, für den hat der Staat noch ein Ass im Ärmel: Bei einem Jahresgehalt von weniger als 30.900 Euro brutto, besteht ein Förderungsanspruch. Dazu müssen Sie als Arbeitgeber:in auf den Arbeitslohn jedoch noch einmal 240 Euro pro Jahr drauflegen (in Form einer Direktversicherung, Pensionsfond oder -kasse). Anschließend werden Ihnen 30 Prozent des Zuschusses erstattet. Die Höchstgrenze liegt hier übrigens bei 960 Euro im Jahr.

Zudem lohnt sich eine BAV mittels Entgeltumwandlung in den meisten Fällen vornehmlich für langfristige Mitarbeiter:innen. Häufige Arbeitgeberwechsel bergen das Risiko, dass mit der Zeit viele Verträge zur Altersvorsorge parallel laufen und Angestellte bei jedem neuen Vertrag Anschlusskosten zahlen müssen.

Ob sich die Entgeltumwandlung aber tatsächlich rentiert hat, stellt sich meist erst bei Eintritt der Rente heraus. Schließlich werden ab diesem Zeitpunkt die Sozialabgaben und Steuern fällig. Ersparnisse, die Mitarbeiter:innen heute tätigen, müssen also die zukünftigen Ausgaben übersteigen.

Bis zu welcher Höhe können Arbeitnehmer:innen eine Entgeltumwandlung beanspruchen?

Für Arbeitnehmer:innen besteht grundsätzlich der Anspruch, dass Sie als Arbeitgeber:in Entgelt in Höhe von maximal vier Prozent der Beitragsbemessungsgrenze (Westdeutschland) der gesetzlichen Rentenversicherung für Ihre Belegschaft in eine sogenannte „Anwartschaft“ auf Leistungen der betrieblichen Altersvorsorge umwandeln. Für das Jahr 2020 belief sich dieser Betrag auf 3.312 Euro. Er kann steuerfrei beispielsweise in eine Pensionskasse, einen Pensionsfond oder in eine Direktversicherung fließen.

Wie profitieren Arbeitgeber:innen?

Der größte Vorteil bei Entgeltumwandlungsvereinbarungen liegt für Sie vor allem in der Ersparnis bei den Steuer- und Sozialabgaben. Durch die Senkung des Bruttolohns der Angestellten sinken gleichzeitig die Lohnnebenkosten. Zwar sind Sie seit dem 1. Januar 2019 dazu verpflichtet, bei neuabgeschlossenen Verträgen zur Entgeltumwandlung einen Teil Ihrer Ersparnisse wieder zurückzuzahlen, indem Sie den Arbeitgeberzuschuss in Höhe von 15 Prozent leisten. Unterm Strich sparen Sie jedoch fast in jedem Fall bei Ihren Abgaben.

Welche Steuern und Sozialabgaben fallen auf eine Entgeltumwandlung an?

Grundsätzlich unterliegen Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge der Steuerpflicht. Da bildet auch die zunächst steuerfreie und sozialversicherungsfreie Entgeltumwandlung keine Ausnahme. Hier kommt es zur sogenannten nachgelagerten Besteuerung. Schließlich sind die Beiträge während der gesamten Laufzeit steuerfrei bzw. sie werden „nicht steuerpflichtig erbracht“. Jedoch fallen für die zukünftigen Leistungen einer Direktversicherung im Rahmen der Entgeltumwandlung bei Auszahlung wieder Steuern an. Das hat zur Folge, dass die Betriebsrente vollständig in Höhe des individuellen Steuersatzes versteuert werden muss. Vorteil bei dieser Vorgehensweise: Der persönliche Steuersatz ist im Alter meist niedriger als während der Erwerbszeit.

Wird die Betriebsrente im Alter schließlich ausgezahlt, fallen für alle Leistungen der betrieblichen Altersversorgung (Direktversicherung, Pensionsfond, Pensionskasse, Pensionszusage und Unterstützungskasse) Beträge zur gesetzlichen Pflege- und Krankenversicherung an.

Info

Es gibt einen Freibetrag

Seit Januar 2020 greift hier jedoch ein Freibetrag. Dieser beläuft sich auf 1/20 der monatlichen Bezugsgröße bei den Krankenkassenbeiträgen. 2020 blieben pro Monat maximal 159,20 Euro beitragsbefreit. Ausgeklammert von Beitragszahlungen ist die betriebliche Altersversorgung, die Riester-gefördert ist. Die Sozialversicherungspflicht besteht jedoch für die Beiträge aus der Ansparphase.

Sonderfälle

Bisher wurde die betriebliche Altersvorsorge mittels Entgeltumwandlung vornehmlich im Hinblick auf reguläre Angestellte betrachtet. Dabei gibt es einige Sonderfälle, die nicht unbeachtet bleiben sollen.

Gehaltsumwandlung im öffentlichen Dienst

Für Angestellte im öffentlichen Dienst besteht keine Möglichkeit zur Entgeltumwandlung, da sie mit Blick auf eine Zusatzrente sowieso pflichtversichert sind. Für Arbeitnehmer:innen besteht jedoch die Möglichkeit, auf freiwilliger Basis eine Zusatzversicherung bei ihrem jeweiligen Träger abzuschließen. Dort kann dann ein Teil des Bruttogehalts mittels Entgeltumwandlung in eine Altersvorsorge fließen. Auch die Möglichkeit zur Riester-Förderung besteht.

Haben Mini- und Midijobber Anspruch auf Entgeltumwandlung?

Anspruch auf Entgeltumwandung haben in der Regel vornehmlich rentenversicherungspflichtige Arbeitnehmer:innen. Doch auch Minijobber (die monatlich maximal 450 Euro verdienen) können sich diese Leistung ermöglichen. Stimmen Sie als Arbeitgeber:in zu, können eigentlich rentenversicherungsfreie Minijobber Beiträge an eine betriebliche Altersvorsorge zahlen. Solange der monatliche Verdienst in Folge der Entgeltumwandlung die monatlichen 450 Euro nicht überschreitet, handelt es sich weiterhin um einen Minijob. Die gleiche Möglichkeit besteht außerdem für Midijobber mit einem monatlichen Lohn zwischen 450 und 1.300 Euro.

Was muss im Krankheitsfall beachtet werden

Nutzt ein:e Mitarbeiter:in die betriebliche Altersversorgung mittels Entgeltumwandlung und wird er oder sie in dieser Zeit krank, hat dies mehrere Konsequenzen. Generell reduziert die Entgeltumwandlung die Bemessungsgrundlage beim Krankengeld, das von der Krankenkasse gezahlt wird. Wird dieses von einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin im Rahmen einer Arbeitsunfähigkeit bezogen, sind die Zahlungen niedriger als bei einem Angestellten oder einer Angestellten, der oder die keine Entgeltumwandlung nutzt.

Handelt es sich um eine Krankheit, die sich über das Auslaufen der Krankengeldzahlungen erstreckt, hat der betroffene Mitarbeiter oder die betroffene Mitarbeiterin keinen Anspruch mehr auf Entgeltfortzahlung. Somit kann auch keine Entgeltumwandlung mehr durchgeführt werden.

Was passiert beim Arbeitgeberwechsel?

Wer häufig seine Arbeitsstelle wechselt, sollte sich im Vorfeld bereits Gedanken darüber machen, ob sich eine Entgeltumwandlung überhaupt rentiert. Zwar sind die Ansprüche einer betrieblichen Altersversorgung aus Entgeltumwandlung sofort gesetzlich unverfallbar. Bedeutet: Der Anspruch auf Versorgungsleistungen ist bei einem Arbeitgeberwechsel in jedem Fall gesichert. Dennoch können Altverträge nicht immer problemlos mitgenommen werden. Viele Unternehmen wollen sich vornehmlich nur um einen Vertragstyp kümmern, um sich Sonderfälle zu ersparen. Bei der Entgeltumwandlung im Zuge eines Arbeitgeberwechsels gibt es daher meist nur zwei Optionen:

  1. Der Altvertrag wird privat vom Mitarbeiter oder von der Mitarbeiterin finanziert. Parallel wird beim neuen Chef oder der neuen Chefin auch ein neuer Vertrag abgeschlossen.
  2. Das bisher gesparte Vermögen des alten Vertrags wird auf einen neuen übertragen. Hier können jedoch Abschluss- sowie Übertragungskosten anfallen.