Entnahmen: Darauf müssen Sie beim Jahresabschluss achten

Schenken Sie Ihrer Tochter einen PC aus dem Betriebsvermögen oder verwenden Sie einen betrieblichen Pkw nur noch privat, handelt es sich um eine Entnahme. Die Höhe bemisst sich nach dem Wert, den ein Fremder beim Kauf des gesamten Betriebs anteilig für diesen Gegenstand bezahlen würde (sog. Teilwert) abzüglich des noch vorhandenen Buchwerts. So errechnet sich beispielsweise der Entnahmewert eines PKWs ins Privatvermögen mit dem aktuellen Verkaufspreis des Wagens auf dem Markt. Auf diesen Teilwert wird die Umsatzsteuer erhoben.

Auch wenn Sie Ihre Mitarbeiter für sich privat arbeiten lassen, liegt eine Entnahme vor. In diesem Fall müssen Sie den Gewinn im Jahresabschluss um den Wert erhöhen, den ein Fremder für diese Leistung hätte bezahlen müssen. Die Umsatzsteuer wird auf die angefallenen Selbstkosten (ohne Gewinnaufschlag) berechnet; dabei werden nur die Kosten einbezogen, für welche Vorsteuer gezogen werden konnte.

Bei Entnahmen durch die private Nutzung betrieblicher Gegenstände (z. B. Telefonkosten) müssen Sie entweder detaillierte Aufzeichnungen zur Privatnutzung im Rahmen einer Art Tagebuch führen oder Sie schätzen die durch die Privatnutzung entstandenen Kosten und addieren diese im Jahresabschluss als Entnahme zu Ihrem Gewinn. Umsatzsteuerpflichtig ist der Entnahmewert.

Steuertipp: Für die Entnahme durch die private Pkw-Nutzung gibt es spezielle Vorgaben. Die Gewinnkorrektur bemisst sich entweder nach der 1-%-Regelung oder nach den Aufzeichnungen eines Fahrtenbuchs. Ist die 1%-Regelung nicht anzuwenden (kein Nachweis, dass der Pkw zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wurde) und liegt kein Fahrtenbuch vor, schätzt das Finanzamt eine Privatentnahme. In der Regelung wird eine Privatnutzung von 70 Prozent unterstellt. Mehr zur Privatnutzung des Firmenwagens lesen Sie in unserem Beitrag zum Thema Firmenwagen.

Entnehmen Sie Waren Ihres Betriebs zum privaten Verbrauch, müssen Sie als Entnahme die Beträge erfassen, die ein Fremder dafür hätte bezahlen müssen. Umsatzsteuer wird auf den Entnahmewert erhoben. Beim Handel mit Lebensmitteln müssen Sie keine Aufzeichnungen zu den Entnahmen führen (s.u.).

Stellen Sie Lebensmittel her oder vertreiben diese, unterstellt das Finanzamt, dass Sie, Ihr Ehegatte und Ihre Kinder einen Teil dieser betrieblichen Lebensmittel essen - sprich entnehmen. Für die Entnahme von Lebensmitteln und Getränken veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jedes Jahr feste Beträge, die Sie als Korrekturbeträge und zur Ermittlung der Umsatzsteuer berücksichtigen müssen. Die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben betragen 2023:

Privatentnahmen werden immer auf einem speziellen Unterkonto des Eigenkapitals (Privatkonto) gebucht. Sie mindern nicht den Gewinn des Unternehmens und sind steuerneutral. Für jede Privatentnahme sollte ein Beleg oder eine Dokumentation vorliegen, um die Buchung nachvollziehbar zu machen.

Wenn Sie eine Privatentnahme buchen wollen, kommt es darauf an, ob es sich dabei eine Geldentnahme oder eine Sachentnahme handelt.

Bei einer Geldentnahme wird Geld aus dem Betriebsvermögen für private Zwecke entnommen. Wenn Sie diese Privatentnahme buchen, lautet der Buchungssatz:

Privatkonto (Soll) an Bank/Kasse (Haben)

Beispiel:
Sie entnehmen 1.700 € vom Geschäftskonto für private Zwecke.
In diesem Fall lautet der Buchungssatz: 

Privatkonto 1.700 EUR an Bank 1.700 EUR

Entnehmen Sie Waren oder andere Gegenstände privat, wird der übliche Listenverkaufspreis angesetzt (bzw. bei selbst hergestellten Waren: die Herstellungskosten). Zusätzlich muss die Umsatzsteuer auf den Wert berechnet und gebucht werden.

Beispiel: 
Sie entnehmen Waren im Wert von 100 EUR. Die Umsatzsteuer beträgt 19 EUR.

Hier lautet der Buchungssatz: 

Privatkonto 119 EUR an Entnahmen von Gegenständen und sonstigen Leistungen 100 EUR 
und Umsatzsteuer 19 EUR

Auch die private Nutzung von betrieblichen Gegenständen (z. B. Firmenwagen) oder betrieblichen Leistungen für private Zwecke werden als Privatentnahme gebucht und entsprechend bewertet.

Der Gegenwert der Privatnutzung des Firmenwagens wird dabei entweder per 1-Prozent-Methode oder per Fahrtenbuch ermittelt. Bei einer Leistungsentnahme, also wenn ein Unternehmer betriebliche Leistungen (z. B. Arbeitskraft, Dienstleistungen) für private Zwecke nutzt, wird als Preis grundsätzlich der sogenannte Marktpreis angesetzt. Das bedeutet: Es ist der Betrag zu verwenden, den ein außenstehender Kunde für die gleiche Leistung zahlen müsste, einschließlich der Umsatzsteuer.

Beispiel Firmenwagen:
Wenn Sie als Einzelunternehmer oder Gesellschafter den Firmenwagen in einem Umfang von 500 Euro inklusive Umsatzsteuer nutzen, lautet der Buchungssatz:

Privatkonto 500 EUR an Verwendung PKW 420,17 EUR 
und Umsatzsteuer 79,83 EUR

Nach § 4 Abs. 4a EstG spricht man von einer Entnahme, wenn Firmenmittel oder Leistungen eines Unternehmens privat genutzt werden. Rechtlich gesehen wandern Wirtschaftsgüter und Dienstleistungen bei einer Entnahme vom Betriebsvermögen in ein Privatvermögen ein.

Zwar sind für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) Barentnahmen nicht prägnant, doch werden Sach-, Nutzungs- und Leistungsentnahmen automatisch wie Betriebseinnahmen erfasst. Notieren Sie akribisch Entnahmehandlungen, um Unklarheiten mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Wenn ein Unternehmen Gebäude auf dem Grundstück umbaut oder einreißt, bleibt der Nutzen bestehen. Sobald sich dieser ändert, bspw. durch Vermietung der Fläche an Dritte, wandert ein Grundstück vom Betriebsvermögen in das Privatvermögen.