Entnahmen: Darauf müssen Sie beim Jahresabschluss achten

Entnahmen stehen im Jahresabschluss und bei Betriebsprüfungen stets im Fokus des Finanzamts. Wenn Sie zum Beispiel betriebliche Gegenstände auch für private Zwecke nutzen, gibt es ein paar Steuertipps, wie Sie auf der sicheren Seite bleiben. Welche Besonderheiten Sie in puncto Entnahmen bei der Erstellung des Jahresabschlusses beachten sollten, lesen Sie hier.

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Entnahmen und der Jahresabschluss: So vermeiden Sie Gewinnschätzungen durch das Finanzamt
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Definition

Was bedeutet Entnahme?

Zwar findet sich für Entnahmen keine Definition im Steuerrecht, doch handelt es sich hierbei grob um jegliche betriebliche Mittel, die betriebsfremd genutzt werden. Deshalb sind Entnahmen von Bedeutung für den Jahresabschluss, da sie den Wert des Betriebsgewinns im Wirtschaftsjahr beeinflussen.

Das sind typische Entnahmen im Unternehmen

Bei der Ermittlung Ihres Gewinns unterstellt das Finanzamt in vielen Fällen automatisch Entnahmen. Tauchen dazu keine Gewinnkorrekturen in Ihrem Jahresabschluss auf, kann das eine Betriebsprüfung zur Folge haben. Das Finanzamt erwartet eine Liste der Entnahmen und Einlagen von Kleinunternehmern sowie etablierten Konzernen. Folgende Entnahmen gehören dazu:

  • Pkw-Nutzung: Die Lebenserfahrung spricht dafür, dass Sie als Unternehmer und Ihre Familie Fahrzeuge des betrieblichen Fuhrparks auch privat nutzen. Ist das nicht der Fall, müssen Sie glaubhaft nachweisen, dass keine Entnahme (Nutzungsentnahme) getätigt wurde.
  • Telefonnutzung: Auch bei den betrieblichen Telefonrechnungen erwartet das Finanzamt eine Korrektur des Gewinns wegen Entnahmen. Denn es ist klar, dass Sie als Unternehmer auch einmal privat vom Büro oder mit dem betrieblichen Handy telefonieren. Fällt das im Jahresabschluss unter den Tisch, schätzt das Finanzamt die Höhe der Entnahme.
  • Lebensmittel: Arbeiten Sie mit Lebensmitteln (Herstellung, Gastwirtschaft), müssen Sie für sich und Ihre Familie Ihrem Gewinn zwingend Entnahmen hinzurechnen. Hier lässt das Finanzamt nicht mit sich verhandeln und veröffentlicht jedes Jahr fixe Entnahmewerte. Fehlen Korrekturen im Jahresabschluss, wird das Finanzamt aktiv.

Tipp

Steuertipp: Gewinnschätzung bei Entnahmen vermeiden

Um zusätzliche Gewinnschätzungen durch das Finanzamt zu vermeiden, sollten Sie zu den gängigsten Entnahmen in Ihrer Gewinnermittlung Stellung beziehen. Treffen Sie überhaupt keine Aussagen bzw. Korrekturen, wird das Finanzamt aktiv. Und das wird meist teurer.

So vermeiden Sie Nachfragen des Finanzamts zu Ihren Entnahmen

Um Rückfragen zum Jahresabschluss oder sogar eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt zu vermeiden, sollten Sie bei Aufstellung Ihres Jahresabschlusses das vergangene Jahr noch einmal Revue passieren lassen und Privatentnahmen aus dem Anlagevermögen aufzeichnen. Das erfolgt in 2 Schritten:

Schritt 1: Checkliste zu Entnahmen erstellen

Halten Sie schriftlich fest, wann Sie betriebliche Gegenstände oder Geld vom Betriebskonto privat genutzt oder verbraucht haben. Orientieren Sie sich für die Entnahme von Gegenständen und sonstigen Leistungen an unserem Schema:

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Entnahme von
Entnahme von Datum der Entnahme Was hätte ein Fremder dafür zahlen müssen
Anlagevermögen
Waren, Lebensmittel
Leistungen (Pkw, Telefon, etc.)

Schritt 2: Ermittlung der Gewinnkorrektur und Umsatzsteuer

Anhand der Checkliste sollten Sie nun Gewinnkorrekturen und Umsatzversteuerung im Jahresabschluss vornehmen. Für jede Entnahme – ausgenommen für die bloße Geldentnahme – muss Umsatzsteuer gezahlt werden (s.o.). Das bedeutet: Auch in der Umsatzsteuererklärung muss sich ein Hinweis auf die nichtunternehmerische Nutzung finden.

Je nachdem, um welche Gegenstände es sich bei der Entnahme handelt, gelten folgende Regeln:

Entnahme von Anlagevermögen

Schenken Sie Ihrer Tochter einen PC aus dem Betriebsvermögen oder verwenden Sie einen betrieblichen Pkw nur noch privat, handelt es sich um eine Entnahme. Die Höhe bemisst sich nach dem Wert, den ein Fremder beim Kauf des gesamten Betriebs anteilig für diesen Gegenstand bezahlen würde (sog. Teilwert) abzüglich des noch vorhandenen Buchwerts. So errechnet sich beispielsweise der Entnahmewert eines PKWs ins Privatvermögen mit dem aktuellen Verkaufspreis des Wagens auf dem Markt. Auf diesen Teilwert wird die Umsatzsteuer erhoben.

Entnahme von Dienstleistungen

Auch wenn Sie Ihre Mitarbeiter für sich privat arbeiten lassen, liegt eine Entnahme vor. In diesem Fall müssen Sie den Gewinn im Jahresabschluss um den Wert erhöhen, den ein Fremder für diese Leistung hätte bezahlen müssen. Die Umsatzsteuer wird auf die angefallenen Selbstkosten (ohne Gewinnaufschlag) berechnet; dabei werden nur die Kosten einbezogen, für welche Vorsteuer gezogen werden konnte.

Nutzungsentnahmen

Bei Entnahmen durch die private Nutzung betrieblicher Gegenstände (z. B. Telefonkosten) müssen Sie entweder detaillierte Aufzeichnungen zur Privatnutzung im Rahmen einer Art Tagebuch führen oder Sie schätzen die durch die Privatnutzung entstandenen Kosten und addieren diese im Jahresabschluss als Entnahme zu Ihrem Gewinn. Umsatzsteuerpflichtig ist der Entnahmewert.

Steuertipp: Für die Entnahme durch die private Pkw-Nutzung gibt es spezielle Vorgaben. Die Gewinnkorrektur bemisst sich entweder nach der 1-%-Regelung oder nach den Aufzeichnungen eines Fahrtenbuchs. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zum Thema Firmenwagen:

Entnahme von Waren

Entnehmen Sie Waren Ihres Betriebs zum privaten Verbrauch, müssen Sie als Entnahme die Beträge erfassen, die ein Fremder dafür hätte bezahlen müssen. Umsatzsteuer wird auf den Entnahmewert erhoben. Beim Handel mit Lebensmitteln müssen Sie keine Aufzeichnungen zu den Entnahmen führen (s.u.).

Entnahme von Lebensmitteln

Stellen Sie Lebensmittel her oder vertreiben diese, unterstellt das Finanzamt, dass Sie, Ihr Ehegatte und Ihre Kinder einen Teil dieser betrieblichen Lebensmittel essen - sprich entnehmen. Für die Entnahme von Lebensmitteln und Getränken veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jedes Jahr feste Beträge, die Sie als Korrekturbeträge und zur Ermittlung der Umsatzsteuer berücksichtigen müssen. Die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben betragen 2022:

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Gewerbe
GewerbeJahreswert für eine Person ohne Umsatzsteuer vom 01.01.2022 bis 31.12.2022
Ermäßigter Steuersatz (in Euro) Voller Steuersatz (in Euro) Insgesamt (in Euro)
Bäckerei 1.394 268 1.662
Fleischerei/Metzgerei 1.240 537 1.777
Gaststätten aller Art
Mit kalten Speisen 1.521 588 2.109
Mit warmen und kalten Speisen 2.646 755 3.401
Getränkeeinzelhandel 103 294 397
Café und Konditorei 1.342 550 1.892
Milch, Milcherzeugnisse, Fettwaren und Eier 601 90 691
Nahrungs- und Genussmittel 1.163 588 1.751
Obst, Gemüse, Südfrüchte und Kartoffeln 320 218 538

Entnahmen und Geldverkehrsrechnung

Entnehmen Sie Ihrem Betrieb Geld zum Bestreiten Ihres privaten Lebensunterhalts, rechnet das Finanzamt die Summe als private Kosten (= Verbuchung auf Privatkonto) und nicht als Betriebsausgaben. Es überschlägt hier meist, ob die Entnahmen ausreichen, um Ihre privaten Kosten zu decken (sogenannte Geldverkehrsrechnungen). Bei zu niedrigen Entnahmen unterstellt das Finanzamt, dass Sie nicht alle betrieblichen Einnahmen in der Gewinnermittlung erfasst haben.

Tipp

Wann ist die Geldverkehrsrechnung als Schätzungsgrundlage nicht geeignet?

Fehlen bei dieser Geldverkehrsrechnung die Anfangs- und Endbestände, ist sie als Schätzungsgrundlage nicht geeignet. Denn bei den Anfangs- und Endbeständen handelt es sich um existentielle Bestandteile einer jeden Geldverkehrsrechnung (FG Münster, Urteil v. 29. März 2017).

Steuertipp: So weisen Sie die Höhe der Entnahmen im Jahresabschluss nach

Wenn gegenüber dem Finanzamt – zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung – die Höhe der Entnahmen nicht mehr belegt werden kann, gibt es Probleme.

In den meisten Fällen wird der Betriebsprüfer dann den Gewinn im Jahresabschluss nach oben korrigieren. Um das zu vermeiden, empfiehlt sich bei der Aufstellung des Jahresabschlusses folgendes Vorgehen:

  • Bei Waren halten Sie schriftlich fest, was Kunden im Zeitpunkt der Entnahme bezahlen mussten. Bei Anlagevermögen suchen Sie in Internetportalen nach dem niedrigsten Angebot und drucken dieses aus.
  • Bewahren Sie die Nachweise zur Höhe der Entnahmen 10 Jahre bei Ihren Buchhaltungsunterlagen zum Jahresabschluss auf.
  • Schätzen Sie die Entnahmen für die Telefonnutzung und geben im Jahresabschluss nur einen sehr geringen Betrag an, müssen Sie das begründen (mehrere private Telefonanschlüsse, Privat-Handy).

Häufig gestellte Fragen zu Entnahmen

Wann liegt eine Entnahme vor?

Nach § 4 Abs. 4a EstG spricht man von einer Entnahme, wenn Firmenmittel oder Leistungen eines Unternehmens privat genutzt werden. Rechtlich gesehen wandern Wirtschaftsgüter und Dienstleistungen bei einer Entnahme vom Betriebsvermögen in ein Privatvermögen ein.

Gelten Entnahmen rechtlich als Einnahmen?

Zwar sind für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) Barentnahmen nicht prägnant, doch werden Sach-, Nutzungs- und Leistungsentnahmen automatisch wie Betriebseinnahmen erfasst. Notieren Sie akribisch Entnahmehandlungen, um Unklarheiten mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Was bewirkt die Entnahme eines Grundstücks aus dem Betriebsvermögen?

Wenn ein Unternehmen Gebäude auf dem Grundstück umbaut oder einreißt, bleibt der Nutzen bestehen. Sobald sich dieser ändert, bspw. durch Vermietung der Fläche an Dritte, wandert ein Grundstück vom Betriebsvermögen in das Privatvermögen.