Eigenbeleg
Ohne Beleg geht in der Geschäftswelt nichts: Die kaufmännische Buchführung sieht vor, dass zu jeder Rechnung oder Buchung ein Beleg zugeordnet werden muss. Wenn dies nicht möglich ist, weil zum Beispiel der Originalbeleg verloren gegangen ist, kommt der Eigenbeleg ins Spiel. Dieser muss bestimmte Angaben enthalten. Außerdem muss der Grund für das Fehlen plausibel sein. Auch der Betrag muss nachvollziehbar sein. Lesen Sie hier, wie Sie einen korrekten Eigenbeleg erstellen und alles Wichtige dazu.
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Zusammenfassung
Eigenbeleg im Überblick
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Was ist der Eigenbeleg und für welche Geschäftsvorgänge wird er ausgestellt?
Info
Was ist ein Eigenbeleg?
Das deutsche Steuerrecht schreibt vor, dass jede kaufmännische Buchung einen Beleg benötigt. Wenn ein Beleg innerhalb eines Unternehmens ausgestellt wird, handelt es sich um einen Eigenbeleg. Er dient aber ebenfalls als Ersatzbeleg für eine nicht vorhandene oder verloren gegangene Rechnung oder Quittung. In manchen Fällen kann aber auch keine Rechnung ausgestellt werden. Um eine Buchung dennoch zu dokumentieren, muss man auch hier einen Eigenbeleg ausstellen. Er ist somit von großer Wichtigkeit für die Buchhaltung, um eine ordnungsgemäße Buchführung nachzuweisen. |
Geht ein Beleg verloren, ist ein Eigenbeleg zu erstellen. Doch nicht nur dafür ist er gedacht. Es gibt eine Reihe interner und externer Geschäftsvorfälle, für die Sie als Nachweis von Buchungen einen Eigenbeleg erstellen müssen. Dazu zählen:
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Info
Fremdbeleg und Eigenbeleg
In der Buchhaltung unterscheidet man zwischen zwei Arten von Belegen:
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Ersatz für fehlenden Fremdbeleg
Fremdbelege sind Rechnungen von außen, an denen ein Dritter beteiligt ist. Dazu zählen zum Beispiel:
Es ist prinzipiell nicht strafbar, wenn eine Quittung oder ein originaler Fremdbeleg verloren gehen, wenn es sich nicht gerade um Steuerhinterziehung oder ähnliche Straftaten handelt. Wenn Sie einen Fremdbeleg nicht mehr vorweisen können, ist dennoch umgehend eine Eigenquittung zu schreiben. Er ist die praktische Notlösung. Allerdings sind die Finanzämter von Fall zu Fall skeptisch und prüfen Notbelege besonders gründlich nach, denn in der Regel sind nur nachweisbare Ausgaben steuerlich absetzbar. Auch kann das Finanzamt bei fehlendem Beleg in einem Geschäftsvorfall die Betriebsausgaben schätzen. Deswegen sollte der oberste Grundsatz gelten, immer einen Originalbeleg vorzulegen oder bei dessen Verlust eine Kopie beim Ersteller anzufordern. |
Tipp
Eigenbelege erfolgreich vermeiden
Vermeiden Sie das Erstellen eines Eigenbelegs bereits an der Kasse und verlangen Sie immer einen Beleg oder Kassenbon für alle geschäftlichen oder beruflichen Ausgaben.
Innerbetriebliche Eigenbelege
Es gibt eine Reihe von internen Geschäftsvorfällen und Buchungen, die innerhalb des Unternehmens stattfinden. Ein Eigenbeleg für die Buchhaltung ist erforderlich für:
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Außerdem müssen Durchschriften von Lieferscheinen und Ausgangsrechnungen vorliegen.
Eigenbeleg bei Privatentnahme und Privateinlage
Zu Privateinlagen und Privatentnahmen zählen auch Bareinlagen, Barentnahmen und unentgeltliche Wertabgaben. Für alle derartigen Vorgänge sollten Sie einen Eigenquittung schreiben. Bei Privatentnahmen fließt nicht immer Geld: Es handelt sich dabei zum Beispiel auch um das Nutzen des betrieblichen PKW für den privaten Gebrauch. Auch die private Nutzung von Waren, die zum Unternehmen gehören, ist eine Privatentnahme. |
Info
Belege vorhalten
Um eine lückenlose Buchhaltung zu dokumentieren, müssen Sie alle Rechnungsbelege laut Handelsrecht § 257 Abs .4 HGB / § 147 Abs. 3 Abgabeordnung (AO) für 10 Jahre aufbewahren. Kassenzettel auf Thermopapier müssen als Kopie vorhanden sein. Auch handschriftlich ausgestellte Quittungen sollten Sie mit Sorgfalt aufbewahren. Bei Nichtvorhandensein einer Quittung oder wenn ein externer Beleg verloren geht, ist der Eigenbeleg gefragt.
Steuererklärung: Welche Höhe darf ein Eigenbeleg haben?
Eigenbelege sind für die Steuererklärung von hoher Relevanz. Es gibt laut Steuerrecht keinen Maximalbetrag. Beträge von 150 Euro werden in der Steuererklärung meistens problemlos akzeptiert. Bei höheren Beträgen schaut das Finanzamt gerne genauer hin. |
Eigenbeleg und Vorsteuerabzug
Aus den Beträgen in Eigenbelegen kann nicht die Vorsteuergeltend gemacht werden. Das liegt daran, dass die Voraussetzungen laut §14 und § 15 für den Vorsteuerabzug nicht gegeben sind. Der Grund ist, dass bei dieser Form nicht ersichtlich ist, ob der Empfänger der Zahlung Privatperson, Unternehmer oder Kleinunternehmer im Sinne der Kleinunternehmerregelung war. Auch kann die tatsächlich erfolgte Zahlung nicht immer nachwiesen werden. |
Korrekten Eigenbeleg erstellen: Was muss er enthalten?
Damit Sie Eigenbelege für die Steuer geltend machen können und somit die Steuerlast verringert wird, sind einige Angaben verpflichtend:
Es sollte zudem der Umsatzsteuersatz angegeben werden. Auch eine Belegnummer ist für die korrekte Buchführung Pflicht. Wenn eine Preisliste für die entstandenen Kosten erhältlich ist, sollte diese dem Eigenbeleg hinzugefügt werden, um die Plausibilität zu unterstreichen. Wenn Zeugen anwesend waren, sollten diese namentlich angegeben werden. Ein Kontoauszug kann als Nebenbeleg dienen. |
Info
Plausibilität
Die durch Eigenbeleg nachgewiesene Ausgabe muss glaubhaft, plausibel und betrieblich oder beruflich veranlasst bzw. notwendig sein, um steuerlich anerkannt zu werden. |
Belegvorhaltepflicht
Sie müssen Rechnungen, Quittungen und Nachweise, die Sie steuerlich absetzen, nicht zusammen mit der Steuererklärung einreichen. Der Gesetzgeber sieht jedoch vor, dass Sie sie vorhalten müssen und auf Verlangen jederzeit nachreichen müssen. |
Achtung
Grund den Eigenbeleg angeben!
Damit das Finanzamt den Eigenbeleg anerkennt, ist der Grund für dessen Ausstellung genau anzugeben. Wenn es sich zum Beispiel um eine Quittung für die Bewirtung von Personen handelt, sollten die Personen mit Namen sowie der Anlass angegeben werden. Bei Diebstahl oder Verlust ist dies ebenfalls genau zu formulieren. |
