„Keine Buchung ohne Beleg“ – kommen Sie dieser kaufmännischen Pflicht nach mit einer Eigenbeleg-Vorlage als Open Office-Datei oder PDF.
Jede Buchung eines Betriebs muss mit einem entsprechenden Beleg nachgewiesen werden, um in der Steuererklärung geltend gemacht zu werden. Wenn ein Beleg - aus welchem Grund auch immer – fehlt, kommt der Eigenbeleg oder Ersatzbeleg zum Zug. Einen Eigenbeleg zu schreiben ist mit Vorlage einfach und schnell, da Sie nur die entsprechenden Felder ausfüllen müssen.
Tipp
Erleichtern Sie sich die Buchhaltung: Halten Sie schnell griffbereit immer ausgedruckte Eigenbeleg Vorlagen vor, um kleinere Ausgaben wie Trinkgelder belegen zu können. Sie können einen Eigenbeleg für Bewirtung oder Reisekosten mit dieser Vorlage schnell und komfortabel erstellen.
Einen Eigenbeleg mit einer Vorlage zu erstellen ist die einfachste und komfortabelste Lösung. Die Angaben müssen plausibel und glaubhaft sein. Es muss hervorgehen, dass die Zahlung betrieblich oder beruflich veranlasst und notwendig war.
Sie sollten stets sicherstellen, dass folgende Angaben enthalten sind:
Mit einer Eigenbeleg Vorlage zum Ausdrucken können Sie sich viel Arbeit erleichtern. Denn: Nur Ersatzquittungen, die die vorgegebenen Angaben enthalten, werden akzeptiert. Ferner können Sie private Ausgaben nicht mit einem Eigenbeleg in der Steuererklärung geltend machen. Wenn Ausgaben nicht eindeutig betrieblich oder beruflich veranlasst sind, können Sie dafür ebenfalls keinen Eigenbeleg schreiben.
Die Nachweispflicht mittels Beleg, Rechnung oder Quittung gilt für interne und externe Geschäftsvorgänge. Eine Vorlage für einen Eigenbeleg ist für Ihre Buchhaltung bei folgenden Buchungen ein wichtiges Werkzeug:
Tipp
Handwerksbetriebe, selbstständige Unternehmer, aber auch große Unternehmen finden mit Lexware buchhaltung eine einfache und komfortable Lösung um Belege automatisiert zu erstellen.
Die Buchhaltung unterscheidet zwischen Fremdbelegen und internen Belegen. Interne Belege sind bei Zahlungen innerhalb des Unternehmens wichtig. So erstellt man Eigenbelege zum Beispiel für Lohnabrechnungen, Stornierungen, Umbuchungen, oder interne Einlagen oder Entnahmen. Externe Belege oder Fremdbelege sind alle Arten von Belegen, die von außen kommen, etwa Rechnungen, Quittungen, Kassenbons oder Frachtbriefe.
Info
Wenn ein Fremdbeleg, egal welcher Höhe, verloren geht, sollten Sie sofort einen Ersatzbeleg als Nachweis der Betriebsausgaben erstellen, damit diese geltend gemacht werden können. Eine korrekte Buchhaltung erspart Ihnen mitunter viel Ärger mit dem Finanzamt. Laden Sie sich eine Eigenbeleg Vorlage kostenlos herunter, die alle wichtigen Angaben enthält. So können Sie schnell handeln und vergessen nichts.
Trinkgelder, Zahlungen an Münzautomaten, Kopierern, Pauschalen und verschiedene kleinere Auslagen laufen meist ohne Beleg ab. Diese Art von Buchungen müssen Sie in Ihrer Buchführung mittels Eigenquittung nachweisen. Mit einem Vordruck für Eigenbelege erstellen Sie für all diese Zahlungen einen Nachweis. Eine Eigenbeleg Vorlage ist für Fahrtkosten und Spesen ebenfalls ein nützlicher Helfer.
Wenn Sie geschäftlich viel unterwegs sind, sollten Sie neben dem Fahrtenbuch auch immer ein paar ausdruckte Eigenbeleg Muster im Handschuhfach des Geschäftswagens platzieren. So können Sie umgehend kleine Beträge wie Parkkosten per Eigenbeleg nachweisen. Am Ende der Geschäftsreise reichen Sie sie einfach in der Buchhaltung ein. Auch die beruflich bedingte Taxifahrt, Fahrt mit Bus oder Bahn können Sie so geltend machen.
Achtung
Beträge bis 150 Euro stellen bei Eigenbelegen für das Finanzamt meist kein Problem dar und werden ohne weiteres akzeptiert. Wenn der Betrag jedoch höher ist, kann es sein, dass das Finanzamt genauer prüft. Trotzdem gibt es keinen Maximalbetrag für Eigenquittungen.
Info
Wenn die Möglichkeit besteht, eine Rechnungskopie zu erhalten, sollten Sie unbedingt eine anfordern. Für das Finanzamt haben Originalbelege und deren Kopien Vorrang. Ersatzbelege werden nur als Notlösung angesehen und anerkannt.