Checkliste: Vorbereitung einer Betriebsprüfung
Wer sich auf eine Betriebsprüfung optimal vorbereitet, profitiert in der Regel von einer reibungslosen Außenprüfung durch das Finanzamt. Eine Checkliste zur Betriebsprüfung hilft Ihnen:
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Checkliste zur Betriebsprüfung: Was wird geprüft?
Für den vereinbarten Termin sollten Sie alle Buchhaltungsunterlagen sortiert und griffbereit haben. Können Sie dem Prüfer nicht alle Unterlagen vorlegen, die er sehen möchte, kann er den Gewinn hinzuschätzen oder Ihren Vorsteuerabzug kürzen. Bereiten Sie deswegen mit Hilfe der Checkliste alles vor, was in der Betriebsprüfung Thema werden könnte. So können Sie souverän auf die Anfragen des Prüfers reagieren und ersparen sich Schätzungen oder Strafen für verspätet eingereichte Unterlagen.
Wenn Sie Unterlagen nicht zeitnah finden, kann ein Verzögerungsgeld vom Prüfer festgesetzt werden. Es beträgt mindestens 2.500 Euro und bleibt auch bestehen, wenn Sie die Unterlagen später vorzeigen. Die Checkliste hilft Ihnen, bereits im Vorfeld der Betriebsprüfung alle nötigen Unterlagen zusammenzusuchen und abzuhaken – denn das letzte, was Sie in der Betriebsprüfung wollen, sind böse Überraschungen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Steuerberater eine Kopie der Prüfungsanordnung erhalten hat.
Rechtzeitig auf die Betriebsprüfung vorbereiten
Bei einer Betriebsprüfung kontrolliert das Finanzamt, ob sich die finanziellen bzw. steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens regelkonform darstellen. Zu dieser Prüfung kommt ein amtlich bestimmter Betriebsprüfer, der sich vorab anmelden muss und eine bestimmte Vorlauffrist gewähren muss. Es gibt drei Phasen der Betriebsprüfung, auf die Sie sich vorbereiten können. Zunächst die Ankündigung der Prüfung: In unserer Checkliste zur Vorbereitung einer Betriebsprüfung finden Sie Hinweise zu den Angaben, die in der Prüfungsanordnung enthalten sein müssen. Kontrollieren Sie, ob alle Angaben korrekt sind und genug Zeit zwischen Ankündigung und Prüfungsbeginn liegt. Erst wenn keine Formfehler in der Prüfungsanordnung enthalten sind, sollten Sie sich auf den Termin vorbereiten.
Kontrollieren Sie zunächst, ob der Termin auf Unternehmensseite machbar ist. Steht z. B. ein Großauftrag an oder ist der Steuerberater im Urlaub, können Sie Einspruch gegen den Termineinlegen. Gehen Sie dabei jedoch diplomatisch vor. Bitten Sie die Betriebsprüfer zunächst um einen neuen Termin und begründen Sie Ihr Anliegen. Sorgen Sie außerdem für einen abschließbaren Arbeitsraum für den Prüfer vom Amt. |
Wie oft eine Betriebsprüfung stattfindet, hängt von der Größe des Betriebs ab. Große Unternehmen werden häufiger geprüft, Kleinunternehmer nur alle 10 bis 20 Jahre. Bei Letzterem entscheidet oft das Zufallsprinzip.
Während und nach der Betriebsprüfung
Das sollten Sie außerdem vor der Betriebsprüfung klären: Neben den Unterlagen, die der Prüfer sehen möchte, sollten Sie unbedingt festlegen, wer mit dem Prüfer spricht bzw. Auskunft gibt und wer nicht. Die Anwesenheit Ihres Steuerberaters und Buchhalters ist sehr zu empfehlen. Auch hierzu finden Sie Punkte in der Betriebsprüfungscheckliste, die Ihnen in der Vorbereitungsphase als Gedankenstütze dienen.
Ist die Betriebsprüfung abgeschlossen, ist es empfehlenswert eine Schlussbesprechung zu beantragen. Gehen Sie die Checkliste zur Betriebsprüfung noch einmal durch und markieren Sie die strittigen Punkte. So können Sie diese in der Schlussbesprechung erneut aufrollen und diskutieren. Hier kann Ihr Steuerberater Ihnen zur Seite stehen und vielleicht den einen oder anderen Punkt zu Ihren Gunsten entscheiden.
