Checkliste: Vorbereitung einer Betriebsprüfung
Wer sich gut auf eine Betriebsprüfung vorbereitet, profitiert in der Regel von einer reibungslosen Außenprüfung. Die Checkliste hilft Ihnen bei der kompletten Vorbereitung.
Rechtzeitig auf die Betriebsprüfung vorbereiten
Es gibt drei Phasen der Betriebsprüfung, auf die Sie sich vorbereiten können. Zunächst die Ankündigung der Prüfung. In der Checkliste finden Sie Hinweise zu den Angaben, die in der Prüfungsanordnung enthalten sein müssen. Sind alle Angaben korrekt und liegt genug Zeit zwischen Ankündigung und Prüfungsbeginn? Sind keine Formfehler in der Prüfungsanordnung enthalten, können Sie sich auf den Termin vorbereiten.
Kontrollieren Sie, ob der Termin auf Unternehmensseite machbar ist. Steht z. B. ein Großauftrag an oder ist der Steuerberater im Urlaub, können Sie Einspruch gegen den Termin einlegen. Gehen Sie dabei jedoch diplomatisch vor. Bitten Sie zunächst um einen neuen Termin und begründen Sie Ihr Anliegen.
Unterlagen für die Betriebsprüfung
Für den vereinbarten Termin sollten Sie alle Buchhaltungsunterlagen sortiert und griffbereit haben. Können Sie dem Prüfer nicht alle Unterlagen vorlegen, die er sehen möchte, kann er Gewinn hinzu schätzen oder Ihren Vorsteuerabzug kürzen. Bereiten Sie deswegen mit Hilfe der Checkliste alles vor, was in der Betriebsprüfung Thema werden könnte. So können Sie souverän auf die Anfragen des Prüfers reagieren und ersparen sich Zuschätzungen oder Strafen für verspätete Unterlagen.
Wenn Sie Unterlagen nicht zeitnah finden, kann ein Verzögerungsgeld vom Prüfer festgesetzt werden. Das beträgt mindestens 2.500 Euro und bleibt auch bestehen, wenn Sie die Unterlagen später vorzeigen. Die Checkliste hilft Ihnen, bereits im Vorfeld alle nötigen Unterlagen zusammenzusuchen und abzuhaken – das letzte, was Sie in der Betriebsprüfung wollen, sind böse Überraschungen.
Während und nach der Betriebsprüfung
Was sollten Sie außerdem vor der Betriebsprüfung klären? Neben den Unterlagen, die der Prüfer natürlich sehen möchte, sollten Sie unbedingt festlegen, wer mit dem Prüfer spricht und Auskunft gibt und wer nicht. Die Anwesenheit Ihres Steuerberaters und Buchhalters ist sehr zu empfehlen. Auch hierzu finden Sie Punkte in der Checkliste, die Ihnen in der Vorbereitungsphase als Gedankenstütze dienen.
Ist die Betriebsprüfung abgeschlossen, ist es empfehlenswert eine Schlussbesprechung zu beantragen. Gehen Sie die Checkliste noch einmal durch und markieren Sie die strittigen Punkte. Diese werden in der Schlussbesprechung erneut aufgerollt und diskutiert. Hier kann Ihr Steuerberater Ihnen noch mal zu Seite stehen und vielleicht den einen oder anderen Punkt zu Ihren Gunsten entscheiden.
