Bewirtungskosten: 10 Steuertipps für Geschäftsessen und Betriebsfest

Geschäftsessen und Betriebsfeste sind immer eine gute Möglichkeit, Geschäftsbeziehungen zu vertiefen und das Teambuilding von Mitarbeitern zu fördern. In lockerer Stimmung ergeben sich häufig die besten Deals. Zusätzlich können mit den Kosten für Essen und Veranstaltungen, im Fachjargon als Bewirtungskosten bezeichnet, jede Menge Steuern gespart werden. Unsere 10 Steuertipps für Geschäftsessen und Betriebsfeste helfen Ihnen, die formalen Anforderungen für Belege und Rechnungen zu erfüllen und so maximal Steuern zu sparen. Denn das Finanzamt schaut bei Bewirtungskosten ganz genau hin.

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Eine Kantine, wo sich Personen unterhalten
© Robert Kneschke - shutterstock.com

Was sind Bewirtungskosten und wie werden diese unterteilt?

Bewirtungskosten sind nach dem Einkommenssteuergesetz (Estg) alle Kosten für Speisen, Getränke, Trinkgelder, Garderobengebühren, Tabakwaren und Unterhaltungskosten, die bei einer Bewirtung anfallen. Sie können in der Einkommenssteuer als Betriebsausgaben oder Werbekosten abgesetzt werden. Bewirtungskosten werden unterschieden in:

  • Geschäftsessen
  • Betriebsfeiern
  • Dienstreisen
  • Außergewöhnliche Arbeitseinsätze

Geschäftsessen

Bei Geschäftsessen fallen geschäftliche veranlasste Bewirtungskosten für die Bewirtung von Geschäftspartnern und Kunden an.

Sie dürfen 70 % der Betriebsaufwendungen als Betriebsausgaben absetzten. Das heißt, dass Sie bei einem Geschäftsessen in einem Restaurant pauschal 30 % des Rechnungsbetrags abziehen müssen, während der Restbetrag als Betriebsausgabe abgesetzt werden kann. Das gilt auch für Sie als Unternehmer und für Ihre Mitarbeiter, wenn diese an dem Essen teilgenommen haben.

Betriebsfeiern, Dienstreisen und außergewöhnliche Arbeitseinsätze

Hierbei fallen betriebliche veranlasste Bewirtungskosten bei der Bewirtung eigener Arbeitnehmer an.

  • Als Unternehmer dürfen Sie diese Kosten für Bewirtung in voller Höhe als Betriebsausgaben ansetzen. Bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen, bei Dienstreisen über 60 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) und bei Betriebsfeiern über 110 Euro je Mitarbeiter (inkl. Mehrwertsteuer) muss bei der Lohnsteuer für den Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil versteuert werden.
  • Werden die oben genannten Werte überschritten, dürfen diese dennoch voll aus Betriebsausgaben abgezogen werden.

Achtung

Unangemessene Bewirtungskosten vermeiden

Generell sollten die Bewirtungskosten für Geschäftspartner und Mitarbeiter „angemessen“ sein. In der Praxis ist das meistens kein Problem, da es keine beitragsmäßigen Grenzen gibt. Werden Bewirtungskosten in „unangemessene“ kategorisiert, werden diese in abzugsfähige und nicht abzugsfähige Betriebsausgaben unterteilt.

Steuerlich gefährlich kann es werden, wenn Sie beispielsweise Geschäftspartner in Nachtlokale mit Varieté einladen. Oft stehen hier die Kosten der verzehrten Speisen und Getränke in keinem Verhältnis zum eigentlichen Wert. Die Rechnung dieser Veranstaltung wird vom Finanzamt in der Regel als unangemessene Kosten kategorisiert und können nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden.

10 Steuertipps für Bewirtungskosten

Bewirtung von Geschäftspartnern

1. Ein „geschäftlicher Anlass“ liegt fast bei jeder geschäftlichen Besprechung vor
Aus steuerlicher Sicht gelten als Beispiele für Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass, wenn Sie betriebsfremde Personen einladen und mit ihnen

  • Geschäfte machen.
  • Handelsbeziehungen unterhalten.
  • Verträge abschließen.
  • Geschäftsbeziehungen lediglich pflegen.
  • über geplante Projekte sprechen, für die Sie gerne den Zuschlag bekommen möchten.

Geschäftspartner sind alle Besucher Ihres Unternehmens, zum Beispiel: Geschäftspartner, Journalisten, auch Prüfer der Finanzverwaltung oder Vertreter von Behörden. Es hat keine Bedeutung, ob die Geschäftsbeziehungen mit den bewirteten Geschäftspartnern bereits bestehen oder erst geknüpft werden.

2. Geschäftsfreunde sind auch alle Begleiter Ihrer Geschäftspartner
Als Geschäftspartner akzeptiert das Finanzamt nicht nur Ihren konkreten Ansprechpartner. Auch für Begleiter Ihres Geschäftspartners können Sie die Bewirtungskosten in Höhe von 70 % als Betriebsausgabe abziehen:

  • Ehepartner,
  • zusätzliche Mitarbeiter,
  • Assistenz oder
  • externe Berater, die für das Projekt nützlich und hilfreich sein können.

Bewirtung von Arbeitnehmern

Nicht geschäftlich, sondern betrieblich veranlasst, ist die Bewirtung von Arbeitnehmern.

3. Familienangehörige von Arbeitnehmern zählen wie Mitarbeiter
Auch die Bewirtung von Angehörigen, Ehepartnern und Kindern der Mitarbeiter gilt als betrieblich veranlasst – auch diese Kosten sind zu 100 % Betriebsausgaben.

4. Bewirtung bei Firmenfeiern, wie Weihnachtsfeiern und Jubiläumsfeiern, sind voll abziehbar
Betriebsveranstaltungen, wie die obligatorische Weihnachtsfeier oder eine Jubiläumsfeier, werden vom Finanzamt als reine Arbeitnehmerbewirtung eingeordnet und aufkommende Bewirtungskosten sind deshalb komplett abzugsfähig. Das gilt auch, wenn Partner und Kinder zu der Veranstaltung geladen sind. Die dafür anfallenden Kosten sind ebenfalls komplett abzugsfähig. Sind zu Ihrer Veranstaltungen Prominente (steuerlich: Personen des öffentlichen Lebens) geladen, dürfen Sie die Kosten für Essen und Getränke nur bis zu 70 % als Betriebsausgaben abziehen.

Achtung

Besonderheiten beim 110-Euro-Freibetrag beachten

Für Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110 Euro Bewirtungskosten pro teilnehmende Arbeitnehmer. Zur Berechnung der Kosten pro Arbeitnehmer teilen Sie die Gesamtkosten der Betriebsfeier (inklusive Mehrwertsteuer) durch die Anzahl Ihrer Mitarbeiter, die die Betriebsveranstaltung besucht haben. (Sind Arbeitnehmer mit Familie erschienen, werden die Begleitpersonen dem Mitarbeiter zugerechnet.). Wird der Freibetrag überschritten, wird für den übersteigenden Betrag Lohnsteuer fällig. Die 110-Euro-Regelung gilt übrigens nur für zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Für alle weiteren Betriebsveranstaltungen sind die Kosten je Arbeitnehmer vom ersten Cent an lohnsteuerpflichtig.

Drei Besonderheiten sind hier zu beachten:

  1. Wird die 110-Euro-Grenze im Rahmen einer Betriebsveranstaltung für einen Teilnehmer überschritten, muss für den übersteigen Betrag Lohnsteuer ans Finanzamt abgeführt werden.
  2. Der Vorsteuerabzug entfällt komplett.
  3. Bei Ermittlung der 110-Euro-Grenze werden die Gesamtkosten durch die Anzahl der teilnehmenden Gäste geteilt und nicht durch die Anzahl der eingeladenen Gäste.

Rechnung im Rahmen von Bewirtungskosten richtig ausstellen lassen

5. Die Rechnungen müssen alle vorgeschriebenen Angaben ausweisen

Fehlt auch nur eine vorgeschriebene Angabe auf der Rechnung, geht der Anspruch auf steuerliche Berücksichtigung der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben verloren. Die folgenden Angaben muss eine Rechnung enthalten:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (z. B. des Restaurants),
  • Tag der Bewirtung,
  • Art und Umfang sowie Entgelt der in Anspruch genommenen Leistungen,
  • Umsatzsteuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt,
  • Preis für die Lieferung oder sonstige Leistung (Rechnungsbetrag),
  • bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag (inkl. MwSt.) von mehr als 250 EUR: Name des Bewirtenden,
  • Angabe der Steuernummer des Rechnungsausstellers oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-ID-Nummer,
  • eine fortlaufende (Rechnungs-)Nummer, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird.

Die oben aufgeführten Angaben sind meist ohne Schwierigkeiten zu erhalten und bei maschinell erstellten Quittungen (z.B. Registrierkassen) ohnehin häufig enthalten. Sollte das von Ihnen ausgesuchte Restaurant keine Quittungen oder Belege mit den erforderlichen Angaben zu den Bewirtungskosten ausstellen können, bitten Sie den Gastwirt am besten um einen handschriftlichen Bewirtungsbeleg; hilfreich ist hier immer auch der schriftliche Hinweis des Gastwirts, dass aus technischen Gründen keine maschinelle Quittung ausgestellt werden konnte.

Bitte beachten Sie: Die Angabe "Speisen und Getränke" sowie die Angabe, der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme, reichen nicht aus. Allerdings sind Bezeichnungen wie z. B. "Menü 1", "Tagesgericht 2" oder "Lunch-Buffet" in Ordnung.

Bitte nicht vergessen! Tragen Sie zeitnah Ihren Namen als Bewirtender und die Namen aller bewirteten Personen auf die Rückseite des Belegs ein. Ebenso muss der Anlass der Bewirtung konkret angegeben sein. Angaben wie beispielsweise "Infogespräch" oder "Arbeitsgespräch" genügen dem Finanzamt nicht.

Tipp

Ab 1.1.2023: Hinweis auf TSE verpflichtend

Spätestens ab dem 01.01.2023 erwartet das Finanzamt übrigens, dass auf dem Bewirtungsbeleg ein Hinweis auf die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu finden ist (BMF, Schreiben v. 30.6.2021, Az. IV C 6 – S 2145/19/10003:003). Prüfen Sie dies sicherheitshalber nach.

6. Fehler bei der Registrierung müssen nicht zu Ihren Lasten gehen
Zur Sicherheit bei geschäftlichen Bewirtungen empfehlen wir, immer eine maschinell erstellte Rechnung der entstandenen Bewirtungskosten zu verlangen, die mit einer laufenden Registriernummer versehen ist. Es genügt, wenn die Rechnungsendsumme maschinell registriert wird. Eine Registrierung der Einzelleistungen (Speisen, Getränke, Sonstiges) ist nicht erforderlich. Fehlt die Registriernummer auf einer Rechnung, führt das nicht zwingend zur Versagung des Betriebsausgabenabzugs der im Übrigen nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen. Entscheidend ist, dass eine Registrierung durch die bewirtende Einrichtung tatsächlich erfolgte (s.o.).

7. Auch das Trinkgeld kann eine „Betriebsausgabe“ sein
Trinkgelder können in der maschinell erstellten und registrierten Rechnung nicht ausgewiesen werden, da diese nicht für die Gaststätte, sondern für die Bedienung bestimmt sind. Lassen Sie sich die Trinkgeldzahlung auf der Rechnung handschriftlich quittieren. Dann können Sie auch hier 70 % als Betriebsausgaben abziehen.

8. Für Bewirtungen im Ausland gelten weniger strenge Vorgaben
Auch für die Rechnungserstellung im Ausland gilt: Grundsätzlich verlangt das Finanzamt auch hier einen maschinell erstellten und registrierten Bewirtungsbeleg. Können Sie aber glaubhaft machen, dass in dem jeweiligen Ausland eine solche formale Rechnung der Bewirtungskosten nicht zu erhalten war, genügt in begründeten Ausnahmefällen für den Betriebsausgabenabzug eine ausländische Gaststättenrechnung, die nur handschriftlich erstellt ist. Mögliche Begründung: „Der Wirt war nicht in der Lage, eine solche Rechnung zu erstellen, er verfügt nicht über eine Registrierkasse…“

Bewirtungskosten auf Dienstreisen

9. Auswärts Betriebsausgabenabzug, aber Kürzung der Verpflegungspauschale

Wenn Sie auf einer Dienstreise Ihre Geschäftsfreunde (Geschäftspartner, deren Angestellte inkl. Assistenz, Berater) bewirten, können Sie 70 % dieser Aufwendungen für Bewirtung als Betriebsausgaben ansetzen. Während die von Ihnen bewirteten Gäste zusätzlich das volle Tagegeld ansetzen dürfen, ist bei Ihnen als Folge der Bewirtung die Verpflegungspauschale um 40 % zu kürzen.

Vorsteuerabzug bei Bewirtungskosten

10. Die Vorsteuer können Sie immer voll anrechnen
Die Bewirtungskosten können Sie zwar netto nur zu 70 % gewinnmindernd bei den Betriebsausgaben bei der Steuer absetzen. Anders ist das aber bei der Mehrwertsteuer. Hier gelten europakonforme, einheitliche Vorschriften. Danach können Sie die Vorsteuer aus der Restaurant-Rechnung in voller Höhe mit der vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnen.

Tipp

Machen Sie eine Sicherheitskopie von Ihren Bewirtungsbelegen

Auf einen Stolperstein möchten wir Sie noch hinweisen:
Scannen Sie Bewirtungsbelege unbedingt im Rahmen einer Sicherheitskopie ein und bewahren Sie diese Scans auf. Denn bei vielen Bewirtungsbelegen handelt es sich um Thermobelege. Verblassen diese Belege und der Prüfer des Finanzamts möchte diese bei einer Jahre später stattfindenden Prüfung der Bewirtungskosten anschauen, droht die Kürzung des Betriebsausgaben- und des Vorsteuerabzugs.