Wie kann ich ein Geschäftsessen absetzen?

Gerade bei jüngeren Selbstständigen kommt es immer häufiger vor, dass sie Businesspartner zur Projektbesprechung oder zur Vertragsunterzeichnung zu einem Geschäftsessen einladen. Die Frage ist, ob Sie als Unternehmer dieses Essen selbst bezahlen müssen. Wir erklären Ihnen, was Sie wissen müssen, damit Sie Ihr Geschäftsessen absetzen können.

Hinweis: Gendergerechte Sprache ist uns wichtig. Daher verwenden wir auf diesem Portal, wann immer möglich, genderneutrale Bezeichnungen. Daneben weichen wir auf das generische Maskulinum aus. Hiermit sind ausdrücklich alle Geschlechter (m/w/d) mitgemeint. Diese Vorgehensweise hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.

Zwei Frauen und zwei Männer sitzen in einem Restaurant und essen gemeinsam
© Tom Werner - Getty Images
 |  Zuletzt aktualisiert am:04.09.2023

Wann kann man von einem Geschäftsessen reden?

Damit Sie ein Geschäftsessen steuerlich absetzen können, muss es bestimmte Bedingungen erfüllen. 

  1. Ausgangslage: Sie müssen nachweisen können, dass dieses Essen mit einem geschäftlichen Anlass verbunden ist. 
  2. Zuordnung: Im Grunde fallen alle geschäftlichen Termine, die in einem Restaurant stattfinden, unter die Bezeichnung „Geschäftsessen“. 
  3. Teilnehmende: Sie können zu einem Geschäftsessen Businesspartner aus externen Unternehmen oder  Freelancer einladen. 
  4. Als Businesspartner gelten: 
  • Geschäftspartner, mit denen Sie Verträge schließen 

  • Freelancer, die Sie für Dienstleistungen einstellen 

  • Vertreter aus bürokratischen Institutionen 

  • Journalisten und weitere Personen, die Sie in Verbindung mit der Öffentlichkeitsarbeit einladen 

  • Wirtschafts- und Finanzprüfer 

  • Steuerberater 

  • Anwälte 

  • Notare 

Treffen alle genannten Kriterien zu, können Sie als Selbstständiger die Bewirtungskosten als Betriebsausgaben beim Finanzamt absetzen. 

Welche Bewirtungskosten sind absetzbar?

Wollen Sie Ihr Arbeitsessen absetzen, müssen Sie beim Finanzamt mit einem detaillierten Bewirtungsbeleg nachweisen, dass die Kosten bei der Bewirtung von Geschäftspartnern o.ä. entstanden sind. 

Info

Welche Kosten umfasst ein Geschäftsessen?

Diese Kosten gehören zum Geschäftsessen: 

  • Rechnung für Speisen und Getränke: hierzu zählen auch Bier, Wein oder Schnaps 

  • Trinkgeld 

  • Garderobengebühr 

  • Die Zigarrenrunde nach dem Essen 

  • Unterhaltungskosten

Für das Finanzamt gibt es beim Geschäftsessen zwei unterschiedliche Bewirtungsarten: 

1. Bewirtungen aus betrieblichem Anlass 

Ein Arbeitsessen mit Mitarbeitenden oder eine Betriebsfeier ordnet das Finanzamt in die Kategorie „Betrieblich veranlasste Bewirtungen“. Alle Kosten, die hierfür anfallen, können zu 100 % als Bewirtungskosten abgesetzt werden. Hier ist pro teilnehmenden Angestellten ein Betrag von 150 Euro festgelegt.

2. Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass 

Unter diesen Punkt fallen die typischen Arbeitsessen mit Geschäftspartnern. Gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) sind für solche Termine 70 % der Bewirtungskosten steuerlich absetzbar. Die verbleibenden 30 % müssen Sie selbst aus eigener Tasche bezahlen. 

Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie die Bewirtungskosten eines Geschäftsessens, das Sie absetzen möchten, berechnen können: 

Info

Beispiel

Sie laden den externen Marketing-Manager Paul zum Abendessen ein, da Sie mit ihm die nächsten Kampagnen besprechen wollen und einen günstigeren Preis verhandeln möchten. Hierfür gehen Sie mit ihm in ein gutes Lokal. Die gemeinsame Rechnung beträgt insgesamt 95 € (100 %). 70 % hiervon (66,50 €) dürfen Sie absetzen, 30 % (33,50 €) müssen Sie selbst bezahlen. Das bedeutet, dass Sie bei der Steuererklärung 66,50 € als Bewirtungskosten absetzen können.

Wer darf ein Firmenessen steuerlich absetzen?

Es gibt unterschiedliche Anlässe, bei denen die Bewirtungskosten abzugsfähig sind: 

  • Vertragsunterzeichnungen 

  • Projektverhandlungen 

  • Besprechungen mit Wirtschaftsprüfern oder Steuerberatern 

  • Einladung zur Betriebsfeier 

Als Selbstständiger laden Sie selbst zu Geschäftsessen ein, während in größeren Unternehmen solche Termine von führenden Personen eines Unternehmens ausgehen, wie z. B. Geschäftsführenden oder Abteilungsleitern.

Was müssen Sie beim Bewirtungsbeleg beachten?

Damit Sie ein Geschäftsessen von der Steuer absetzen können, muss der Bewirtungsbeleg mit den richtigen Angaben ausgefüllt sein. Achten Sie darauf, dass Sie die Informationen so genau wie möglich angeben. Das Finanzamt achtet auf jede Ungenauigkeit. Den kleinsten Fehler bewerten die Beamten und Sie zahlen das gesamte Geschäftsessen aus einer Tasche. 

Diese Angaben gehören auf den Bewirtungsbeleg:

  • 1. Zeitpunkt: Wann hat das Geschäftsessen stattgefunden? Geben Sie das genaue Datum und den zeitlichen Rahmen an.
  • 2. Ort: Wo hat die Bewirtung stattgefunden? Tragen Sie die genaue Anschrift des Restaurants ein.
  • 3. Gastgeber: Wer lädt ein? Hier vermerken Sie Ihren Namen und alle Angaben zu Ihrer Firma.
  • 4. Bewirtete Person(en): Wen laden Sie ein? Geben Sie den korrekten Namen Ihres Gastes und die Anschrift der Firma an. Laden Sie mehrere Personen ein, müssen Sie alle bewirteten Gäste auflisten.
  • 5. Grund: Tragen Sie den genauen Anlass für das Geschäftsessen ein.
  • 6. Speisen und Getränke: Hier müssen alle Getränke und Speisen mit jeweiligen Preisen einzeln aufgelistet sein.
  • 7. Trinkgeld: Dieses geben Sie in einem separaten Feld an.
  • 8. Kosten: Zum Schluss vermerken Sie alle Kosten aufgeteilt in: Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Bruttobetrag.
  • 9. Unterschrift: Vergessen Sie nicht, den Beleg zu unterzeichnen. Wollen Sie auf Nummer sicher gehen, lassen Sie auch Ihren Gast unterschreiben. Stempel und Unterschrift des Lokals sind ebenfalls hilfreich.

Die Bewirtungsbelege sollten Sie zehn Jahre aufheben. Für sämtliche Belege innerhalb eines Unternehmens gelten spezielle Aufbewahrungsfristen

Tipp

Konkreten Anlass des Geschäftsessens angeben

Bei der Angabe „Anlass“ sind allgemeine Bezeichnungen wie „Geschäftsessen“ oder „Kundenakquise“ nicht ausreichend. Sie sollten ein genaues Projekt oder eine konkrete Vertragsverhandlung angeben, die Sie im Notfall auch mit entsprechenden Dokumenten belegen können. 

Das sollten Sie zur Angemessenheit wissen

Das Geschäftsessen sollte sich immer in einem angemessenen Rahmen abspielen. Das Finanzamt kontrolliert genau, ob Gegebenheiten des Arbeitsessens verhältnismäßig oder überzogen sind. 

Beachten Sie diese Kriterien, wenn Sie ein Geschäftsessen planen: 

  • Wie groß ist Ihr Unternehmen bzw. wie viel Umsatz macht es? 

  • Was ist für die Bewirtung in Ihrer Branche üblich? 

  • Ist es notwendig, dass Sie in ein nobles Restaurant einladen oder ist ein Lokal von mittlerer Preisklasse ausreichend? 

  • Steht die Menge/Anzahl von Speisen und Getränken in Relation zu der Anzahl der eingeladenen Gäste? Als Richtwert gilt: Aufwendungen bis zu 100 Euro pro Gast sind absolut vertretbar. 

  • Zu was für einem Termin laden Sie ein? Wie wichtig ist es, dass Sie aus dem Geschäftstermin ein Geschäftsessen machen? 

  • Wie häufig veranstalten Sie ein Business-Essen? 

Wann können Sie ein Geschäftsessen nicht absetzen?

Die Finanzbehörde prüft Ihren Bewirtungsbeleg genau. Sie kontrolliert auf jeden Fall, an welchem Wochentag Ihr Geschäftsessen stattgefunden hat. Planen Sie von Montag bis Freitag ein Essen mit einem Businesspartner, sind Sie auf der sicheren Seite. Es ist realistisch, dass Sie geschäftliche Verhandlungen an einem Werktag führen. Legen Sie Ihr Geschäftsessen auf das Wochenende oder gar einen Feiertag, wird es problematisch. Diese Tage erkennt die Finanzbehörde nicht als Werktage an und daher ist es schwierig, diese Bewirtungskosten abzusetzen.

Was machen Sie mit Bewirtungskosten bei Dienstreisen?

Verreisen Sie häufig geschäftlich, um Kunden oder Mandanten zu besuchen? In diesem Fall müssen Sie in einem Lokal zu Mittag oder zu Abend essen. Hierdurch entstehen für Sie Verpflegungsmehraufwendungen. Da diese aus betrieblichem Anlass entstehen, sind Bewirtungsspesen jedes Jahr in Ihrer Einkommensteuererklärung als Betriebsausgaben abzugsfähig. 

Weitere Bestandteile der Reisekosten sind neben der Verpflegungspauschale: 

  • Fahrtkosten 

  • Übernachtungskosten 

  • Reisenebenkosten 

Info

Bewirtungskosten auf Geschäftsreise oder vor Ort sind:

  • Ausgaben für Garderobe 

  • Trinkgeld 

  • Tischdekoration 

Es ist egal, ob Sie Geschäftspartner vor Ort oder auf einer Geschäftsreise einladen. Halten Sie die Aufwendungen hierfür im Verhältnis geringer als den Gesamtpreis, gelten diese als Bewirtungskosten und sind als Betriebsausgabe zu 70 % absetzbar. Nebenkosten, die unverhältnismäßig hoch sind, sollten Sie von den Bewirtungskosten trennen und vollständig als Betriebsausgabe abziehen.

Wo stehen Bewirtungskosten in der Steuererklärung?

Innerhalb der Steuererklärung fallen Bewirtungskosten unter die Kategorie Betriebsausgaben und werden in der  Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Gewinn- und Verlust-Rechnung erfasst. Damit sind alle Aufwendungen gemeint, die direkt in Verbindung mit Ihrer beruflichen Tätigkeit entstanden sind. Hierunter fallen auch Bewirtungs- bzw. Verpflegungskosten. Sind Sie beruflich dazu verpflichtet, zwei Haushalte zu führen, können Sie für Ihre Verpflegungsaufwendungen die ersten drei Monate steuerlich als Betriebsausgaben absetzen. 

Info

Geschäftsessen absetzen: Das Wichtigste zusammengefasst

  • Ein Geschäftsessen können Sie als Betriebsausgabe absetzen, wenn Sie Businesspartner aufgrund eines geschäftlichen Anlasses zum Essen einladen. 

  • Zu den Bewirtungskosten zählen alle Ausgaben, die im Rahmen dieses Arbeitsessens anfallen. 

  • Hierbei können Sie 70 % der Kosten bei der Steuererklärung angeben, 30 % zahlen Sie selbst. 

  • Beachten Sie, dass Sie hierfür einen ausführlichen Bewirtungsbeleg ausfüllen müssen. 

  • Halten Sie die Auswahl des Lokals und die Kosten in einem angemessenen, realistischen Rahmen

  • Planen Sie ein Geschäftsessen immer an einem Wochentag. Am Feiertag können Sie die Ausgaben nicht absetzen. 

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