Betriebskosten absetzen in der Steuererklärung

Es ist soweit: Die Gründung verlief erfolgreich, Sie haben sich auf dem Markt positioniert und alles läuft zu Ihrer Zufriedenheit. Dann kommt der Moment, der Junggründer sehr oft in Verwirrung stürzt. Es ist Zeit für die Steuererklärung. Nun stellt sich die Frage, welche Betriebskosten wie z. B. Energiekosten oder weitere umlagefähige Nebenkosten Selbstständige und Freiberufler in der Steuererklärung absetzen dürfen. Wir erklären in diesem Ratgeber, welche Betriebskosten absetzungsfähig sind.

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Herdplatte mit blauer Gasflamme
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 |  Zuletzt aktualisiert am:07.08.2023

Definition

Was sind Betriebskosten?

Hierbei handelt es sich um alle Ausgaben, die im Rahmen der Gebäudebewirtschaftung entstehen. Gemäß Betriebskostenverordnung bedeutet das:

„Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks entstehen.“ (§ 1 BetrKV)

Unterteilt werden sie in indirekte und direkte Betriebskosten, die Sie in der Steuererklärung absetzen können:

  • Indirekte Betriebskosten: Ausgaben, die sich nicht einer Maßnahme zuordnen lassen.
  • Direkte Betriebskosten: Diese können Sie explizit einem Posten zuordnen.

Achtung: Betriebskosten nicht mit Betriebsausgaben verwechseln

Im steuerlichen Rahmen ist von Betriebsausgaben die Rede. Hierbei handelt es sich um alle Ausgaben, die Sie tätigen, um die Aufrechterhaltung Ihres Betriebs zu gewährleisten. Darunter fallen auch die Betriebskosten, die Sie in der Steuererklärung absetzen können. Obwohl beide Begriffe oftmals synonym verwendet werden, handelt es sich doch um unterschiedliche Dinge. Betriebsausgaben werden nämlich folgendermaßen unterteilt:

  • Uneingeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben: Mieten, Versicherungen, Reparaturen, Löhne und Gehälter usw.
  • Teilweise bzw. beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben: In dieser Kategorie können Sie u. a. Ihre Bewirtungskosten absetzen. Dabei ist es wichtig, alle Belege der Bewirtungskosten zu sammeln und aufzubewahren. Hier wird schnell ersichtlich, dass die Betriebskosten, die Sie in der Steuererklärung absetzen können, nur ein Teil Ihrer Betriebsausgaben sind.

Was ist der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten?

Jeder Vermieter hat regelmäßige Ausgaben für sein Eigentum. Diese werden als umlagefähige Betriebskosten bezeichnet, denn der Vermieter kann sie sich von seinen Mietern durch die Betriebskostenabrechnung zurückholen. Und Sie können diese Posten als Betriebskosten in der Steuererklärung absetzen. Es gibt aber auch Nebenkosten, die nicht umgelegt werden dürfen und die Sie somit nicht steuerlich absetzen können. Darauf sollten Sie in Ihrer nächsten Abrechnung unbedingt achten!

Diese Betriebskosten können Sie absetzen

Haben Sie für Ihre beruflichen Tätigkeiten beispielsweise Büroräume angemietet, können Sie einige Posten von der Nebenkostenabrechnung absetzen. Sobald Sie von Ihrem Vermieter die Nebenkostenabrechnung erhalten, sollten Sie diese zwingend ganz genau prüfen. Denn haushaltsnahe Dienstleistungen können Sie problemlos in Ihrer Steuererklärung aufnehmen. Doch welche Kosten aus der Betriebskostenabrechnung sind steuerlich absetzbar? Grundsätzlich alle Ausgaben, die von den Mietern bezahlt werden – unabhängig davon, dass der Vermieter sie in Auftrag gegeben hat. Wichtig ist hierbei nur, dass es sich um haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen handelt. Dazu gehören unter anderem folgende Aufwendungen:

  • Gebäudereinigung
  • Gartenpflege
  • Winterdienst
  • Wartung der Feuermelder
  • Austausch von Verbrauchszählern
  • Arbeiten des Schornsteinfegers
  • Heizungswartung
  • Hausmeister
  • Ungezieferbekämpfung
  • Straßenreinigung
rafik zur Veranschaulichung, welche Betriebskosten man absetzen kann

Betriebskosten korrekt absetzen: Darauf müssen Sie als Mieter achten

Bei den Betriebskosten ist es im Grunde egal, ob Sie Mieter einer Wohnung sind oder Räumlichkeiten für Ihr Gewerbe gemietet haben – die Vorgaben, um Betriebskosten in der Steuererklärung abzusetzen, sind für alle gleich:

  • Sie dürfen nicht die kompletten Nebenkosten von der Steuer absetzen. Anfallende Materialkosten sind nicht abzugsfähig, sondern lediglich die Personal- und Lohnkosten.
  • Bei den Betriebskosten dürfen Sie nur maximal 20 Prozent der Ausgaben absetzen.
  • Anrechenbar sind maximal 1.200 Euro. Alles was darüber hinausgeht, ist für die Steuererklärung irrelevant.

Info

Beantragen Sie beim Vermieter eine kostenlose Aufschlüsselung

Oftmals ist in der Betriebskostenabrechnung nicht ersichtlich, wie hoch der Anteil der Materialkosten jedes Postens ist. Setzen Sie sich mit Ihrem Vermieter in Verbindung und fragen nach einer detaillierten Auflistung. Diese darf er Ihnen weder verweigern, noch darf er Ihnen dafür Kosten in Rechnung stellen. Mit dem neuen Dokument können Sie problemlos alle relevanten Betriebskosten wie z. B. Energiekosten (Stromkosten) sowie weitere umlagefähige Nebenkosten in der Steuererklärung angeben und absetzen. Bei Bedarf können Sie den Nachweis nachreichen. Er wird in der Regel vom Finanzamt anerkannt.

Betriebskosten als Unternehmen absetzen

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Betriebskosten um einen kleinen Teil der Betriebsausgaben einer Firma. Alle anfallenden Ausgaben mindern zunächst einmal Ihren Gewinn, denn sie werden von Ihrem erwirtschafteten Umsatz abgezogen. Daher ist es für Sie wichtig, Ihre Betriebskosten in der Steuererklärung abzusetzen. Sie holen sich quasi einen Teil der Beträge vom Finanzamt wieder.

Nebenkosten richtig abschreiben

Bei der Nebenkostenabrechnung gibt es in der Steuererklärung allerdings einen Punkt, den Sie beachten müssen. Zwar sind Geschäftsräume oder auch Ladenlokale zu 100 Prozent abzugsfähig, anders sieht es aber aus, wenn Sie im Homeoffice arbeiten und nur ein Arbeitszimmer nutzen. In diesem Fall müssen Sie nachweisen, dass der Raum wirklich nur für gewerbliche Zwecke verwendet wird, sonst wird es schwierig, das Arbeitszimmer abzusetzen.

Ein weiterer Faktor, den es zu beachten gilt, sind Büromaterialien. In Unternehmen werden diese mit Betriebskosten gleichgesetzt. Als Selbstständiger müssen Sie immer kenntlich machen, dass jeder Gegenstand wirklich nur wegen geschäftlicher Zwecke erworben wurde. Erst dann können Sie die Betriebskosten zu 100 Prozent von der Steuer absetzen. Achten Sie darauf, dass es sich hierbei um geringwertige Wirtschaftsgüter handelt, die Sie je nach Anschaffungskosten anders abrechnen:

  • Kaufpreis bis 250 Euro: Direkt als Betriebsausgaben absetzbar
  • Kaufpreis zwischen 250 Euro und 800: entweder Sofortabzug oder als Sammelposten absetzbar
  • Kaufpreis zwischen 250 Euro bis Höchstbetrag 1000 Euro: als Sammelposten über fünf Jahre absetzbar

Betriebskosten in der Steuererklärung: Wo müssen Sie sie eintragen?

Das A und O bei der Steuererklärung ist es, dass Sie alle Angaben richtig eintragen. Ansonsten kann es passieren, dass Ihnen das Finanzamt Probleme macht. In der Einkommenssteuererklärung ist der Mantelbogen Est 1A für Sie wichtig. Denn dort finden Sie den Punkt „Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, Dienstleistungen und Handwerkerleistungen“. Wenn Sie Ihre Betriebskosten wie beispielsweise die anfallenden Stromkosten Ihres Gewerbes in der Steuererklärung absetzen möchten, müssen Sie die Kosten in diesem Posten bei ELSTER eintragen. Betriebskosten wie Wasser und Heizung, sowie Arbeitskosten für Reinigung des Hauses werden als Werbungskosten geltend gemacht. Das klingt zunächst sehr kompliziert, ist es aber eigentlich gar nicht. Gerade in der Anfangsphase haben Gründer Probleme mit der Steuererklärung. Es lohnt sich daher, sich Hilfe bei einem Steuerberater zu holen, der bei allen Belangen hilft. Oder Sie entscheiden sich für eine Buchhaltungssoftware. Sie zeigt Ihnen an, was Sie wo eintragen müssen und führt Sie fachkundig durch Ihr Vorhaben, Ihre Betriebskosten abzusetzen.

Betriebskosten berechnen: Das sollten Sie wissen

Wie Vermieter die Betriebskosten berechnen, ist für Mieter nicht immer klar ersichtlich. Unabhängig davon, ob Sie Ihre Betriebskosten in der Steuererklärung absetzen möchten, sollten Sie die Formalitäten wissen, nach denen sich Vermieter richten müssen. Das hilft Ihnen dabei, nicht in eine Kostenfalle zu tappen.

  1. Abrechnungszeitraum: Eine Nebenkostenabrechnung erhalten Sie einmal im Jahr. Sie umfasst die Höhe der angefallenen Nebenkosten wie z.B. Energiekosten der letzten zwölf Monate.
  2. Frist: Der Vermieter hat zwölf Monate Zeit, Ihnen Ihre Betriebsnebenkostenabrechnung zuzustellen. Wichtig ist hier der Abrechnungszeitraum. Handelt es sich um das Jahr 2023 (Januar bis Dezember), dann sollten Sie die Abrechnung bis spätestens Ende 2024 erhalten.
  3. Abrechnung: Die einzelnen Kostenpunkte müssen nachvollziehbar sein. Eine bereinigte Angabe reicht hierbei aus. Der Verteiler- und Umlageschlüssel muss für den Mieter ebenfalls ersichtlich sein. Ebenso wie der Anteil des Mieters. Sonst können Sie Ihre Betriebskosten nicht korrekt in der Steuererklärung absetzen. Zudem sind die Vorauszahlungen zu berücksichtigen.

Wenn Sie sich bei Ihrer Abrechnung unsicher sind und nicht genau wissen, welche umlagefähigen Nebenkosten Sie absetzen können, holen Sie sich auf jeden Fall Hilfe. Denn oft kommt es zu formellen oder inhaltlichen Fehlern, durch die Sie sprichwörtlich Geld draufzahlen.

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