Bewirtungsbelege
Geschäftsessen bieten die Möglichkeit, potenzielle sowie bestehende Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern zu vertiefen und zu pflegen. Zudem bieten sie einen angenehmen Rahmen, um die zukünftige Zusammenarbeit zu besprechen. Der Gastgeber entscheidet, welches Restaurant das entsprechende Ambiente bietet, um Verhandlungen und Besprechungen möglichst positiv zu beeinflussen. In der Regel gilt: Je wichtiger die Geschäftsbeziehung, desto exklusiver das Restaurant. Die entstandenen Bewirtungskosten für Speisen und Getränke können vom Unternehmen steuerlich abgesetzt werden – vorausgesetzt, Sie haben vom Restaurant einen Bewirtungsbeleg erhalten. Welche Informationen eine Bewirtungsrechnung enthalten muss und wie Sie einen Bewirtungsbeleg korrekt buchen, damit dieser steuerlich absetzbar ist? Das und mehr erfahren Sie im folgenden Beitrag.
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Definition
Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Bei einem Bewirtungsbeleg handelt es sich um ein Dokument, das vom betreffenden Restaurant ausgestellt werden muss. Dieser Bewirtungsbeleg wird auf Englisch als ‚Entertainment Receipt‘ bezeichnet. Der Beleg umfasst sämtliche Bewirtungskosten, die während des Restaurantbesuchs anfallen.
Kassenbeleg ist nicht gleich Bewirtungsbeleg
Es handelt sich bei einem Bewirtungsbeleg nicht um den Kassenbeleg. Stattdessen erhalten Sie vom Restaurant einen zusätzlichen Bewirtungsbeleg, der auf einem Vordruck oder einer Vorlage basiert. Diese werden maschinell gedruckt oder befinden sich bereits auf der Rückseite Ihres Kassenbons. In beiden Fällen sollten Sie darauf achten, dass die Bewirtungsrechnung vollständig ausgefüllt und neben den Bewirtungsaufwendungen sämtliche Informationen eingetragen werden.
Tipp
Bewirtungsbeleg kopieren
Um Ihren Bewirtungsbeleg bei der Steuer einzureichen und auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie diesen kopieren. Vor allem dann, wenn dieser auf Thermopapier gedruckt wurde. Dabei handelt es sich um eine besondere Papierform, die sich durch ihre temperaturempfindliche Beschichtung auszeichnet. Deren Qualität kann durch äußere Einflüsse beeinträchtigt werden und deren Aufdruck mit der Zeit sogar unleserlich werden. Hier empfiehlt es sich, die Bewirtungsrechnung zeitnah zu kopieren.
Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: Diese Angaben müssen enthalten sein
Damit der Betriebsausgabenabzug klappt, müssen bestimmte Angaben im Bewirtungsbeleg enthalten sein. Denn: Nur vollständige Bewirtungsrechnungen können auch beim Finanzamt eingereicht und berücksichtigt werden. Die folgenden Informationen sind demnach ein absolutes Muss:
- Name des Restaurants
- Anschrift des Restaurants
- Bewirtungs- beziehungsweise Rechnungsdatum
- Verzehrte Speisen und Getränke
- Detaillierte Bewirtungskosten, beziehungsweise der Netto- und Bruttobetrag sowie die anfallende Umsatzsteuer
- Unterschrift eines Restaurantmitarbeiters auf dem Bewirtungsbeleg
- Trinkgeld, das bestenfalls quittiert wird. Das im Bewirtungsbeleg angegebene Trinkgeld kann zu 70 Prozent als Betriebsausgabe angesetzt werden.
Darüber hinaus ist der Gastgeber verpflichtet, folgende Angaben zu inkludieren:
- Unternehmen und Namen der Gäste
- Bewirtungsanlass
Bewirtungsbelege: Was gilt es beim Anlass der Bewirtung zu beachten?
Bei welchen Anlässen wird der Bewirtungsbeleg ausgestellt? In der Regel bei sämtlichen geschäftlichen Anlässen, die der Vertiefung der Geschäftsbeziehung oder Mitarbeitermotivation dienen. Die Angabe, dass es sich bei der Bewirtung um ein “Geschäftsessen” handelt, genügt jedoch nicht. Stattdessen sollten Sie konkrete Informationen inkludieren – beispielsweise ein gemeinsames Projekt und den Projektnamen. Ein Beispiel für einen solchen Anlass der Bewirtung könnte wie folgt lauten: “Gespräch zur Organisation des Tag der offenen Tür 2024”.
Allgemein werden Bewirtungskosten in zwei Kategorien unterteilt:
- Geschäftlich veranlasste Kosten: Geschäftlich veranlasste Kosten entstehen, wenn Geschäftspartner wie Lieferanten oder Kunden bewirtet werden.
- Betrieblich bedingte Bewirtungskosten: Betrieblich bedingte Bewirtungsausgaben entstehen, wenn Mitarbeiter oder deren Ehepartner bewirtet werden.
Zur ersten Kategorie zählt insbesondere das klassische Geschäftsessen. Dieser Fall ist dann gegeben, wenn ein geschäftlicher Bewirtungsgrund vorliegt, externe Businesspartner teilnehmen und ein Bewirtungsbeleg vorliegt. Im Falle einer Kundenbewirtung können bis zu 70 Prozent der Bewirtungskosten steuerlich abgesetzt werden.
Zur zweiten Kategorie zählen Bewirtungen anlässlich besonderer Jubiläen oder Betriebsfeiern. Werden Mitarbeiter oder ihre Angehörigen eingeladen, sind die entstehenden Kosten für die Bewirtung vollständig abzugsfähig. Die Bewirtung Ihrer Mitarbeiter können Sie also durchaus buchen.
Die einzigen Ausnahmen bilden Bewirtungskosten, die sich auf mehr als 60 Euro pro Person belaufen (beispielsweise im Rahmen einer Dienstreise) oder Bewirtungskosten über 110 Euro inklusive Umsatzsteuer pro Person (beispielsweise im Rahmen einer Betriebsfeier). Trifft einer der letzten beiden Ausnahmefälle zu, müssen Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil versteuern. Die eigenen Bewirtungskosten müssen Ihre Mitarbeiter auch ab der dritten Betriebsfeier im Jahr versteuern. Bei einer Mitarbeiterbewirtung kann das Unternehmen bis zu 100 Prozent der Bewirtungskosten steuerlich absetzen.
Tipp
Was passiert, wenn Angaben auf dem Bewirtungsbeleg fehlen?
Sollte Ihr Bewirtungsbeleg unvollständig sein, kann der Gastwirt diesen nachträglich ergänzen. Wurde die Bewirtungsrechnung beim Finanzamt eingereicht und ist diese weiterhin unvollständig, wird sie in der Regel abgelehnt.
Bewirtungsbelege: Die wichtigsten Sonderfälle
Zunächst fallen Bewirtungsbelege aufgrund der Höhe der Aufwendungen in eine der beiden folgenden Kategorien:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
- Rechnungen über 250 Euro
Die Höhe der Aufwendungen ist ein ausschlaggebender Faktor hinsichtlich der erforderlichen Daten.
Kleinbetragsrechnung
Als Kleinbetragsrechnung werden solche Bewirtungsrechnungen bis 250 Euro bezeichnet (§ 33 UStDV).
Bewirtungsbeleg über 250 Euro
Beläuft sich die Bewirtungsrechnung auf über 250 Euro, müssen nicht nur der Name des gastgebenden Unternehmens, sondern auch dessen Anschrift auf dem Beleg vermerkt werden. Außerdem ist die Angabe des Namens sowie der Anschrift des Rechnungsempfängers, die Steuernummer beziehungsweise die Umsatzsteuer-ID (USt-ID) des Restaurants sowie eine eindeutige Rechnungsnummer ausweisen. Das Entgelt und der Umsatzsteuerbetrag sind zudem separat auszuweisen.
Bewirtungsbelege aus dem Ausland
Die zuvor genannten Erfordernisse gilt es auch bei ausländischen Bewirtungen zu erfüllen. Die einzige Ausnahme: Der Steuerpflichtige kann nachweisen, dass im betreffenden Staat einige Nachweis-Erfordernisse nicht gelten.
Wird ein handgeschriebener Bewirtungsbeleg steuerlich anerkannt?
Die einzige Ausnahme bilden hier handgeschriebene Bewirtungsbelege, die im Ausland erstellt wurden. Hierfür müssten Sie jedoch nachweisen können, dass die Verpflichtung elektronischer oder maschinell erstellter Belege nicht gegeben ist. Erst wenn Sie das glaubhaft machen können, werden auch Belege akzeptiert, die nicht alle obig genannten Erfordernisse erfüllen.
Bewirtungsbelege vom Liefer- und Catering-Service
Sie möchten bei Lieferservices wie Lieferando einen Bewirtungsbeleg anfordern? Die meisten Lieferdienste verweisen hier auf das Restaurant, bei dem das Essen über die Plattform bestellt wird. Benötigen Sie also einen Bewirtungsbeleg, sollten Sie sich nicht an Lieferando und Co., sondern an das Restaurant-Personal direkt wenden. Ihre Anfrage können Sie dann direkt in den Kommentaren eingeben. Dennoch kann es vorkommen, dass Sie keinen Bewirtungsbeleg erhalten. Wir empfehlen Ihnen daher, schon vor der Bestellung mit dem Restaurant-Betreiber abzuklären, dass Sie eine Bewirtungsrechnung benötigen.
Sollten Sie einen Catering-Service beauftragthaben, können Sie ebenfalls einen Bewirtungsbeleg anfordern. Vorausgesetzt, es handelt sich um eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass – dann sind bis zu 70 Prozent der Bewirtungskosten abzugsfähig.
Bewirtungsbelege: Sind die Bewirtungskosten angemessen?
Inwiefern die Kosten der Bewirtung angemessen sind und diese in einem zulässigen Verhältnis zum Anlass stehen, entscheidet das Finanzamt je nach Einzelfall. Hierfür wurde keine betragsmäßige Grenze festgelegt. Demnach können gastgebende Unternehmen zunächst frei wählen, welche Bewirtungsangebote sie wählen.
Eine klare Grenze zieht das Finanzamt jedoch bei Bewirtungen in Nachtclubs oder vergleichbaren Lokalitäten. Nicht selten sind Speisen und Getränke in solchen Etablissements so bepreist, dass das Preis-Leistungsverhältnis nicht mehr gerechtfertigt werden kann. Demnach werden Bewirtungsbelege, die hier ausgestellt werden, vom Finanzamt abgelehnt und als unzulässige Bewirtungskosten gewertet.
