Kassenbuch führen: Darauf müssen Sie achten

In den letzten Jahren haben sich die Kassenbuch- und Betriebsführung rasant weiterentwickelt und die steuerlichen Rahmenbedingungen wurden neu gefasst. Seit 2020 gelten darüber hinaus schärfere Anforderungen an Kassensysteme. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie Ihr Kassenbuch richtig führen – unter Einhaltung der neuen rechtlichen und technischen Anforderungen. Wir erklären Ihnen, welche Fehler Sie vermeiden sollten und was Sie über die kommenden Verschärfungen wissen müssen.

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Zuletzt aktualisiert am:08.08.2023

Das 1x1 der Kassenbuchführung

Damit das Finanzamt keine Hinzuschätzungen zum Gewinn vornimmt, müssen Sie auch beim Kassenbuch Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften einhalten. Dies betrifft vor allem die Ordnungsmäßigkeit und die Beweiskraft der Buchführung. Nur wenn Sie die Kasse „ordnungsgemäß“ führen, ist das Finanzamt dazu verpflichtet, den vom Unternehmen erklärten Gewinn zur Besteuerung zu veranlagen. Andernfalls kann das Finanzamt den Gewinn schätzen – was meistens nicht zugunsten des Unternehmens ausfällt.

Was ist ein Kassenbuch?

Indem Sie ein Kassenbuch führen, erfassen Sie die Geschäftsvorfälle im Unternehmen, die mit einer Barzahlung verbunden sind. Hinzu kommen die Buchungsbelege, die mit dem Bargeld in Beziehung stehen. Das Kassenbuch ist demnach ein Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben sowie über den Bargeldbestand, der sich in der Kasse befindet.

Was ist der Unterschied zwischen einem Kassenbericht und einem Kassenbuch?

Durch die Führung eines Kassenbuchs dokumentieren Sie jeden Bargeschäftsvorfall Ihres Unternehmens. Der Kassenbericht hingegen stellt die Ermittlung der Bareinnahmen in der Kasse eines betreffenden Tages dar (auch Tageslosung genannt). Dabei gehen Sie nach folgendem Schema vor:

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<b>Kassenbericht vom 04.11.2019 Nr. 204</b>
Kassenbericht vom 04.11.2019 Nr. 204 EUR EUR
Kassenbestand bei Geschäftsschluss (z. B. lt. Zählprotokoll) 1.230,50
Ausgaben des lfd. Tages
Wareneinkauf 120,00
Betriebsausgaben (Briefmarken) 15,50
Privatentnahme (lt. Eigenbeleg) 100,00
Einzahlung auf Bankkonto 500,00
...
Summe 735,50 735,50
Sonstige Kassenzugänge
Abhebung Bank 80,00
Bareinlage (Briefmarken) (lt. Eigenbeleg) 15,50
...
95,50 -95,50
Kassenbestand des Vortages -1.157,30
Bareinnahmen (Tageslosung) 713,20

Das Kassenbuch ist hingegen weiter gefasst. Hier werden die Einnahmen und Ausgaben fortlaufend verbucht. Die Begriffe Kassenbuch und Kassenbericht sind also keine Synonyme.

Info

Ausnahme: offene Ladenkasse

Besitzt ein Unternehmen eine offene Ladenkasse, wird ein Kassenbuch geführt, da die aneinander gereihten Kassenberichte das Kassenbuch bilden. Im Kassenbuch erfolgt eine detaillierte Einzelaufzeichnung aller baren Geschäftsvorfälle.

Kassenbuchpflicht: Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, gilt gemäß § 238-241 Handelsgesetzbuch (HGB) für alle Unternehmen, die folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Sie sind aufgrund Ihrer Größe oder Rechtsform zur Aufstellung einer E-Bilanz verpflichtet oder Sie bilanzieren freiwillig.
  • Firmen, die im Handelsregister stehen (auch wenn der Eintrag auf freiwilliger Basis erfolgte).
  • Unternehmen, deren Geschäftsbetrieb aufgrund ihrer Art oder ihres Umfangs in kaufmännischer Weise eingerichtet sein muss. Das ist z. B. dann der Fall, wenn der Betrieb so groß ist, dass eine kaufmännische Buchführung nötig ist, um sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die wirtschaftliche Situation des Unternehmens machen zu können.

Ausnahme: Liegt Ihr Umsatz nicht über 800.000 Euro und Ihr Gewinn nicht über 80.000 Euro, sind Sie Kleingewerbetreibender und müssen kein Kassenbuch führen. Stattdessen reicht es aus, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erstellen.

Freiwillig Kassenbuch führen: Wann lohnt es sich?

Privatunternehmen in Form von Kleingewerbetreibende sind ebenfalls dazu verpflichtet, alle Kassenbewegungen geordnet, vollständig und richtig aufzuzeichnen. Daraus ergibt sich eine gewisse Kassenaufzeichnungspflicht.

Vor allem für Betriebe in bargeldintensiven Branchen kann es sich rentieren, freiwillig ein Kassenbuch zu führen.

  • Taxigewerbe
  • Hotellerie
  • Apotheken
  • Fleischer
  • Handwerksbetriebe
  • Einzelhandel

Denn mit einem Kassenbuch behalten Sie immer den Überblick über Ihre Einnahmen, Ausgaben und Kassenbestände. Zudem ist dies der erste Schritt zu einer revisionssicheren Archivierung. Nicht zu vergessen ist auch der beschränkte Schuldzinsenabzug gemäß § 4 Abs. 4a EStG. Hier müssen ebenfalls Entnahmen und Einlagen aufgezeichnet werden.

Erklärung wichtiger Begriffe zum Thema "Kassenbuch führen"

Kassenführung

 

Der Begriff Kassenführung umfasst unterschiedliche Aspekte. Darunter fallen konkret:

  • die „praktische“ Führung der Kasse (Umgang mit Bargeld der Geschäftskasse)
  • die buchmäßige Erfassung bzw. die Aufzeichnungen im Kassenbuch bzw. Kassenbericht
  • die Erstellung von Eigenbelegen (z. B. bei Entnahmen oder Einlagen)
  • die Führung sonstiger Kassenunterlagen (z. B. Kellnerprogrammierungen, Programmierprotokolle und Bedienungsanleitungen).

Kassenbuchführung

 

Oft wird die Kassenbuchführung synonym mit der Kassenführung verwendet. Allerdings bezieht sich der Begriff eher auf die konkrete Führung des Kassenbuchs. Zum Teil fallen auch noch die Erstellung von Eigenbelegen und die Führung der Kassenunterlagen darunter. Der Umgang mit Bargeld fällt ebenfalls unter diesen Begriff.

Offene Ladenkasse

 

Wird eine Barkasse ohne Einsatz elektronischer Hilfsmittel geführt, liegt eine offene Ladenkasse vor. Ein Beispiel hierfür sind Geldkassetten.

Registrierkasse

 

Von einer Registrierkasse oder einem Kassenterminal spricht man, wenn bei einer Kasse die Kassenvorgänge technisch erfasst und verrechnet werden. Das Kassenbuch führen Sie in diesem Fall so, dass die Dateneingabe entweder manuell per Tastatur oder mittels eines Barcode-Scanners erfolgt. Die Ausgabemöglichkeiten sind i. d. R. auf Quittungen (Kassenbon), Z-Bons oder Tagesendsummenbons beschränkt. Seit 2017 dürfen nur noch Registrierkassen eingesetzt werden, deren Daten maschinell auswertbar sind.

Info

Kassenbuch trotz Registrierkasse: Muss das sein?

Die meisten Registrierkassen beachten die Vorschriften zum Führen eines Kassenbuchs vollkommen automatisch. Das hat den Vorteil, dass Sie ein Kassenbuch nur noch in abgespeckter Form führen brauchen. Trotzdem muss es aber vorhanden sein. Ins Kassenbuch kommen in diesem Fall der jeweilige Tagessaldo, auch Tageslosung genannt. So ist jederzeit nachvollziehbar, wie viel Geld sich am Ende des Geschäftstags in der Kasse befindet.

PC-Kasse

 

Bei PC-Kassen werden Kassenbewegungen elektronisch gespeichert. Dabei sind Programmierungen (z. B. Erfassen von Tischumsätzen) und das Einbinden in die Software des Betriebes (z. B. Hinterlegung eines Umsatzsteuerschlüssels von 7 % bzw. 19 %; Bestandsfortschreibung im Warenwirtschaftssystem) möglich. Um die Ordnungsmäßigkeit bei der Kassenbuchführung zu gewährleisten, müssen alle PC-Kassendaten der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt werden und maschinell auswertbar sein.

So führen Sie das Kassenbuch ordnungsgemäß

Damit das Finanzamt bei der Betriebsprüfung keine Hinzuschätzungen zum Gewinn vornimmt, müssen Sie das Kassenbuch ordnungsgemäß und GoBD-konform führen. Wir erklären Ihnen im Folgenden, welche Anforderungen das Finanzamt an die Kassenführung stellt.

Welche Form sollte das Kassenbuch haben?

Sie können das Kassenbuch elektronisch oder klassisch in Papierform führen. Allerdings akzeptiert das Finanzamt nur Varianten, welche die gesetzlichen Vorgaben vollständig erfüllen.

Handschriftliches Kassenbuch auf Papier führen

Gerade kleinere Unternehmen schwören auf ein Kassenbuch in Papierform. Dies ist grundsätzlich legitim. Wenn Sie jedoch ein Kassenbuch handschriftlich führen und ausfüllen wollen, ist es Ihre Pflicht, folgende Dinge zu beachten:

  • Alle Eintragungen müssen „unveränderbar“ vorgenommen werden. Kugelschreiber sind ratsam, Bleistifte hingegen nicht zulässig.
  • Fehlerhafte Einträge dürfen Sie nicht löschen oder schwärzen. Markieren Sie solche Einträge lieber und nehmen Sie zusätzlich einen korrekten Eintrag vor.

Wenn Sie sich an diese Vorschriften halten, dürfen Sie ein Kassenbuch auch analog führen.

Kassenbuch in Excel führen

Ein Kassenbuch mittels Excel zu führen, ist nicht zulässig. Der Grund: Sie können jederzeit Änderungen vornehmen, die nicht nachvollziehbar sind. Es gibt aber Excel-Vorlagen für ein Kassenbuch, die Sie ausdrucken und handschriftlich befüllen können.

Kassenbuch-Software

Die zweifellos komfortabelste Art, ein Kassenbuch zu führen, ist mit Hilfe einer modernen Kassenbuch-Software. Gegenüber einem Kassenbuch in Papierform bietet diese Variante zahlreiche Vorteile:

  • keine losen Blätter
  • alle Geschäftsvorfälle werden erfasst
  • alle Stornierungen sind nachvollziehbar
  • das Kassensystem kann in weitere betriebliche Systeme (Warenwirtschaft, Banksoftware, Buchführung) eingebunden werden
  • Übertragungsarbeiten und -fehler entfallen
  • die Buchungen können sofort für statistische Zwecke oder Planungen ausgewertet werden

Achtung: Bei der Wahl der richtigen Kassenbuch-Software müssen Sie aber darauf achten, dass diese auch wirklich alle Anforderungen erfüllt. Ein GoBD-konformes, elektronisches Kassenbuch-Programm speichert alle Daten unveränderbar, kennzeichnet Änderungen und ermöglicht es Ihnen, die Daten im Handumdrehen auszulesen und maschinell auszuwerten.

Tipp

Ein digitales Kassenbuch bequem führen

Ein Kassenbuch zu führen, kann nervenaufreibend sein. Schließlich müssen Sie stets alle Vorgaben im Blick behalten. Mit Lexware kassenbuch sorgen Sie für eine übersichtliche Buchführung, welche den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Sie sparen dank der Software eine Menge Zeit, Nerven und lästigen Papierkram.

Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es ein Kassenbuch zu führen?

Wenn Sie ein Kassenbuch führen, muss dies vom Finanzamt als ordnungsmäßig akzeptiert werden. Dafür haben Sie bestimmte Vorgaben zu erfüllen. Die wichtigsten Vorschriften finden sich in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB):

1. Vollständigkeit, Richtigkeit

 

Sie müssen im Kassenbuch alle Kassenbewegungen erfassen:

  • Verkäufe
  • Einkäufe
  • Privatentnahmen
  • Einlagen
  • Bankbewegungen von und in die Kasse

Der Buchungstext muss den Geschäftsvorfall beschreiben.

2. Einzelaufzeichnungspflicht

 

Grundsätzlich sind alle Kasseneingaben einzeln aufzuzeichnen. Beim Verkauf oder einer Dienstleistung an eine Vielzahl nicht bekannter Personen (z. B. Markt) können Sie bei Barzahlungen auf die Einzelaufzeichnung verzichten. Sofern jedoch ein elektronisches Aufzeichnungssystem (PC-Kasse) verwendet wird, gilt diese Erleichterung nicht.

3. Unveränderbarkeit, Revisionssicherheit

 

Sobald Sie ein Kassenbuch führen, müssen Sie alle Aufzeichnungen so erfassen, dass sie im Nachhinein nicht verändert werden können. Aus diesem Grund werden auch keine Excel-Kassenbücher vom Finanzamt akzeptiert. Führen Sie das Kassenbuch in Papierform, müssen Sie darauf achten, dass keine Leerzeilen zwischen den einzelnen Aufzeichnungen entstehen und dass Sie einen Stift verwenden, dessen Schrift nicht nachträglich gelöscht werden kann.

4. Zeitnahe Bearbeitung

 

Die Aufzeichnungen des Kassenbuchs sind täglich zu führen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Um zu verhindern, dass Sie nachträglich neu anfangen müssen, damit sowohl Chronologie als auch Vollständigkeit gegeben ist, sollten Sie sich diese Vorschrift zu Herzen nehmen. Dann können Sie das Kassenbuch ganz entspannt führen.

5. Chronologie

 

Buchungen und Aufzeichnungen sind zeitgerecht (nach Datum) geordnet vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO).

6. Verständlichkeit

 

Ein sachverständiger Dritter (z. B. Steuerprüfer) muss die Aufzeichnungen in angemessener Zeit nachvollziehen können (§ 145 AO).

7. Aufbewahrungspflicht

 

Sowohl die Kassenbücher als auch alle Belege müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden (§ 257 Abs. 1 und 4 HGB).

8. Keine Buchung ohne Beleg!

 

Selbstverständlich gilt auch der eiserne Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung, wenn Sie ein Kassenbuch führen. Für jede Buchung muss eine Rechnung, eine Quittung oder ein Kassenzettel vorliegen (§ 238 Abs. 2 HGB).

9. Deutsche Sprache

 

Sie müssen das Kassenbuch in deutscher Sprache führen. Dies ist in § 146 Abs. 3 AO gesetzlich geregelt. Sofern Sie eine andere Sprache verwenden, wird man Sie um eine Übersetzung bitten.

Wie erfassen Sie alle Geschäftsvorfälle im Kassenbuch korrekt?

Wie in der Buchhaltung üblich, müssen Sie bei einem Kassenbuch darauf achten, dass Sie keine der nötigen Angaben vergessen. Damit dies nicht geschieht, hier ein Überblick über die relevanten Inhalte, um ein Kassenbuch adäquat zu führen, anhand von Beispielen:

Der korrekte Aufbau einer Buchung

Jede Buchungszeile muss folgende Angaben enthalten:

  • Datum
  • Art des Geschäfts (Einnahme, Ausgabe für Schreibmaterial etc.)
  • Belegnummer
  • Betrag
  • Bestand
  • Kennzeichnung als Einnahme oder Ausgabe

Zum Tagesabschluss müssen Sie den rechnerischen Kassenbuchbestand mit dem tatsächlichen – durch Zählen ermittelten – Kassenbestand abgleichen. Am Ende der der Eintragungen vermerken Sie Ihren Namen und bestätigen die Richtigkeit mit Ihrer Unterschrift. Wenn Sie ein Kassenbuch führen, müssen Sie dies täglich erledigen.

Nachweis des Kassenbestands durch Zählen

Um einen Nachweis vorzulegen, dass Sie den Kassenbestand tatsächlich durch Zählen ermittelt haben, sollten Sie z. B. ein Zählprotokoll führen.

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<b>Zählprotokoll vom 04.11.2019</b>
Zählprotokoll vom 04.11.2019 Wert EUR Anzahl Gesamtwert EUR
Scheine 500,00
200,00 4 800,00
100,00
50,00 3 150,00
20,00 8 160,00
10,00 4 40,00
5,00 9 45,00
Münzen 2,00 € 10 20,00
1,00 10 10,00
0,50 5 2,50
0,20 6 1,20
0,10 8 0,80
0,05 20 1,00
0,02
0,01
Summe 1.230,50
Datum Unterschrift

Beispiel für einen korrekten Kassenbucheintrag

Um ein Kassenbuch korrekt zu führen, muss jeder Kassenbucheintrag stimmen. In diesem Beispiel sehen Sie, wie in einem Kassenbuch die Buchungen von Belegen eines Tages aussehen können:

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<b>Kassenbuch</b>
KassenbuchvonbisBlattNr
Datum Text BelNr Einnahmen Ausgaben Bestand Buch.Verm.
EUR EUR EUR
04.11. Bestand 1.157,30
04.11. Abhebung Bank 1 1 80,00 1.237,30
04.11. Wareneinkauf 2 120,00 1.117,30
04.11. Briefmarken 3 15,50 1.101,80
04.11. Einlage Bargeld 4 15,50 1.117,30
04.11. Privatentnahme 5 100,00 1.017,30
04.11. Einzahlung Bank 2 6 500,00 517,30
04.11. Tageseinnahmen lt. Kassenbeleg 7 713,20 1.230,50
Unterschrift

Selbstverständlich können Sie bei Bedarf weitere Spalten hinzufügen, z. B. den Umsatzsteuersatz von 7 % bzw. 19 %.

Wie gehen Sie mit Privatentnahmen um?

Auch Privatentnahmen oder -einlagen müssen Sie im Kassenbuch vermerken, sofern Sie eins führen. Hier gilt ebenfalls der Grund: Keine Buchung ohne Beleg! Da Sie in diesem Fall keinen externen Beleg erhalten, müssen Sie einen sogenannten Eigenbeleg erstellen. Dieser kann beispielsweise so aussehen:

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<b>Entnahmebeleg vom 04.11.2019</b>
Entnahmebeleg vom 04.11.2019
Belegnummer 0815
Zweck Barentnahme
Betrag bar 100,00 €
durch Hans Meyer
Unterschrift Hans Meyer

Wie gehen Sie bei Korrekturen vor?

Alle Korrekturen oder Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Radierungen oder sonstiges Unkenntlichmachen sind nicht gestattet. Damit Ihr Kassenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, führen Sie es am besten so, dass Sie alte Buchungen stornieren (umgekehrt buchen) und diese neu eintragen.

Beispiel für eine korrekte Stornierung im Kassenbuch:

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BelNrBetragBestand
1.234,56 €
3.11. Einnahmen 4 556,30 € 1.790,86 €
4.11. Einnahmen 5 60.023,00 €
4.11. Storno Eingabefehler 6 -60.023,00 €
4.11. Einnahmen 7 600,23 € 2.391,09 €

Die tatsächlichen Einnahmen belaufen sich auf 600,23 Euro. Versehentlich wurden 60.023,00 Euro eingetragen.

Strafen bei der Führung eines Kassenbuches vermeiden: Fallen und Gesetzesänderungen

Die Einhaltung der gesetzlichen Kassenvorschriften wird immer wichtiger. Seit Einführung der „Kassen-Nachschau“ im Jahr 2018 ist es dem Finanzamt möglich, ohne Voranmeldung die Kasse auszulesen und einen Kassensturz zu machen. Ist das Kassenbuch fehlerhaft, kann dies zu Hinzuschätzungen und Strafen führen. Seit 2020 gelten zudem weitere Verschärfungen bei der Kassenführung. Es wird demnach noch wichtiger, dass Sie Ihr Kassenbuch korrekt führen.

Diese Fehler sollten Sie bei der Kassenbuchführung vermeiden

Beim Führen des Kassenbuchs können verschiedene Fehler passieren. Diese kommen besonders häufig vor:

  • Das Kassenbuch wird nicht täglich geführt.
  • Belegdatum und Eintragsdatum im Kassenbuch stimmen nicht überein.
  • Es werden nicht alle Belege ins Kassenbuch eingetragen.
  • Der gezählte Kassenbestand weicht vom Buchbestand ab.
  • Es ergibt sich rechnerisch ein negativer Kassenbestand (= Kassenfehlbetrag).
  • Das Kassenbuch wird in Excel und nicht mit einer zertifizierten Kassenbuch-Software geführt.
  • Im Kassenbuch wird ein Fehler falsch korrigiert.
  • Die Beträge laut Beleg (z. B. PC-Kasse) bzw. Kassenauslesung weichen von den Eintragungen im Kassenbuch ab.

Auch bei der Kassen-Nachschau gilt es, Fehler zu vermeiden. Hier sind folgende Aspekte wichtig:

  • Beim Auslesen müssen sämtliche Einzeldaten (d. h. alle Eingaben in die Kasse) vorhanden und Storni nachvollziehbar sein.
  • Programmierunterlagen, die Bedienungsanleitung elektronischer Kassen und sämtliche vom System generierten Eintragungen (z. B. Aufzeichnungen des Trainingsspeichers) müssen vorgelegt werden.
  • Beim Kassensturz wird der tatsächliche Kassenbestand gezählt und mit dem Buchbestand laut Kassenbuch bzw. PC-Bestand abgeglichen. Diese müssen übereinstimmen. Ist dies der Fall, haben Sie keine Probleme, das Kassenbuch richtig zu führen und somit auch keinen Ärger mit dem Prüfer.

Was Sie sonst noch über die Kassen-Nachschau wissen müssen, haben wir Ihnen in diesem Artikel zusammengefasst:

Fehler im Kassenbuch korrigieren

Nicht nur dann, wenn Sie Ihr Kassenbuch handschriftlich führen, sind Fehler schnell passiert. Auch bei digitalen oder online Kassenbüchern kann es immer wieder zu Fehlern kommen. Wichtig ist, dass Sie dann richtig reagieren. Denn bei Fehlern oder falsch durchgeführten Korrekturen wird das Finanzamt schnell misstrauisch – und das wollen Sie vermeiden, sonst droht unter Umständen eine Betriebsprüfung.

So können Sie bei Fehlern im Kassenbuch vorgehen:

  1. Handschriftliches Kassenbuch: Wenn Sie Ihr Kassenbuch handschriftlich führen, haben Sie natürlich ebenfalls die Pflicht, sich an die gesetzlichen Vorgaben und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu halten. Ein handschriftliches Kassenbuch verleitet dabei vielleicht eher dazu, Korrekturen schnell zu erledigen. Genau das sollten Sie aber nicht tun. Wenn Sie einen Fehler in einem handschriftlichen Kassenbuch entdecken, müssen Sie den Fehler zunächst deutlich markieren. Nochmal: Verändern dürfen Sie an der Buchung nichts. Im Gegenteil: Der Fehler muss auch nach der Markierung noch lesbar sein. Danach schreiben Sie den korrekten Vorgang auf. Und zwar so, dass das Finanzamt ohne Probleme die zu korrigierende Stelle und die Korrektur nachvollziehen kann.
  2. Digitales Kassenbuch: Hin und wieder gibt es bei digitalen oder online Lösungen eine Funktion, die Korrekturen erlaubt. Hier wird dann die fehlerhafte Stelle festgehalten und Sie haben die Möglichkeit, die korrigierte Buchung ebenfalls im Kassenbuch festzuhalten.

Folgen der fehlerhaften Führung eines Kassenbuchs

Machen Sie als Unternehmer einen der oben genannten Fehler, kann dies teuer werden. So wird bei Kassenfehlbeträgen (negativer Kassenbestand) mindestens der Negativbetrag zugeschätzt. Liegen weitere Fehler vor, kann es zu Hinzuschätzungen kommen. Dabei wird der erklärte Gewinn um einen Prozentsatz oder einen bestimmten Betrag erhöht.

Wenn Sie Ihr Kassenbuch nicht korrekt führen, kann es im Extremfall zur Vollschätzung kommen. Das heißt: Ihre Buchführung bzw. Ihre Aufzeichnungen werden „verworfen“ und das erklärte Ergebnis (Gewinn) wird durch eine Kalkulation des Finanzamts ersetzt.

Zusätzlich kann je nach Schwere der Fehler und Höhe der steuerlichen Auswirkungen ein Bußgeld festgesetzt werden. Bei Steuerhinterziehung wird eine Geldstrafe (360 Tagessätze) oder Freiheitsstrafe verhängt (bis zu 5 Jahre).

Verschärfungen bei der Kassenführung seit 2020

Seit 2020 gelten durch das sogenannte Kassengesetz verschiedene Neuregelungen. Sie betreffen vor allem die eingesetzten Kassensysteme. Im Folgenden haben wir Ihnen die Neuerungen übersichtlich zusammengefasst.

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Seit dem 1. Oktober 2020 müssen alle Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet sein. Ursprünglich sollte diese Vorschrift bereits zum 1. Januar 2020 gelten. Allerdings wurde eine Übergangsfrist bis Oktober festgesetzt, da es bis November 2019 nur erste Prototypen der technischen Sicherheitseinrichtung gab und eine flächendeckende Umsetzung für die Unternehmen bis zum Jahresende somit nicht möglich war.

Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, um ein Kassenbuch zu führen, besteht aus drei Bestandteilen und umfasst:

  • ein Sicherheitsmodul
  • ein Speichermedium
  • eine digitale Schnittstelle für das Auslesen der Kassendaten durch das Finanzamt

Wichtig: Neu erworbene Kassen müssen diese Einrichtung seit dem 1. Oktober 2020 von Haus aus haben. Alte Kassen mussten bis zum 31. Dezember 2022 nachgerüstet werden.

Fristverlängerung aufgrund von Corona

Obwohl das Bundesfinanzministerium (BMF) klargestellt hat, dass es eine Verlängerung der Übergangsfrist für die Implementierung einer TSE ablehnt, wurde diese in den meisten Bundesländern trotzdem bis zum 31.3.2021 verlängert. In einigen Bundesländern galt diese Nichtbeanstandungsfrist unter bestimmten Voraussetzungen sogar bis zum 30. September 2021.

Da auch diese letzte Frist nun abgelaufen ist, wird das Finanzamt nun wohl Strafen verhängen, falls ein Unternehmen noch keine TSE implementiert hat.

Belegausgabepflicht

Seit dem 1. Januar 2020 besteht eine Belegausgabepflicht. Das heißt: Sofern Sie mit einem PC-Kassensystem arbeiten, muss jeder Kunde über seinen Einkauf bzw. die erhaltene Dienstleistung einen Beleg erhalten.

Der Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  • das Datum der Belegausstellung
  • die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • den Einnahmebetrag
  • das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag sowie den Umsatzsteuersatz

Seit dem 1. Oktober 2020 muss die Liste zusätzlich um folgende Zertifizierungsangaben erweitert werden, wenn Sie Ihr Kassenbuch korrekt führen wollen:

  • die Transaktionsnummer
  • die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls
  • die Seriennummer des TSE-Systems
  • Signaturzähler
  • Prüfwert

Mitteilungspflicht

Erwerben Sie als Unternehmer eine neue Kasse, müssen Sie dem Finanzamt innerhalb eines Monats mitteilen, welches Kassensystem Sie benutzen.

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