Kassenbuch führen: Darauf müssen Sie achten

In den letzten Jahren haben sich die Kassenbuch- und Betriebsführung rasant weiterentwickelt und die steuerlichen Rahmenbedingungen wurden neu gefasst. Seit 2020 gelten darüber hinaus schärfere Anforderungen an Kassensysteme. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie Ihr Kassenbuch richtig führen – unter Einhaltung der neuen rechtlichen und technischen Anforderungen. Wir erklären Ihnen, welche Fehler Sie vermeiden sollten und was Sie über die kommenden Verschärfungen wissen müssen.

Das 1x1 der Kassenbuchführung

Damit das Finanzamt keine Hinzuschätzungen zum Gewinn vornimmt, müssen Sie auch beim Kassenbuch Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften einhalten. Dies betrifft vor allem die Ordnungsmäßigkeit und die Beweiskraft der Buchführung. Nur wenn Sie die Kasse „ordnungsgemäß“ führen, ist das Finanzamt dazu verpflichtet, den vom Unternehmen erklärten Gewinn zur Besteuerung zu veranlagen. Andernfalls kann das Finanzamt den Gewinn schätzen – was meistens nicht zugunsten des Unternehmens ausfällt.

Was ist ein Kassenbuch?

Indem Sie ein Kassenbuch führen, erfassen Sie die Geschäftsvorfälle im Unternehmen, die mit einer Barzahlung verbunden sind. Hinzu kommen die Buchungsbelege, die mit dem Bargeld in Beziehung stehen. Das Kassenbuch ist demnach ein Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben sowie über den Bargeldbestand, der sich in der Kasse befindet.

Was ist der Unterschied zwischen einem Kassenbericht und einem Kassenbuch?

Durch die Führung eines Kassenbuchs dokumentieren Sie jeden Bargeschäftsvorfall Ihres Unternehmens. Der Kassenbericht hingegen stellt die Ermittlung der baren Kasseneinnahmen eines betreffenden Tages dar (auch Tageslosung genannt). Dabei gehen Sie nach folgendem Schema vor:

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Kassenbericht vom 04.11.2019 Nr. 204
Kassenbericht vom 04.11.2019 Nr. 204EUREUR
Kassenbestand bei Geschäftsschluss (z. B. lt. Zählprotokoll) 1.230,50
Ausgaben des lfd. Tages
Wareneinkauf 120,00
Betriebsausgaben (Briefmarken) 15,50
Privatentnahme (lt. Eigenbeleg) 100,00
Einzahlung auf Bankkonto 500,00
...
Summe 735,50 735,50
Sonstige Kassenzugänge
Abhebung Bank 80,00
Bareinlage (Briefmarken) (lt. Eigenbeleg) 15,50
...
95,50 -95,50
Kassenbestand des Vortages -1.157,30
Bareinnahmen (Tageslosung) 713,20

Das Kassenbuch ist hingegen weiter gefasst. Hier werden die Einnahmen und Ausgaben fortlaufend verbucht. Die Begriffe Kassenbuch und Kassenbericht sind also keine Synonyme.

Info

Ausnahme: offene Ladenkasse

Besitzt ein Unternehmen eine offene Ladenkasse, wird ein Kassenbuch geführt, da die aneinander gereihten Kassenberichte das Kassenbuch bilden.

Kassenbuchpflicht: Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, gilt gemäß § 238-241 Handelsgesetzbuch (HGB) für alle Unternehmen, die folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Sie sind aufgrund Ihrer Größe oder Rechtsform zur Aufstellung einer E-Bilanz verpflichtet oder Sie bilanzieren freiwillig.
  • Firmen, die im Handelsregister stehen (auch wenn der Eintrag auf freiwilliger Basis erfolgte).
  • Unternehmen, deren Geschäftsbetrieb aufgrund ihrer Art oder ihres Umfangs in kaufmännischer Weise eingerichtet sein muss. Das ist z. B. dann der Fall, wenn der Betrieb so groß ist, dass eine kaufmännische Buchführung nötig ist, um sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die wirtschaftliche Situation des Unternehmens machen zu können.

Ausnahme: Liegt Ihr Umsatz nicht über 600.000 Euro und Ihr Gewinn nicht über 60.000 Euro, sind Sie „Kleingewerbetreibender“ und müssen kein Kassenbuch führen. Stattdessen reicht es aus, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erstellen.

Freiwillig Kassenbuch führen: Wann lohnt es sich?

Kleingewerbetreibende sind ebenfalls dazu verpflichtet, alle Kassenbewegungen geordnet, vollständig und richtig aufzuzeichnen. Daraus ergibt sich eine gewisse Kassenaufzeichnungspflicht.

Vor allem für Betriebe in bargeldintensiven Branchen kann es sich rentieren, freiwillig ein Kassenbuch zu führen.

  • Taxigewerbe
  • Hotellerie
  • Apotheken
  • Fleischer
  • Handwerksbetriebe
  • Einzelhandel

Denn mit einem Kassenbuch behalten Sie immer den Überblick über Ihre Einnahmen, Ausgaben und Kassenbestände. Zudem ist dies der erste Schritt zu einer revisionssicheren Archivierung. Nicht zu vergessen ist auch der beschränkte Schuldzinsenabzug gemäß § 4 Abs. 4a EStG. Hier müssen ebenfalls Entnahmen und Einlagen aufgezeichnet werden.

Erklärung wichtiger Begriffe zum Thema "Kassenbuch führen"

Kassenführung

Der Begriff Kassenführung umfasst unterschiedliche Aspekte. Darunter fallen konkret:

  • die „praktische“ Führung der Kasse (Umgang mit Bargeld der Geschäftskasse)
  • die buchmäßige Erfassung bzw. die Aufzeichnungen im Kassenbuch bzw. Kassenbericht
  • die Erstellung von Eigenbelegen (z. B. bei Entnahmen oder Einlagen)
  • die Führung sonstiger Kassenunterlagen (z. B. Kellnerprogrammierungen, Programmierprotokolle und Bedienungsanleitungen).
Kassenbuchführung

Oft wird die Kassenbuchführung synonym mit der Kassenführung verwendet. Allerdings bezieht sich der Begriff eher auf die konkrete Führung des Kassenbuchs. Zum Teil fallen auch noch die Erstellung von Eigenbelegen und die Führung der Kassenunterlagen darunter. Der Umgang mit Bargeld fällt ebenfalls unter diesen Begriff.

Offene Ladenkasse

Wird eine Barkasse ohne Einsatz elektronischer Hilfsmittel geführt, liegt eine offene Ladenkasse vor. Ein Beispiel hierfür sind Geldkassetten.

Registrierkasse

Von einer Registrierkasse oder einem Kassenterminal spricht man, wenn bei einer Kasse die Kassenvorgänge technisch erfasst und verrechnet werden. Das Kassenbuch führen Sie in diesem Fall so, dass die Dateneingabe entweder manuell per Tastatur oder mittels eines Barcode-Scanners erfolgt. Die Ausgabemöglichkeiten sind i. d. R. auf Quittungen (Kassenbon), Z-Bons oder Tagesendsummenbons beschränkt. Seit 2017 dürfen nur noch Registrierkassen eingesetzt werden, deren Daten maschinell auswertbar sind.

PC-Kasse

Bei PC-Kassen werden Kassenbewegungen elektronisch gespeichert. Dabei sind Programmierungen (z. B. Erfassen von Tischumsätzen) und das Einbinden in die Software des Betriebes (z. B. Hinterlegung eines Umsatzsteuerschlüssels von 7 % bzw. 19 %; Bestandsfortschreibung im Warenwirtschaftssystem) möglich. Um die Ordnungsmäßigkeit bei der Kassenbuchführung zu gewährleisten, müssen alle PC-Kassendaten der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt werden und maschinell auswertbar sein.

So führen Sie das Kassenbuch ordnungsgemäß

Damit das Finanzamt keine Hinzuschätzungen zum Gewinn vornimmt, müssen Sie das Kassenbuch ordnungsgemäß und GOBD-konform führen. Wir erklären Ihnen im Folgenden, welche Anforderungen das Finanzamt an die Kassenführung stellt.

Welche Form sollte das Kassenbuch haben?

Sie können das Kassenbuch elektronisch oder klassisch in Papierform führen. Allerdings akzeptiert das Finanzamt nur Varianten, welche die gesetzlichen Vorgaben vollständig erfüllen.

Handschriftliches Kassenbuch auf Papier

Gerade kleinere Unternehmen schwören auf ein Kassenbuch in Papierform. Dies ist grundsätzlich legitim. Wenn Sie jedoch ein Kassenbuch handschriftlich führen und ausfüllen wollen, ist es Ihre Pflicht, folgende Dinge zu beachten:

  • Alle Eintragungen müssen „unveränderbar“ vorgenommen werden. Kugelschreiber sind ratsam, Bleistifte hingegen nicht zulässig.
  • Fehlerhafte Einträge dürfen Sie nicht löschen oder schwärzen. Markieren Sie solche Einträge lieber und nehmen Sie zusätzlich einen korrekten Eintrag vor.

Wenn Sie sich an diese Vorschriften halten, dürfen Sie ein Kassenbuch auch analog führen.

Kassenbuch in Excel

Ein Kassenbuch mittels Excel zu führen, ist nicht zulässig. Der Grund: Sie können jederzeit Änderungen vornehmen, die nicht nachvollziehbar sind. Es gibt aber Excel-Vorlagen für ein Kassenbuch, die Sie ausdrucken und handschriftlich befüllen können.

Kassenbuch-Software

Die zweifellos komfortabelste Art, ein Kassenbuch zu führen, ist mit Hilfe einer modernen Kassenbuch-Software. Gegenüber einem Kassenbuch in Papierform bietet diese Variante zahlreiche Vorteile:

  • keine losen Blätter
  • alle Geschäftsvorfälle werden erfasst
  • alle Stornierungen sind nachvollziehbar
  • das Kassensystem kann in weitere betriebliche Systeme (Warenwirtschaft, Banksoftware, Buchführung) eingebunden werden
  • Übertragungsarbeiten und -fehler entfallen
  • die Buchungen können sofort für statistische Zwecke oder Planungen ausgewertet werden

Achtung: Bei der Wahl der richtigen Kassenbuch-Software müssen Sie aber darauf achten, dass diese auch wirklich alle Anforderungen erfüllt. Ein GoBD-konformes, elektronisches Kassenbuch-Programm speichert alle Daten unveränderbar, kennzeichnet Änderungen und ermöglicht es Ihnen, die Daten im Handumdrehen auszulesen und maschinell auszuwerten.

Tipp

Ein digitales Kassenbuch bequem führen

Ein Kassenbuch zu führen, kann nervenaufreibend sein. Schließlich müssen Sie stets alle Vorgaben im Blick behalten. Mit Lexware kassenbuch sorgen Sie für eine übersichtliche Buchführung, welche den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Sie sparen dank der Software eine Menge Zeit, Nerven und lästigen Papierkram.

Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es?

Wenn Sie ein Kassenbuch führen, muss dies vom Finanzamt als ordnungsmäßig akzeptiert werden. Dafür haben Sie bestimmte Vorgaben zu erfüllen. Die wichtigsten Vorschriften finden sich in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB):

1. Vollständigkeit, Richtigkeit

Sie müssen im Kassenbuch alle Kassenbewegungen erfassen:

  • Verkäufe
  • Einkäufe
  • Privatentnahmen
  • Einlagen
  • Bankbewegungen von und in die Kasse

Der Buchungstext muss den Geschäftsvorfall beschreiben.

2. Einzelaufzeichnungspflicht

Grundsätzlich sind alle Kasseneingaben einzeln aufzuzeichnen. Beim Verkauf oder einer Dienstleistung an eine Vielzahl nicht bekannter Personen (z. B. Markt) können Sie bei Barzahlungen auf die Einzelaufzeichnung verzichten. Sofern jedoch ein elektronisches Aufzeichnungssystem (PC-Kasse) verwendet wird, gilt diese Erleichterung nicht.

3. Unveränderbarkeit, Revisionssicherheit

Sobald Sie ein Kassenbuch führen, müssen Sie alle Aufzeichnungen so erfassen, dass sie im Nachhinein nicht verändert werden können. Aus diesem Grund werden auch keine Excel-Kassenbücher vom Finanzamt akzeptiert. Führen Sie das Kassenbuch in Papierform, müssen Sie darauf achten, dass keine Leerzeilen zwischen den einzelnen Aufzeichnungen entstehen und dass Sie einen Stift verwenden, dessen Schrift nicht nachträglich gelöscht werden kann.

4. Zeitnahe Bearbeitung

Die Aufzeichnungen des Kassenbuchs sind täglich zu führen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Um zu verhindern, dass Sie nachträglich neu anfangen müssen, damit sowohl Chronologie als auch Vollständigkeit gegeben ist, sollten Sie sich diese Vorschrift zu Herzen nehmen. Dann können Sie das Kassenbuch ganz entspannt führen.

5. Chronologie

Buchungen und Aufzeichnungen sind zeitgerecht (nach Datum) geordnet vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO).

6. Verständlichkeit

Ein sachverständiger Dritter (z. B. Steuerprüfer) muss die Aufzeichnungen in angemessener Zeit nachvollziehen können (§ 145 AO).

7. Aufbewahrungspflicht

Sowohl die Kassenbücher als auch alle Belege müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden (§ 257 Abs. 1 und 4 HGB).

8. Keine Buchung ohne Beleg!

Selbstverständlich gilt auch der eiserne Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung, wenn Sie ein Kassenbuch führen. Für jede Buchung muss eine Rechnung, eine Quittung oder ein Kassenzettel vorliegen (§ 238 Abs. 2 HGB).

9. Deutsche Sprache

Sie müssen das Kassenbuch in deutscher Sprache führen. Dies ist in § 146 Abs. 3 AO gesetzlich geregelt. Sofern Sie eine andere Sprache verwenden, wird man Sie um eine Übersetzung bitten.

Wie erfassen Sie alle Geschäftsvorfälle im Kassenbuch korrekt?

Wie in der Buchhaltung üblich, müssen Sie bei einem Kassenbuch darauf achten, dass Sie keine der nötigen Angaben vergessen. Damit dies nicht geschieht, hier ein Überblick über die relevanten Inhalte, um ein Kassenbuch adäquat zu führen, anhand von Beispielen:

Der korrekte Aufbau einer Buchung

Jede Buchungszeile muss folgende Angaben enthalten:

  • Datum
  • Art des Geschäfts (Einnahme, Ausgabe für Schreibmaterial etc.)
  • Belegnummer
  • Betrag
  • Bestand
  • Kennzeichnung als Einnahme oder Ausgabe

Zum Tagesabschluss müssen Sie den rechnerischen Kassenbuchbestand mit dem tatsächlichen – durch Zählen ermittelten – Kassenbestand abgleichen. Am Ende der der Eintragungen vermerken Sie Ihren Namen und bestätigen die Richtigkeit mit Ihrer Unterschrift. Wenn Sie ein Kassenbuch führen, müssen Sie dies täglich erledigen.

Nachweis des Kassenbestands durch Zählen

Um einen Nachweis vorzulegen, dass Sie den Kassenbestand tatsächlich durch Zählen ermittelt haben, sollten Sie z. B. ein Zählprotokoll führen.

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Zählprotokoll vom 04.11.2019
Zählprotokoll vom 04.11.2019Wert EURAnzahlGesamtwert EUR
Scheine 500,00
200,00 4 800,00
100,00
50,00 3 150,00
20,00 8 160,00
10,00 4 40,00
5,00 9 45,00
Münzen 2,00 € 10 20,00
1,00 10 10,00
0,50 5 2,50
0,20 6 1,20
0,10 8 0,80
0,05 20 1,00
0,02
0,01
Summe 1.230,50
Datum Unterschrift

Beispiel für einen korrekten Kassenbucheintrag

Um ein Kassenbuch korrekt zu führen, muss jeder Kassenbucheintrag stimmen. In diesem Beispiel sehen Sie, wie in einem Kassenbuch die Buchungen von Belegen eines Tages aussehen können:

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Kassenbuch
KassenbuchvonbisBlattNr
Datum Text BelNr Einnahmen Ausgaben Bestand Buch.Verm.
EUR EUR EUR
04.11. Bestand 1.157,30
04.11. Abhebung Bank 1 1 80,00 1.237,30
04.11. Wareneinkauf 2 120,00 1.117,30
04.11. Briefmarken 3 15,50 1.101,80
04.11. Einlage Bargeld 4 15,50 1.117,30
04.11. Privatentnahme 5 100,00 1.017,30
04.11. Einzahlung Bank 2 6 500,00 517,30
04.11. Tageseinnahmen lt. Kassenbeleg 7 713,20 1.230,50
Unterschrift

Selbstverständlich können Sie bei Bedarf weitere Spalten hinzufügen, z. B. den Umsatzsteuersatz von 7 % bzw. 19 %.

Wie gehen Sie mit Privatentnahmen um?

Auch Privatentnahmen oder -einlagen müssen Sie im Kassenbuch vermerken, sofern Sie eins führen. Hier gilt ebenfalls der Grund: Keine Buchung ohne Beleg! Da Sie in diesem Fall keinen externen Beleg erhalten, müssen Sie einen sogenannten Eigenbeleg erstellen. Dieser kann beispielsweise so aussehen:

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Entnahmebeleg vom 04.11.2019
Entnahmebeleg vom 04.11.2019
Belegnummer 0815
Zweck Barentnahme
Betrag bar 100,00 €
durch Hans Meyer
Unterschrift Hans Meyer

Wie gehen Sie bei Korrekturen vor?

Alle Korrekturen oder Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Radierungen oder sonstiges Unkenntlichmachen sind nicht gestattet. Damit Ihr Kassenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, führen Sie es am besten so, dass Sie alte Buchungen stornieren (umgekehrt buchen) und diese neu eintragen.

Beispiel für eine korrekte Stornierung im Kassenbuch:

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BelNrBetragBestand
1.234,56 €
3.11. Einnahmen 4 556,30 € 1.790,86 €
4.11. Einnahmen 5 60.023,00 €
4.11. Storno Eingabefehler 6 -60.023,00 €
4.11. Einnahmen 7 600,23 € 2.391,09 €

Die tatsächlichen Einnahmen belaufen sich auf 600,23 Euro. Versehentlich wurden 60.023,00 Euro eingetragen.

Strafen vermeiden: Fallen und Gesetzesänderungen

Die Einhaltung der gesetzlichen Kassenvorschriften wird immer wichtiger. Seit Einführung der „Kassen-Nachschau“ im Jahr 2018 ist es dem Finanzamt möglich, ohne Voranmeldung die Kasse auszulesen und einen Kassensturz zu machen. Ist das Kassenbuch fehlerhaft, kann dies zu Hinzuschätzungen und Strafen führen. Seit 2020 gelten zudem weitere Verschärfungen bei der Kassenführung. Es wird demnach noch wichtiger, dass Sie Ihr Kassenbuch korrekt führen.

Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Beim Führen des Kassenbuchs können verschiedene Fehler passieren. Diese kommen besonders häufig vor:

  • Das Kassenbuch wird nicht täglich geführt.
  • Belegdatum und Eintragsdatum im Kassenbuch stimmen nicht überein.
  • Es werden nicht alle Belege ins Kassenbuch eingetragen.
  • Der gezählte Kassenbestand weicht vom Buchbestand ab.
  • Es ergibt sich rechnerisch ein negativer Kassenbestand (= Kassenfehlbetrag).
  • Das Kassenbuch wird in Excel und nicht mit einer zertifizierten Kassenbuch-Software geführt.
  • Im Kassenbuch wird ein Fehler falsch korrigiert.
  • Die Beträge laut Beleg (z. B. PC-Kasse) bzw. Kassenauslesung weichen von den Eintragungen im Kassenbuch ab.

Auch bei der Kassen-Nachschau gilt es, Fehler zu vermeiden. Hier sind folgende Aspekte wichtig:

  • Beim Auslesen müssen sämtliche Einzeldaten (d. h. alle Eingaben in die Kasse) vorhanden und Storni nachvollziehbar sein.
  • Programmierunterlagen, die Bedienungsanleitung elektronischer Kassen und sämtliche vom System generierten Eintragungen (z. B. Aufzeichnungen des Trainingsspeichers) müssen vorgelegt werden.
  • Beim Kassensturz wird der tatsächliche Kassenbestand gezählt und mit dem Buchbestand laut Kassenbuch bzw. PC-Bestand abgeglichen. Diese müssen übereinstimmen. Ist dies der Fall, haben Sie keine Probleme, das Kassenbuch richtig zu führen und somit auch keinen Ärger mit dem Prüfer.

Was Sie sonst noch über die Kassen-Nachschau wissen müssen, haben wir Ihnen in diesem Artikel zusammengefasst:

Folgen der fehlerhaften Führung eines Kassenbuchs

Machen Sie als Unternehmer einen der oben genannten Fehler, kann dies teuer werden. So wird bei Kassenfehlbeträgen (negativer Kassenbestand) mindestens der Negativbetrag zugeschätzt. Liegen weitere Fehler vor, kann es zu Hinzuschätzungen kommen. Dabei wird der erklärte Gewinn um einen Prozentsatz oder einen bestimmten Betrag erhöht.

Wenn Sie Ihr Kassenbuch nicht korrekt führen, kann es im Extremfall zur Vollschätzung kommen. Das heißt: Ihre Buchführung bzw. Ihre Aufzeichnungen werden „verworfen“ und das erklärte Ergebnis (Gewinn) wird durch eine Kalkulation des Finanzamts ersetzt.

Zusätzlich kann je nach Schwere der Fehler und Höhe der steuerlichen Auswirkungen ein Bußgeld festgesetzt werden. Bei Steuerhinterziehung wird eine Geldstrafe (360 Tagessätze) oder Freiheitsstrafe verhängt (bis zu 5 Jahre).

Verschärfungen bei der Kassenführung seit 2020

Seit 2020 gelten durch das sogenannte Kassengesetz verschiedene Neuregelungen. Sie betreffen vor allem die eingesetzten Kassensysteme. Im Folgenden haben wir Ihnen die Neuerungen übersichtlich zusammengefasst.

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Seit dem 1. Oktober 2020 müssen alle Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet sein. Ursprünglich sollte diese Vorschrift bereits zum 1. Januar 2020 gelten. Allerdings wurde eine Übergangsfrist bis Oktober festgesetzt, da es bis November 2019 nur erste Prototypen der technischen Sicherheitseinrichtung gab und eine flächendeckende Umsetzung für die Unternehmen bis zum Jahresende somit nicht möglich war.
Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, um ein Kassenbuch zu führen, besteht aus drei Bestandteilen und umfasst:

  • ein Sicherheitsmodul
  • ein Speichermedium
  • eine digitale Schnittstelle für das Auslesen der Kassendaten durch das Finanzamt

Wichtig: Neu erworbene Kassen müssen diese Einrichtung seit dem 1. Oktober 2020 von Haus aus haben. Alte Kassen müssen Sie bis zum 31. Dezember 2022 nachrüsten. Ist eine Nachrüstung nicht möglich, dürfen Sie diese nach Ablauf der Übergangsfrist nicht mehr verwenden.

Fristverlängerung aufgrund von Corona

Obwohl das Bundesfinanzministerium (BMF) klargestellt hat, dass es eine Verlängerung der Übergangsfrist ablehnt, wurde diese in verschiedenen Bundesländern trotzdem verlängert. Die Bundesländer begründen die Verlängerung der Übergangsfrist damit, dass sie den ohnehin von der Corona-Krise stark betroffenen Handel nicht noch zusätzlich belasten wollen.
Diese Bundesländer haben die Frist bis zum 31.3.2021 bereits verlängert:

Achtung

Es gibt Unterschiede zwischen den Bundesländern

Die Regelungen bzw. Voraussetzungen der Übergangsfrist zur Umrüstung auf die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) variieren jedoch zum Teil. Mehr dazu erfahren Sie bei Klick auf das entsprechende Bundesland.

Belegausgabepflicht

Seit dem 1. Januar 2020 besteht eine Belegausgabepflicht. Das heißt: Sofern Sie mit einem PC-Kassensystem arbeiten, muss jeder Kunde über seinen Einkauf bzw. die erhaltene Dienstleistung einen Beleg erhalten.

Der Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  • das Datum der Belegausstellung
  • die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • den Einnahmebetrag
  • das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag sowie den Umsatzsteuersatz

Seit dem 1. Oktober 2020 muss die Liste zusätzlich um folgende Zertifizierungsangaben erweitert werden, wenn Sie Ihr Kassenbuch korrekt führen wollen:

  • die Transaktionsnummer
  • die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls
  • die Seriennummer des TSE-Systems
  • Signaturzähler
  • Prüfwert

Mitteilungspflicht

Erwerben Sie als Unternehmer eine neue Kasse, müssen Sie dem Finanzamt innerhalb eines Monats mitteilen, welches Kassensystem Sie benutzen.