Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt?

Der Vorsteuerabzug ist im Umsatzsteuergesetz (UStG) in den Paragrafen 15 und 15a geregelt. Darin ist zu lesen, dass ein Unternehmer die Umsatzsteuer, die er an ein anderes Unternehmen, an die Eingangszollstellen oder an die Finanzämter bezahlt hat, wieder abziehen darf. Und zwar über einen Umweg – nämlich dann, wenn er selbst eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer ausstellt.

Was zunächst ein wenig kompliziert klingt, ist bei näherer Betrachtung eigentlich ganz einfach. Nehmen wir an, dass Sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fallen und daher auf Ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen. Erhalten Sie nun von einem anderen Unternehmen eine Rechnung für eine Dienstleistung oder den Kauf eines Produkts, können Sie wiederum die Umsatzsteuer aus den von Ihnen gestellten Rechnungen mit der Umsatzsteuer auf der erhaltenen Rechnung verrechnen. Das bezeichnet man dann als Vorsteuer. Wer dann vorsteuerabzugsberechtigt ist, klären wir gleich. Zunächst ist es sinnvoll, die Begriffe Mehrwert- und Umsatzsteuer zu klären.

Privatpersonen entrichten eine Steuer, wenn Sie für Waren oder Dienstleistungen bezahlen. Diese Steuer wird Mehrwertsteuer genannt. Der Betrag ist auf jeder Rechnung ersichtlich – egal, ob auf einem Kassenbon oder einer schriftlich zugestellten Rechnung. Abhängig von der Ware oder Dienstleistung beträgt der Mehrwertsteuersatz in Deutschland 7 % oder 19 %. Wenn beispielsweise Leistungserbringer Kleinunternehmer sind oder Geschäfte auf der umsatzsteuerfreien Insel Helgoland getätigt werden, kann der Steuerbetrag auch bei 0 % liegen. Das Unternehmen, welches den Rechnungsbetrag aufbringt, überführt den Steuerbetrag ans Finanzamt.

Die Umsatzsteuer ist das Gleiche wie die Mehrwertsteuer. Der Unterschied ist dabei jedoch, dass diese aus der Sicht des rechnungsstellenden Unternehmens betrachtet wird. Sie als Gewerbetreibender oder Freiberufler weisen die Steuer für Privatleute als Mehrwertsteuer und für gewerbliche Kunden als Umsatzsteuer aus, wenn Sie eine Rechnung für Waren oder Dienstleistungen ausstellen.

Sobald Sie selbst auf Ihre Rechnungen Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer ausweisen und diese an das Finanzamt abführen, sind Sie als Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt. Wenn Sie sich die Frage stellen, ob Sie auch als Freiberufler vorsteuerabzugsberechtigt sind, kann diese mit „Ja“ beantwortet werden. Somit können sie sich als Unternehmer oder Freiberufler die Vorsteuer vom Finanzamt wieder erstatten lassen. Sie können die gezahlte Umsatzsteuer entweder im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung oder der Umsatzsteuerjahreserklärung verrechnen.

Kleine Einschränkung: Weisen Sie auf einer Rechnung zu Unrecht Umsatzsteuer aus, sind Sie leider nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Das gilt selbst dann, wenn die zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer nach § 14c UStG geschuldet wird.

Wer nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist, sind unter anderem Kleinunternehmer, da sie auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aufweisen und dies somit der Nachweis ist, dass sie von der Berechtigung ausgeschlossen sind. Kleinunternehmer nach § 19 UStG haben somit keine Umsatzsteuer eingenommen, die sie als Vorsteuerabzugsberechtigte verrechnen könnten. Auch Privatpersonen sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt. 

Neben Kleinunternehmern sind folgende juristische und natürliche Personen ebenfalls nicht vorsteuerabzugsberechtigt: 

• Privatpersonen
• Juristische Personen des öffentlichen Rechts oder Körperschaften. Voraussetzung: Sie beziehen steuerfreie Leistungen bzw. Umsätze
• Unternehmer, die ausschließlich umsatzsteuerfreie Leistungen ausführen (z.B. Versicherungen, Ärzte)

Wer bestimmte Voraussetzungen erfüllt, ist vorsteuerabzugsberechtigt. Zusätzlich zu den bisher genannten Bedingungen gehören folgende: 

• Sie kaufen das Produkt oder die Dienstleistung für Ihren Geschäftsbetrieb. Private Anschaffungen sind nicht vorsteuerabzugsfähig. Allerdings sind auch anteilige Vorsteuerabzüge möglich, falls bestimmte Leistungen nicht klar trennbar sind.
• Sie erbringen selbst Leistungen, die umsatzsteuerpflichtig sind.
• Die Umsatzsteuer ist auf der jeweiligen Rechnung korrekt ausgewiesen. Außerdem enthält die Rechnung alle weiteren Pflichtangaben.
• Das erworbene Produkt oder die Dienstleistung ist umsatzsteuerpflichtig.
• Das Produkt oder die Dienstleistung gehört zu den sogenannten abzugsfähigen Betriebsausgaben.

Im Hinblick auf die jeweilige Rechnung sollten Sie beachten, dass sich nicht alle Rechnungen für den Vorsteuerabzug eignen. Falls Sie unsicher sein sollten, ob Sie für die vorliegende Rechnung vorsteuerabzugsberechtigt sind, orientieren Sie sich an der folgenden Auflistung:

• Die Rechnung liegt Ihnen im Original vor.
• Falls die Rechnung als elektronische Variante vorliegt, muss sie lesbar, unversehrt und echt sein.
• Die Rechnung enthält alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz - nämlich:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers und Rechnungsstellers
2. die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
3. das korrekte Rechnungsdatum sowie eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer
4. die Menge und Art des gelieferten Gegenstandes oder der Dienstleistung
5. den korrekten Lieferzeitpunkt
6. die Steuersätze, Steuerbeträge und ggf. Steuerbefreiungen, die für die jeweiligen Waren und/oder Dienstleistungen gelten, inklusive Umsatzsteuer
7. jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
8. Betrag in netto
9. Betrag in brutto 

In der Praxis ist es empfehlenswert, dass mindestens zwei Personen im Unternehmen (sog. Vier-Augen-Prinzip) eingehende Rechnung auf die notwendigen Angaben für den Vorsteuerabzug prüfen. Sind nicht alle Inhalte vorhanden, sollte die Rechnung erst beglichen werden, wenn der Rechnungsempfänger eine neue – vorsteuerabzugsberechtigte – Rechnung übermittelt.

Um beurteilen zu können, wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, gibt es noch weitere Aspekte, die beachtet werden müssen. Es gibt nämlich verschiedene Vorsteuerarten. 

Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen können folgende Beträge abziehen: 

• Umsatzsteuer auf Leistungen oder Waren, die für das eigene Unternehmen gebraucht werden.
• Die Umsatzsteuer bei Anzahlungen. Allerdings muss dazu die Anzahlung bereits gezahlt worden sein.
• Die Einfuhrumsatzsteuer für Gegenstände, die aus dem Ausland importiert wurden.
• Die Erwerbssteuer, die für Gegenstände des innergemeinschaftlichen Erwerbs gilt.
• Die Umsatzsteuer, die das Unternehmen wegen des Reverse-Charge-Verfahrens oder der Umsatzsteuerlager zahlen musste.

Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, kann diesen Vorsteuerabzug im Rahmen seiner Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuerjahreserklärung geltend machen.  
Sind Sie berechtigt, bestimmt das Finanzamt abhängig von der Höhe Ihrer Vorjahres-Umsatzsteuerzahllast, ob Sie die Vorsteuer mehrmals pro Jahr – monatlich oder quartalsweise – oder erst am Ende des Geschäftsjahres mit Ihrer abschließenden Umsatzsteuererklärung leisten müssen.

Sie geben Ihre Umsätze an und überweisen die Umsatzsteuerbeträge abzüglich der Vorsteuer an das Finanzamt. Ihre Rechnungen dienen dabei als Nachweis. Ebenfalls anhand von Nachweisen können Sie Ihre geleisteten Vorsteuerzahlungen dabei von der Umsatzsteuer abziehen. 

Gerade zu Beginn der Selbstständigkeit stellen sich viele Unternehmer die Frage, ob sich das teilweise umfangreiche Verfahren für eine Vorsteuerabzugsberechtigung für sie überhaupt lohnt. Unter Umständen könnte ja auch die Kleinunternehmerregelung sinnvoller sein. Zumindest zwei Aspekte sollten Sie genauer betrachten – Ihre Ausgabensituation und Ihre Kundenstruktur.

Wer sich dafür einsetzen sollte, mehrwertsteuerabzugsberechtigt zu sein und damit im Gegenzug auf die Kleinunterunternehmerregelung verzichten sollte, hängt von den individuellen Voraussetzungen ab.

Wichtig: Wer die Voraussetzungen für die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung erfüllt, aber darauf verzichtet, ist für die nächsten fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden.

Bis Ende 2022 galt Folgendes: Bestimmte Berufsgruppen, wie z. B. Handwerksbetriebe vieler Gewerke, Einzelhändler vieler Branchen, Gastgewerbebetriebe und Angehörige freier Berufe, konnten den pauschalen Vorsteuerabzug beantragen. Damit konnten diese sich die genaue Auflistung der Umsatzsteuer sparen und pauschal einen bestimmten Prozentsatz des Umsatzes vorab abziehen (§§ 69,70 UStDV). Ab dem 01.01.2023 ist diese umsatzsteuerliche Vergünstigung leider weggefallen. 

Diese Vereinfachung war allerdings an einige Voraussetzungen gebunden:

• Das Unternehmen erstellte eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), um den Jahresgewinn zu ermitteln.
• Der Umsatz lag im vorangegangenen Jahr unter 61.356 Euro.
• Das Unternehmen gilt als gemeinnützige Körperschaft oder eine Personenvereinigung, es ist nicht zur Buchführung verpflichtet und der Jahresumsatz im vorangegangenen Jahr war nicht höher als 35.000 Euro.
• Das Unternehmen fällt in den land- oder forstwirtschaftlichen Bereich.