Öffentliche Ausschreibungen für Kleinunternehmer: So können Sie profitieren

Öffentliche Auftraggeber vergeben Jahr für Jahr Aufträge in Höhe von weit mehr als 400 Mrd. EUR. Beschafft wird von den so genannten Vergabestellen alles, was öffentliche Träger benötigen: von Büromaterial über diverse Dienstleistungen bis zu komplexen Bauvorhaben der öffentlichen Hand. Auch für Kleinunternehmer kann es sich durchaus lohnen, sich die öffentlichen Ausschreibungen anzusehen. Zu den öffentlichen Auftraggebern zählen neben Bund, Ländern und Gemeinden auch Universitäten, Schulen, Kindergärten, Wohnungsgesellschaften und die öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten.

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Frau sitzt auf einem Stuhl und arbeitet am Laptop
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Wer kann sich auf öffentliche Ausschreibungen bewerben?

Grundsätzlich können alle privaten Unternehmen an öffentlichen Ausschreibungen für Groß- und Kleinunternehmer teilnehmen, unabhängig von Branche oder Größe. Allerdings sollten Sie sich genau überlegen, ob Sie sich auf eine Ausschreibung bewerben, bei der Sie mit großen Unternehmen konkurrieren oder bei denen erhebliche Risiken bestehen (z. B. große Bauvorhaben). Zwar werden die meisten Großaufträge in Lose (Abschnitte) aufgeteilt, damit auch kleinere Unternehmen zum Zuge kommen können. Hier müssen Sie aber im Einzelfall genau prüfen, ob überhaupt die Möglichkeit einer Chance besteht, an einen solchen Teilauftrag zu gelangen.

Für die meisten Kleinunternehmen sind kommunale Ausschreibungen oder Ausschreibungen anderer lokaler Träger häufig interessanter; auch deshalb, weil Städte, Gemeinden oder Schulen häufig Firmen aus der Region bevorzugen und diese Vorhaben häufig auch vollständig von kleinen Betrieben „zu stemmen“ sind. Außerdem gibt es für kleinere Aufträge oft weniger Wettbewerber. Achten Sie darauf, dass Sie sich bei einem Großprojekt finanziell nicht übernehmen. Mit einem Liquiditätsplaner  stellen Sie sicher, dass ihr Geldfluss nicht versandet. 

Öffentliche Ausschreibungen: So funktioniert das Verfahren

Öffentliche Auftraggeber sind gehalten, Aufträge grundsätzlich auszuschreiben, also öffentlich bekannt zu machen; eine direkte Vergabe einer öffentlichen Ausschreibung für einzelne Kleinunternehmer, z. B. durch eine Schule, ist bei diesem Verfahren nicht möglich. Ziel des Verfahrens ist es, sicherzustellen, dass alle Interessenten gleiche Chancen haben, einen Auftrag zu erhalten.

Von dieser Regel gibt es 2 wichtige Ausnahmen: 

  • die beschränkte Ausschreibung
  • die freihändige Vergabe

Diese Formen der Auftragsvergabe können vom Auftraggeber gewählt werden, wenn bestimmte Wertgrenzen unterschritten werden: Die Wertgrenzen sind auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene unterschiedlich und müssen von Ihnen erfragt bzw. gesucht werden. Geben Sie in eine Suchmaschine z. B. die Begriffe „öffentliche Ausschreibung“ und „Wertgrenze“ ein, oder nehmen Sie Kontakt zum potenziellen Auftraggeber auf. Die beiden Verfahren im Detail:

  • Bei der beschränkten Ausschreibung werden mindestens 3 geeigneten Firmen Ausschreibungsunterlagen zugesandt, mit der Aufforderung, ein Angebot abzugeben. Beschränkte Ausschreibungen werden auch vorgenommen, wenn z. B. eine vorherige „normale“ öffentliche Ausschreibung erfolglos war oder wenn es sich um besonders dringende Arbeiten handelt.
  • Bei der freihändigen Vergabe müssen Sie keine besonderen Vorschriften beachten, sondern können über die Angebotsinhalte verhandeln. Eine freihändige Vergabe kann aus den gleichen Gründen vorgenommen werden wie die beschränkte Ausschreibung, oder auch dann, wenn nur eine bestimmte Firma in der Lage ist, eine Aufgabe zu erfüllen.

Ab einem bestimmten Auftragsvolumen (sog. Schwellenwert) müssen öffentliche Ausschreibungen europaweit erfolgen; das bedeutet in der Regel, dass Sie es mit noch mehr Wettbewerbern zu tun bekommen. Bei klassischen öffentlichen Auftraggebern liegen die Schwellenwerte bei normalen Dienstleistungen bei 206.000 EUR, bei Bauleistungen bei 5,15 Mio. EUR.

Tipp

Wenden Sie sich an Ihre IHK

Die Industrie-, Handels- und Handwerkskammern verfügen über Auftragsberatungsstellen für Kleinunternehmer, die Sie bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen kostenlos unterstützen. Sie können sich bei Ihrer Kammer auch in eine Unternehmensdatenbank eintragen lassen. Viele öffentlichen Auftraggeber fragen hier gezielt nach, welche Unternehmen für eine bestimmte Leistung in Betracht kommen. Der Eintrag ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie sich an beschränkten Ausschreibungen oder freihändigen Vergaben beteiligen wollen. Eine Liste der Auftragsberatungsstellen finden Sie unter www.abst.de.

Wenn Sie öffentliche Aufträge erhalten möchten, müssen Sie vor allem die Regelungen der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) und die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) beachten. In diesen Vorschriften sind alle Bestimmungen und Fristen für die Auftragsvergabe und Ausführung enthalten. Sie finden diese Regelungen beispielsweise im Bundesanzeiger für öffentliche Ausschreibungen.

Schritt für Schritt: So kommen Sie an öffentliche Aufträge

Um an öffentliche Ausschreibungen zu gelangen, sollten Sie als Kleinunternehmer daher schrittweise vorgehen. Suchen Sie auf deutschen Ausschreibungsportalen, etwa der Hessischen Ausschreibungsdatenbank (HAD), nach der Vergabe öffentlicher Aufträge. Auch beim Bund (bund.de) können Sie öffentlichen Ausschreibungen entdecken.

Schritt 1: Verschaffen Sie sich einen Überblick

Leider gibt es keine zentrale Stelle, in der alle öffentlichen Ausschreibungen gelistet werden. Daher müssen Sie sich selbst darum kümmern, die für Sie interessanten Ausschreibungen zu finden. Eine gute Recherche-Quelle ist das Internet. Die elektronische Suche und Vergabe ist inzwischen bei nahezu allen Auftraggebern obligatorisch. Die wichtigsten Datenbanken sind:

Hier finden Sie auch genaue Anweisungen oder Demos, aus denen Sie sehen können, wie Sie bei der Ausschreibung im Einzelfall vorgehen müssen. Finden Sie auf diesen Vergabeplattformen keine geeigneten Ausschreibungen, wenden Sie sich am besten an die Beratungsstellen Ihrer Kammer und lassen Sie sich weitere Alternativen nennen.

Tipp: Um Zugang zu den öffentlichen Ausschreibungen für Kleinunternehmer zu erhalten, müssen Sie in den meisten Fällen eine Anmelde- und/oder Grundgebühr bezahlen. Auch die Zusendung bzw. das Herunterladen von Ausschreibungsunterlagen ist kostenpflichtig. Je nach Vergabestelle bzw. Ausschreibung fallen Gebühren zwischen 10 und 100 EUR an. Bei www.vergabereport.de zahlen Sie nur, wenn Sie Unterlagen herunterladen.

Schritt 2: Lassen Sie sich registrieren

Wenn Sie potenzielle öffentliche Auftraggeber gefunden haben, sollten Sie möglichst telefonisch Kontakt mit den Vergabestellen aufnehmen und erfragen, was Sie genau tun müssen, um sich als neuer Auftragnehmer registrieren zu lassen, und welche Daten hierfür notwendig sind. Meist müssen Sie sich persönlich oder schriftlich vorstellen oder Sie müssen einen Fragebogen ausfüllen. In jedem Fall werden Ihre persönlichen Daten und Ihr Produktions- oder Dienstleistungsangebot sowie ggf. Tätigkeitsschwerpunkte abgefragt. Einige Stellen verlangen schon für die Registrierung weitere Unterlagen, etwa

  • Unbedenklichkeitserklärungen vom Finanzamt oder von der Berufsgenossenschaft
  • einen Nachweis zur Betriebshaftpflicht oder Ihre Umsätze der vergangenen 2 bis 3 Geschäftsjahre

Schritt 3: Beachten Sie mögliche Ausschlusskriterien

Wenn Sie sich um öffentliche Aufträge bewerben, müssen Sie sich strikt an die Vergaberichtlinien halten. Das bedeutet auch, dass Sie als Kleinunternehmer wissen müssen, wann Sie von der Vergabe für eine öffentlichen Ausschreibung ausgeschlossen werden. Die wichtigsten Kriterien, die zu einem Ausschluss führen, sind:

  • Verspätete Angebotsabgabe
  • Fehlende Rechtsverbindlichkeit (keine persönliche Unterschrift)
  • Abgabe des Angebots in einem nicht verschlossenen Umschlag
  • Fehlerhaftes oder unvollständiges Angebot, z. B. ohne Preise oder genaue Leistungsbezeichnung
  • Unerlaubte Änderungen an den Verdingungsanlagen
  • Nicht eindeutige Änderungen an Ihren Eintragungen
  • Nachweis unzulässiger Preisabsprachen mit anderen Bietern
  • Einreichung unzulässiger Änderungen oder Nebenangebote
  • Unzulässige oder falsche Angaben zu Ihrer Tätigkeit und/oder Leistungsfähigkeit
  • Einreichung eines zugelassenen Nebenangebots zusammen mit den anderen Unterlagen sowie fehlender Kennzeichnung des Nebenangebots (vgl. Schritt 4)

Darüber hinaus können Sie ausgeschlossen werden, wenn Sie nicht bei der Berufsgenossenschaft gemeldet sind, wenn Sie Steuern oder Abgaben nicht bezahlt haben, wenn Sie Insolvenz anmelden müssen bzw. sich Ihr Betrieb in Liquidation befindet.

Schritt 4: Wählen Sie nur geeignete Ausschreibungen aus

Nehmen Sie besser nur an öffentlichen Ausschreibungen für Kleinunternehmer teil, die Sie auch umsetzen können. Das gilt sowohl für die fachliche Qualifikation als auch wirtschaftlich. Als Faustregel gilt: Bewerben Sie sich nur um Aufträge, die 20-30 ProzentIhres aktuellen Jahresumsatzes nicht überschreiten. Mit der Begrenzung vermeiden Sie, dass Sie zu sehr von einem einzelnen Auftraggeber abhängen. Nimmt Sie der öffentliche Auftrag auch zeitlich zu sehr in Anspruch, können Sie sich nicht mehr in ausreichendem Maß um andere Aufträge und/oder die Kundenakquise neuer Klienten kümmern. Bekommen Sie dann keine öffentlichen Anschlussaufträge mehr, drohen Umsatz- und Gewinneinbrüche und meist auch Probleme mit der Liquidität.

Tipp: Missverständnisse vermeiden

Wenn Sie in den Ausschreibungsunterlagen etwas nicht verstehen oder wenn Sie Fehler entdecken, nehmen Sie Kontakt mit der Vergabestelle auf, um Missverständnisse und Fehler bei der Angebotsabgabe zu vermeiden. So zeigen Sie den Verantwortlichen auch, dass Sie etwas vom Fach verstehen und ernsthaft an einem Auftrag interessiert sind. 

Bei einigen Ausschreibungen sind Nebenangebote zulässig. Diese können Sie einreichen, wenn Sie die ausgeschriebenen Arbeiten besser oder anders lösen wollen als in der Ausschreibung formuliert. Sie dürfen Ihre Lösung dann zusätzlich zum Hauptangebot vorschlagen. Achten Sie strikt darauf, dass Sie beide Angebote erkennbar voneinander trennen.

Tipp: Achten Sie auf Effizienz

Versuchen Sie bevorzugt, an Aufträge aus beschränkten Ausschreibungen bzw. freihändigen Vergaben zu gelangen. Sie haben dort mit weniger Wettbewerbern zu kämpfen als bei regulären Ausschreibungen. Stellen Sie sich bei den Vergabestellen unbedingt persönlich vor und halten Sie den Kontakt. Das erhöht Ihre Chance, an Aufträge zu gelangen.

Beispiel aus der Praxis: Öffentliche Ausschreibung für Kleinunternehmer

Peter Heiser ist Schreinermeister und Gründer eines Kleinunternehmens. Zu seinen Kunden gehören Privatpersonen und Gewerbetreibende. Heiser hat sich mit seinem Angebot auf Innenausbau sowie die Fertigung von Türen und Fenstern spezialisiert. Von einem befreundeten Unternehmer erfährt er, dass bei einer staatlichen Ausschreibung in seiner Gemeinde 2 Schulen renoviert werden sollen. Dabei ist geplant, auch Türen und Fenster zu erneuern. Heiser beschließt, sich zunächst um einen Auftrag zum Fensterwechsel zu bewerben.

Zunächst informiert er sich im Internet über die grundlegenden Regeln des Vergabeverfahrens, der Bewerbung und der Vertragsbedingungen seiner Kommune. Dann sucht er sich die zuständige örtliche Stelle für die öffentliche Auftragsvergabe heraus und nimmt Kontakt mit dem Sachbearbeiter auf. Heiser erkundigt sich, wie er genau vorgehen muss, wenn er an einen Auftrag zum Austausch der Fenster gelangen möchte. Er signalisiert dabei, dass er auch und vor allem an beschränkten Ausschreibungen und freihändigen Vergaben interessiert ist.

Heiser erfährt, wo er sich registrieren muss, um in die Unternehmerdatei aufgenommen zu werden und welche Informationen hierfür von ihm verlangt werden. U. a. muss er eine Selbstauskunft inklusive Eigenerklärung ausfüllen. Der Sachbearbeiter empfiehlt ihm außerdem, eine schriftliche Mappe zu seinem Unternehmen zusammenzustellen, aus der ersichtlich ist, wo Heisers Arbeitsschwerpunkte und Stärken liegen. Gleichzeitig rät der Sachbearbeiter Heiser, sich persönlich vorzustellen, damit er bei der Vergabestelle bekannt ist und so die Chancen auf einen Auftrag erhöht. Heiser stellt alle Unterlagen für den Auftrag zusammen und gibt seine Bewerbung um einen Auftrag zum Fensterwechsel vollständig und fristgerecht ab.

Nach einigen Tagen erfährt er, dass sein Angebot ausgewählt wurde und er den Auftrag erhält, die Fenster bei einer der beiden Schulen auszutauschen. Nach dem Erfolg beschließt Heiser, sich künftig regelmäßig um öffentliche Aufträge zu bemühen und die öffentliche Hand – neben privaten Personen und Gewerbetreibenden – dauerhaft als drittes Standbein zu gewinnen.