Warenwirtschaft: Deshalb ist sie ein wichtiges Steuerungselement für Unternehmen

Mit einer intelligenten Warenwirtschaft haben Sie Angebotserstellung, Zahlungsverkehr und Lagerhaltung immer im Griff. Sie hilft Ihnen, Kunden schnell, sicher und effizient zu beliefern. Hier lesen Sie, welche Bereiche Ihres Unternehmens die Warenwirtschaft erfasst, welche Aufgaben sie erfüllt und warum Sie als Unternehmer immer von einem leistungsfähigen Warenwirtschaftssystem profitieren.

Definition und Ziele der Warenwirtschaft

Häufig sind es Kleinigkeiten, die zu großen Schwierigkeiten führen: Zum Beispiel, wenn genau der Farbton ausgegangen ist, den der Kunde für seine Hauswand ausgesucht hat. Oder wenn keine Rechnungsstellung erfolgt, obwohl der Auftrag längst abgeschlossen ist. Das ist genauso ärgerlich wie unnötig, denn eine funktionierende Warenwirtschaft sorgt dafür, dass von der Angebotserstellung über die Auftragsbearbeitung und Auslieferung bis hin zur Rechnungsstellung und Lagerverwaltung alle Prozesse reibungslos ineinandergreifen.

Definition

Definition: Warenwirtschaft einfach erklärt

Von einer Warenwirtschaft (Abkürzung: WaWi) spricht man, wenn es um die zentrale Verwaltung und Steuerung aller Abläufe eines Unternehmens geht, die in Zusammenhang mit dem Warenfluss stehen. Für alle Aufgaben, die damit verbunden sind, wird heute in der Regel ein Warenwirtschaftssystem (kurz: WWS) eingesetzt. Dieses dient dazu, alle Warenströme digital abzubilden und zudem den Warenbestand zu erfassen und zu verwalten. Weiterhin hilft es Ihnen dabei, den Überblick über alle verwendeten und vorhandenen Ressourcen zu behalten sowie Optimierungspotenziale voll auszuschöpfen. Eine detaillierte Warenwirtschaft fungiert beispielsweise auch als Schnittstelle zwischen Ihrem Online-Shop, dem stationären Handel und diversen Verkaufsplattformen, auf denen Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen zum Verkauf anbieten. Sie ist also ein wichtiges Steuerelement für Ihr Unternehmen.

Ziele der Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft berührt viele Prozesse in Ihrem Unternehmen. Hauptziel ist es, die richtige Menge einer Ware zur richtigen Zeit am richtigen Ort in bester Qualität auszuliefern – bei möglichst geringen Kosten.

Wichtig ist, dass Sie die Warenwirtschaft als Ganzes betrachten und alle Prozesse ganz genau planen, steuern und überwachen. Gelingt Ihnen das, profitieren Sie davon, dass alle Arbeitsabläufe ineinandergreifen und effizient abgewickelt werden (beispielsweise sofortige, automatische Nachbestellung eines Artikels, sobald das letzte Stück verkauft wurde). Je besser also das Warenwirtschaftssystem in Ihrem Unternehmen funktioniert, desto reibungsloser laufen Ihre Unternehmensprozesse und desto zufriedener sind letztlich Ihre Kunden.

Abgrenzung Warenwirtschaft vs. Enterprise Resource Planning (ERP)

Auf den ersten Blick scheinen sich ERP und Warenwirtschaft nicht zu unterscheiden. Ursprünglich beschränkte sich die WaWi lediglich auf die Lagerhaltung, während ein Enterprise Resource Planning System einen deutlich umfassenderen Funktionsumfang aufweisen kann. Es bezieht neben den Ressourcen alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens mit ein, wodurch sich das Optimierungspotenzial deutlich erhöht.

Es gibt heutzutage zwar Warenwirtschaftssysteme, die deutlich komplexer aufgebaut sind und beispielsweise Zusatzfunktionen wie ein CRM integriert haben. Dennoch bleibt ein ERP bis dato eine erweiterte Warenwirtschaft. Es beinhaltet neben den Funktionen eines WWS weitere Elemente, die es bei einen WWS (sofern möglich) separat hinzugefügt werden müssen. Was das im Detail bedeutet, zeigt Ihnen die nachfolgende Tabelle.

ERP und Warenwirtschaftssysteme im direkten Vergleich

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

Enterprise Resource Planning Warenwirtschaftssystem
Schwerpunkt
  • Sämtliche Unternehmensprozesse
  • Materialfluss
Funktionsumfang
  • Alle Funktionen eines Warenwirtschaftssystems
  • Personalwesen
  • Rechnungswesen
  • Controlling
  • CRM
  • Vertragsmanagement
  • Produktion
  • Einkauf
  • Kunden- und Lieferantenverwaltung
  • Verkauf
  • Warenein- und -ausgang
  • Lagermanagement
  • Versand & Logistik
Aufbau
  • Alle Unternehmensdaten laufen in einer zentralen Datenbank zusammen
  • Alle Daten der Warenwirtschaft laufen in einer Datenbank zusammen

Hauptaufgaben der Warenwirtschaft

Eine WaWi bringt mehrere Aufgaben mit sich. Zu den Hauptaufgaben zählen:

  • Einkauf bzw. Warenbeschaffung
  • Wareneingang
  • Lagerverwaltung
  • Wareneingang
  • Verkauf
  • Warenausgang und Versand

Besonders in kleinen Unternehmen sind viele Aufgaben der Warenwirtschaft meist Chefsache. Sie als Unternehmer begleiten Ihre Artikel von der Bestellung über die Lagerung bis hin zur Auslieferung. Sie steuern und kontrollieren den Verkauf Ihrer Waren und Dienstleistungen, erstellen Angebote und kümmern sich um die Fakturierung. Dabei kommt auch der persönliche Kontakt zu den Kunden nicht zu kurz: Für Fragen und Anregungen sind Sie der erste Ansprechpartner. Wächst die Firma aber, bleibt Ihnen als Unternehmer häufig nicht die Zeit, sich ausreichend um die Warenwirtschaft zu kümmern. Schließlich sind Sie auch für Ihre Mitarbeiter verantwortlich. 

Info

Dank Warenwirtschaftssystem den Überblick behalten

Deshalb haben wir Warenwirtschaftssysteme entwickelt, die Sie bei allen Aufgaben der Warenwirtschaft optimal unterstützen. Zum Beispiel bei der Lagerverwaltung sind diese eine große Hilfe: Sie sehen immer den genauen Lagerplatz der Ware und die vorhandene Menge einzelner Artikel. Sobald ein Bestand zur Neige geht, generiert das Programm Bestellvorschläge. So passiert es Ihnen nicht, dass ein Artikel plötzlich und ohne Vorwarnung nicht mehr verfügbar ist.

Es ist also hilfreich, wenn Sie sich auf ein durchgängiges Warenwirtschaftssystem verlassen können, mit dem Sie die zentralen Arbeiten effizient ausführen können. Nur so bleiben Sie wettbewerbsfähig. Wir haben Ihnen die Aufgaben und Funktionen eines Warenwirtschaftssystems aufgeführt.

Die wichtigsten Aufgaben der Warenwirtschaft im Überblick

Einkauf

Um Ihren Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung anbieten zu können, muss sowohl die Ware als auch das notwendige Equipment vorhanden sein. Aus diesem Grund umfasst dieser Teilbereich eines Warenwirtschaftssystems folgende Hauptaufgaben: 

  • Bestellungen bei Ihren Lieferanten
  • Aushandeln von Konditionen
  • Verwaltung der Lieferantendaten

Innerhalb des Systems sehen Sie auf einen Blick, welche Preise Sie für welche Ware bezahlen, wann die nächsten Liefertermine sind und ob sich ein Zulieferer im Rückstand befindet. 

Lagerverwaltung und Warenbeschaffung

Hierbei handelt es sich um die Verwaltung des Warenangebots. Wie sehen die aktuellen Lagerbestände aus? Welche Waren werden in welcher Stückzahl wann gebraucht und müssen bestellt werden? Eine wichtige Aufgabe der Lagerverwaltung ist es also, immer die richtige Menge der benötigten Artikel vorrätig zu haben, damit es nicht zu Lieferengpässen kommt.

Tipp

Wussten Sie schon?

Als Basis der Lagerdaten erstellen Sie beispielsweise auch die Inventur, verwalten Teillieferungen und generieren Bestellvorgänge.

Wareneingang

Bei diesem Prozess der Warenwirtschaft geht es um die Annahme der bestellten Güter. Zur Erklärung: Sobald Sie Waren geliefert bekommen, nehmen Sie diese an, prüfen sie auf etwaige Schäden und kontrollieren dabei sowohl die gelieferte Menge als auch die Qualität der Produkte. Die Rechnungen, die Ihre Lieferanten stellen, überprüfen Sie ebenfalls auf Basis dieser Daten.

Verkauf

Das Herzstück Ihres Unternehmens sind die Kundendaten. In einem Warenwirtschaftssystem verwalten Sie diese übersichtlich und haben immer an einer zentralen Stelle Zugriff auf alle nötigen Informationen. Einmal eingegeben, sind die Kundendaten in allen Programmbereichen per Klick verfügbar. So sind Sie in der Lage, Angebote, Rechnungen, Lieferscheine etc. schnell und einfach zu erstellen. Zudem können Sie jederzeit die offenen Rechnungen aufrufen und bei Zahlungsverzug Mahnungen versenden. Retouren gehören ebenfalls zum Bereich Verkauf. Auch diese wickeln Sie in einer Software für die Warenwirtschaft effizient ab und erstellen die entsprechenden Gutschriften.

Warenausgang

Nachdem eine Bestellung eingegangen ist und die Ware aus dem Lager geholt wurde, muss sie zum Kunden gelangen. Hierbei handelt es sich um den Warenausgang in der Warenwirtschaft. Sie kontrollieren noch einmal die Bestellung des Kunden, prüfen Menge, Qualität sowie Lieferadresse und machen die Ware anschließend versandfertig.

Vorteile von Warenwirtschaftssystemen

Hier die wichtigsten Vorteile einer digitalen Warenwirtschaft auf einen Blick:

  • Im Warenwirtschaftssystem erfolgt eine zentrale Verwaltung aller Funktionen. Sie können auf viele Einzelprogramme verzichten. Es reicht ein einziges Programm.
  • Sie ermöglichen deutlich mehr Transparenz, da alle Informationen zentral gespeichert werden. Sie wissen ganz genau, was in den einzelnen Filialen passiert, wie sich verschiedene Abläufe auf Ihren Lagerbestand auswirken und können schnellere Reaktionszeiten garantieren.
  • Eine Warenwirtschaftssoftware ist gerade im Online-Bereich zwingend notwendig, wenn Sie die Kundenzufriedenheit steigern wollen. Denn Kunden können gnadenlos sein, wenn eine Bestellung nicht so erfolgt, wie sie es möchten oder wie es ihnen im Vorfeld versprochen wurde. 
  • Ein elektronisches Warenwirtschaftssystem optimiert zudem alle Bestellprozesse, die Logistik und die Produktion.
  • Ein WWS erleichtert Ihnen das Rechnungs- und Forderungsmanagement. Sie können alle Zahlungseingänge automatisch überwachen, auf finanzielle Rückstände entsprechend reagieren und wissen stehts über Ihren Lagerbestand Bescheid.

Warenwirtschaftssysteme haben neben den bereits erwähnten Vorteilen aber einen weiteren Pluspunkt: Sie sparen sich Zeit, Energie und Arbeit. Zudem reduzieren Sie Kosten, die beispielsweise durch falsche Lieferungen entstehen würden.

Welche Unternehmen benötigen ein Warenwirtschaftssystem?

Im Grunde benötigt jede Firma in jedem Wirtschaftszweig eine Warenwirtschaft. Denn nur so ist es möglich, alle Prozesse optimal abzubilden. 

In welchen Branchen und Unternehmensgrößen kommt die Warenwirtschaft hauptsächlich zum Einsatz?

Sobald Sie Güter und Dienstleistungen anbieten oder im produzierenden Gewerbe tätig sind, lohnt sich eine Warenwirtschaft. Im Handel, der Logistik und bei produzierenden Unternehmen kommen Warenwirtschaftsprogramme besonders oft zum Einsatz. Denn in diesen Branchen ist es enorm wichtig, Arbeitsabläufe zu strukturieren und effizient abzubilden sowie Warenein- und -ausgänge im Blick zu behalten.

Info

Für alle Unternehmensgrößen geeignet

Ein Warenwirtschaftssystem ist sowohl für KMU (kleine und mittlere Unternehmen) als auch für große Konzerne interessant. Die Firmengröße oder die Anzahl der Mitarbeiter spielen im Grunde keine Rolle.

Ab wann lohnt sich der Einsatz einer Warenwirtschaft?

Kleinunternehmen oder Start-ups sind oftmals der Meinung, dass die Einführung eines Warenwirtschaftssystems lediglich Sache von größeren Unternehmen ist. Dem ist aber nicht so. Auch wenn bei kleinen Firmen die Auftragslage meist überschaubar ist – spätestens, wenn Betriebe wachsen, ist eine Warenwirtschaft zwingend notwendig. Manuelle Arbeitsprozesse mögen am Anfang schön und gut sein. Doch je höher die Auftragslage und je mehr Bestellungen am Tag, umso unübersichtlicher wird die sogenannte Zettelwirtschaft. Im schlimmsten Fall kann es Ihnen passieren, dass es zu Lieferengpässen oder -schwierigkeiten kommt, was wiederum für große Kundenunzufriedenheit sorgt. Und nur glückliche Kunden ermöglichen Ihnen eine große Gewinnspanne. Wenn Sie schnell auf verschiedene Auftragslagen reagieren und langfristig nicht im Chaos versinken wollen, lohnt sich die Einführung eines Warenwirtschaftssystems für Sie so früh wie möglich.

Warenwirtschaft im E-Commerce

Wenn Sie einen Online-Shop haben, stehen Sie einer Fülle an Konkurrenten gegenüber. Wesentliche Erfolgsfaktoren im Online-Handel sind daher:

  • Schnelligkeit
  • Zuverlässigkeit
  • Bereitstellung der Waren zu jeder Zeit

Lieferengpässe oder ausverkaufte Produkte werden im Zeitalter des Internets von Kunden nicht gern hingenommen. 

Daher ist ein professionelles Warenwirtschaftssystem für den Online-Handel unerlässlich. Denn dadurch wissen Sie jederzeit, welche Güter sich in Ihrem Lager befinden, können rechtzeitig nachbestellen oder sogenannte Ladenhüter schnell aufdecken und deren Bestand z. B. durch Rabattaktionen verringern.

Es ist ebenfalls sinnvoll, die digitale Warenwirtschaft im Online-Handel an ein CRM-System (Customer-Relationship-Management-System) anzubinden. So sind Sie beispielsweise in der Lage, in Echtzeit auf Kundenwünsche einzugehen und Interessenten effizient zu Kunden umzuwandeln. Im logistischen Bereich ist eine Warenwirtschaft im E-Commerce ebenfalls unerlässlich. Planen Sie detailliert Lieferungen, Bestellungen und Warenausgänge ohne Zeitverzögerung. Ihre Kundschaft wird es Ihnen mit langanhaltender Treue und ihrem Kaufverhalten danken.

Info

Lexware warenwirtschaft kann an CRM-Systeme angebunden werden

Die Warenwirtschaftssysteme von Lexware enthalten eine Schnittstelle zum führenden CRM-System cobra ADRESS PLUS. So laufen alle Daten in einem System zusammen und Sie sparen viel Zeit.

Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl an Warenwirtschaftsprogrammen – angepasst an bestimmte Branchen, Unternehmensgrößen und Anforderungen. Dabei wird zwischen geschlossenen, offenen und integrierten WWS unterschieden. 

Geschlossenes Warenwirtschaftssystem

Diese Form der Warenwirtschaft ist umfasst Funktionen für die gesamte Materialwirtschaft – von der Bestellung über den Wareneingang bis hin zur Logistik und Rechnungsstellung. Sie behalten einen umfassenden Überblick über alle Arbeitsabläufe, erkennen Optimierungsbedarf schnellstmöglich und können in Echtzeit auf Veränderungen reagieren. Hinzu kommt die Tatsache, dass Ihnen alle Informationen im Detail vorliegen. Sie wissen jederzeit, welche Ware wo lauf Lager liegt und wie hoch oder niedrig der Bestand ist. Dies hilft Ihnen langfristig auch bei der Buchhaltung.

Integriertes Warenwirtschaftssystem

Es umfasst alle Funktionen eines geschlossenen Systems und zusätzlich Schnittstellen nach außen. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn Sie beispielsweise sowohl stationär als auch online Ihre Dienstleistungen oder Waren anbieten. Die Verbindungen umfassen zudem einen Zugang zu Banken, was unter anderem den Datentransfer enorm vereinfacht. Sie können alle Partner miteinander verknüpfen und eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge gewährleisten.

Offenes Warenwirtschaftssystem

Hierbei handelt es sich um ein Warenwirtschaftssystem, bei dem einige oder mehrere Funktionen durch ein anderes System abgedeckt werden. Dieses wird mithilfe einer Schnittstelle ans Warenwirtschaftsprogramm angebunden.