Dienstwagen abrechnen

Wie rechnen Sie den geldwerten Vorteil für die Privatnutzung eines Firmenwagens ab? Welche Eingaben sind in Lexware lohn+gehalt bei Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte, Familienheimfahrten und Fahrten von Home-Office und Betrieb erforderlich?

Eingabefelder unter 'Lohnangaben - Dienstwagen'

Die Eingabefelder sind in nachfolgende Bereiche unterteilt.

1. Listenpreis(einschließlich Zubehör)
2. Fahrten Wohnung- erste Tätigkeitsstätte
3. Familienheimfahrten
4. Fahrten Home-Office und Betrieb

 

1. Listenpreis (einschließlich Zubehör)

Erfassen Sie den Bruttolistenpreis (auf volle 100 EUR abgerundet) zur Berechnung des geldwerten Vorteils für die Privatnutzung des überlassenen Dienstwagens.

Hinweis:

Wenn der Dienstwagen nicht während des ganzen Monats überlassen wird, muss dennoch die monatliche 1%-Regelung für die Privatnutzung ungekürzt für den Kalendermonat angesetzt werden.
Dies gilt auch für die monatliche Entfernungspauschale 'Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte'.

Wenn Sie das Häkchen bei 'Nutzungsverbot für private Fahrten' gesetzt haben, wird auf der Lohnabrechnung kein geldwerter Vorteil (1% Regelung) in der Lohnart 9011 ausgewiesen.

Förderung E-Mobilität

Ab dem 1. Januar 2019 gilt eine befristete Änderung des EStG. Um die Elektromobilität zu fördern, wird die private Nutzung von Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen steuerlich begünstigt. Bei Neuanschaffungen nach dem 31.12.2018 und vor dem 01.01.2022 ist bei Anwendung der 1%-Regelung nur die Hälfte des Bruttolistenpreises anzusetzen § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 2 EStG. Damit die Begünstigung auch für ein extern aufladbares Hybridelektrofahrzeug in Anspruch genommen werden kann, muss das Fahrzeug die Voraussetzungen des § 3 Abs. 2 EmoG erfüllen. Die steuerliche Begünstigung umfasst auch S-Pedelecs/E-Bikes, welche als Kraftfahrzeuge zugelassen sind.

Bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode sind die Aufwendungen für die Anschaffung des Fahrzeugs nur zur Hälfte zu berücksichtigen.

Um die steuerliche Begünstigung in Lexware lohn+gehalt zu nutzen, ermitteln Sie den Bruttolistenpreis. Erfassen Sie den hälftigen Betrag in dem Feld 'Listenpreis'. 

Für Elektro-/Hybridelektrofahrzeugen, welche die o.g. Voraussetzungen nicht erfüllen und nach dem 31.12.2013 angeschafft wurden, gelten die bisherigen steuerlichen Erleichterungen weiter § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 1 EStG.

Beachten Sie auch die Klarstellungen im BMF-Schreiben v. 19.12.2018, IV C 5 - S 2334/14/10002-07.


1.1 Ein 'monatlicher Eigenanteil des Mitarbeiters' reduziert den geldwerten Vorteil:

Wenn sich der Mitarbeiter an den Anschaffungskosten des Fahrzeugs beteiligt, dann erfassen Sie den monatlichen Eigenanteil. Prüfen Sie, inwieweit dies steuerlich zulässig ist.
Teilen Sie eine einmalige Zahlung des Mitarbeiters durch die Restmonate des Kalenderjahres.
Lexware lohn+gehalt reduziert monatlich den geldwerten Vorteil für Privatfahrten (1 % des Listenpreises) um den Eigenanteil des Mitarbeiters.

Der BFH hat mit seinen Urteilen vom 30.11.2016 entschieden, dass die vom Arbeitnehmer selbst getragenen Kfz-Kosten (z. B. Treibstoffkosten) den Nutzungswert mindern. Das Bundesministerium für Finanzen folgt der Rechtsprechung. In dem BMF-Schreiben vom 21.09.2017 ist die neue Rechtsauffassung ausführlich erläutert.

Tipp: In der Gehaltsabrechnung können die vom Arbeitnehmer getragenen Kfz-Kosten monatlich gleichbleibend geschätzt werden. Im letzten Monat des Abrechnungsjahres (i.d.R. Dezember) ermitteln Sie die Differenz zwischen Jahresschätzung und der vom Arbeitnehmer getragenen Kfz-Kosten. Passen Sie in der Abrechnung den Schätzbetrag auf den tatsächlichen Wert an. Korrigieren Sie ggf. die Schätzung für das Folgejahr.

1.2 Aufladen von Elektrofahrzeugen

Wenn der Arbeitnehmer sein betriebliches Elektrofahrzeug (Elektro- oder Hybridelektrofahrzeug) auf seine Kosten auflädt, mindern die übernommenen Kosten den Eigenanteil aus der Pkw-Nutzung. Wird der Stromverbrauch anhand eines separaten Stromzählers ermittelt, können die Stromkosten als Eigenanteil angesetzt werden.

Aufgrund des BMF-Anwendungsschreibens vom 26. November 2017 können für den Zeitraum vom 01.01.2017 bis 31.12.2020 bei Elektrofahrzeugen (nur Pkw) auch Pauschalen für private Stromkosten angesetzt werden (Details siehe BMF-Schreiben vom 14.12.2016 Gz: IV C 5- S 2334/114/10002. Mit dem BMF-Schreiben vom 29.09.2020 wurden die Pauschalen zum 01.01.2021 erhöht (gültig bis 31.12.2030).

  • Wenn eine zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber vorhanden ist, können 30,00 € für Elektro- und 15,00 € für Hybridelektrofahrzeuge
  • Wenn keine Lademöglichkeit beim Arbeitgeber besteht, können 70,00 € für Elektro- und 35,00 € für Hybridelektrofahrzeuge

als Eigenanteil angesetzt werden.

2. Fahrten Wohnung-erste Tätigkeitsstätte 

Wenn der Dienstwagen für regelmäßige Fahrten zwischen Wohnung und erste Tätigkeitsstätte genutzt wird, ist zusätzlich zu der 1%-Regelung für die private Nutzung der geldwerte Vorteil aus der Nutzung des Pkw für Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte zu berücksichtigen.

Eingaben im Programm:

Aktivieren Sie den Bereich 'regelmäßige Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte'.

Monatlicher Eigenanteil zu den Fahrtkosten:
Wenn der Mitarbeiter sich an den Betriebskosten des Dienstwagens durch eine monatliche Pauschale beteiligt, dann geben Sie im Feld monatlicher Eigenanteil zu den Fahrtkosten den monatlichen Eigenanteil des Mitarbeiters ein.
Das Programm reduziert den geldwerten Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte um den monatlichen Eigenanteil.

Im Normalfall wählen Sie die Option regelmäßige Fahrten.
Dabei sind zwei Berechnungsmethoden des geldwerten Vorteils möglich.

1. Monatspauschale

Berechnung0,03 % des Bruttolistenpreises * Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Beispiel:

Erfassen Sie die 'Entfernung in Kilometer (einfache Strecke)' und tragen Sie die 'Arbeitstage im Monat' ein.
Auf der Lohnabrechnung wird der als geldwerte Vorteil zu versteuernde Betrag (1% Regelung) in der Lohnart 9011 ausgewiesen.
Zusätzlich wird der geldwerte Vorteil 'Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte' mit 168 Euro (0,03 % v. 40.000 Listenpreis *14 km)in Lohnart '9012-Dienstwagen(KM)' ausgewiesen.

2. Besondere Berechnung nach Anzahl der tatsächlichen Nutzungstage (Einzelbewertung-Fahrtenbuchmethode)

Berechnung: 0,002 % des Bruttolistenpreises * Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte * tatsächlicher Anzahl der Arbeitstage (Nutzungstage).

Wichtig zu beachten

 Wichtig:  Bei dieser Berechnungsmethode (Einzelbewertung) müssen Sie die besonderen Aufzeichnungspflichten des Arbeitnehmers bzw. Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers beachten.

Der Arbeitnehmer muss eine schriftliche datumsgenaue Aufzeichnung (Fahrtenbuch) einreichen. Die tatsächlichen Nutzungstage laut Fahrtenbuch dienen als Grundlage für den Lohnsteuerabzug. Das Wahlrecht ist fahrzeugbezogen und kann für das jeweilige Kalenderjahr nur einheitlich ausgeübt werden. Ein Wechsel zwischen der 0,03% Monatspauschale und der Einzelbewertung mit 0,002% ist während des Jahres nur beim Wechsel es Dienstwagens zulässig.

Erfassen Sie die 'Arbeitstage im Monat.'
Beispiel:

Auf der Lohnabrechnung wird der geldwerte Vorteil 112 Euro (0,002% v. 40.000 Listenpreis *14 km* 10 Arbeitstage) in der Lohnart 9012 ausgewiesen.
 

Hinweis:
Die monatlichen Arbeitstage können 15 Tage übersteigen. Im Feld '../Jahressumme' werden die monatlich erfassten Nutzungstage summiert.
Wenn im Kalenderjahr mehr als 180 Nutzungstage anfallen, werden die übersteigenden Tage von Lexware lohn+gehalt nicht berücksichtigt.
Diese Begrenzung bewirkt, dass der jährliche Lohnsteuerabzug aufgrund der tagesgenauen Methode nicht höher sein kann als die Anwendung der typischen 0,03 % Regelung.

'Pauschale Versteuerung durch Arbeitgeber'

Wenn Sie das Häkchen bei 'Pauschale Versteuerung durch Arbeitgeber' setzen, wird die Höhe der Entfernungspauschale mit 15 % pauschal versteuert und in der Lohnsteuerbescheinigung Zeile 18 ausgewiesen. Lexware lohn+gehalt begrenzt die Pauschalierung (lt. Einkommensteuergesetz) auf höchstens 0,30 EUR je Kilometer und Arbeitstag.
Übersteigt der geldwerte Vorteil diesen Betrag, dann wird der übersteigende Teil als steuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerter Vorteil in die Lohnabrechnung übernommen.

Nach dem vorherigen Beispiel werden 14 km * 0,30 Euro * 15 (10)Tage= 63 (42) Euro pauschal versteuert und in der Lohnart 9015 ausgewiesen. Die verbleibenden 105 Euro bzw. 70 Euro werden "normal" versteuert und sind sozialversicherungspflichtig.

Neu 2021: Die ab 01.01.2021 geltende Erhöhung der Pendlerpauschale ab dem 21. Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung-Arbeitsstätte wird automatisch vom Programm berücksichtigt.

'gelegentliche Nutzung' (weniger als 5 Tage im Monat):

Wenn dem Mitarbeiter das Fahrzeug nicht dauerhaft, sondern nur zu besonderen Zwecken zur Verfügung steht, dann wählen Sie die Option 'gelegentliche Nutzung (weniger als 5 Tage im Monat'.
Der geldwerte Vorteil für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte wird dann mit insgesamt 0,001% des Listenpreises je gefahrenem Kilometer berechnet.
Beachten Sie: In diesem Fall verlangt die Steuerbehörde einen Nachweis.

3. Familienheimfahrten

Aktivieren Sie die Check-Box und geben Sie die 'Anzahl der Fahrten im Monat' und die einfache Entfernung in Kilometer ein. Lexware lohn+gehalt berechnet als geldwerten Vorteil 0,002 % des Listenpreises je Kilometer und je Anzahl der Familienheimfahrten.

Auf der Lohnabrechnung werden die geldwerten Vorteile unter der Lohnart' 9013 - Dienstwagen für Familienheimfahrten' ausgewiesen.

Hinweis: Eine pauschale Versteuerung mit 15 % durch den Arbeitgeber ist nicht möglich.

4. Fahrten Home-Office und Betrieb

Hinweis:

In der Regel stellt das Home-Office keine erste Tätigkeitsstätte dar, weil es sich nicht um eine betriebliche Einrichtung (Betriebsstätte) des Arbeitgebers handelt (sh. BMF-Schreiben vom 18.4.2019 BStBl I S. 461).
Fragen Sie Ihren steuerlichen Berater ob im Einzelfall 'Fahrten Home-Office und Betrieb' als geldwerter Vorteil anzusetzen sind. 

Wenn Sie Fahrten 'Home-Office und Betrieb' abrechnen möchten, gehen Sie so vor: 


Aktivieren Sie die Check-Box und geben Sie die 'Anzahl der Fahrten im Monat' und die einfache Entfernung in Kilometer ein.

Lexware lohn+gehalt berechnet als geldwerten Vorteil 0,002 % des Listenpreises je Kilometer und je Anzahl der Fahrten vom Home-Office zum Betrieb. Auf der Lohnabrechnung werden die geldwerten Vorteile unter der Lohnart '9016 - Dienstwagen Fahrten zwischen Home-Office und Betrieb' ausgewiesen.

Hinweis: Eine pauschale Versteuerung mit 15 % durch den Arbeitgeber ist nicht möglich.