Lexware eRechnung - XRechnungen versenden

In Ihrer Lexware Software haben Sie die Möglichkeit, Belege komfortabel als XRechnung zu versenden. Lesen Sie hier, wie Sie vorgehen und was zu beachten ist.

Ihr Unternehmen erbringt Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber? Rechnungen können aus Lexware einfach und komfortabel elektronisch im Standard XRechnung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder weitere Plattformen (OZG-RE, Serviceportal BW..) versendet werden.

I) Registrierung eRechnung

Um die Dienste in Anspruch nehmen zu können, registrieren Sie sich zunächst, sofern noch nicht geschehen, für den Service eRechnung in Ihrem Lexware Programm:

1) Klicken Sie hierfür auf 'Extras - eRechnung/ Poststelle - Account verwalten'
2) Sie gelangen in den Registrierungsassistenten, der Sie durch die einzelnen Schritte führt.

Ausführliche Informationen zur Registrierung finden Sie hier.

II) Benutzer- und Firmenprofil beim Bund erstellen

Um die XRechnung mit Übermittlung an die ZRE nutzen zu können, muss zunächst beim Bund ein Benutzerprofil erstellt werden. Dies ist notwendig, wenn die XRechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) laufen. Informieren Sie sich unbedingt vorab bei Ihrem Rechnungsempfänger, über welches Portal die XRechnungen übermittelt werden. Wichtige Informationen zur Registrierung der ZRE finden Sie hier:

Xrechnung_Anleitung_Registrierung_bund.pdf

Neben der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE), gibt es wie oben geschrieben weitere Plattformen, z.B. die OZG-RE - Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform, das Serviceportal BW (Baden Württemberg) und zErika (Land Bremen). Auch die Deutsche Bahn verlangt Rechnungen im Format XRechnung, hier gibt es weitere Besonderheiten, der Versand aus Lexware ist aber möglich. Zukünftig ist mit weiteren Empfängern für XRechnungen zu rechnen. Damit Sie die erzeugten XRechnungen an den korrekten Empfänger senden, erfragen Sie die Leitweg-ID, wie auch die Rechnungseingangsplattform bei Ihrem Auftraggeber/ Rechnungsempfänger.

III) Versenden einer XRechnung

Um eine XRechnung zu versenden gehen Sie wie folgt vor:

1) Rufen Sie die Auftragsliste auf

2) Markieren Sie den erstellten Beleg und klicken mit rechts ins Kontextmenü - 'Als eRechnung verarbeiten/ Status aktualisieren'

3) Bestätigen Sie die Formular-Auswahl im folgenden Schritt

4) Es öffnet sich der Versanddialog:

Die Beleginformationen werden automatisch aus dem Auftrag übernommen. Nehmen Sie nun alle gewünschten Einstellungen vor.

Versandart: Stellen Sie hier XRechnung ein, siehe roter Kasten im Screenshot der Lexware warenwirtschaft
Leitweg-ID: Nur über die Leitweg-ID wird der Rechnungsempfänger eindeutig zugeordnet, da die Empfänger-Adresse der XRechnung das Rechnungseingangs-Portal ist (siehe -> E-Mail Daten). Sie erhalten die Leitweg-ID von Ihrem Rechnungsempfänger, fragen Sie ansonsten dort nach. Ohne gültige Leitweg-ID kann die XRechnung nicht übermittelt werden.
Zusätzliche Daten: in manchen Sonderfällen ist es notwendig, bestimmte Zusatzdaten mit zu übermitteln, um eine Validierung der XRechnung zu gewährleisten. Über die Schaltfläche 'Zusätzliche Daten' im Versanddialog der XRechnung ist dies möglich
E-Mail-Daten: Tragen Sie hier wie bei E-Mail-Versand gewohnt alle Daten ein. Die E-Mail Empfänger-Adresse für die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) lautet immer wie folgt: xrechnung@portal.bund.de
Beachten Sie, dass es weitere Portale gibt, wie z.B. die OZG-RE oder das Serviceportal BW. Auch die Deutsche Bahn hat einen eigenen abweichenden XRechnungs-Kanal. Informieren Sie sich vorab, an welches Portal oder Empfänger die XRechnung versendet werden muss. Weitere Informationen finden Sie in dieser FAQ.
Hinweis: Sofern Sie die entsprechenden Einstellungen im Kundensatz (Kunde bearbeiten - Reiter 'eRechnung') getätigt haben, werden Absender- und Empfängeradressen automatisch eingefügt.
Betreff und Text sind frei oder aus Textbausteinen (Klick auf die Lupe rechts neben dem Text-Feld) einzutragen.
Anhang: Beim Versand von elektronischen Rechnungen über Lexware eRechnung mit XRechnung können Sie zusätzlich zum automatisch hinterlegten Auftrag weitere Anhänge mitsenden, die in die XML Datei eingebettet werden. Diese Dateiformate sind z.B. möglich: png, pdf, jpg, jpeg, xlsx, ods und csv. Berücksichtigt werden müssen die Vorgaben, z.B. max. 10 MB, je nach Dateiformat.
Sie haben die Möglichkeit, die Anhänge zusätzlich zur Einbettung auch als E-Mail-Anhang mitzusenden.

Hinweis: wir empfehlen, dass Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse zusätzlich als BCC-Empfänger eintragen. So bekommen Sie die E-Mail mit dem XML ebenfalls zugeschickt und können dies ggf. manuell einfach weiterleiten.

5) Klicken Sie auf 'Verarbeiten', um das Dokument zu versenden. In der Spalte eRechnung erscheint der Status 'In Arbeit':

6) Gehen Sie in der Auftragsansicht erneut auf den versendeten Auftrag und klicken rechts - 'Als eRechnung verarbeiten/ Status aktualisieren' - es erscheint nun ein neuer Dialog:

7) Mit Klick auf 'Status aktualisieren' wird die XRechnung verarbeitet. Sie können sich die XRechnung danach im internen Belegviewer anzeigen lassen und haben die einzelnen Felder visualisiert. Der Pfad zur automatisch abgelegten XML Datei wird unten angezeigt:

Tipp! Blenden Sie sich in der Auftragsansicht (Aufträge Verkauf) über Klick rechts - Listeneinstellungen die Spalten für eRechnungen ein. So sind Sie komfortabel über den Status und die Versandart informiert:

Einstellungen im Kundensatz

Für jeden Kunden können Sie bereits vorab festlegen, in welchem Format der Kunde die eRechnung erhält.

Rufen Sie hierfür unter 'Verwaltung - Kunden' den entsprechenden Kunden auf und hinterlegen Sie die Versandart im Reiter 'eRechnung'. Die dort hinterlegten Daten werden automatisch für den Rechnungsversand übernommen:

Hinweis:

Um Belege im Format XRechnung zu versenden, müssen Sie bereits bei der Rechnungsstellung bestimmte Anforderungen erfüllen, da diese Formate entsprechende Pflichtfelder vorsehen. Im Lexware Programm selbst ist bereits eine Prüfung implementiert, die Sie auf fehlende Pflichtfelder hinweist.

Außerdem benötigen Sie für die Einreichung einer XRechnung zwingend die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers. Diese erhalten Sie von Ihrem Auftraggeber.

Weitere Informationen zur Leitweg-ID finden Sie hier: Was ist die Leitweg-ID?