So funktioniert der Rechner, um Aufbewahrungsfristen zu berechnen
Wählen Sie bei der Schaltfläche „Belegart“ die Unterlage aus, für die Sie die Aufbewahrungsfrist berechnen möchten. Tragen Sie anschließend im Feld „Anschaffungszeitpunkt“ das Erstellungsdatum der Unterlage ein. Sie erhalten das Ergebnis, wenn Sie nun den Button „Aufbewahrungsfrist berechnen“ betätigen. Falls Sie danach Aufbewahrungsfristen weiterer Belegarten berechnen möchten, dann müssen Sie für die korrekte Berechnung immer auch den Button „Aufbewahrungsfrist berechnen“ drücken.
Aufbewahrungsfristen einhalten ist mit Lexware Office ganz einfach
Mit Lexware Office kommen Sie Ihrer Aufbewahrungspflicht automatisch nach. Scannen Sie einfach Ihre Belegeein und schon werden diese von Lexware Office GoBD-konform archiviert. Zudem sind Ihre Belege digital gespeichert und somit viel sicherer als im Pendelordner in Ihrem Büro. Dort können Sie verloren gehen, zerstört oder entwendet werden. Mit Lexware Office passiert Ihnen das nicht!
Aufbewahrungsfristen
Jedes Unternehmen ist verpflichtet, seine Geschäftsunterlagen über gewisse Zeiträume aufzubewahren. Je nach Art der Dokumente sind die Fristen auf sechs oder zehn Jahre festgesetzt. Die Grundlagen für die Aufbewahrungsfristen werden vom Steuer– und vom Handelsrecht geregelt.
Definition
Was ist die Aufbewahrungspflicht?
Hintergrund der Aufbewahrungspflicht ist eine Sicherung der unternehmerischen Dokumentation für eine spätere Nachprüfbarkeit beispielsweise durch die Finanzbehörden. Alle Gewerbetreibenden, also auch Freischaffende, Selbstständige und Kleinunternehmer, müssen innerhalb der Aufbewahrungsfristen jederzeit Rechenschaft über ihre Geschäftstätigkeit und ihre finanziellen Transaktionen ablegen können. Neben steuerrelevanten Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren betragen, sind auch bestimmte Arbeits- und Sozialversicherungsbelege zu archivieren.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Unterlagen?
Zu den Dokumenten, die zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen, zählen folgende:
- Buchungsbelege (zum Beispiel sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen)
- Handelsbücher (Grundbuch/Journal, Haupt- und Nebenbücher)
- Eröffnungsbilanzen
- Inventare (physische und wertmäßige Erfassung sämtlicher Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten)
- Jahresabschlüsse und jährliche Lageberichte
- Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte
- Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Dokumente erforderlich sind
Eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht ist vorgeschrieben für:
- Angebote an Kunden
- Auftragsbestätigungen
- Bestellungen bei Lieferanten
- Ausfuhrgenehmigungen bei Auslandsgeschäften
Sollten letztgenannte Dokumente noch steuerrechtlich relevant sein, müssen sie weiterhin aufbewahrt werden. In der Praxis ist es zudem schwierig und umständlich, diese Unterlagen auszusortieren, weil dadurch geschäftliche Zusammenhänge auseinandergerissen werden und vielleicht sie nicht mehr lückenlos nachvollziehbar sind. Eine Verlängerung der Aufbewahrungsfristen ist grundsätzlich die Regel, wenn kurz vor deren Ende eine Steuerprüfung begonnen wurde und diese Dokumente dafür noch von Bedeutung sind.
Schriftverkehr, wie Angebote, Bestellungen und Auftragsbestätigungen, fällt unter den Begriff „Geschäftsbriefe“. Dazu zählen jedoch nicht nur per Post auf Papier verschickte Dokumente, sondern auch sämtlicher elektronischer Austausch per E-Mail, Fax etc.
Betriebsinterne Aufzeichnungen und Dokumente wie Kalender oder Arbeitsberichte müssen nicht archiviert werden. Sie können entsorgt werden und müssen auch bei einer Steuerprüfung nicht vorgelegt werden.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Jede Aufbewahrungsfrist beginnt zum Ende des Kalenderjahres, in dem die entsprechenden Dokumente erstellt bzw. ausgefertigt wurden.
Beispiel: Für eine Rechnung, die am 3. Juli 2024 ausgestellt wurde, beginnt die Frist also am 31. Dezember 2024 und endet am 31. Dezember 2032, 24 Uhr.
Dies gilt auch für alle Eröffnungsbilanzen, Geschäftsbriefe, Handelsbücher, Inventare, Lageberichte und Jahresabschlüsse.
Beispiel: Grundsätzlich gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte (als Aufzählung mit Buttons). Eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren gilt für Buchungsbelege und für sonstige Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Im Zweifel bewahren Sie Ihre Unterlagen für 10 Jahre auf, damit sind Sie auf der sicheren Seite.
Was droht bei einer Verletzung der Aufbewahrungspflicht?
Die Aufbewahrungspflicht gilt als ein Teil einer ordnungsgemäßen Buchführung. Deshalb drohen bei einer Verletzung die gleichen Rechtsfolgen wie bei Verstößen gegen die Buchführungspflicht. So kann die Finanzbehörde etwa aufgrund fehlender Beweiskraft eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durchführen und dazu vergleichbare Zahlen aus der Branche heranziehen. Je nach Schwere der Fälle können ordnungswidrigkeits- oder steuerstrafrechtliche Konsequenzen gezogen werden.
Gesonderte Themenbereiche im Zusammenhang mit den Aufbewahrungsfristen sind die erforderliche Art und der Ort der Aufbewahrung. Auch hier gelten feste Vorgaben, gegen die nicht verstoßen werden darf.
