Vorlage für Bestellbestätigungen
Dank der Vorlage schicken Sie mit nur wenigen Anpassungen zeitsparend Bestellbestätigungen für die Aufträge Ihrer Kunden raus.
- Bestellbestätigungsvorlage als Textdatei
- Einfach am Beispiel für eigene Bestellbestätigungen orientieren
- Vorlage unkompliziert ins eigene Mail- oder E-Commerce-System übertragen
Was ist eine Bestellbestätigung
Eine Bestellbestätigung ist Teil fast jeder geschäftlichen Transaktion. Damit geben Unternehmen Kunden die Sicherheit, dass die Bestellung erfolgreich erfasst wurde. Die Bestellbestätigung fungiert als eine Art Kaufvertrag zwischen Unternehmen und Käufer – ist aber nicht immer dasselbe.
Info
Bestellbestätigung gleich Kaufvertrag?
Gerade im Online-Handel sind die Grenzen zwischen Bestellbestätigung und Kaufvertrag für den Laien nicht einfach zu erkennen. Nach BGB 312i muss im E-Commerce eine Bestellbestätigung an den Kunden versandt werden. Ob damit tatsächlich ein rechtlich verbindlicher Kaufvertrag zustande kommt oder im Sinne des Wortes nur der Eingang der Bestellung bestätigt wird, hängt von den genauen Formulierungen und anderen Faktoren ab.
So ist nicht selten in den AGB festgehalten, dass erst mit Warenversand ein echter Kaufvertrag entsteht. Auch die Zahlungsaufforderung oder der Zahlungseingang (heute über Dienstleister wie Paypal schnell erledigt), lässt sich als Vertrag verstehen. In der Bestellbestätigung lässt sich allerdings bei Bedarf auch klar formulieren, dass mit der Bestätigung noch kein gültiger Vertrag geschlossen wurde.
In der Realität dürfen Kunden mit der Bestellbestätigung eine gewisse Verbindlichkeit im Sinne eines Vertrages erwarten. Unternehmen sollten im Gegenzug genau auf die eigenen Formulierungen und die eigenen AGBs achten.
Was ist der Inhalt einer Bestellbestätigung?
Eine Bestellbestätigung enthält verschiedene wichtige Informationen, die den Kunden einen Überblick über die Bestellung geben und dem Verkäufer als Referenz dienen.
- Grundständige Daten: Selbstverständlich sollten Name und Anschrift sowohl des Verkäufers als auch des Käufers vollständig angegeben sein.
- Bestellnummer und/oder Kundennummer: Jede Bestellbestätigung braucht eine eindeutige Bestellnummer oder Kundennummer. Diese Nummer dient zur Identifizierung der Bestellung und ermöglicht es sowohl dem Kunden als auch dem Verkäufer, auf die Bestellung Bezug zu nehmen.
- Auflistung der bestellten Produkte oder Dienstleistungen: Die Bestellbestätigung enthält eine klare Auflistung aller bestellten Produkte oder Dienstleistungen. Dabei werden normalerweise die Namen der Artikel oder Dienstleistungen aufgeführt, damit der Kunde überprüfen kann, ob die richtigen Produkte bestellt wurden.
- Mengenangaben und Einzelpreise: Neben der Auflistung der Produkte oder Dienstleistungen zeigt die Bestellbestätigung auch die bestellten Mengen. Zudem sollten die Einzelpreise der Artikel oder Dienstleistungen angegeben werden, um dem Kunden über die Kosten aufzuklären.
- Zahlungsbedingungen und Gesamtbetrag: Die Bestellbestätigung liefert Informationen zu den Zahlungsbedingungen, wie beispielsweise die akzeptierten Zahlungsmethoden und eventuelle Zahlungsfristen. Zudem muss der Gesamtbetrag der Bestellung vermerkt sein.
- Lieferadresse und geplante Lieferzeit: Sofern eine Lieferung erfolgt, gibt die Bestellbestätigung die Lieferadresse des Kunden an. Dies ermöglicht es dem Kunden zu überprüfen, ob die richtige Lieferadresse erfasst wurde. Zusätzlich kann die Bestellbestätigung eine geschätzte oder vereinbarte Lieferzeit enthalten, damit der Kunde über den voraussichtlichen Zeitpunkt der Lieferung informiert ist.
- Sonstige relevante Informationen: Je nach den spezifischen Anforderungen und Besonderheiten der Bestellung können in der Bestellbestätigung auch weitere relevante Informationen erfasst sein. Dies können beispielsweise Informationen zu Rückgabe- oder Umtauschbedingungen, Garantiehinweise oder spezielle Anweisungen für den Kunden sein.
Als Unternehmer sind Sie auf der sicheren Seite mit einer Muster-Bestellbestätigung. Passen Sie die kostenfreie Vorlage von Lexware an, um Ihre eigene Bestellbestätigung zu schreiben und Ihren Kunden so alle wichtigen Informationen zukommen zu lassen.
Funktionen einer Bestellbestätigung
Eine Bestellbestätigung erfüllt verschiedene Funktionen und bietet sowohl für Kunden als auch für Verkäufer eine Reihe von Vorteilen:
- Transparenz und Vertrauen: Eine Bestellbestätigung schafft Transparenz, indem sie dem Kunden einen klaren Überblick über seine Bestellung gibt. Sie dokumentiert die getätigte Transaktion und schafft somit Vertrauen zwischen dem Kunden und dem Verkäufer.
- Überprüfung und Korrektur von Fehlern: Die Bestellbestätigung bietet dem Kunden die Möglichkeit, eventuelle Fehler oder Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren. Falls in der Bestellbestätigung Informationen fehlen oder falsch erfasst wurden, kann der Kunde den Verkäufer umgehend kontaktieren, um die nötigen Änderungen vorzunehmen. Dies verhindert potenzielle Probleme oder Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung.
- Grundlage für spätere Kommunikation und Reklamationen: Die Bestellbestätigung dient als wichtige Referenz für spätere Kommunikation zwischen dem Kunden und dem Verkäufer. Bei eventuellen Rückfragen oder Reklamationen kann sich der Kunde auf die Bestellbestätigung beziehen, um seine Anliegen zu klären. Damit gestaltet sich der Kundenkontakt deutlich einfacher.
Tipp
Weitere Tipps für das Erstellen einer Bestellbestätigung
- Geben Sie in der Bestellbestätigung die Kontaktdaten an, über die Sie Kunden bei Rückfragen oder Änderungswünschen erreichen können.
- Dies umfasst Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder andere relevante Kontaktinformationen.
- Senden Sie die Bestellbestätigung außerdem zeitnah nach Eingang der Bestellung an den Kunden.
- Eine schnelle Bestätigung gibt dem Kunden die Gewissheit, dass seine Bestellung erfasst wurde und in Bearbeitung ist.
Bestellbestätigung in der digitalen Welt
Die Integration von Bestellbestätigungen in E-Commerce-Systeme ermöglicht eine nahtlose und automatisierte Verarbeitung von Bestellungen. Die Bestellbestätigung wird automatisch generiert und mit den relevanten Bestelldaten verknüpft. Dadurch werden menschliche Fehler minimiert und die Genauigkeit der Bestellbestätigungen verbessert. Zudem können Bestellstatus-Updates in Echtzeit bereitgestellt werden, um den Kunden über den Fortschritt seiner Bestellung zu informieren.
