Muster für eine Verschwiegenheitserklärung

Bei einer Verschwiegenheitserklärung handelt es sich um eine schriftliche Vereinbarung zur Geheimhaltung bestimmter Informationen, Daten oder Absichten. Bekannte Synonyme sind unter anderem Verschwiegenheitsverpflichtung, Geheimhaltungsvereinbarung oder NDA (Non Disclosure Agreement). Ziel ist, dass all diese vertraulichen Auskünfte nicht an Dritte gelangen. Ein Muster zur Verschwiegenheitserklärung dient Unternehmen zum Schutz vor wirtschaftlichen Schäden.

Darüber hinaus gibt es kein Gesetz, das die Gestaltung der Verschwiegenheitserklärung regelt. Folglich dürfen Sie die Inhalte individuell bestimmen und genießen die Vertragsfreiheit. Wichtig ist allerdings, dass das Muster zur Verschwiegenheitserklärung nicht gegen geltendes Recht und gute Sitten verstößt.

Unser kostenloses Muster für Ihre Geheimhaltungsvereinbarung oder Verschwiegenheitserklärung können Sie individuell anpassen – und zwar unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind oder für welchen Zweck Sie das Dokument benötigen. Oftmals sind Verschwiegenheitserklärungen in folgenden Szenarien sinnvoll:

• Mit Mitarbeitern: Nutzen Sie das Muster der Verschwiegenheitserklärung für Ihre Mitarbeiter, wenn sie über sensible Daten wie Einkaufspreise und Gewinnmargen Bescheid wissen. Damit verhindern Sie, dass Ihre Konkurrenz oder Kunden davon erfahren. Andernfalls kann das möglicherweise zu Reputationsschäden führen oder Ihnen Wettbewerbsvorteile nehmen. Notwendig ist ein solcher Vertrag außerdem beim Umgang mit Kundendaten. Eine Verschwiegenheitserklärung gemäß DSGVO verpflichtet Ihre Mitarbeiter dazu, mit personenbezogenen Daten rechtssicher und diskret umzugehen.
• Mit Geschäftspartnern: Um Ihre Umsätze zu maximieren, beauftragen Sie eine Vertriebsagentur. Prinzipiell ist es selbstredend, dass die Agentur Dritte nicht über betriebsinterne Angelegenheiten wie die Umsatzentwicklung und Rentabilität informiert. Dennoch sollten Sie eine Geheimhaltungserklärung aufsetzen und die vertraulichen Punkte spezifizieren. Darüber hinaus macht eine gegenseitige Verschwiegenheitsverpflichtung bei der gemeinsamen Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen Sinn. Es wäre unter Umständen schädlich, wenn die Konkurrenz frühzeitig von Ihren Plänen erfährt.

Solange Sie sich im gesetzlich erlaubten Rahmen bewegen, sind Sie bei der Formulierung der Verschwiegenheitserklärung frei. Dennoch gibt es einige Aspekte, die der Vertrag sicherheitshalber beinhalten sollte.

• Vertragsparteien: Wie in jedem Vertrag müssen Sie auch bei der Verschwiegenheitserklärung die beteiligten Parteien benennen. Dazu gehört ebenfalls die aktuelle Anschrift. In diesem Fall sind Sie der Antragsteller.
• Vertragsgegenstand: Zunächst beschreiben Sie das konkrete Projekt, in dem Sie vertrauliche Daten schützen möchten. Das kann entweder eine zeitlich begrenzte Kooperation, ein Dokument oder eine allgemeine Mitarbeitereinstellung betreffen.
• Vertrauliche Informationen: Hier sollten Sie die spezifischen Informationen oder Inhalte benennen, die nicht an Dritte gelangen dürfen. Je sorgfältiger und detaillierter Sie diesen Vertragspunkt behandeln, desto abgesicherter sind Sie. Zudem können Sie die Aspekte auflisten, die Sie nicht der Geheimhaltungspflicht unterwerfen möchten.
• Vertragsstrafe: Eine Verschwiegenheitsverpflichtung dient gleichzeitig als Abschreckung oder Warnung. Demnach sollten Sie die Höhe der Strafe im Falle eines Verstoßes gegen die Geheimhaltung definieren. Die Strafsumme dürfen Sie selbst setzen.
• Laufzeit: Informieren Sie Ihren Vertragspartner darüber, für welchen Zeitraum die Schweigepflicht gilt. So vermeiden Sie Missverständnisse.
• Rückgabe und Löschung der Daten: In diesem Punkt legen Sie fest, was mit den vertraulichen Informationen nach Ablauf der Laufzeit passiert. Sie haben das Recht zu bestimmen, dass die Daten gelöscht oder zurückgegeben werden sollen. Mitarbeiter müssten beispielsweise nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Ihr Diensthandy und Ihren Dienstlaptop abgeben.
• Schlussbestimmungen: Mit der Zeit müssen eventuell einzelne Punkte abgeändert werden. Im Vertrag halten Sie fest, wie und unter welchen Umständen diese Anpassungen erfolgen. Da Sie die ausgefüllte Vorlage der Verschwiegenheitserklärung als PDF verschicken, werden Sie als Antragsteller das originale Dokument bearbeiten.
• Anwendbares Recht und Gerichtsstand: Schließlich verschriftlichen Sie, dass für die Verschwiegenheitserklärung deutsches Recht gilt. In der Regel ist Ihr Firmensitz der Gerichtsstand.